Systèmes financiers hérités : l'heure est à la transformation digitale

Selon le dernier rapport du spécialiste de la dette technique Stepsize cité dans le Journal du Net, les équipes IT consacreraient en moyenne 33% de leur temps à la maintenance et à la gestion de systèmes hérités.

Le média ITSocial explique ce concept : “la dette technique désigne les conséquences de la mise en œuvre, le plus souvent par empilement de solutions informatiques et de logiciels dépassés. Elle fait référence aux efforts et au coût supplémentaires qui seront nécessaires pour maintenir et mettre à jour le système en raison des raccourcis pris lors des différentes évolutions du SI. La dette technique peut s'accumuler au fil du temps et avoir des effets négatifs importants sur l'évolution du système d'information et la productivité.”

Ce phénomène est également bien réel dans le domaine de la Finance. Dans cet article, nous verrons comment identifier les systèmes financiers hérités et comment enclencher la transformation digitale de ses processus financiers.

Comprendre les systèmes financiers hérités

Qu'entendons-nous par systèmes financiers hérités ? Il en existe deux sortes :

1. Les systèmes financiers hérités sont bien souvent des logiciels et du matériel "archaïques". Il s'agit de systèmes sur lesquels l’entreprise a construit son fonctionnement et ses processus financiers. Les équipes utilisent depuis toujours, ce qui complique leur remplacement. Pensez à vos logiciels de comptabilité, de paiement, de budgétisation, de prévision et de gestion des dépenses. Nombreux sont ceux qui proviennent d'entreprises réputées, mais ont souvent leurs limites lorsque vous accélérez vos ambitions de croissance. En cause : leur infrastructure sous-jacente, qui reflète des systèmes et des pratiques souvent désuets. Selon le cabinet d'études Gartner, les responsables des infrastructures et des opérations qui gèrent et réduisent activement la dette technique peuvent accélérer d'au moins 50 % les délais de fourniture de services à l'entreprise.
2. De multiples systèmes déconnectés : lors de la première vague de transformation digitale, les entreprises ont eu tendance à démultiplier leur tech stack, se retrouvant ainsi avec plusieurs outils qui ne se connectent pas entre eux.

La transformation digitale a encouragé les entreprises à adopter diverses solutions pour les cartes d'entreprise, les dépenses, les abonnements, etc., qui semblaient initialement très utiles, mais qui ont maintenant abouti à une vision complexe et décousue.

Carolina Einarasson, DAF d’Essentia Analytics, en témoigne :

Avant de faire appel aux services de Payhawk, nous utilisions différentes solutions, Excel et plusieurs cartes de crédit différentes, mais nous n'avions pas de solution centralisée tout-en-un. La première chose que j'ai faite lorsque j'ai rejoint Essentia Analytics a été d'examiner les tâches qui nous faisaient perdre du temps. Pour nous, la gestion des dépenses a été un quick win, nous avons vu Payhawk comme une solution viable qui nous permettait de regrouper la saisie des notes de frais, les cartes professionnelles, les approbations, les demandes de dépenses, le paiement des factures, les remboursements, tout-en-un.

Avec Payhawk, vous pouvez arrêter de jongler avec les outils et les écrans car nous rassemblons tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit. De plus, nous améliorons constamment nos fonctionnalités et nos intégrations natives (avec des ERP comme NetSuite et Xero) pour donner aux professionnels de la finance un meilleur contrôle et une vision claire des dépenses de l'entreprise.

Ceci est votre signe de passer à une solution tout-en-un

L’avènement des solutions SaaS a changé la donne pour les entreprises et leurs équipes Finance. Toutefois, l’offre est tellement importante qu’elle amène parfois à s'interroger sur les bénéfices même de passer à une autre solution.

Pour vous aider à prendre votre décision, passons en revue les différents problèmes que posent les anciens systèmes financiers.

