28 jun 2023
4 min read

Tarjetas corporativas vinculadas a un software de gestión de gasto: la segunda ola de la transformación digital

Personas delante de una pizarra inteligente gestionando el gasto de la empresa en múltiples entidades con Payhawk
Resumen

Payhawk, el software de gestión de gastos, sirve tanto para pymes como para empresas internacionales de Europa, los Estados Unidos y el Reino Unido. Mediante la combinación de tarjetas de empresa, gastos reembolsables, cuentas a pagar y una integración nativa con el software de contabilidad, conseguimos simplificar los pagos tanto para los equipos financieros como para el resto de departamentos.

Índice

    En Payhawk, nuestro software de gestión de gastos global consta de:

    Nuestra solución integral incluye cientos de funcionalidades tan útiles como las de la lista anterior, funcionalidades que las empresas utilizan para ahorrar tiempo y dinero, por ejemplo:

    • Reducir un 50 % la carga de trabajo de los directores financieros de nuestro cliente Essentia Analytics
    • Beneficiarse de una solución global con el tipo de cambio más competitivo, 1,99 %, y la gestión de múltiples entidades
    • Reducir el tiempo que se invierte al cierre mensual a la mitad (de diez días a tan solo cinco)
    • Tecnología OCR multilingüe en más de 65 idiomas
    • Ahorrar más de 7 horas al día dedicadas a la inserción de datos a la empresa internacional Heroes
    • Ahorrar a MDM Props 32 horas (cuatro días laborables) dedicadas a tareas manuales de administración financiera a la semana
    • Ayudar a la empresa de materiales artísticos con sede en el Reino Unido MDM Props a ahorrar 240 000€ al trimestre gracias a una conciliación adecuada de los recibos
    • Ayudar a la compañía de automoción alemana ATU a ahorrar dos millones de euros al año gracias a una conciliación adecuada de los recibos

    Muchas empresas de diferentes sectores han llevado a cabo cierto grado de transformación digital durante los últimos años. Esta transformación puede haber incluido cambios tales como la implementación de varios programas diferentes para las tarjetas de empresa y la gestión de gastos lo que, a primera vista, parecía útil pero acabó siendo un enfoque complejo e inconexo.

    Realiza el cierre mensual en mitad de tiempo

    Cabalgando sobre la segunda ola de la transformación digital

    En Payhawk, ayudamos a las personas a surfear la segunda ola de la transformación digital situando todo lo que necesitan en un único lugar. Se acabó cambiar entre herramientas y pantallas. Además, mejoramos de forma consistente las funcionalidades que ayudan a los profesionales de las finanzas a mejorar el control y la visibilidad del gasto corporativo, facilitando el análisis de los datos relativos al gasto y la toma de las decisiones correctas en el momento adecuado.

    Carolina Einarasson, directora financiera de nuestro cliente son sede en el Reino Unido Essentia Analytics, nos comentó:

    «Antes de Payhawk, utilizamos un par de programas específicos, Excel y unas cuantas tarjetas de crédito diferentes, pero no contábamos con un programa centralizado integral. Lo primero que hice cuando asumí el cargo de directora financiera fue eliminar las actividades en las que se desperdiciaba el tiempo. Para nosotros, la gestión de gastos nos aportó ventajas rápidamente. Consideramos que Payhawk era el futuro, ya que nos permitía introducir datos de gastos, tarjetas de crédito, aprobaciones, solicitudes de gasto, pago de facturas, devoluciones, etc., todo desde un único lugar».

    Ahorra tiempo y fomenta la generación de ingresos con Payhawk

    En Payhawk, dotamos a nuestros clientes de las herramientas necesarias para ahorrar tiempo y dinero y destinar ambos a actividades que impulsen el crecimiento y la estabilidad del negocio. Desde que recurrió a nosotros, Essentia Analytics se ha ahorrado la mitad del tiempo que dedicaba el equipo financiero al cierre de mes, que ha pasado de diez a cinco días. Y este enorme ahorro de tiempo ha dado lugar a beneficios comerciales tangibles.

