Fraude met bedrijfsuitgaven: Alles wat je moet weten

Stel je dit eens voor. Het is maandagochtend vroeg en je verkoopteam is net terug van een week lang op de beurs zijn. Alles verliep vlekkeloos, behalve de uitgaven dan. Al snel haal je je collega's erbij om rekenschap af te leggen voor een aantal onbetrouwbaar uitziende aankopen en de klassieker - ontbrekende bonnetjes.

De onbetrouwbare cijfers zijn waarschijnlijk een onschuldige vergissing. Maar wat als dat niet zo is? Fraude met zakelijke onkosten is goed voor een zorgwekkende 14,5% van alle zichtbare fraude wereldwijd.

Fraude met onkostenvergoedingen is een van de meest recente drama's in de stad. CitiBank won onlangs een zaak over onrechtmatig ontslag tegen een voormalige medewerker die twee broodjes en twee koffie had uitgegeven, waarbij hij in eerste instantie beweerde dat hij ze alleen had opgegeten. De werknemer gaf later toe dat zijn vriendin er ook van had gegeten.

In dit artikel gaan we in op fraude met zakelijke uitgaven en hoe het jouw organisatie kan beïnvloeden. We delen ook een aantal handige tips om het werk van je team gemakkelijker en efficiënter te maken bij het beheren van zakelijke uitgaven.

Inzicht in de gevolgen van fraude met bedrijfsuitgaven

Overzicht van zakelijke onkostenfraude

Er is sprake van zakelijke onkostenfraude, ook wel onkostenvervalsing of een onkostenvergoedingsregeling genoemd, wanneer een werknemer onkosten declareert waar hij geen recht op heeft. Het probleem is iets wat wereldwijd voorkomt.

Erger nog, werknemers kunnen op allerlei manieren wegkomen met onkostenfraude. Enkele voorbeelden:

• Persoonlijke uitgaven opnemen in een zakelijke transactie, bijvoorbeeld een technische vergoeding van het bedrijf gebruiken om een persoonlijke tablet te kopen naast een laptop van het bedrijf.
• De kosten van goederen en diensten zoals kilometers en fooien overdrijven en het verschil in eigen zak steken
• Opzettelijk dezelfde declaratie meerdere keren indienen, bijvoorbeeld via een papieren ontvangstbewijs en vervolgens elektronisch
• Opzettelijk de uitgavenlimieten van het bedrijf overschrijden, bijv. €300 uitgeven aan een zakendiner terwijl het onkostenbeleid slechts €200 toestaat
• Geannuleerde bestellingen declareren, bijvoorbeeld ongebruikte vluchten en hotels
• En nog veel meer listige manieren

Veelvoorkomende vormen van zakelijke onkostenfraude

Laten we eens inzoomen op enkele van de populairste vormen van onkostenfraude:

Spookmedewerkers en opgevulde loonlijsten

Spookhuizen zijn niet de enige plekken met spoken; ze kunnen ook opduiken in je personeelsbestand.

Personeel kan denkbeeldige werknemers in het leven roepen om middelen te verduisteren. Zo werden in 2021 twee werknemers in het Verenigd Koninkrijk veroordeeld voor het opzetten van spookwerknemers om Oadby and Wigston Borough Council en de voormalige liefdadigheidsinstelling Coping with Cancer meer dan €40.000 afhandig te maken.

Het is ook niet ongewoon om timesheetvulling te zien. Hierbij voegt de werknemer ongebruikte uren toe aan zijn timesheet, vaak in kleine hoeveelheden om onopgemerkt te blijven.

Misbruik van bedrijfscreditcards

Tegenwoordig is creditcardfraude een feit, vooral in Ierland en het Verenigd Koninkrijk, die respectievelijk nummer één en twee zijn op de lijst van Creditcard Fraud Capitals of Europe. Maar wat u zou kunnen verbazen, is dat een werknemer met een zakelijke creditcard de fout ingaat.

Een medewerker kan bijvoorbeeld een collega dwingen om persoonlijke aankopen te doen met zijn of haar bedrijfscreditcard. Een medewerker kan ook een zakelijke creditcard stelen, een rekening opstrijken of zijn eigen creditcard gebruiken maar de aankopen niet bekendmaken.