Les défis liés aux systèmes financiers hérités

• Un frein pour l’efficacité opérationnelle : Souvent, les entreprises ont construit l'architecture à l'époque glorieuse des disquettes et des télécopieurs, et non du Big Data et de la blockchain. Cette déconnexion ralentit les processus lents et donc le bon déroulé des tâches financières modernes.
• Un manque d’intégration et d'interopérabilité : Les intégrations aux ERP et aux outils comptables permettent aux équipes Finance de rationaliser leurs processus. Elles viennent également enrichir la visibilité sur les finances de l’entreprise, grâce aux informations provenant de solutions telles que les systèmes CRM, RH, etc. Selon Mordor Intelligence, la taille du marché de l’intégration d’applications d’entreprise était estimée à 13,21 milliards USD en 2023 et devrait atteindre 27,33 milliards USD d’ici 2028. Pourtant, lorsque les différentes technologies utilisées ne communiquent pas entre elles, cela devient un cauchemar : des données cloisonnées, des évaluations incomplètes et une inefficacité généralisée.
• Des pertes financières dues à l’obsolescence du matériel : Windows 97, ça vous dit quelque chose ? Si cette pensée suscite une certaine nostalgie, elle disparaît rapidement lorsque ce type de vieux matériel tombe en panne. En effet, la maintenance est de plus en plus complexe : les pièces détachées et les techniciens qualifiés en la matière se font rares, ce qui entraîne inévitablement des temps d'arrêt prolongés et des pertes financières.
• Une exposition aux vulnérabilités : L’entreprise AnozrWay estime que la perte de chiffre d'affaires cumulé par les entreprises françaises entre le 1er janvier et le 31 août 2022 à cause des ransomwares atteint 1,06 Md€. Certains systèmes hérités ne disposent pas du cadre nécessaire pour se défendre face aux cyberattaques, de sorte que les fonds et la réputation des entreprises sont vulnérables.
• Des coûts de maintenance exorbitants : Les logiciels financiers hérités peuvent être synonymes de pertes d’argent, notamment à cause des dépenses qu’il faut effectuer pour réparer les pannes. Selon un rapport cité dans le Journal du Net, la dette technique est en passe de quadrupler pour atteindre 5 000 milliards de dollars d'ici 2030.
• Un manque d’agilité qui freine la croissance : Votre infrastructure technologique a-t-elle déjà freiné vos ambitions ? Les systèmes obsolètes ne peuvent pas toujours s'adapter à des projets innovants : difficile d’automatiser, de faire communiquer vos différents outils entre eux…, vous privant ainsi d'un plus grand nombre d'opportunités.
• Des obligations réglementaires difficiles à respecter : Les entreprises ont de plus en plus d'obligations légales, allant de la lutte contre le blanchiment d'argent à la protection des données. Mais les technologies héritées ne permettent pas toujours de s’adapter.
• Une mauvaise adoption des outils dûe à une mauvaise UX : La lenteur des interfaces, la rigidité des fonctionnalités, les expériences utilisateurs inégales, sont autant de paramètres qui n’encouragent pas l’adoption de ces outils.

Objectif : modernisation technologique et transformation digitale

Avant de vous lancer tête baissée dans le renouvellement de votre tech stack, considérez les éléments suivants :

Évaluer les forces et les faiblesses de votre système actuel

Tout d'abord, évaluez votre tech stack financier afin d'identifier les fonctionnalités à conserver, à supprimer et à intégrer :

• Quels sont les problèmes persistants auxquels nous sommes confrontés avec notre technologie financière actuelle ?
• Quelle est l'origine des problèmes que nous avons rencontrés ?
• Sommes-nous exposés à d’autres problèmes ?
• Quelles lacunes avons-nous constatées dans les capacités de nos logiciels financiers ?
• Dans quels domaines nos systèmes financiers nous font-ils perdre de l'argent et pourquoi ?
• Y a-t-il des fonctionnalités dont les employés et les clients se sont plaints ?
• Qu'est-ce qui nous retient aux systèmes existants ?
• Quelles sont les fonctionnalités que nous souhaiterions conserver ? Et pourquoi ?

Identifier les objectifs et les besoins de l'entreprise

Ensuite, clarifiez les objectifs de votre entreprise et de votre équipe afin d’identifier les outils et la stratégie dont vous avez besoin. Voici quelques questions auxquelles il convient de réfléchir :

• Quels sont les objectifs de notre équipe financière pour les cinq prochaines années ?
• Quels problèmes voulons-nous résoudre en atteignant ces objectifs ?
• Quelles sont les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs ?
• Qu'est-ce que l'entreprise ou notre équipe gagne à atteindre ces objectifs ?
• Quelles sont les tâches financières qui deviendront critiques au cours des cinq prochaines années ?
• Quels sont les outils dont vous avez remarqué l'utilisation par vos concurrents ?

