Firmenkarten und Ausgabenmanagement in einem Tool: Die zweite Phase der digitalen Transformation

Viele Unternehmen in unterschiedlichen Branchen haben in den letzten Jahren einen digitalen Wandel vollzogen. Diese Transformation beinhaltet Veränderungen wie die Einführung digitaler Anwendungen für die Finanzbuchhaltung.

Payhawk bietet eine globale Ausgabenmanagement-Software, die alle Anforderungen an das Karten- und Spesenmanagement Ihres Unternehmens in einer benutzerfreundlichen Lösung vereint, einschließlich:

• Firmenvisakarten
• Software für das Ausgabenmanagement (einschließlich OCR-Datenerfassung und Automatisierung der Belegeinreichung)
• Kreditorenbuchhaltung
• Abonnementverwaltung
• Firmenkarten-Kontrollen
• Benutzerdefinierte Genehmigungsverfahren
• Nahtlose Integration in ERP- und Buchhaltungssoftware
• ... und vieles mehr – alles in einer einzigen Lösung.

Unsere Komplettlösung enthält viele äußerst praktische Features. Diese bieten Unternehmen ein breites Spektrum an Möglichkeiten und sparen Ihnen Zeit und Geld. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit unserer Lösung können Unternehmen unglaubliche Effizienzen und Vorteile freisetzen, beispielsweise:

• Verringerung der Arbeitsbelastung des Finanzcontrollers um 50 % bei unserem Kunden Essentia Analytics
• Wir bieten eine globale Lösung mit niedrigen Fremdwährungsgebühren von nur 1,99 %
• Verwaltung mehrerer Gesellschaften
• Reduzierung des Monatsabschlusses um die Hälfte (von zehn Tagen auf nur noch fünf Tage)
• Eine mehrsprachige OCR-Plattform in über 65 Sprachen
• Einsparung von 7 Stunden pro Tag bei der Dateneingabe für das globale Unternehmen Heroes
• Einsparung von 32 Stunden (vier Arbeitstagen) an manueller Finanzverwaltung pro Woche bei MDM Props
• MDM Props, ein in Großbritannien ansässiges Kunstproduktionsunternehmen, spart dank eines korrekten Belegabgleichs 240.000 £ pro Quartal
• ATU, ein deutsches Automobilunternehmen, spart dank eines korrekten Belegabgleichs 2 Millionen Euro pro Jahr

Viele Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen haben in den letzten Jahren einen digitalen Wandel durchlaufen. Zu diesem Wandel gehörten möglicherweise Änderungen wie die Einführung mehrerer Lösungen für Firmenkarten und Ausgabenverwaltung, die zunächst hilfreich schienen, am Ende aber zu einer komplexen und unübersichtlichen Situation führten.

Die zweite Phase der digitalen Transformation

Wir helfen, die zweite Phase der digitalen Transformation zu meistern, indem wir alles, was Sie brauchen, an einem Ort abbilden. Das Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen und Bildschirmen entfällt.

Carolina Einarasson, Leiterin der Finanzabteilung bei unserem britischen Kunden Essentia Analytics, sagte uns:

"Vor Payhawk haben wir mehrere Einzellösungen, Excel und verschiedene Kreditkarten verwendet, aber wir hatten keine zentrale All-in-One-Lösung. Das Erste, was ich tat, als ich Leiterin der Finanzabteilung wurde, war, zeitraubende Tätigkeiten zu beseitigen. Für uns war die Ausgabenverwaltung ein sofortiger Erfolg; wir sahen in Payhawk die Zukunft, in der wir die Eingabe von Ausgabendaten, Kreditkarten, Genehmigungen, Ausgabenanträge, die Bezahlung von Rechnungen und Rückerstattungen in einem einzigen System abwickeln konnten."

Payhawk spart Zeit und unterstützt die Umsatzgenerierung

Wir geben unseren Kunden die Werkzeuge an die Hand, die sie benötigen, um Zeit und Geld zu sparen und in Maßnahmen zu investieren, die das Wachstum und die Stabilität ihres Unternehmens verbessern. **Seit dem Wechsel zu uns hat Essentia Analytics die Zeit, die das Finanzteam für den Monatsabschluss benötigt, von zehn auf fünf Tage halbiert. **Und diese enorme Zeitersparnis hat zu deutlichen wirtschaftlichen Vorteilen geführt.

