Tout ce qu’il faut savoir sur la fraude aux frais professionnels

Afin d’éviter que les contrôleurs financiers se retrouvent à devoir systématiquement convoquer leurs collègues et leur demander de rendre des comptes après un déplacement professionnel, il est essentiel de faire évoluer son approche de la gestion des dépenses.

Il s’agit ici d’examiner le problème de la fraude aux frais professionnels et l’impact que celle-ci peut avoir sur votre entreprise. Vous trouverez également quelques conseils pratiques qui facilitent le travail de votre équipe Finance et lui permettent de gérer plus efficacement les dépenses de l’entreprise

Comprendre l'impact de la fraude aux frais professionnels

Fraude aux notes de frais : un phénomène sous-estimé

La fraude aux frais professionnels, également appelée fraude aux notes de frais, est en fait une demande de remboursement émise par un employé pour des frais qui n’entrent pas dans le cadre des dépenses professionnelles autorisées. Selon un article des Échos, 12 % des frais remboursés dans les entreprises seraient potentiellement frauduleux.

Cela est d’autant plus inquiétant que ce type de fraude peut prendre de multiples formes :

• Des dépenses personnelles discrètement intégrées à une transaction professionnelle : en utilisant par exemple des fonds alloués par l’entreprise pour l’achat d’appareils technologiques afin d’acheter une tablette personnelle en même temps qu'un ordinateur portable professionnel.
• Une exagération du coût de certains biens et de services, tels que le nombre de kilomètres parcourus pour un déplacement ou le montant des pourboires versés, tout en empochant la différence.
• L’entrée intentionnelle d’une même demande de remboursement à plusieurs reprises, en envoyant par exemple d’abord un reçu papier, puis une facture électronique.
• Le non-respect des limites de dépenses fixées par l’entreprise, en dépensant par exemple 300 euros pour un dîner d'affaires alors que la politique de dépenses impose un plafond de 200 euros.
• L’émission d’une demande de remboursement pour des commandes annulées, comme des billets d’avion ou une réservation d’hôtel.

Exemples courants de fraudes aux frais professionnels

Nous allons ici nous pencher de plus près sur les formes les plus courantes de fraude aux frais professionnels :

Les emplois fictifs et le gonflement des fiches de paie

Il arrive parfois que certaines entreprises comptent sans s’en apercevoir plusieurs employés imaginaires au sein de leur équipe. En effet, certains collaborateurs sont en position de créer des emplois fictifs afin de détourner des fonds. En 2021, deux travailleurs britanniques ont été condamnés pour avoir créé des employés fictifs afin de soutirer au conseil communal d’Oadby et Wigston Borough et à l'ancienne organisation caritative Coping with Cancer plus de 47 000 euros.

Il n'est pas rare non plus d’assister au gonflement de certaines fiches de paie. Un employé ajoute des heures non travaillées à sa feuille de temps, souvent en petites quantités afin que celles-ci passent inaperçues.

Utilisation abusive des cartes de crédit de l'entreprise

La fraude à la carte de crédit est une réalité. La France compte parmi les pays européens les plus touchés par ce type d’escroquerie, avec le volume et le montant moyen de fraudes les plus élevés pour 1 000 cartes de crédit au sein de l’UE. Malheureusement, il n’est pas rare que ce type de fraude soit commise par des employés qui utilisent une carte d'entreprise de manière malhonnête.

Un collaborateur peut par exemple contraindre un subordonné à effectuer des achats personnels en utilisant la carte de l'entreprise. Un membre du personnel peut également voler une carte de crédit professionnelle, accumuler les factures ou utiliser sa propre carte sans divulguer les achats effectués.

Des notes de frais gonflées

L’exagération des demandes de remboursement est un autre type de fraude aux frais professionnels très répandu. Les raisons qui poussent les employés à commettre ces infractions peuvent varier : certains sont parfois confrontés à des difficultés financières, tandis que d’autres considèrent que cela n’a rien de grave. De tels comportement sont souvent favorisés par des politiques de contrôle des dépenses trop laxistes, des contrôles erratiques et des processus de documentation obsolètes.

Des factures et reçus fictifs

Les factures et reçus fictifs s’apparentent au gonflement des dépenses. Il s’agit du type de fraude aux dépenses le plus répandu. Ainsi, il arrive à certains employés de :

• Demander des reçus vierges à une entreprise, puis d’en falsifier les montants
• Imiter la facture d'un fournisseur
• Détruire ou ne pas divulguer des documents
• Falsifier une déclaration

Réductions et petits arrangements avec les fournisseurs

Il arrive parfois que certains employés travaillent de concert avec les fournisseurs pour frauder lors d'une transaction. Par exemple, lorsqu’une entreprise achète des articles de papeterie en gros, un employé peut commander des marchandises, demander à un vendeur de surévaluer le coût sur la facture, réclamer un remboursement des fonds et partager la différence avec son complice.