Le guide de la transformation digitale, étape par étape

Voici quelques étapes pour aborder sereinement la transformation digitale de vos processus financiers :

Étape 1 : Évaluer le(s) système(s) existant(s)

Au cours de la phase de définition des objectifs, nous avons décrit les forces et les faiblesses de vos systèmes existants. À présent, vous allez relever le défi en vous plongeant dans les détails de son architecture. Faites l'inventaire des caractéristiques de votre ancien système :

• Interface(s)
• Caractéristiques
• Modules
• Base(s) de données
• Capacité de stockage
• Version(s) active(s) du logiciel
• Matériel
• Langage(s) de programmation

Analyser les performances du système financier existant

Par la suite, considérez les mesures suivantes pour évaluer la résistance du système :

• Temps de réponse : Rapidité avec laquelle le logiciel exécute une demande de l'utilisateur
• Vitesse de traitement des transactions : Rapidité avec laquelle le programme effectue une transaction
• Débit : Nombre de travaux que le système peut traiter sur une période donnée.
• Évolutivité : Comment le système gère les afflux ou les baisses d'utilisation ou d'utilisateurs.
• Fiabilité du système : Combien de temps le système reste-t-il disponible et opérationnel ?
• Mettez également en évidence les goulets d'étranglement et les problèmes de performance.
• Combien de pannes subissez-vous chaque année ?
• Combien de temps faut-il pour générer des rapports ?
• Est-il facile d'utiliser le système existant ?

Sécurité

• Contrôles d'accès
• Cryptage
• Protection des données
• Partage et signature sécurisés de documents
• Mécanismes de défense contre les cybermenaces

Conformité

Vérifier la conformité du système existant avec les normes industrielles et les exigences réglementaires.
Identifier les outils qui aident votre équipe à respecter les obligations en matière de conformité
Noter toute lacune dans les outils de conformité

Examiner les capacités d'intégration de votre système

Une question cruciale à laquelle vous devez répondre est la suivante : "Quelle est la souplesse de nos systèmes financiers existants ?". Notez comment le système existant s'intègre à vos autres systèmes, en tenant compte du temps, de la vitesse et de la précision. Examinez également le degré d'adaptabilité des outils.

Examiner la documentation du système existant

Comprenez les exigences de maintenance de votre ancien système grâce à ses documents techniques et à ses manuels. Examinez également les contrats et les licences et notez les dates d'expiration et de certification du matériel.

Étape 2 : analyser les processus opérationnels et les workflows

Par la suite, décrivez chaque processus opérationnel utilisant l'ancien logiciel financier. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez simplifier ces tâches. Supposons, par exemple, que votre personnel ne soumette pas de justificatifs de dépenses parce que le processus est trop long. Ils doivent scanner une facture, se l'envoyer par courrier électronique, puis la télécharger dans le système existant. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des solutions comme Payhawk pour rationaliser le processus. L'agence FFW l'a fait.

FFW a utilisé des méthodes et des solutions de paiement dans plusieurs entités européennes, ce qui a créé des défis opérationnels complexes. La société a donc regroupé les tâches de gestion des dépenses sous un même toit grâce à Payhawk. Le personnel reçoit désormais des cartes d'entreprise avec contrôles des dépenses que l'équipe financière peut gérer sans effort.
En outre, les titulaires de cartes utilisent l'appareil photo IA de Payhawk avec la technologie OCR pour extraire les détails clés des reçus afin d'accélérer le traitement. Ensuite, la politique d'approbation prédéfinie de FFW facilite l'approbation des dépenses en un seul clic sur n'importe quel appareil.

Le processus automatisé et sans tracas de Payhawk permet à FFW d'économiser des heures chaque jour. Plus besoin de gaspiller de l'énergie à saisir manuellement des données, à vérifier trois fois les coordonnées bancaires ou à courir après les reçus. Découvrez l'intégralité du retour d'expérience de FFW en suivant ce lien.