"Die Zeitersparnis mit Payhawk ist ein echter Meilenstein. Wir waren sogar in der Lage, Ressourcen für umsatzrelevante Teams bereitzustellen, und wir haben jetzt eine Finanzmitarbeiterin, die 50 % ihrer Zeit als Vertriebsmitarbeiterin tätig ist", so Carolina.

Wenn Unternehmen wachsen und sich globalisieren, können einige kostensparende und effizienzsteigernde Maßnahmen auf der Strecke bleiben. Unsere Funktionen wie die Analyse von Abonnements, Single-Sign-On, digitale Wallets und das Reisekostenmanagement nutzen innovative Technologien, um die gesamte Finanzbuchhaltung zu dezentralisieren.

Support auf Enterprise Ebene

Auf dem wettbewerbsintensiven Markt für Ausgabenmanagement heben wir uns in mehrfacher Hinsicht ab. Wir sind die einzige Anwendung, die wirklich Enterprise tauglich ist und globale Kunden auf der ganzen Welt unterstützen kann. Wir bieten einige der niedrigsten Fremdwährungsgebühren auf dem Markt mit nur 1,99 %, globale Pauschalbeträge, weltweit akzeptierte Visa-Debitkarten, britische und US-amerikanische Kreditkarten, Verwaltung mehrerer Gesellschaften, benutzerdefinierte Workflows (basierend auf Projekt und Kostenstelle), Kilometergeldabrechnung und direkte Integrationen mit wichtigen ERPs und Buchhaltungsanwendungen. Unsere Plattform ist mehrsprachig, und unsere Lösung umfasst Google OCR, sodass wir Rechnungen automatisch in über 65 Sprachen erfassen können.

Es überrascht nicht, dass wir einige Gemeinsamkeiten mit unseren Konkurrenten haben, aber wir stellen fest, dass die Kunden unsere Lösung aufgrund der strategischen, buchhalterischen Optionen bevorzugen, die wir bei der Entwicklung unseres Produkts und der darin enthaltenen Innovationen umgesetzt haben. So arbeiten unsere Datenerfassungs- und ERP-Integrationen nach dem Konzept der Periodenabgrenzung, indem sie zwischen Rechnungs-/Eingangs- und Zahlungserfassungsdatum unterscheiden, was für unsere Kunden mehr Präzision und geringeren Arbeitsaufwand bedeutet.

"Und vor dem Wechsel zur Ausgabenverwaltungslösung von Payhawk? Wir haben hauptsächlich alles manuell gemacht, was mit viel Aufwand und der Suche nach Papierbelegen verbunden war", sagt Uchenna, Finanzmanager bei MDM Props. "Dann haben wir kurzzeitig Pleo verwendet, aber es war nicht ausgereift genug für unsere Bedürfnisse. Unser Programmsystem ist ziemlich komplex, und wir mussten alle Informationen schnell und einfach erhalten. Wir hatten einfach das Gefühl, dass die Benutzerfreundlichkeit und das Layout von Payhawk für Karteninhaber und Kreative besser und einfacher zu handhaben sind."

Auch Carolina Einarasson von Essentia Analytics war der Meinung, dass einige Plattformen von Wettbewerbern sich mehr auf glänzende Technik konzentrierten als auf die Lösung der wirklichen Probleme, mit denen die Finanzteams konfrontiert sind. "Wir haben uns für Payhawk und nicht für Spendesk entschieden, weil wir die Flexibilität und den Support der Lösung bevorzugten", erklärt sie. "Mit Payhawk können wir schnell die richtigen Arbeitsabläufe einrichten und auswählen, welche Teile der Ausgabenverwaltung an Mitarbeiter und nicht an das Finanzteam übertragen werden sollen. Payhawk hat die Plattform eindeutig für Finanzverantwortliche entwickelt, und ihr Team war von Anfang an hilfsbereit und entgegenkommend."