Comment expliquer la fraude aux frais professionnels

Il n’existe pas de mode opératoire standard pour la fraude aux frais professionnels, mais certains facteurs jouent un rôle facilitant :

Manque de contrôle et de suivi efficace en interne

Pour lutter contre la fraude aux frais professionnels, il est essentiel de bénéficier d’une visibilité sur les dépenses de l'entreprise et de se doter d’une politique de dépenses claire et détaillée.

Il est également indispensable d’investir dans des outils qui permettent de contrôler les coûts opérationnels, de surveiller les dépenses, d'analyser les dépenses et de collecter les reçus.

De nombreuses entreprises sont pourtant mal équipées en raison d'un manque de digitalisation. Souvent, les responsables ne bénéficient pas d’une vision claire sur les dépenses de chaque membre de l'équipe et croulent sous les tâches administratives. Si l'on ajoute à cela une supervision laxiste, les conditions parfaites sont réunies pour créer un terrain propice à la fraude.

Pression pour atteindre les objectifs financiers

En raison de conditions économiques difficiles et de l’inflation, les entreprises sont prises dans un étau financier. L'instabilité du marché entraîne des réductions de budgets qui ne sont pas toujours réalistes. Les managers se retrouvent constamment en situation de dépassement de budget ou d'épuisement des ressources qui ne leur permettent pas d’être efficaces. Lorsqu’un budget de 20 000 € est alloué à un projet qui coûte en réalité 45 000 €, cela peut inciter les collaborateurs à commettre des fraudes pour couvrir le manque à gagner.

Culture éthique discutable au sein de l'organisation

La fraude aux notes de frais est une infraction qui peut même parfois constituer un délit. Malheureusement, elle n’est pas toujours perçue ainsi. Une entreprise qui choisit d’ignorer la fraude aux notes de frais ou de l'encourager peut inciter certains employés à réclamer de l'argent auquel ils n'ont pas droit. Certains cadres ou décideurs peuvent donner le mauvais exemple aux autres employés en ignorant délibérément la politique de l'entreprise en matière de dépenses ou en approuvant des dépenses qu'ils savent être frauduleuses.

Vulnérabilités technologiques

L'IA et les technologies de pointe qui arrivent sur le marché de la gestion des dépenses devraient reléguer les factures et reçus papier, ainsi que les outils de traitement manuel comme Excel au rang de techniques obsolètes. Mais ce n'est pas encore le cas. Seule une petite fraction des équipes Finance exploite les technologies émergentes et les solutions augmentées par l'IA, à l’image de Payhawk, afin de détecter des fraudes au sein de leur entreprise. Quelle qu’en soit la raison – méconnaissance des outils disponibles, résistance au changement ou une combinaison des deux –, le fait de se reposer sur des technologies obsolètes rend les entreprises vulnérables à la fraude aux notes de frais.

Le coût de la fraude aux frais professionnels

Détourner de l’argent pour des dépenses illicites peut porter préjudice aux employés concernés, mais l’impact de ces fraudes peut aller bien au-delà. Voici quelques-unes des conséquences de la fraude aux frais professionnels :

• Pertes financières pour l'organisation : Les pertes moyennes par entreprise dues à la fraude aux notes de frais s’élevaient à 40 000 dollars en 2022. Cela peut sembler peu. Toutefois, il est important de garder à l’esprit que la fraude aux notes de frais ne constitue que l’une des nombreuses fuites de liquidités auxquelles fait face une entreprise et celles-ci peuvent s'accumuler rapidement.
• Atteinte à la réputation : La fraude aux frais professionnels peut entacher la réputation de votre entreprise de manière durable. Elle peut remettre en question la fiabilité de l'entreprise, tout en incitant les clients à couper les ponts avec l’organisation mise en cause et les prospects à reconsidérer leurs partenariats.
• Implications juridiques et réglementaires : Si vous faites l’objet d’un scandale concernant des dépenses frauduleuses, votre entreprise et vos collaborateurs risquent de faire face à des poursuites judiciaires, à des amendes et de devoir répondre de chefs d’accusations criminels pouvant entraîner des peines de prison.
• Impact négatif sur le moral des employés : Souvent, les fraudes aux notes de frais sont commises par un petit nombre d’employés. Si les collaborateurs innocents se retrouvent à devoir faire face aux conséquences de tels actes, cela peut entraîner une certaine méfiance, des difficultés à fidéliser les employés et à recruter.