Opgeblazen onkostendeclaraties

Een andere populaire manier om onkostenfraude te plegen is door de mogelijkheid om declaraties te overdrijven. De beweegredenen van werknemers om onkostenfraude te plegen variëren van financiële problemen tot het beschouwen van onkostenfraude als niets bijzonders. Erger nog, een combinatie van versoepelde uitgavencontroleregels, inconsistente controles en archaïsche documenteringsprocessen zetten de deur open voor dergelijke onkostenmanipulatie.

Fictieve facturen en bonnetjes

Een nauwe verwant van opgeblazen onkosten zijn fictieve facturen en bonnetjes; dit zijn zelfs de meest voorkomende vormen van onkostenfraude. Een werknemer kan bijvoorbeeld:

• Blanco bonnetjes aanvragen bij een bedrijf en dan cijfers vervalsen
• De factuur van een leverancier namaken
• Documenten vernietigen of achterhouden
• Een verklaring vervalsen

Smeergeld en samenzwering met leveranciers

Niet alle partnerschappen zijn een goede combinatie. Sommige kunnen hels zijn, in ieder geval voor je bedrijf. Waarom? Werknemers die samenwerken met leveranciers om te frauderen via een transactie. Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf kantoorbenodigdheden in bulk inkoopt. Een werknemer zou goederen kunnen bestellen, een verkoper de kosten op de factuur laten overdrijven, het geld opeisen en de opbrengst met hem delen.

Factoren die bijdragen aan het voorkomen van fraude met zakelijke uitgaven

Hoewel er geen exacte formule is voor onkostenfraude, zijn er wel een aantal elementen die het gemakkelijker maken om fraude te plegen. Hier zijn er een paar:
Gebrek aan effectieve interne controles en toezicht

Zichtbaarheid van bedrijfsuitgaven en een gedetailleerd onkostenbeleid zijn essentieel om onkostenfraude te bestrijden.

Tools om operationele kosten te controleren, uitgaven te monitoren, uitgaven te analyseren en aankoopbewijzen te verzamelen zijn ook essentieel.

Toch hebben veel bedrijven een slechte opzet door een gebrek aan digitalisering. Vaak hebben managers geen inzicht in de uitgaven van elk teamlid en worden ze overladen met administratie. Combineer dit met laks toezicht en je hebt de perfecte storm op komst.

Druk om financiële doelen te halen

Met een dreigende recessie en een crisis in de kosten van levensonderhoud in het vooruitzicht, voelen bedrijven de knel. De instabiliteit van de markt heeft geleid tot krappe budgetten die niet altijd realistisch zijn. Managers zitten dus voortdurend over hun budget heen of rekken hun middelen te veel op om effectief te kunnen zijn. Denk aan het budgetteren van €20.000 voor een project dat in werkelijkheid €45.000 kost. Deze problemen kunnen werknemers in de verleiding brengen om te frauderen met onkosten om het tekort te dekken.

Slechte ethische cultuur binnen de organisatie

Onkostenfraude is een misdaad, maar niet iedereen ziet dat zo. Een bedrijfscultuur die onkostenfraude negeert of aanmoedigt, kan ervoor zorgen dat sommige werknemers het prima vinden om geld op te eisen waar ze geen recht op hebben. Je kunt bijvoorbeeld managers hebben die een slecht voorbeeld geven aan andere medewerkers door opzettelijk het onkostenbeleid van het bedrijf aan hun laars te lappen en uitgaven te ondertekenen waarvan ze weten dat ze vals zijn.

Technologische kwetsbaarheden

Met AI-technologie en geavanceerde technologie in de wereld van onkostenbeheer, zou het gebruik van papier en handmatige hulpmiddelen zoals Excel en e-mail tot het verleden moeten behoren. Helaas is dat niet zo. Slechts een klein deel van de financiële teams maakt gebruik van geavanceerde technologie en AI-oplossingen zoals Payhawk voor interne fraudedetectie. Of het nu gaat om een gebrek aan kennis van de beschikbare tools, weerstand tegen verandering of een combinatie van beide, één ding is duidelijk: verouderde technologie maakt bedrijven kwetsbaar voor fraude met onkostenvergoedingen.