Nahtlose Synchronisierung von Ausgabendaten

Unsere nativen Integrationen mit ERPs wie NetSuite bedeuten, dass die Daten unserer Kunden nahtlos von der Kartenzahlung bis zum Kontenabgleich übermittelt werden. Unsere Integrationsstrategie basiert auf dem Konzept der Periodenabgrenzung, was bedeutet, dass Finanzteams und Buchhaltungspersonal Fehler vermeiden und Stunden (und sogar Tage) für manuelle Eingaben und Prüfungen einsparen..

"Wir haben fünf Geschäftseinheiten, mit ca. 300-500 Ausgaben pro Monat in der Muttergesellschaft. Früher brauchte ich einen ganzen Tag pro Geschäftseinheit, um die Ausgaben zu überprüfen, zu importieren und zu exportieren und sie in das richtige Format zu bringen. Mit der direkten Payhawk-Integration in NetSuite wende ich nur eine Stunde pro Tag dafür auf. Das ist eine enorme Hilfe", sagt Eduardo Felipez, Bilanzbuchhalter bei Heroes.

Features zur Ausgabenkontrolle und Echtzeit-Berichterstattung

Kartenkontrollen und Echtzeittransparenz bedeuten, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter dabei unterstützen können, die für die Arbeit erforderlichen Ausgaben mit Firmenkarten ohne Risiko zu tätigen. Von Genehmigungsabläufen bis hin zu täglichen Ausgabenlimits und mehr - die Lösung macht es Unternehmen leicht, flexibel zu bleiben, den Cashflow zu kontrollieren und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, wenn sie benötigt werden. „Meine erste Reaktion auf Payhawk war, dass mir die Möglichkeit gefiel, die Karten in virtuelle und physische Karten aufzuteilen und verschiedenen Personen unterschiedliche Verantwortlichkeiten und Genehmigungsstufen zuzuweisen. Vor Payhawk hatten wir nur eine einzige Stufe, die mir nicht ausreichte, um die Kontrolle zu behalten", erklärt Leon Steenbrink, Leiter der Finanzabteilung bei Mercell.

Prioritäten bei der Implementierung

Wir haben auch ein Partnerprogramm zur Unterstützung größerer Unternehmen. Wir wissen, dass wir als Spend Management Anwendung nur ein kleines Teil des Puzzles sind, wenn es um die Finanztechnologie in großen und wachsenden Unternehmen geht. Für größere Unternehmen mit globalen Lagerbeständen, internationaler Gehaltsabrechnung und mehr sind ERPs wie NetSuite und Microsoft Dynamics 365 Business Central unerlässlich.

Wir bei Payhawk sind einer der ersten Anbieter von Ausgabenverwaltungslösungen, der seinen Unternehmenskunden ein Partnerprogramm anbietet. Der Grund dafür? Ganz einfach: Unsere Kunden (und ihre großartigen Erfahrungen) stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir sind uns bewusst, dass sich unser Hauptaugenmerk auf die Revolutionierung des Ausgabenmanagements für Finanzteams richtet. Wenn es also darum geht, eine möglichst reibungslose Implementierung und Integration mit bestehenden komplexen Systemen zu gewährleisten, ziehen wir es vor, unsere fachkundigen Partner hinzuzuziehen.

Wenn ein Unternehmenskunde individuelle Anpassungen wünscht, helfen wir ihm bei der Integration von Payhawk in ERP-, HCM-, Buchhaltungs- und andere Business-Tools und bringen ihn mit dem perfekten Lösungspartner zusammen.

"Bei Next Consult sind wir immer auf der Suche nach neuen Wegen, um unseren Kunden einen Mehrwert zu bieten. Als Mitglied des „Solution Partner Program" von Payhawk können wir unseren Kunden jetzt ein marktführendes Tool für die Ausgabenverwaltung anbieten und integrieren. Diese Integrationen ermöglichen es unseren Kunden, Aufgaben zu automatisieren und ihre digitale Transformation voranzutreiben", sagt Orlin Dochev, leitender Partner bei Next Consult (einer der Payhawk Solution Partner).