Comment prévenir et détecter la fraude aux frais professionnels

La fraude aux notes de frais peut prendre de multiples formes. C’est pourquoi il est essentiel d'adopter une approche multidimensionnelle pour l’éviter. Afin de vous permettre de garder une longueur d'avance sur les fraudeurs, voici quelques mesures essentielles à mettre en œuvre :

Mettre en place des contrôles fiables et des politiques claires en interne

La première étape consiste à mettre à jour les systèmes et d’examiner vos processus et politiques en vigueur. Puis, il convient de clarifier les politiques et de renforcer les contrôles. Voici une liste d’outils indispensables :

• Une politique de dépenses claire, qui détaille les éléments autorisés et interdits, dresse un calendrier et fixe des limites de dépenses, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et qu'il n'y ait pas de confusion.
• Une liste des documents essentiels et des délais de soumission pour faire gagner du temps aux employés et intégrer le traitement des notes de frais à leur quotidien.
• Un logiciel de gestion des frais professionnels tout-en-un qui facilite la mise en place de processus simples, organisés et centralisés.
• Des contrôles personnalisables sur les cartes d’entreprise et le blocage automatique des cartes en cas de justificatif manquant.

• Des rappels automatisés pour la soumission des notes de frais afin de vous épargner un travail manuel et chronophage.
• Un processus de remboursement des employés standardisé qui permet de clarifier les politiques et d'en encourager l'adoption. Par exemple, lorsqu’un employé règle des articles à l’aide de sa carte d'entreprise, il doit soumettre un reçu numérique, puis votre entreprise le rembourse sur la carte.
• Des processus de contrôle des dépenses des cadres dirigeants pour éviter les abus de pouvoir. Les décideurs de différents départements peuvent par exemple examiner et approuver les dépenses des autres.

Kolsquare a renforcé sa gestion des dépenses avec Payhawk. Avant, les salariés avançaient eux-mêmes les frais, et le remboursement se faisait sur salaire. Chacun devait alors attendre la fin du mois pour être remboursé, ce qui pouvait être source de friction au sein des équipes. Aujourd’hui, les frais professionnels sont remboursés directement dans la plateforme Payhawk, en quelques clics. Pour Alexis Klahr, DAF de Kolsquare, les workflows d’approbation sont particulièrement efficaces pour les dépenses exceptionnelles : les personnes responsables peuvent approuver la demande en quelques clics, et les fonds sont mis à disposition du demandeur très rapidement.

Effectuer des contrôles et des audits réguliers

Les contrôles de dépenses peuvent se révéler extrêmement chronophages et ralentir vos activités, mais pour mieux lutter contre la fraude aux frais professionnels, il est temps de tout remettre à plat. Mettez en place un processus d'audit efficace et engagez-vous à respecter un calendrier de contrôle réaliste afin de rester informés des dépenses de l'entreprise. Il s'agit d'un travail d'équipe, auquel chacun doit participer. Voici quelques conseils afin d'améliorer les audits des dépenses :

• Encourager le personnel à soumettre régulièrement ses notes de frais
• Mettre en place un processus automatisé, avec des rappels et des alertes pour la saisie et la vérification des documents
• Mettre en place un processus d'investigation des dépenses signalées

Former et de sensibiliser les collaborateurs

Afin d’instaurer une culture d'entreprise saine concernant les dépenses, il est essentiel de former vos collaborateurs. En effet, la plupart d’entre eux ne sont pas conscients des risques liés à la fraude pour l'entreprise et pour eux-mêmes. Néanmoins, rares sont les entreprises qui organisent des sessions de formation visant à prévenir la fraude et à sensibiliser leurs employés. Il est important de garder à l’esprit que certains employés considèrent la fraude aux frais professionnels comme acceptable, parce que leur entreprise ne semble pas se préoccuper des dépenses.

Il existe clairement un décalage entre les paroles et les actes en matière de gestion des dépenses au sein de certaines entreprises. Il est indispensable de clarifier votre politique concernant les dépenses et les frais professionnels à l’aide d'une formation complète et régulière, sous un format accessible. Celle-ci doit s’accompagner de campagnes de sensibilisation à la fraude aux frais professionnels en interne.

