Transformation numérique : l’heure est à la dématérialisation de la gestion des dépenses

Payhawk propose à ses clients les fonctionnalités suivantes :

• Des cartes d’entreprise Visa
• Une plateforme de gestion des notes de frais
• Des fonctionnalités de factures fournisseurs
• Un module de gestion des abonnements
• Un module de suivi budgétaire
• Des workflows d’approbation personnalisés
• Des intégrations natives avec les principaux ERP et logiciels de comptabilité

Grâce à cela, la solution Payhawk permet aux entreprises de faire des économies considérables de temps et d’argent :

• Flowdesk a réduit le temps de traitement des dépenses à quelques minutes alors qu’il fallait une journée entière pour les gérer chaque mois.
• Essentia Analytics a pu réduire de 50 % la charge de travail du contrôleur financier et de 50 % le temps passé sur la clôture mensuelle (passant de dix à seulement cinq jours),
• Heroes a pu gagner plus de 7 heures par jour auparavant dédiées à la saisie de données,
• MDM Props a réalisé une économie de 32 heures (soit quatre jours ouvrables) de travail manuel d’administration financière par semaine et de 240 000 € par trimestre grâce à un rapprochement précis des reçus,
• ATU, constructeur automobile allemand, a économisé 2 millions d’euros en seulement un an grâce à un rapprochement précis des reçus.

Pour de nombreuses entreprises, et notamment pour les équipes Finance, la transformation numérique va de pair avec l’adoption de solutions destinées aux cartes d’entreprise et à la gestion des dépenses. Toutefois, il faut veiller à ne pas démultiplier les outils, afin de ne pas se retrouver avec des solutions déconnectées, qui ne communiquent pas entre elles et qui ralentissent les processus.

Aller plus loin dans la transformation numérique

Chez Payhawk, nous aidons les entreprises à développer encore davantage leur transformation numérique en rassemblant toutes les fonctionnalités de gestion des dépenses dont elles ont besoin au sein d’une seule et même plateforme. Nous nous efforçons constamment d’améliorer les fonctionnalités qui permettent aux professionnels de la finance de bénéficier d’un plus grand contrôle et d’une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise, ce qui facilite l’analyse de données et favorise la prise de décisions adaptées au moment opportun.

Carolina Einarasson, CFO d’Essentia Analytics, témoigne :

Avant de faire appel aux services de Payhawk, nous n’avions pas de plateforme centralisée tout-en-un. Nous nous reposions sur plusieurs solutions répondant à des besoins ponctuels, ainsi que sur différentes cartes de crédit. Lors de ma prise de fonction en tant que CFO, l’un de mes premiers objectifs a été d’éliminer les tâches chronophages. À nos yeux, il était facile de gagner du temps sur la gestion des dépenses. La plateforme Payhawk nous est apparue comme une solution d’avenir, car elle combinait la saisie des données relatives aux dépenses, l’émission et la gestion des cartes de crédit, les workflows d’approbations, la soumission des dépenses, le paiement des factures et les remboursements en un seul et même endroit.

Gagner du temps et générer des revenus grâce à Payhawk

Chez Payhawk, nous offrons à nos clients les outils dont ils ont besoin pour gagner du temps et de l’argent, afin qu’ils puissent les réinvestir dans la croissance et la stabilité de l’entreprise. Depuis l’adoption de la plateforme, Essentia Analytics a réduit de moitié le temps consacré par l’équipe Finance à la clôture mensuelle, passant de dix à cinq jours. Ce gain de temps considérable s’accompagne d’avantages indéniables.

Le temps gagné grâce à Payhawk a changé la donne pour nous. Nous avons été en mesure d’allouer des ressources aux équipes qui ont un impact sur les revenus et désormais, l’un des membres de l’équipe Finance passe 50 % de son temps sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Lorsque les entreprises se développent et accélèrent leur expansion internationale, elles ont parfois du mal ou oublient de mettre en place des mesures de réduction des coûts et d’amélioration de l’efficacité. Payhawk tire parti de technologies innovantes afin de leur proposer des fonctionnalités telles que la gestion des abonnements, le suivi des frais kilométriques, ou encore la gestion multi-entités, afin de décentraliser les tâches d’administration financière et d’encourager l’autonomie des collaborateurs dans la gestion de leurs dépenses.