Étape 3 : évaluer les options et les approches de modernisation

Il existe sept approches testées et approuvées pour moderniser un tech stack financier. Celle qui convient le mieux dépend de votre budget, de la dette technique existante et de votre tolérance au risque.

Replatforming, aussi appelé “basculement de base de données”

Cette méthode consiste à migrer un logiciel existant vers un autre logiciel ou un autre matériel en modifiant le moins possible le code. Elle vise à améliorer l'infrastructure du système.

Re-architecting

Vous modifierez l'infrastructure du système existant en adoptant de nouvelles conceptions et en adaptant le système aux normes modernes. La restructuration s'attaque aux performances, à l'agilité et à l'évolutivité du système.

Rebuilding (ou re-writing)

Vous créerez un nouveau système pour copier les fonctionnalités du système existant. À partir de là, les utilisateurs peuvent accéder aux fonctionnalités qu'ils connaissent et apprécient, tout en introduisant des technologies et une infrastructure modernes. La mise à l'échelle et la maintenance sont également plus rapides.

Re-hosting

Implique le déplacement d'un logiciel vers un nouvel environnement avec peu de changements dans le code, par exemple en déplaçant l'application vers un autre serveur tout en préservant l'architecture et le code. Le rehosting s'efforce de maintenir la logique commerciale et les flux de travail existants. Vous pouvez également obtenir des résultats rapides avec un risque de perturbation minimal.

Reimagining, a.k.a. Greenfield Development

Il s'agit de se débarrasser des logiciels financiers existants et d'adopter un nouveau point de vue. Vous devrez également mettre en œuvre les technologies les plus récentes et les meilleures pratiques. Certains adoptants intègrent le système existant, tandis que d'autres le remplacent au fil du temps. Cette approche vise à aligner les systèmes sur les besoins actuels de l'organisation.

Refactoring

En utilisant l'approche Refactoring, vous restructurerez le code des systèmes existants sans modifier la façon dont ils se comportent du côté de l'utilisateur. Vous n'introduirez pas de nouvelles fonctionnalités. Vous optimiserez plutôt la structure interne du code. Le remaniement vise à rendre le code plus facile à maintenir, à lire et à exécuter.

Encapsulation

Pour encapsuler, vous vous inspirerez du système existant et étendrez ses fonctionnalités en décomposant et en regroupant ses données et ses fonctions. Vous conserverez également la majeure partie du code et utiliserez une API pour le rendre accessible en tant que service. Cette approche permet au système d'être plus sûr, de fonctionner plus efficacement et d'effectuer des réparations plus rapidement.

Etape 4 : Impliquer les principales parties prenantes dans la prise de décision

Un projet de transformation digitale réussi permet d'équilibrer les besoins de chaque partie prenante. Faites donc participer tout le monde à une enquête ou à une table ronde. Renseignez-vous sur les points positifs et négatifs de l'ancien logiciel financier et obtenez des suggestions d'amélioration. Voici quelques-unes des principales parties prenantes :

• Salariés
• Gestion C-Suite
• Fournisseurs
• Investisseurs

Etape 5 : Créer une feuille de route, de l'essai à la mise en œuvre

Vous avez fait des recherches, impliqué tout le monde et réduit le nombre d'options. Maintenant, décomposez vos tests et votre mise en œuvre en plusieurs phases. Le nombre de phases dépend des procédures internes et des priorités de votre entreprise.

Si vous êtes une grande entreprise complexe, vous pourriez tester deux fonctions principales : le contrôle des dépenses et le remboursement des frais de déplacements professionnels. Ensuite, étendez à d'autres tâches une fois que vous avez obtenu la preuve du concept.

Discordia a adopté une approche similaire. L’entreprise a conduit une première période de test avec une trentaine de conducteurs qui a duré un peu plus de deux mois. Les leçons tirées de cette expérience ont permis de lancer la deuxième période d'essai, qui a duré un an et impliqué 700 chauffeurs. Ensemble, Payhawk et Discordia ont pu mettre en place toute une infrastructure technologique et s'assurer que les chauffeurs adoptent largement la solution.

