Status uitgavenbeheer in 2024: Hoogtepunten van de enquête

Achtergrond en over het onderzoek

In dit artikel vatten we de bevindingen samen van een onderzoek dat zich richtte op 2000 professionals, waaronder 860 financiële leiders, die geen klant zijn van Payhawk.

Het Pulse: Spend Management-rapport werd uitgevoerd in samenwerking met IFP en ondervroeg meer dan 100 Amerikaanse en Britse senior professionals in meer dan 11 sectoren. De resultaten geven een overzicht van uitgavenbeheer nu en in de toekomst. Deze resultaten worden aangevuld met meer gedetailleerde bevindingen uit drie onderzoeken, uitgevoerd in samenwerking met YouGov, gericht op ongeveer 800 financiële professionals in Nederland, Spanje en Frankrijk.

Menselijke fouten, afstemmingstijd en ineffectieve software zijn genoemd als belangrijkste uitdagingen bij uitgavenbeheer

Gebaseerd op de antwoorden van 106 senior finance professionals zijn menselijke fouten de meest voorkomende uitdaging op het gebied van uitgavenbeheer. Kijkend naar alle bedrijfsgroottes noemde 29% dit als iets waar ze momenteel mee worstelen.

Dit wordt op de voet gevolgd door tijd verspild aan afstemming en ineffectieve software, beide 28%.

De drie belangrijkste uitdagingen tonen aan dat er aanzienlijke mogelijkheden zijn voor verbetering in technologische oplossingen. Moderne tools voor uitgavenbeheer kunnen alle drie problemen aanzienlijk verbeteren.

Hier is een uitsplitsing van uitdagingen op het gebied van uitgavenbeheer op basis van de grootte van het bedrijf:

Vanuit het perspectief van de werknemer belasten operationele taken de financiële teams, wat een direct verband heeft met de hierboven genoemde uitdagingen. In Nederland nemen taken zoals het registreren van facturen, het beheren van onkostennota's voor werknemers, het afstemmen van bedrijfskaarten en het controleren van bonnetjes gemiddeld 42% van de werkdag in beslag. Het is veelzeggend dat 90% van deze werknemers denkt dat hun dagelijkse werk gestroomlijnd zou kunnen worden met betere digitale oplossingen en processen.

Spaanse respondenten (72%) schatten dat hun bedrijf elke maand tot 30 uur verspilt aan handmatige taken. Nog eens 24% schat de verspilling op meer dan 30 uur, terwijl slechts 4% in dit opzicht geen tijdverspilling ziet.

Zorgen over bedrijfsuitgaven, maar vertrouwen in uitgavenbeheer

Werknemers maken zich duidelijk zorgen over de hoogte van de bedrijfsuitgaven: 36% van de respondenten in de VS en het VK is hier zeer of zeer bezorgd over, terwijl slechts 8% helemaal niet bezorgd is. Toch beoordeelt 51% van de respondenten de effectiviteit van het uitgavenbeheer van hun organisatie als zeer goed.

Hoewel deze statistiek relatief positief is, is er nog steeds een kloof tussen uitgaven efficiënt beheren zonder tijd te verspillen. Het is duidelijk dat veel bedrijven in 2024 prioriteit willen blijven geven aan uitgavenbeheersing. Ze zouden er echter ook goed aan doen om prioriteit te geven aan snellere, foutloze en efficiënte reconciliatie om tijd te besparen en zich te kunnen richten op strategie, groei en kostenbesparende initiatieven.

Bij het overwegen van goedkeuringsmethoden blijkt dat operationele uitgaven het meest worden goedgekeurd via voorafgaande verificatie door de manager (66%). Handmatige goedkeuring na de uitgave blijft nog steeds de belangrijkste methode in 41% van de gevallen. De benaderingen van vergoedingen voor werknemerskosten volgen deze goedkeuringsmethoden en nemen een dominante positie in.

