Jan 9, 2024
Leestijd: 9 minuten

Status uitgavenbeheer in 2024: Hoogtepunten van de enquête

Status uitgavenbeheer in 2024
Samenvatting

Taken die voorheen veel inspanning vergden voor het beheren van bedrijfsuitgaven, zoals het handmatig opsporen van bonnetjes en facturen, behoren nu tot het verleden. Digitale tools transformeren deze processen en introduceren proactieve strategieën als vervanging voor traditioneel uitgaven- en kostenbeheer. We hebben de actuele stand van zaken bij bedrijven onderzocht met betrekking tot uitdagingen, prioriteiten en andere aspecten van uitgavenbeheer. Dit stelde ons in staat om een benchmark op te stellen voor organisaties die hun financiële controle en flexibiliteit willen verbeteren. Onze onderzoeksresultaten, gebaseerd op gegevens uit het VK, de VS, Nederland, Spanje en Frankrijk, tonen aan dat deze verschuiving in 2024 naar verwachting in een stroomversnelling zal komen.

Inhoudsopgave

    Achtergrond en over het onderzoek

    In dit artikel vatten we de bevindingen samen van een onderzoek dat zich richtte op 2000 professionals, waaronder 860 financiële leiders, die geen klant zijn van Payhawk.

    Het Pulse: Spend Management-rapport werd uitgevoerd in samenwerking met IFP en ondervroeg meer dan 100 Amerikaanse en Britse senior professionals in meer dan 11 sectoren. De resultaten geven een overzicht van uitgavenbeheer nu en in de toekomst. Deze resultaten worden aangevuld met meer gedetailleerde bevindingen uit drie onderzoeken, uitgevoerd in samenwerking met YouGov, gericht op ongeveer 800 financiële professionals in Nederland, Spanje en Frankrijk.

    Download het ebook met data en conclusies uit Nederland

    Menselijke fouten, afstemmingstijd en ineffectieve software zijn genoemd als belangrijkste uitdagingen bij uitgavenbeheer

    Gebaseerd op de antwoorden van 106 senior finance professionals zijn menselijke fouten de meest voorkomende uitdaging op het gebied van uitgavenbeheer. Kijkend naar alle bedrijfsgroottes noemde 29% dit als iets waar ze momenteel mee worstelen.

    Dit wordt op de voet gevolgd door tijd verspild aan afstemming en ineffectieve software, beide 28%.

    De drie belangrijkste uitdagingen tonen aan dat er aanzienlijke mogelijkheden zijn voor verbetering in technologische oplossingen. Moderne tools voor uitgavenbeheer kunnen alle drie problemen aanzienlijk verbeteren.

    Hier is een uitsplitsing van uitdagingen op het gebied van uitgavenbeheer op basis van de grootte van het bedrijf:

    Top 3 Spend Management Challenges

    Vanuit het perspectief van de werknemer belasten operationele taken de financiële teams, wat een direct verband heeft met de hierboven genoemde uitdagingen. In Nederland nemen taken zoals het registreren van facturen, het beheren van onkostennota's voor werknemers, het afstemmen van bedrijfskaarten en het controleren van bonnetjes gemiddeld 42% van de werkdag in beslag. Het is veelzeggend dat 90% van deze werknemers denkt dat hun dagelijkse werk gestroomlijnd zou kunnen worden met betere digitale oplossingen en processen.

    Spaanse respondenten (72%) schatten dat hun bedrijf elke maand tot 30 uur verspilt aan handmatige taken. Nog eens 24% schat de verspilling op meer dan 30 uur, terwijl slechts 4% in dit opzicht geen tijdverspilling ziet.

    Zorgen over bedrijfsuitgaven, maar vertrouwen in uitgavenbeheer

    Werknemers maken zich duidelijk zorgen over de hoogte van de bedrijfsuitgaven: 36% van de respondenten in de VS en het VK is hier zeer of zeer bezorgd over, terwijl slechts 8% helemaal niet bezorgd is. Toch beoordeelt 51% van de respondenten de effectiviteit van het uitgavenbeheer van hun organisatie als zeer goed.

    Hoewel deze statistiek relatief positief is, is er nog steeds een kloof tussen uitgaven efficiënt beheren zonder tijd te verspillen. Het is duidelijk dat veel bedrijven in 2024 prioriteit willen blijven geven aan uitgavenbeheersing. Ze zouden er echter ook goed aan doen om prioriteit te geven aan snellere, foutloze en efficiënte reconciliatie om tijd te besparen en zich te kunnen richten op strategie, groei en kostenbesparende initiatieven.

    Bij het overwegen van goedkeuringsmethoden blijkt dat operationele uitgaven het meest worden goedgekeurd via voorafgaande verificatie door de manager (66%). Handmatige goedkeuring na de uitgave blijft nog steeds de belangrijkste methode in 41% van de gevallen. De benaderingen van vergoedingen voor werknemerskosten volgen deze goedkeuringsmethoden en nemen een dominante positie in.

    Houding ten opzichte van uitgaven

    Het Pulse Spend Management Report laat zien dat bedrijven er nog steeds de voorkeur aan geven dat uitgaven eerst worden goedgekeurd, terwijl een minderheid medewerkers de bevoegdheid geeft om uitgaven te doen op basis van alleen hun eigen afwegingen.