Des technologies pour soutenir la modernisation des systèmes existants

Récemment, des solutions révolutionnaires ont fait leur apparition dans le monde de la finance. Voici quelques-uns des outils les plus récents et les plus performants :

• Reporting ESG : Les gouvernements du monde entier se sont engagés à réduire les émissions, créant ainsi de nouvelles obligations et incitations. Aujourd'hui, les entreprises utilisent des outils de reporting ESG pour gérer le suivi des émissions de CO2 afin de rester en conformité.
• Gestion des abonnements : Les consommateurs ne sont pas les seuls à accumuler les abonnements, les entreprises aussi. Mais les choses peuvent facilement se gâter. Les entreprises s'appuient donc sur la technologie pour gérer les abonnements, comme le suivi des paiements récurrents et l'administration.
• Détection de la fraude : Les entreprises luttent contre la cybercriminalité avec un atout dans leur manche : les outils alimentés par l'IA. Ces solutions peuvent repérer les anomalies de transaction et de comportement. Elles alertent ensuite votre équipe sur les menaces potentielles afin d'assurer la sécurité de votre entreprise.
• Gestion des dépenses : Des solutions comme les cartes Visa d'entreprise et les cartes virtuelles sont idéales pour bien contrôler les dépenses. Par ailleurs, l’appareil photo IA de Payhawk permet d'extraire les données des reçus, éliminant ainsi la saisie manuelle des données.
• Intégrations comptables et ERP : En utilisant Payhawk, votre équipe peut alimenter automatiquement les données de l'écosystème de l'entreprise. Elle peut également automatiser la plupart des tâches fastidieuses liées à l'équilibre des comptes. Nous parlons ici de réconciliation automatisée des paiements, d'intégrations ERP natives etc. Vous pouvez même importer et mettre à jour votre plan comptable, vos taux d'imposition et vos catégories de dépenses grâce aux champs personnalisables dans Payhawk.

Traiter les risques potentiels de la modernisation

La modernisation s'accompagne de pièges potentiels, c'est pourquoi une stratégie de gestion des risques est essentielle. Il s'agit d'exposer tous les dangers possibles et d'indiquer comment les éviter afin de pouvoir rebondir rapidement en cas de catastrophe. Voici quelques-uns des plus courants :

• Problèmes de migration des données
• Problèmes d'intégration
• Perturbation des activités
• Problèmes de sécurité
• Résistance à l'adoption de la part des parties prenantes
• Dépassement de budget
• Manque de compétences de la main-d'œuvre
• Manque de soutien de la part des fournisseurs et blocage

Nos clients témoignent

Le moyen le plus rapide et le plus simple d'optimiser votre tech stack financier est d'adopter une solution tout-en-un. Cette solution doit être personnalisable et donner accès aux dernières innovations technologiques et à l'assistance d'experts.

C'est la voie que l'entreprise de transport Discordia a empruntée. La fonction principale des chauffeurs, qui consiste à transporter un chargement en toute sécurité et dans les délais, est compliquée par la paperasserie et les transactions financières. L'entreprise a souhaité résoudre ce problème, en recherchant des outils financiers et administratifs qui facilitent la vie des conducteurs grâce à l'automatisation des processus de paiement et de reporting.

Ce n'est pas un hasard si Discordia a choisi Payhawk, solution bulgare de gestion des dépenses réputée, comme partenaire sur la voie de la transformation numérique. La plateforme est facile à utiliser et se synchronise avec l’ERP utilisé par Discordia. Les chauffeurs n'ont qu'à installer l'application Payhawk sur leur téléphone, et ils sont prêts à partir.
Découvrez le témoignage de Discordia.

Transformation digitale de vos processus financiers

Ne vous contentez donc pas d'outils obsolètes ou déconnectés les uns des autres. Élaborez un plan d'action, testez quelques outils et adaptez votre tech stack en fonction des résultats. Vos processus financiers seront méconnaissables et vos résultats, vos équipes et vos clients vous remercieront.

Un logiciel financier obsolète freine-t-il votre entreprise ? Sautez le pas de la transformation numérique avec Payhawk : réservez une démonstration personnalisée dès aujourd'hui.