Betaalkaarten en uitgavenbeheer in één: de tweede golf van digitale transformatie

Veel bedrijven in verschillende sectoren hebben de afgelopen jaren een zekere mate van digitale transformatie doorgemaakt. Deze transformatie omvatte misschien veranderingen zoals het aannemen van meerdere oplossingen voor zakelijke betaalkaarten en uitgavenbeheer, die in eerste instantie nuttig leken, maar uiteindelijk een complex en losgekoppeld beeld opleverden.

Payhawk combineert zakelijke betaalkaarten en uitgavenbeheer in één gebruiksvriendelijke oplossing, inclusief:

• Zakelijke Visa-betaalkaarten
• Software voor uitgavenbeheer (inclusief registratie van OCR-gegevens en automatisering van factuurarchivering)
• Crediteurenbeheer
• Abonnementenbeheer
• Controles voor betaalkaarten
• Workflows voor aangepaste goedkeuring
• Naadloze integraties met ERP- en boekhoudsoftware
• En nog veel meer. Kort gezegd, een complete oplossing!

Onze allesomvattende oplossing bevat veel handige functies, zoals hierboven vermeld. Deze functies rusten bedrijven uit met een breed scala aan mogelijkheden en ondersteunen besparingen in zowel tijd als kosten. Door gebruik te maken van de kracht van onze oplossing kunnen bedrijven ongelofelijke efficiëntie en voordelen realiseren.

Hier volgen slechts enkele voorbeelden van deze voordelen:

• Het verlagen van de werkdruk: de werkdruk van de Finance Controller is bij onze klant Essentia Analytics met 50% vermindered
• Het aanbieden van een wereldwijde oplossing met FX-kosten van slechts 1,99%, beheer van meerdere entiteiten (multi-entity management) en wereldwijde per diems
• Het halveren van de maandafsluiting (van tien dagen naar slechts vijf dagen)
• Een meertalig portaal inclusief OCR in meer dan 65 talen
• Het besparen van tijd: bij de internationale activiteiten van Heroes besparen zij meer dan zeven uren per dag op het invoeren van gegevens
• MDM Props bespaart 32 uur (vier werkdagen) op handmatige financiële administratie per week
• Het besparen van geld: MDM Props, een in het Verenigd Koninkrijk gevestigd kunst fabricagebedrijf, heeft €240.000 per kwartaal bespaard dankzij correcte reconciliatie van ontvangsten
• Het helpen van het Duitse autobedrijf ATU bij het besparen van €2 miljoen per jaar dankzij correcte reconciliatie van ontvangsten

Veel bedrijven in verschillende sectoren hebben de afgelopen paar jaar een zekere mate van digitale transformatie doorgemaakt. Deze transformatie omvatte mogelijk veranderingen als het aannemen van meerdere oplossingen voor beheer van betaakaarten en bedrijfsuitgaven. Dit leek in eerste instantie nuttig, maar leverde uiteindelijk een complex en onsamenhangend beeld op.

Meeliften op de tweede golf van digitale transformatie

Bij Payhawk helpen we mensen met de tweede golf van digitale transformatie door alles wat ze nodig hebben op één plek aan te bieden. Nooit meer schakelen tussen tools en schermen. Bovendien verbeteren we consequent functies om financiële professionals te helpen om betere controle en zichtbaarheid van bedrijfsuitgaven te verkrijgen. Hierdoor wordt het gemakkelijk om gegevens van uitgaven binnen handbereik te analyseren en de juiste beslissingen op het juiste moment te kunnen nemen.

Carolina Einarasson, Financieel Directeur (FD) bij onze Britse klant Essentia Analytics, vertelde ons, "Vóór Payhawk gebruikten we een aantal verschillende oplossingen, Excel en een paar verschillende creditcards. Maar we hadden geen complete, gecentraliseerde oplossing. Het eerste dat ik deed toen ik FD werd, was tijdrovende activiteiten elimineren. Uitgavenbeheer was voor ons een snel winstpunt. We zagen Payhawk als de toekomst waarin we gegevens van uitgaven, creditcards, goedkeuringen, uitgavenverzoeken, factuurbetaling en onkostenvergoedingen in één oplossing konden invoeren."

Met Payhawk tijd besparen en het genereren van inkomsten ondersteunen

Bij Payhawk rusten we onze klanten uit met de hulpmiddelen die ze nodig hebben om tijd en geld te besparen. Zo kunnen ze deze beide vervolgens investeren in inspanningen die de groei en stabiliteit van het bedrijf ondersteunen. Sinds de verhuizing naar ons heeft Essentia Analytics de tijd gehalveerd voor het financiële team om hun maand af te sluiten: van tien naar vijf dagen. En deze enorme tijdwinst heeft geleid tot tastbare commerciële voordelen.