    «El ahorro de tiempo que nos proporciona Payhawk supone un antes y un después. Incluso hemos sido capaces de asignar recursos a equipos que tienen un impacto directo en los ingresos y ahora contamos con una empleada del departamento financiero que dedica el 50 % de su tiempo a tareas de representante de desarrollo de ventas», señaló Carolina.

    A medida que los negocios crecen y se vuelven globales, algunas medidas de ahorro de costes e impulso de la eficiencia pueden irse por la borda. Pero nuestras funcionalidades (como el seguimiento de suscripciones, la identificación única, las carteras digitales y el seguimiento del kilometraje) sacan partido de esta innovadora tecnología para descentralizar toda la gestión de las finanzas y fomentar la responsabilidad de los titulares de las tarjetas.

    Un soporte sin igual a nivel de empresa

    Destacamos en el competitivo mercado de la gestión de gastos de varias formas. Somos el único programa de gestión de gasto que está genuinamente preparado para la empresa y podemos dar soporte a clientes globales de todo el mundo. Ofrecemos uno de los tipos de cambios de divisas más competitivos del mercado, un 1,99 %, dietas diarias globales, tarjetas de crédito Visa aceptadas en todo el mundo, tarjetas de crédito del Reino Unido y los Estados Unidos, gestión multi-entidad, flujos de aprobación personalizados (basados en centros de costes y proyectos), kilometraje e integraciones nativas con importantes ERP y softwares de contabilidad. Nuestro portal es multilingüe y nuestro programa incorpora la tecnología OCR de Google. Por tanto, podemos registrar automáticamente facturas en más de 65 idiomas.

    Naturalmente, tenemos algunos puntos en común con nuestros competidores, pero sabemos que los clientes prefieren nuestro programa debido a las decisiones estratégicas basadas en la contabilidad que hemos tomado al crear e innovar nuestro producto. Por ejemplo, nuestras integraciones ERP y de captura de datos funcionan de acuerdo con el concepto de devengo mediante la diferenciación de las fechas de reconocimiento de pagos y las facturas o recibos. Esto conlleva más precisión y menos trabajo para nuestros clientes.

    «¿Antes de cambiar al programa de gestión de gastos Payhawk? Básicamente, lo hacíamos todo a mano, lo que implicaba guardar y hacer el seguimiento de un montón de recibos en papel», afirmó Uchenna, director financiero de MDM Props. «Posteriormente, utilizamos durante un breve plazo de tiempo Pleo, pero no era lo suficientemente sofisticado para nuestras necesidades. Nuestra codificación es bastante intrincada y necesitábamos disponer de toda la información de forma rápida y sencilla. Tuvimos la sensación de que el formato y la experiencia de usuario de Payhawk eran mejores y más fáciles de usar para los titulares de las tarjetas y los creativos».

    De forma similar, a Carolina Einarasson, de Essentia Analytics, le parecía que las plataformas de algunos competidores estaban más orientadas a que la tecnología brillara que a resolver los problemas reales de los equipos financieros.

    «Elegimos Payhawk en lugar de Spendesk porque preferimos la flexibilidad y el soporte de este programa», explicó. «Payhawk nos permite configurar rápidamente los flujos de aprobación apropiados y elegir las partes del flujo de gestión de gastos que se delegan en los empleados o en el equipo financiero. Payhawk ha creado claramente la plataforma para jefes de finanzas y su equipo se ha mostrado atento y receptivo desde el primer momento».

    Sincronización fluida de datos de gastos

    Nuestras integraciones nativas con diferentes ERP como NetSuite implican que los datos de nuestros clientes fluyen sin problemas desde el pago con tarjeta hasta la conciliación bancaria. Hemos basado nuestra estrategia de integración en el concepto de devengo, lo que significa que los equipos financieros y los contables evitan los errores y ahorran tiempo (incluso días) a la hora de insertar y comprobar datos manualmente.

    «Disponemos de cinco entidades que tiene entre 300 y 500 gastos al mes en la compañía matriz. Solía tardar un día entero en revisar, importar, exportar y configurar el formato correcto para los datos de cada entidad. Con la integración nativa de Payhawk con NetSuite, ahora solo dedico una hora a todas estas tareas. Es una ayuda enorme», afirmó Eduardo Felipez, director de contabilidad de Heroes.