Mehrwertsteuer, Investitionserträge und zufriedene Führungskräfte

Unsere Ausgabenverwaltungslösung spart den Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld, da sie eine innovative und effiziente Methode zur Erfassung und Abstimmung von Belegen bietet. Die App verfügt über eine OCR-Datenerfassung, d. h. Karteninhaber können einfach ein Foto ihrer Quittung machen und hochladen, um alle Ausgabeninformationen zu erfassen. Außerdem müssen sie eine Ausgabenkategorie auswählen (aus einer vom Finanzteam und der Geschäftsführung erstellten Auswahlliste), damit die Ausgaben dem richtigen Topf zugewiesen werden können. Das bedeutet, dass das Finanzteam einen Echtzeit-Überblick über die Budgets hat, die Teams die Investitionserträge sehen können und gemeinsam strategische Entscheidungen treffen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzeigen und vieles mehr.

Seit der Umstellung auf unsere Lösung konnte das in Großbritannien ansässige Kunstherstellungsunternehmen MDM Props dank eines korrekten Belegabgleichs rund 240 000 Pfund pro Quartal einsparen. Das deutsche Automobilunternehmen ATU sparte in nur einem Jahr 2 Millionen Euro.

Kurzum

Payhawk hat vielen Unternehmen Stunden oder sogar Tage manueller Finanzverwaltung erspart, die Ausgabentransparenz und die Entscheidungsfindung verbessert und zum Aufbau einer Kultur der Zusammenarbeit mit Finanzteams und anderen Abteilungen beigetragen.

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FAQs

Was ist eine Ausgabenverwaltungssoftware?

Ausgabenmanagement-Software hilft Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben. Im Fall von Payhawk kann unsere Spesenverwaltungssoftware Unternehmen bei der Verwaltung von Ausgaben unterstützen und einen Großteil der damit verbundenen Prozesse automatisieren. Unsere Software unterstützt verschiedene Anforderungen an das Ausgabenmanagement, einschließlich Firmenkarten, Rückerstattungen, Spesenmanagement für Mitarbeiter, Zahlungen von Lieferantenrechnungen, Rechnungsmanagement, Buchhaltungssystem-/ERP-Integrationen und Abonnements. Ausgabenmanagement-Software muss Unternehmen helfen, einen guten Überblick über ihre Geschäftsausgaben zu erhalten sowie die damit verbundene Buchhaltung zu vereinfachen und zu straffen.

Was ist ein Spend-Management-Anbieter?

Ein Expense-Management-Anbieter bietet Unternehmen die verschiedenen Tools, die sie für die Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben benötigen, einschließlich der Erstellung von Reportings und der besseren Transparenz über die ausgegebenen Mittel. Wir von Payhawk helfen Unternehmen nicht nur bei der Verwaltung von erstattungsfähigen Mitarbeiterausgaben wie Tagesspesen und Kilometergeld, sondern auch bei der Verwaltung von Lieferantenrechnungen und Abonnements. Die Ausgabenverwaltung sollte in der Regel Möglichkeiten beinhalten, die dem Unternehmen ermöglichen, den Cashflow mit proaktiven und reaktiven Kontrollen (wie Genehmigungs-Workflows) zu verwalten.

Ist Ausgabenverwaltung das gleiche wie Spesenmanagement?

Ausgabenmanagement und Spesenmanagement sind ähnlich, aber es gibt einen Unterschied zwischen den beiden Bereichen. Das Ausgabenmanagement umfasst die übergreifende Managementstrategie, den Prozess und die Tools zur Verwaltung von Rechnungen/Lieferantenrechnungen, Firmenkarten sowie Ausgaben und Erstattungen von Mitarbeitern. Es umfasst spezifische Methoden zur Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben, einschließlich Genehmigungsworkflows, Buchhaltungsintegrationen und -automatisierung sowie Echtzeitberichte. Das Spesenmanagement umfasst jedoch nur Spesen. Dennoch deckt die Spesenverwaltung viele Formate ab, darunter Tagegelder, Kilometergeld und mehr.

Wie verbessert Payhawk die Ausgabenberichte?

Payhawk hilft Ihnen, Ihre Ausgabendaten effektiv und effizient zu nutzen. Unsere Lösung verfügt über anpassbare "benutzerdefinierte Felder", mit denen Sie die Daten erfassen können, die Sie zur Unterstützung Ihres Unternehmens aus kaufmännischer Sicht benötigen. Die benutzerdefinierten Felder ermöglichen es Ihnen, Ausgabendaten so zu erfassen, dass Ihr Unternehmen Informationen auf der Grundlage von Projekten, Standorten usw. am besten segmentieren kann. Durch die Erstellung von benutzerdefinierten Feldern für Ausgaben können Sie letztendlich definieren, worüber Sie Bericht erstatten, um es so spezifisch und wertvoll wie möglich für Ihr Unternehmen zu machen. Sehen Sie sich den Kundenbericht von Explose an, um zu erfahren, wie sie benutzerdefinierte Felder zur Verwaltung der Projektausgaben in ihrer Digitalagentur verwendet haben.