"Tijd besparen met Payhawk lijkt wel wat op een revolutie. We hebben zelfs middelen kunnen toewijzen aan teams die de omzet beïnvloeden, en we hebben nu een financiële medewerker die op de sales afdeling als SDR, 50% van haar tijd besteedt aan ondersteuning," vertelde Carolina.

Naarmate bedrijven groeien en meer mondiaal gaan opereren, kunnen sommige kostenbesparende en efficiëntie bevorderende maatregelen uit het raam. Maar onze functies zoals het bijhouden van abonnementen, Single Sign-On (SSO), digitale wallets en het bijhouden van afgelegde afstanden maken gebruik van innovatieve technologie om de hele financiële administratie te decentraliseren en verantwoordelijkheid van pashouders aan te moedigen.

Ondersteuning op bedrijfsniveau die de concurrentie een stap voor blijft

We onderscheiden ons op meerdere manieren in de competitieve markt voor uitgavenbeheer. Wij zijn de enige oplossing voor uitgavenbeheer die echt bedrijfsklaar is en die internationaal opererende bedrijven over de hele wereld kan ondersteunen. We bieden een van de laagste FX-tarieven op de markt van slechts 1,99%, per diems, wereldwijd geaccepteerde Visa-betaalkaarten, Britse en Amerikaanse creditcards, beheer van meerdere entiteiten (multi-entity management), werkstromen (workflows) op maat (gebaseerd op project en kostenplaats), afgelegde afstanden en directe integraties met belangrijke ERP's en opties voor boekhoudsoftware. Ons portaal is meertalig en onze oplossing bevat Google OCR, zodat we facturen in meer dan 65 talen automatisch kunnen boeken.

Het is dan ook niet verrassend dat we enkele overeenkomsten hebben met onze concurrenten. Maar we merken dat klanten onze oplossing verkiezen vanwege de strategische, boekhoudkundige keuzes die we hebben gemaakt tijdens het bouwen en omdat we innoveren binnen ons product. Bijvoorbeeld: onze gegevensregistratie en ERP-integraties werken in overeenstemming met het concept voor overlopende posten (accruals concept) door onderscheid te maken tussen de datums voor facturen, ontvangst en betalingsherkenning. Dit betekent meer nauwkeurigheid en minder werk voor onze klanten.

“Voordat we overstapten naar de oplossing van Payhawk voor uitgavenbeheer? We deden vooral alles handmatig, wat veel bewaren van en speuren naar papieren bonnetjes met zich meebracht,” zei Uchenna, Finance Manager van MDM Props. “Daarna hebben we kort Pleo gebruikt. Maar dit was niet geavanceerd genoeg voor onze behoeften. Onze codering is behoorlijk ingewikkeld en we moesten alle informatie snel en gemakkelijk krijgen. We hadden gewoon het gevoel dat de gebruikerservaring en opmaak van Payhawk beter en gemakkelijker te gebruiken was voor pashouders en creatievelingen.”

Ook Carolina Einarasson van Essentia Analytics was van mening dat de platforms van sommige concurrenten meer gericht waren op glanzende technologie dan op het oplossen van de echte problemen waarmee financiële teams worden geconfronteerd. “We verkozen Payhawk boven Spendesk, omdat we de voorkeur gaven aan de flexibiliteit en ondersteuning van de oplossing,” legde ze uit. “Met Payhawk kunnen we snel de juiste workflows opzetten en kiezen welke delen van de stroom voor uitgavenbeheer we delegeren aan medewerkers versus het financiële team. Payhawk heeft duidelijk een platform voor financiële leiders gebouwd. En hun team was vanaf het begin attent en ontvankelijk."

Naadloze synchronisatie van uitgavengegevens

Onze systeemeigen integraties met ERP's zoals NetSuite zorgen dat de gegevens van onze klanten naadloos overgaan van pasbetaling in reconciliatie. We hebben onze integratiestrategie opgebouwd rond het concept van overlopende posten (accruals concept). Dit betekent dat financiële teams en accountants fouten voorkomen en uren (en zelfs dagen) besparen op handmatige invoer en controles.

"We hebben vijf entiteiten, met ongeveer 300-500 uitgaven per maand in het moederbedrijf. Vroeger kostte het me een hele dag per entiteit om de uitgaven te bekijken, importeren en exporteren en de uitgaven in de juiste opmaak om te zetten. Met de directe Payhawk-integratie met NetSuite ben ik hier nu slechts één uur per dag mee bezig. Dit helpt enorm," zei Eduardo Felipez, Management Accountant van Heroes.

