Guía 2024 para el reembolso de gastos de empleados

Cuando los empleados utilizan fondos personales para pagar gastos de viaje relacionados con la empresa u otros gastos derivados de su actividad profesional (por ejemplo, suscripciones a herramientas), es lógico que esperen un reembolso rápido. Pero la eficacia de los reembolsos no se basa exclusivamente en la rapidez.

Por qué debes realizar el seguimiento de los reembolsos de gastos de los empleados

Como profesional de las finanzas, sabes que hacer un seguimiento de los gastos reembolsables es una tarea fundamental. Si esta información no es correcta, no puedes prever presupuestos ni gestionar los gastos de empresa con eficacia. Necesitas saber con exactitud el importe que reembolsas a los empleados para disponer de registros financieros precisos y transparentes, minimizar el riesgo de fraude y asegurarte de que no se pasa por alto ninguna devolución de IVA.

Otro motivo por el que se recomienda realizar un seguimiento de los gastos reembolsables es fomentar el cumplimiento de las políticas de gastos. Necesitas reglas y directrices claras para implementar con eficacia políticas de gastos para empleados, eliminar zonas grises y evitar el fraude y el gasto excesivo.

Un proceso de cuatro pasos para optimizar los reembolsos de los gastos de los empleados

La mejor forma de realizar el seguimiento y registrar los gastos reembolsables es utilizar un software eficaz y premiado como Payhawk. El software de gestión de gastos automatiza todas las tareas administrativas manuales que, de otro modo, consumen mucho tiempo y te impiden centrarte en tareas realmente importantes como la planificación, la elaboración de presupuestos y la estrategia.

Así que, ¿cómo puedes usar un software para realizar el seguimiento y registrar los reembolsos de los gastos de tus empleados?

Paso 1: Define una política de reembolso de gastos clara

En primer lugar, tienes que definir lo que tu organización clasifica como gasto reembolsable permitido: por ejemplo, puedes reembolsar los costes de hotel, pero no las mejoras de categoría de habitaciones ni los servicios de lavandería. O bien, puede que tu empresa permita las reparaciones de los coches de empresa, pero no los extras de los servicios de coches de alquiler en los viajes de negocios.

Tienes que sentarte con el equipo directivo, detallar todos los elementos que quieres reembolsar y, a continuación, crear una política en el software de gestión de gastos que elijas.

Consejo adicional: incluye en tu política ejemplos de gastos no reembolsables para que los empleados comprendan mejor por qué no son reembolsables.

Paso 2: Deja de perseguir recibos automatizando el proceso de captura

La experiencia de los empleados debe desarrollarse sin problemas y garantizar que puedan remitir los gastos de forma rápida y sencilla. La forma más fácil de hacerlo es posibilitar que los empleados tomen fotografías de los recibos y automatizar la recopilación de datos con ayuda de tecnología de OCR, que utiliza una tecnología de cámara con IA mejorada y permite que todo el proceso de presentación de gastos transcurra con fluidez.

Paso 3: Utiliza un sistema de notificación de gastos para optimizar los reembolsos a los empleados

Una vez has definido qué es y qué no es un gasto reembolsable, ha llegado el momento de ponerlo en práctica y comunicar la estrategia. Puedes hacerlo utilizando un sistema de reporte de gastos unificado con flujos de aprobación personalizados. En Payhawk, nuestro sistema intuitivo guía a tus equipos financieros y empleados durante todo el proceso de reembolso, desde el momento en que se produce el gasto hasta el momento en que reciben los fondos.

Si utilizas un sistema como el nuestro, te aseguras de que tu proceso será tan óptimo y eficaz como sea posible, ya que eliminarás las tareas administrativas innecesarias tanto para los empleados como para el personal administrativo.

Paso 4: Integra una nueva política para empleados en los procesos de gestión de gastos

Cuando el empleado remita su gasto y su superior (o quien sea el encargado de autorizarlo) lo apruebe, el gasto se marcará en el sistema de informe de gastos como «aprobado». A continuación, el departamento financiero recibirá la notificación de que hay que reembolsar un gasto.

Los empleados pueden añadir posteriormente sus datos bancarios y recibir el reembolso tan pronto como finalice el flujo de aprobación, ya que de este modo el equipo financiero podrá efectuar los reembolsos con rapidez (de forma individual o en masa).

La automatización de estos pasos ayuda a garantizar que el proceso se lleve a cabo de forma eficaz y sin demoras innecesarias. Además, esta automatización conlleva una mayor rapidez a la hora de devolver gastos a los empleados, al tiempo que se mantiene el control y la visibilidad de todo el proceso.

Una forma mejor de gestionar gastos con tarjetas corporativas de Payhawk

Nuestros reembolsos rápidos y eficaces son un modo excelente de mantener contentos a los empleados y, al mismo tiempo, seguir controlando el gasto. Pero las tarjetas de empresa (o una mezcla de ambos métodos de pago) pueden suponer un antes y un después en la gestión de los gastos de tu empresa.

Te presentamos nuestras tarjetas de empresa

El uso de tarjetas corporativas implica que ya no necesitas reembolsar a los empleados los gastos que realicen con su dinero. Con ellas tendrán acceso directo a los fondos de la compañía para comprar lo necesario para realizar mejor su trabajo o cuando representen a la empresa en viajes de negocios.

Facilitar acceso directo a los fondos de la compañía puede sonar arriesgado. Pero no te preocupes. Aún sigues teniendo un control total sobre cómo gastan el dinero de la empresa. Puedes fijar límites de gasto individuales o para el equipo e, incluso, limitar el tipo de gasto que pueden realizar, por ejemplo, autorizar solamente las compras online.

Al igual que con los reembolsos, nuestro programa recopila automáticamente los recibos, extrae la información necesaria y, gracias a los campos personalizables, ayuda a incluir el gasto en el lugar adecuado antes de transferirlo sin problemas a tu software de contabilidad o ERP.

Los empleados solo tienen que tomar una fotografía de su recibo, seleccionar una categoría y ya está. Payhawk también automatiza el proceso de subida de datos gracias a nuestra tecnología OCR, lo que elimina la necesidad de insertar manualmente los datos de los recibos.

¿Quieres comprobar cómo sería un futuro con tarjetas corporativas (o con una mezcla de programas de gasto)? Reserva una demo hoy mismo.