Verbessert es die Verfolgung und Erfassung von Belegen?

Ja. Alle digitalen Zahlungen können einfach als PDFs in das Portal hochgeladen werden, und alle physischen Belege müssen nur mit einer Handykamera aufgenommen und in die App hochgeladen werden. Die OCR-Technologie im Payhawk-Portal lädt alle Informationen automatisch hoch, sodass der Beschäftigte (und die Administratoren im Finanzteam) 95 % der manuellen Dateneingabe vermeiden. Die Mitarbeiter müssen nicht den ganzen Monat über Belege sammeln oder endlose Tabellen ausfüllen. Die Administratoren des Finanzteams können sehen, welche Belege und Rechnungen noch fehlen, und das Portal sendet automatische Erinnerungen an die Benutzer, um die Suche nach Belegen zu reduzieren. Unser Kunde AIOPSGROUP berichtet, dass er seit dem Einsatz von Payhawk täglich ca. 2 Stunden und bis zu 1-2 Tage an Bearbeitungszeit einsparen konnte.

Wie können wir sicherstellen, dass unsere Teams die Ausgabenrichtlinien unseres Unternehmens einhalten?

Mit Payhawk sind die Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens in die Lösung integriert. Sie können auf mehreren Ebenen Limits setzen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Mitarbeitern innerhalb eines Rahmens Freiheit bei den eigenen Ausgaben lassen. Tineke Van Maerken, VP of Finance bei unserem Kunden Luxair, erklärt: "Als Administrator kann ich die Kartenlimits sofort an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Jeder Karteninhaber hat ein monatliches Limit - aber unerwartete Ausgaben können auch über das Limit hinausgehen." Administratoren können automatische Genehmigungslimits für Mittelanforderungen von Mitarbeitern, verschiedene Genehmigungsstufen innerhalb der Workflows und mehrere Mitarbeiter für die Genehmigung von Anforderungen festlegen (d. h. Genehmigungen werden auch dann durchgeführt, wenn jemand abwesend ist).

Gibt es einen integrierten Genehmigungsprozess?

Mit der Payhawk-Lösung können Administratoren individuelle oder teambezogene Schwellenwerte für die Ausgaben festlegen. Ihre Administratoren können diese Schwellenwerte dann jederzeit mit nur wenigen Klicks aktualisieren, um sicherzustellen, dass das Tool auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagiert. Wenn ein Mitarbeiter mehr Geld beantragen muss, kann er dies durch Erstellen einer Mittelanforderung tun, ebenfalls mit nur wenigen Klicks. Der Budgetverantwortliche kann dann über die App auf seinem Telefon oder Laptop den Antrag genehmigen oder ablehnen, egal wo er sich gerade befindet.

Wie kann mir die Software für die Ausgabenverwaltung bei der Erstellung des Monatsabschlusses helfen?

Durch den Einsatz von Payhawk können Unternehmen den Monat bis zu fünf Tage schneller abschließen. Der Bankabgleich und die Synchronisierung von Transaktionen und Rechnungen gehören zu den zeitaufwändigsten Aufgaben für Finanz- und Buchhaltungsteams beim Monatsabschluss. Mit Payhawk werden diese mühsamen Aufgaben automatisiert und über eine ERP-Integration direkt an die Buchhaltungssoftware gesendet. Auch bei der Belegsuche wird Zeit gespart, da die mobile App den Benutzer direkt nach der Transaktion auffordert, den Beleg beizufügen (und ihn im Laufe des Monats daran erinnert, wenn er dies nicht getan hat). Außerdem erhalten Payhawk-Kunden eine eindeutige IBAN, sodass das Unternehmen Mitarbeitererstattungen und Rechnungen über SEPA Instant and Faster Payments bezahlen kann.