    • 50% van de organisaties eist dat alle uitgaven eerst worden goedgekeurd
    • 28% staat medewerkers toe om meer of minder vrij te besteden
    • 11% vertrouwt medewerkers om binnen de grenzen van het redelijke uit te geven
    • 10% van de teams heeft vaste budgetten om hun uitgaven binnen te beheren
    Organization's attitude to spend

    Digitalisering van financiële processen gaat vooruit, maar nog niet voltooid

    Nederlandse, Spaanse en Franse financiële professionals geven aan dat de digitalisering van financiële processen vooruitgang boekt, met een gemiddelde tussen 50-75% van de genoemde gedigitaliseerde processen. In elke markt zijn voorlopers en achterblijvers te vinden en er is ook enige variatie tussen landen.
    In Nederland beschouwt 39% 50-75% van hun processen als gedigitaliseerd. 29% is zelfs nog verder gevorderd en geeft aan 75% of meer te digitaliseren.

    Spaanse financieel managers zijn verder gevorderd - of hebben er in ieder geval vertrouwen in - aangezien de antwoorden naar de bovenkant van het spectrum neigen. 35% schat de mate van procesdigitalisering op 50-75%, en 38% schat deze op 75% of meer.

    Verdeling van Spaanse antwoorden op de vraag: Tot op welke hoogte beschouwt u uw financiële processen als gedigitaliseerd? (n = 257)

     To what degree do you consider your financial processes as digitized?

    Op basis van de enquêteresultaten heeft Frankrijk nog heel wat in te halen. Daar is de meest voorkomende schatting 25-50% van de processen gedigitaliseerd (33%). 20% schat hun digitale procesdekking tussen 50-75%, en slechts 13% zegt dat het meer dan 75% is.

    Prioriteiten voor uitgavenbeheer verschillen per bedrijfsgrootte

    Wanneer respondenten in de VS en het VK wordt gevraagd naar hun topprioriteiten voor verbetering, hebben ze een lange lijst van veelal dezelfde onderwerpen op tafel liggen. Enkele van de belangrijkste prioriteiten zijn:

    • Toekomstige bedrijfsuitgaven voorspellen
    • Gegevens beter verifiëren
    • Uitgavengegevens analyseren
    • Handmatige processen en menselijke fouten verminderen
    • Centraliseren van onkostengegevens

    De prioriteiten verschillen aanzienlijk per bedrijfsgrootte. Verbeteren van gegevensverificatie is een belangrijk onderwerp voor kleine bedrijven (49%). Voor middelgrote bedrijven staat het analyseren van gegevens over uitgaven bovenaan (47%). Voor grote bedrijven staat toekomstige uitgaven voorspellen op nummer één (46%).

    Top 3 Spend Management Priorities

    Investeringen worden verwacht om uitgaven beter te beheersen, efficiënter te maken en risico's te beperken

    Door te investeren in nieuwe tools en initiatieven hopen organisaties in de VS en het VK een betere interne bestedingscontrole (43%), een betere efficiëntie (43%) en een beperking van de risico's (40%) te bereiken. Over het algemeen wordt investeren in uitgavenbeheer gezien als een manier om een sterkere financiële toekomst veilig te stellen.

    Het stroomlijnen van financiële processen met oplossingen zoals automatisering van onkostendeclaraties wordt gezien als een effectieve manier om verschillende van de prominente uitdagingen op het gebied van uitgavenbeheer aan te pakken. Technologie-gerelateerde initiatieven zijn onder andere

    • Verbetering van de integratie met bestaande systemen (40%)
    • tools voor het bijhouden en analyseren van uitgaven (39%)
    • Analysemogelijkheden verbeteren (37%)
    • Cloud-gebaseerde oplossingen gebruiken (36%)
    • Handmatige processen automatiseren (33%)
    Technologies and initiatives to be implemented to optimise the spend management process

    Wat de toekomst in petto heeft voor het beheer van bedrijfsuitgaven

    Onze onderzoeken wijzen uit dat financiële teams op de goede weg zijn en vastbesloten zijn om hun organisatie concurrerend te houden door het uitgavenbeheer te optimaliseren met digitale oplossingen. Hoewel twee belangrijke thema's niet expliciet naar voren komen in de onderzoeksresultaten, zijn ze het benadrukken waard als aandachtspunten:

    In de eerste plaats kan de integratie van bedrijfskaarten en uitgavenbeheer binnen moderne software voor uitgavenbeheer aanzienlijke efficiëntie en stabiliteit brengen, met name voor middelgrote en grote bedrijven. Wij duiden dit graag aan als de tweede golf van digitale transformatie in uitgavenbeheer.

    Ten tweede merken we een groeiende belangstelling op voor het identificeren en verminderen van de koolstofvoetafdruk van bedrijfsuitgaven. Het is niet verrassend dat duurzaamheid binnen het uitgavenbeheer vroeg of laat een centraal aandachtspunt wordt. Ontdek hoe uitgavenbeheer kan bijdragen aan het verkleinen van je ecologische voetafdruk.

    Download hier de onderzoeksrapporten voor meer gedetailleerde gegevens en inzichten

    Snel handelen? Zie het Payhawk platform voor uitgavenbeheer in actie, boek vandaag nog een demo.

    Dit artikel wordt je aangeboden door onze redactie voor uitgavenbeheer.
    Payhawk Editorial Team
    Het Payhawk Editorial Team

    Het Payhawk Editorial Team bestaat uit doorgewinterde finance professionals met jarenlange ervaring in uitgavenbeheer, digitale transformatie en de financiële sector. We zijn toegewijd aan het leveren van inzichtelijke inhoud om je financiële reis te versterken.

    Bekijk alle artikelen van Payhawk →
    Feb 29, 2024

    Loading...

    Feb 29, 2024

    Loading...

    Feb 29, 2024

    Loading...