De kosten van fraude met zakelijke onkosten

We weten dat werknemers geld doorsluizen door ongeoorloofde uitgaven te doen schadelijk is, maar wat kan het precies voor gevolgen hebben? Laten we eens kijken naar enkele gevolgen van onkostenfraude:

• Financiële verliezen voor de organisatie: Het gemiddelde verlies door fraude met onkostenvergoedingen was $40.000 in 2022. Het lijkt misschien niet veel, maar als je onkostenfraude beschouwt als slechts een van de vele geldlekken waar je bedrijf mee te maken kan krijgen, is het gemakkelijk te zien hoe verliezen zich snel kunnen opstapelen.
• Reputatieschade: Ooit een twijfelachtige vlek op een wit overhemd gehad? Je kunt het niet ongedaan maken en het is moeilijk te verwijderen. Erger nog, je zult rare blikken krijgen en zelfs mensen afstoten. Dit is wat onkostenfraude doet met bedrijven. Het zet vraagtekens bij de betrouwbaarheid van het bedrijf, zorgt ervoor dat klanten de banden verbreken en dat prospects hun samenwerking heroverwegen.
• Gevolgen voor wet- en regelgeving: Als u verwikkeld raakt in een onkostenschandaal, kunnen je bedrijf en je werknemers niet alleen in verlegenheid worden gebracht. Rechtszaken, boetes, strafrechtelijke vervolging en zelfs gevangenisstraffen kunnen in het verschiet liggen.
• Negatieve invloed op het moreel van werknemers: Vaak plegen een paar mensen fraude met zakelijke uitgaven, niet de massa. Onschuldige werknemers worden opgezadeld met de gevolgen, wat kan leiden tot wantrouwen, een lage personeelsbinding en problemen bij de werving van personeel.

Hoe fraude met zakelijke onkosten te voorkomen en op te sporen

Aangezien onkostenfraude uit veel verschillende hoeken kan komen, is het van cruciaal belang om een veelzijdige aanpak te hanteren bij de bestrijding ervan. Om je een voorsprong te geven, hebben we een aantal belangrijke stappen voor je op een rijtje gezet:

Implementeer robuuste interne controles en beleidsregels

Het eerste wat je moet doen is je systemen upgraden. Onderzoek je huidige expensing processen en beleid. Verduidelijk vervolgens de regels en verscherp de controles. Als vuistregel geldt dat je een (n):

• Duidelijk uitgavenbeleid, bijv. gedetailleerde lijsten met toegestane en verboden items, tijdlijnen en bestedingslimieten om iedereen op één lijn te krijgen en verwarring te voorkomen.
• Lijst met essentiële documentatie voor onkosten en indieningstermijnen om werknemers tijd te besparen en het verwerken van onkosten in hun werkdagen in te passen.
• Uitgebreide software voor uitgavenbeheer voor eenvoudige, georganiseerde en gecentraliseerde processen.
• Waarschuwingen voor uitgavenbeheer: zodat u op de hoogte bent van (potentiële) uitgavenoverschrijdingen en deze snel kunt corrigeren.
• Geautomatiseerde herinneringen voor het indienen van onkosten zodat u geen omkijken meer hebt naar documenten.
• Gestandaardiseerd proces voor vergoedingen voor werknemers om duidelijkheid te scheppen en acceptatie aan te moedigen. Een werknemer betaalt bijvoorbeeld artikelen met zijn bedrijfskaart, dient digitaal een kwitantie in en je bedrijf betaalt terug op de kaart.
• Proces om de uitgaven van het management te controleren om machtsmisbruik te voorkomen. Bijvoorbeeld, leidinggevenden van verschillende afdelingen controleren en tekenen voor elkaars uitgaven.

Chaos Group, een internationale leverancier van 3D-weergaveoplossingen, bespaart nu bijvoorbeeld vijf dagen per maand aan administratie sinds het bedrijf zijn processen heeft geoptimaliseerd met de bedrijfsuitgavenoplossing van Payhawk. Het financiële team van Chaos Group kan deze tijd en energie nu gebruiken voor andere missiekritische taken.