    Funcionalidades para el control de gastos y notificación en tiempo real

    Los controles de la tarjeta y la visibilidad en tiempo real facilitan que las empresas puedan dar soporte a sus empleados para que gasten lo necesario en el trabajo utilizando tarjetas corporativas sin riesgo. Desde el flujo de aprobación hasta los límites de gasto diarios y mucho más —el programa facilita que las empresas sigan siendo rápidas, controlen el flujo de caja y utilicen las herramientas necesarias cuando deban hacerlo.

    «Mi primera reacción respecto a Payhawk fue que me gustaba la oportunidad de dividir las tarjetas en tarjetas virtuales y físicas y asignar distintas responsabilidades y niveles de aprobación a diferentes personas. Antes de Payhawk, tan solo teníamos un nivel, lo que no era suficiente para que pudiera mantener el control necesario», explicó Leon Steenbrink, CFO de Mercell.

    Priorización de la implementación

    También disponemos de un Programa de Partners para dar soporte a los negocios de mayor tamaño. Entendemos que, como programa de gestión de gastos, tan solo somos una pequeña parte del rompecabezas de la oferta de tecnología financiera para la gran empresa en continuo crecimiento. Para las grandes empresas que deben gestionar acciones, nóminas, etc. a nivel internacional, los ERP como NetSuite y Microsoft Dynamics 365 Business Central resultan fundamentales.

    Payhawk es uno de los primeros proveedores de programas de gestión de gastos en ofrecer un programa de partners a nuestros clientes de empresa. Y lo hacemos por la siguiente razón: nuestros clientes (y su gran experiencia) son el fundamento de todo lo que hacemos. Reconocemos que nuestro objetivo principal es revolucionar la experiencia de la gestión de gastos de los equipos financieros. Por tanto, cuando hablamos de proporcionar la implementación e integración más fluidas posible con los complejos sistemas ya existentes, preferimos recurrir a nuestros partners expertos.

    Si un cliente corporativo quiere contar con servicios personalizados, le ayudamos a integrar Payhawk con los ERP, los sistemas HCM, los sistemas de contabilidad y otras herramientas del negocio, emparejándolos con el partner con el programa perfecto.

    «En Next Consult siempre buscamos nuevas maneras de ofrecer más valor a nuestros clientes. Como miembro del programa Solution Partner de Payhawk, ahora podemos ofrecer e integrar una herramienta de gestión de gastos líder en el mercado, que permite a nuestros clientes automatizar tareas y avanzar en su transformación digital», manifestó Orlin Dochev, socio gerente de Next Consult (uno de los Partners de Solución de Payhawk).

    El IVA, el ROI y el éxito en el liderazgo sénior

    Además de ahorrar tiempo, nuestro programa de gestión de gastos también ahorra dinero a los negocios al proporcionar un método innovador y eficaz para registrar y conciliar recibos. La aplicación dispone de captura de datos OCR. Esto significa que los titulares de tarjetas simplemente pueden tomar una fotografía y subir una imagen del recibo para transmitir toda la información del gasto. También deben seleccionar una categoría de gasto (en un menú desplegable creado por el equipo financiero y la dirección) con el fin de asignar el gasto al grupo adecuado. Esto significa que el equipo financiero cuenta con visibilidad en tiempo real de los presupuestos, los equipos pueden ver el ROI y, juntos, pueden tomar decisiones estratégicas, señalar oportunidades para ahorrar costes y mucho más.

    Desde que cambió a nuestro programa, la empresa de materiales artísticos con sede en el Reino Unido MDM Props ha conseguido ahorrar aproximadamente 240.000€ al trimestre gracias a una correcta conciliación de los recibos. Y la empresa de automoción alemana ATU ahorró dos millones de euros en tan solo un año.

    En resumen

    Es obvio que Payhawk ha ahorrado a muchos clientes horas e incluso días de administración manual de datos financieros, ha mejorado la visibilidad y la toma de decisiones y ha ayudado a crear una cultura de colaboración con los equipos tanto financieros como de otro tipo. No te quedes atrás y sigue manteniéndote por delante de la competencia con más tiempo, más ahorro y mejor visibilidad. Reserva una demo.

    Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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