Houding ten opzichte van uitgaven

Het Pulse Spend Management Report laat zien dat bedrijven er nog steeds de voorkeur aan geven dat uitgaven eerst worden goedgekeurd, terwijl een minderheid medewerkers de bevoegdheid geeft om uitgaven te doen op basis van alleen hun eigen afwegingen.

• 50% van de organisaties eist dat alle uitgaven eerst worden goedgekeurd
• 28% staat medewerkers toe om meer of minder vrij te besteden
• 11% vertrouwt medewerkers om binnen de grenzen van het redelijke uit te geven
• 10% van de teams heeft vaste budgetten om hun uitgaven binnen te beheren

Digitalisering van financiële processen gaat vooruit, maar nog niet voltooid

Nederlandse, Spaanse en Franse financiële professionals geven aan dat de digitalisering van financiële processen vooruitgang boekt, met een gemiddelde tussen 50-75% van de genoemde gedigitaliseerde processen. In elke markt zijn voorlopers en achterblijvers te vinden en er is ook enige variatie tussen landen.
In Nederland beschouwt 39% 50-75% van hun processen als gedigitaliseerd. 29% is zelfs nog verder gevorderd en geeft aan 75% of meer te digitaliseren.

Spaanse financieel managers zijn verder gevorderd - of hebben er in ieder geval vertrouwen in - aangezien de antwoorden naar de bovenkant van het spectrum neigen. 35% schat de mate van procesdigitalisering op 50-75%, en 38% schat deze op 75% of meer.

Verdeling van Spaanse antwoorden op de vraag: Tot op welke hoogte beschouwt u uw financiële processen als gedigitaliseerd? (n = 257)

Investeringen worden verwacht om uitgaven beter te beheersen, efficiënter te maken en risico's te beperken

Door te investeren in nieuwe tools en initiatieven hopen organisaties in de VS en het VK een betere interne bestedingscontrole (43%), een betere efficiëntie (43%) en een beperking van de risico's (40%) te bereiken. Over het algemeen wordt investeren in uitgavenbeheer gezien als een manier om een sterkere financiële toekomst veilig te stellen.

Het stroomlijnen van financiële processen met oplossingen zoals automatisering van onkostendeclaraties wordt gezien als een effectieve manier om verschillende van de prominente uitdagingen op het gebied van uitgavenbeheer aan te pakken. Technologie-gerelateerde initiatieven zijn onder andere

• Verbetering van de integratie met bestaande systemen (40%)
• tools voor het bijhouden en analyseren van uitgaven (39%)
• Analysemogelijkheden verbeteren (37%)
• Cloud-gebaseerde oplossingen gebruiken (36%)
• Handmatige processen automatiseren (33%)

Wat de toekomst in petto heeft voor het beheer van bedrijfsuitgaven

Onze onderzoeken wijzen uit dat financiële teams op de goede weg zijn en vastbesloten zijn om hun organisatie concurrerend te houden door het uitgavenbeheer te optimaliseren met digitale oplossingen. Hoewel twee belangrijke thema's niet expliciet naar voren komen in de onderzoeksresultaten, zijn ze het benadrukken waard als aandachtspunten:

In de eerste plaats kan de integratie van bedrijfskaarten en uitgavenbeheer binnen moderne software voor uitgavenbeheer aanzienlijke efficiëntie en stabiliteit brengen, met name voor middelgrote en grote bedrijven. Wij duiden dit graag aan als de tweede golf van digitale transformatie in uitgavenbeheer.

Ten tweede merken we een groeiende belangstelling op voor het identificeren en verminderen van de koolstofvoetafdruk van bedrijfsuitgaven. Het is niet verrassend dat duurzaamheid binnen het uitgavenbeheer vroeg of laat een centraal aandachtspunt wordt. Ontdek hoe uitgavenbeheer kan bijdragen aan het verkleinen van je ecologische voetafdruk.

Download hier de onderzoeksrapporten voor meer gedetailleerde gegevens en inzichten

Snel handelen? Zie het Payhawk platform voor uitgavenbeheer in actie, boek vandaag nog een demo.