Regelmatige controles en audits uitvoeren

Als je wel eens merkt dat uitgavencontroles zo lang duren dat je niet meer toekomt aan andere punten op je takenlijst, dan ben je niet de enige. Maar om onkostenfraude tegen te gaan, is het tijd om opnieuw te beginnen. Zorg voor een effectief auditproces en maak een realistisch controleschema om op de hoogte te blijven van bedrijfsuitgaven. Er is een teamprestatie voor nodig, dus betrek iedereen erbij. Hier zijn een paar manieren om je onkostenbeoordelingen te verbeteren:

• Stimuleer medewerkers om regelmatig onkosten in te dienen
• Automatisering, herinneringen en waarschuwingen instellen voor het indienen en controleren van documenten
• Een proces hebben voor het onderzoeken van gemarkeerde uitgaven
• Anonieme klokkenluiderskanalen creëren

Opleidings- en bewustmakingsprogramma's voor werknemers

Wil je een gezonde bedrijfsuitgavencultuur opbouwen? Onderwijs, onderwijs, onderwijs. De realiteit is dat de meeste werknemers de risico's van fraude voor het bedrijf en zichzelf niet begrijpen. Toch heeft slechts een klein deel van de bedrijven training om fraude te voorkomen en het bewustzijn te vergroten. En luister goed: sommige werknemers denken dat fraude met onkosten aanvaardbaar is omdat hun bedrijf zich niet druk lijkt te maken over onkosten.

Er is duidelijk een kloof tussen wat sommige bedrijven zeggen en doen als het gaat om uitgavenbeheer. Maak je standpunt over zakelijke uitgaven en expensing duidelijk door middel van uitgebreide en regelmatige training in toegankelijke formats. Werk dit vervolgens af met interne bewustmakingscampagnes over fraude met zakelijke uitgaven.

Maak gebruik van technologie voor fraudedetectie en transparantie

In je strijd tegen onkostenfraude is geavanceerde technologie het scherpste gereedschap in je arsenaal. Zoek dus naar oplossingen die het beheer van onkosten voor iedereen snel en eenvoudig maken. Bekijk enkele opkomende trends en technologieën die fraude met onkosten bestrijden, zoals:

• Data analytics en AI voor fraudedetectie: De AI-revolutie in fraudedetectie maakt trendanalyse een koud kunstje. Bedrijven zijn minder tijd kwijt aan uitgavenbeheer en kunnen fraude nauwkeuriger opsporen. Deze vooruitgang maakt middelen vrij die elders opnieuw geïnvesteerd kunnen worden. Veel bedrijven die AI toepassen in hun fraudepreventiestrategieën zijn nog aan het groeien, wat een aanzienlijk concurrentievoordeel oplevert voor vroege gebruikers.

• Digitale ontvangstbewijzen voor transparantie: Je weet waarschijnlijk maar al te goed hoe vaak bonnetjes zoekraken en wat de impact daarvan is op de uitgavenbeheersing. Maar dankzij nieuwe technologie kunnen ontbrekende gegevens tot het verleden behoren. Met Payhawk, kun je bijvoorbeeld gemakkelijk onbetaalde rekeningen uploaden naar ons platform direct vanuit je inbox. Je kunt ook onze AI-camera op onze mobiele app gebruiken om automatisch kassabongegevens te extraheren.

• Geautomatiseerde boekhouding: Laat je team niet vertrouwen op het geheugen bij het beheren van uitgaven. Gebruik technologie om goedkeuringen, uitgaven, budgetcontroles, uitgavenwaarschuwingen en herinneringen voor indiening op de automatische piloot in te stellen.

Het belang van proactieve maatregelen tegen fraude met zakelijke uitgaven

Fraude met zakelijke onkosten is een veelvoorkomend probleem en de gevolgen kunnen lelijk zijn. Als je weet waar je op moet letten, kan je bedrijf niet alleen sneller oplichtingspraktijken opsporen, maar heb je ook de middelen om terug te vechten.

Dankzij de technologische vooruitgang zijn de mogelijkheden om onkostenfraude aan te pakken enorm toegenomen. Schaf dus handmatige, arbeidsintensieve tools en processen af en laat een speciaal gebouwde oplossing voor uitgavenbeheer het zware werk doen. Informeer je medewerkers en blijf je uitgavenbeleid verbeteren. Binnenkort heb je een beheersysteem voor onkostenfraude waarmee je rekening moet houden en dat het geld van je bedrijf weghoudt van plakkerige vingers.

Benieuwd hoe een oplossing voor uitgavenbeheer voor je bedrijf kan renderen? Boek een demo.