Adopter une solution conçue pour répondre à des enjeux internationaux

Payhawk se démarque de ses concurrents sur le marché de la gestion des dépenses de plusieurs manières. Tout d’abord, nous proposons des cartes d’entreprise (de débit ou de crédit) acceptées dans le monde entier, une gestion multi-entités, des workflows personnalisables, ainsi qu’un suivi des frais kilométriques et des indemnités journalières à travers le monde. Notre portail est multilingue et notre solution dispose de l’OCR de Google, ce qui permet aux entreprises de lire et d’enregistrer automatiquement leurs factures dans plus de 65 langues.

Par ailleurs, notre solution s’intègre nativement avec les principaux ERP et logiciels de comptabilité du marché. Ainsi, la saisie des données et les intégrations ERP se conforment aux principes de la comptabilité d’engagement en distinguant les dates de reconnaissance de facture ou de reçu des dates de paiement, ce qui améliore la précision des rapprochements et minimise la charge de travail de nos clients.

Uchenna, RAF chez MDM Props témoigne :

Avant d’adopter la solution de gestion des dépenses Payhawk, nous nous reposions essentiellement sur des processus manuels, allant de la recherche des reçus papiers à leur enregistrement. Nous nous sommes ensuite tournés vers la solution Pleo, mais ses fonctionnalités n’étaient suffisamment avancées pour répondre à nos besoins. Notre codage est assez complexe et nous avions besoin d’avoir accès à toutes les informations rapidement et facilement. L’expérience utilisateur et la configuration de Payhawk nous ont tout simplement parues meilleures et plus pratiques pour les titulaires de cartes et les membres de nos équipes créatives.

De la même manière, selon Carolina Einarasson, CFO d’Essentia Analytics, les plateformes de certains concurrents se concentrent davantage sur les technologies en vogue que sur la résolution des véritables problématiques des équipes Finance.

Nous avons choisi Payhawk plutôt que Spendesk parce que nous avons été davantage séduits par la flexibilité et l’accompagnement de la première solution. Payhawk nous permet de rapidement mettre en place des workflows adaptés et de sélectionner les parties du workflow de gestion des dépenses que l’équipe Finance peut déléguer aux autres collaborateurs de l’entreprise. Payhawk a clairement conçu sa plateforme en ayant à l’esprit les besoins les DAF et l’équipe Finance s’est montrée attentive et réceptive dès le départ.

C’est également le cas d’Alexis Klahr, DAF de Kolsquare :

Notre rencontre avec Payhawk chez Kolsquare a été une étape décisive dans notre quête d'efficacité financière et de gestion des dépenses. Avant d'adopter Payhawk, nous étions sur une solution concurrente qui, bien que fonctionnelle, nécessitait des améliorations significatives pour répondre à nos besoins spécifiques.

Miser sur l’interopérabilité des outils métiers

Nos intégrations natives avec des ERP tels que Oracle NetSuite permettent à nos clients de transférer sans difficulté les informations liées à un paiement pour opérer un rapprochement bancaire. Le principe de la comptabilité d’engagement permet aux équipes Finance et comptables d’éviter les erreurs et d’économiser des heures (voire des jours) de saisie et de vérifications manuelles.

Eric Olombel, DAF de Flowdesk, en témoigne dans une interview accordée à L’Agefi :

L’interface est facile à utiliser et ergonomique, Payhawk est déjà branché à NetSuite, et la comptabilité se fait quasiment toute seule ! De plus, le temps de traitement des dépenses est réduit à quelques minutes alors qu’il fallait une journée entière pour les gérer chaque mois. C’est un gain significatif alors que notre croissance de notre effectif a été fulgurante, et que nous avons créé quatre entités internationales, nécessitant des voyages pour les équipes commerciales. Sans Payhawk, il aurait été plus difficile de gérer la trésorerie, nous aurions dû fonctionner par remboursement des employés qui avancent certains frais…

Assurer le contrôle des dépenses en temps réel

Grâce aux contrôles des cartes et à la visibilité en temps réel, les entreprises peuvent accompagner leurs employés dans leurs dépenses lorsque ceux-ci souhaitent utiliser sans risque des cartes d’entreprise dans le cadre de leur travail. En s’appuyant notamment sur des workflows d’approbation et des limites de dépenses journalières, la solution permet aux entreprises d’être plus réactives, de contrôler les flux de trésorerie et de donner plus d’autonomie aux collaborateurs dans la gestion de leurs frais professionnels.