Functies van uitgavenbeheer en real-time rapportage

Pascontroles en real-time zichtbaarheid betekent dat bedrijven hun medewerkers zonder risico kunnen ondersteunen bij het uitgeven van geld voor hun werk met de betaalpas. Van workflows voor goedkeuring tot dagelijkse bestedingslimieten en meer: de oplossing maakt het voor bedrijven gemakkelijk om wendbaar te blijven, de contante geldstroom te controleren en aanpassingen doorvoeren wanneer dat nodig is. "Mijn eerste reactie op Payhawk was dat ik het leuk vond om de betaalkaarten op te kunnen splitsen in virtuele en fysieke kaarten en verschillende verantwoordelijkheden en goedkeuringsniveaus kon toewijzen aan verschillende personen. Vóór Payhawk hadden we maar één niveau, wat voor mij niet genoeg was om de controle te behouden," legde Leon Steenbrink, CFO van Mercell, uit.

Prioriteit bij implementatie

We hebben ook een Partnerprogramma om grotere bedrijven te ondersteunen. We begrijpen dat we als oplossing voor uitgavenbeheer slechts een klein deel van de puzzel zijn als het gaat om het technologische plaatje qua financiën bij grote en groeiende bedrijven. Voor grotere bedrijven met wereldwijd voorraadbeheer, internationale salarisadministratie en meer, zijn ERP's zoals NetSuite en Microsoft Dynamics 365 Business Central cruciaal.

Payhawk is een van de eerste aanbieders van uitgavenbeheer die een partnerprogramma aanbiedt aan onze Enterprise-klanten. En hier is waarom: onze klanten (en hun geweldige ervaring) staan centraal bij alles wat we doen. We erkennen dat onze focus ligt op de revolutie voor de ervaring met uitgavenbeheer voor financiële teams. Dus als het gaat om de soepelste implementatie en integratie met bestaande complexe systemen, schakelen we bij voorkeur onze deskundige partners in.

Als een Enterprise-klant diensten op maat wil, helpen we deze om Payhawk te integreren met ERP's, HCM-systemen, boekhoudsystemen en andere zakelijke hulpmiddelen. Ook brengen we de klant in contact met de perfecte partner.

"Bij Next Consult zijn we altijd op zoek naar nieuwe manieren om waarde toe te voegen voor onze klanten. Als lid van het Partnerprogramma van Payhawk voor oplossingen kunnen we een toonaangevend hulpmiddel voor uitgavenbeheer aan onze klanten leveren en integreren. Dankzij deze integraties kunnen onze klanten taken automatiseren en hun digitale transformatie bevorderen," stelde Orlin Dochev, Managing Partner van Next Consult (een van de partners voor oplossingen van Payhawk).

BTW, rendement van investeringen en een tevreden leiding

Naast tijdwinst bespaart onze oplossing voor uitgavenbeheer bedrijven ook geld door een innovatieve en efficiënte manier te bieden om ontvangstbewijzen te registreren en af te stemmen. De app biedt registratie van OCR-gegevens, wat betekent dat kaarthouders eenvoudig een foto van hun bon kunnen maken en uploaden om alle uitgaveninformatie vast te leggen. Ze moeten vervolgens kiezen uit een uitgavencategorie (uit een vervolgkeuzelijst gemaakt door het financiële team en het management) om de uitgaven in de juiste pot te plaatsen. Dit betekent dat het financiële team real-time inzicht heeft in budgetten, teams het rendement van investeringen kunnen zien en samen strategische beslissingen kunnen nemen, kostenbesparende kansen kunnen bepalen en meer.

**Sinds de overstap naar onze oplossing heeft het in het Verenigd Koninkrijk gevestigde kunstproductiebedrijf MDM Props dankzij correcte reconciliatie ongeveer € 240.000 per kwartaal bespaard. Terwijl het Duitse autobedrijf ATU € 2 miljoen bespaarde in slechts één jaar tijd. **

En als laatste

Het is duidelijk dat Payhawk bij veel klanten uren en zelfs dagen aan handmatige financiële administratie heeft bespaard, de zichtbaarheid van uitgaven en de besluitvorming heeft verbeterd en heeft bijgedragen aan het opbouwen van een cultuur van samenwerking met financiële en niet-financiële teams. Blijf niet achter! Blijf de concurrentie voor met meer tijd, meer besparingen en betere zichtbaarheid. Boek nu een demo.