Leon Steenbrink, DAF de Mercell, commente :

Lorsque nous avons mis en place Payhawk, j’ai immédiatement été séduit par le fait que la solution permettait de séparer les cartes virtuelles des cartes physiques et d’attribuer différentes responsabilités et différents niveaux d’approbation à plusieurs personnes. Auparavant, nous disposions d’un seul niveau, ce qui n’était pas suffisant pour me permettre de garder le contrôle sur les dépenses.

Réussir l’implémentation pour remporter l’adhésion

Notre programme Partenaires nous permet d’offrir un accompagnement spécifique aux grandes entreprises. Nous avons conscience que notre solution de gestion des dépenses ne représente qu’une petite partie de l’écosystème de technologies financières des grandes entreprises et des scale-ups. Pour elles, les ERP tels que Oracle NetSuite et Microsoft Dynamics 365 Business Central sont indispensables.

Chez Payhawk, nous sommes les premiers fournisseurs de solution de gestion des dépenses à proposer un programme Partenaires à nos clients Enterprise. Nous gardons toujours à l’esprit notre objectif, qui consiste à révolutionner l’expérience de la gestion des dépenses pour les équipes Finance. Par conséquent, lorsqu’il s’agit de garantir une implémentation et une intégration optimale avec les systèmes complexes existants, nous préférons nous appuyer sur l’expertise de nos partenaires.

Si un client souhaite bénéficier de services de personnalisation, nous l’aidons à intégrer Payhawk avec les ERP, les systèmes HCM, ainsi qu’avec d’autres métiers en proposant le partenaire le plus adapté.

Orlin Dochev, directeur associé de Next Consult, partenaire de Payhawk, affirme :

Chez Next Consult, nous sommes toujours en quête de nouvelles manières d’apporter de la valeur ajoutée à nos clients. En tant que membre du programme Partenaires de Payhawk, nous sommes désormais en mesure de proposer et d’intégrer un outil de gestion des dépenses au sein de l’écosystème de nos clients. Ces intégrations leur permettent d’automatiser certaines tâches et de poursuivre leur transformation numérique.

Assurer le ROI de la gestion des dépenses

Notre solution de gestion des dépenses permet non seulement aux entreprises d’économiser du temps, mais également de l’argent en proposant un moyen innovant et efficace d’enregistrer et de rapprocher les reçus. Grâce à la saisie des données via notre OCR, il suffit aux titulaires de cartes de prendre et de télécharger une photo de leur reçu et de sélectionner une catégorie de dépenses. De cette façon, les dépenses sont réparties correctement, les budgets sont respectés et l’équipe Finance bénéficie d’une visibilité en temps réel sur les finances de l’entreprise. Les équipes peuvent ainsi visualiser le ROI des dépenses engagées et toutes les parties prenantes sont en mesure de travailler ensemble pour prendre des décisions stratégiques, identifier les économies potentielles, etc.

À vous de jouer

Payhawk permet de gagner des heures, voire des journées entières auparavant consacrées aux tâches manuelles d’administration financière. En optant pour notre plateforme de gestion des dépenses, les entreprises bénéficient d’une meilleure visibilité sur leurs dépenses et peuvent prendre de meilleures décisions. Son adoption encourage également la collaboration entre l’équipe Finance et les autres départements de l’entreprise.

Ceci est votre chance de prendre une longueur d’avance sur la concurrence en tirant avantage des gains de temps, d’argent et de visibilité dont notre solution s’accompagne. Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts dès aujourd'hui.