Utiliser la technologie pour détecter des fraudes et favoriser la transparence

Les technologies de pointe constituent l’outil le plus efficace dans la lutte contre la fraude aux notes de frais. Il est essentiel de vous mettre à la recherche de solutions qui accélèrent et facilitent la gestion des dépenses pour l’ensemble de vos équipes. Voici quelques tendances et technologies émergentes de lutte contre la fraude aux frais professionnels :

• L'analyse de données et l'IA pour détecter les fraudes : La révolution de l'IA en matière de détection des fraudes facilite grandement l'analyse des tendances. Grâce à ces technologies, les entreprises minimisent le temps consacré à la gestion des dépenses et détectent mieux les fraudes. Ces avancées permettent de libérer des ressources qui peuvent être réinvesties dans d’autres domaines. De nombreuses entreprises qui ont recours à l'IA pour leurs stratégies de prévention de la fraude sont en pleine croissance, ce qui confère un avantage concurrentiel conséquent à celles qui seront les premières à adopter la technologie.
• Des reçus dématérialisés pour plus de transparence : Malheureusement, les reçus égarés sont monnaie courante et peuvent avoir un impact négatif sur le contrôle des dépenses. Toutefois, grâce aux technologies émergentes, les données égarées ne sont plus un problème. Grâce à Payhawk, il est facile de télécharger des factures impayées sur la plateforme directement depuis votre boîte mail. Il est également possible d’utiliser notre appareil photo IA depuis l’application mobile afin d’extraire automatiquement les données des factures.
• Une comptabilité automatisée : Votre équipe n’a plus besoin de faire appel à sa mémoire pour gérer les dépenses. Grâce à la technologie, vous pouvez mettre en place des processus d’approbations des dépenses, de remboursement des notes de frais, des contrôles budgétaires et des alertes concernant les limites de dépenses.

Exemples concrets de fraude aux frais professionnels

Nous allons à présent nous intéresser à quelques cas de fraude aux dépenses médiatisés et aux enseignements qu’il faut en tirer.

La Banque Raiffeisen contre Vincenz

Pierin Vincenz, ancien directeur général de la banque suisse, a été condamné à une amende et à une peine de prison dans l'une des affaires de fraude aux notes de frais les plus célèbres. Il a notamment utilisé des fonds de l'entreprise de manière abusive, qui ont poussé le juge à statuer que les demandes de remboursement de M. Vincenz n’entraient pas dans le cadre des dépenses autorisées et allaient à l’encontre de l'intérêt de l'entreprise. En voici quelques exemples :

• Une visite dans un club de strip-tease : environ 200 000 CHF (plus de 210 000 €)
• Un dîner avec un rendez-vous Tinder : 700 CHF (plus de 740 €)
• Des frais de réparation d'une chambre d'hôtel au Park Hyatt de Zurich, à la suite d’une dispute entre Vincenz et une danseuse de club de strip-tease qu'il fréquentait : près de 4 000 CHF (plus de 4 200 €)
• Un jet privé lors d'un voyage du club de cuisine à Majorque : 27 000 CHF (plus de 28 500 €)

Principaux enseignements à retenir

• Il est essentiel de distinguer clairement les dépenses personnelles des frais professionnels.
• Il importe de fixer des limites de dépenses strictes, ainsi qu’un système d’alertes accessibles à tous, y compris aux membres du Comité de direction.
• Il est indispensable d’effectuer des contrôles sur les cartes de crédit et de débit de l’entreprise.
• Il est important de traiter rapidement les dépenses inhabituelles.

Les scandales politiques liés aux notes de frais

Il est difficile de parler de fraude aux dépenses sans évoquer les multiples scandales qui ont ébranlé le monde politique ces dernières années. De l’affaire dite « des homards » dans laquelle l’ex-ministre de l’écologie, François de Rugy, a été accusé d’organiser des dîners fastueux à caractère familial ou amical en utilisant ses frais de représentation alors qu’il était président de l’Assemblée nationale, au scandale des assistants parlementaires européens de l’ex-Front national, de nombreux élus ou membres du monde politique ont été mise en cause dans des fraudes aux frais professionnels. De telles escroqueries, si elles sont avérées, peuvent déboucher sur des amendes, des remboursements, des démissions, des peines d’inéligibilité, voire de prison.

Principaux enseignements à retenir

• La politique de dépenses doit être claire et détaillée et ne pas laisser de place au doute ou à l’interprétation.
• Il est essentiel de détecter et de combler toutes les lacunes liées aux dépenses.
• Il importe d’organiser une révision trimestrielle de la politique de dépenses afin de la mettre à jour.
• Il est indispensable de tenir le personnel informé de ce qui constitue des dépenses acceptables et des conséquences du non-respect des règles.

Lutter contre la fraude aux frais professionnels

La fraude aux frais professionnels est un problème courant, dont les conséquences peuvent être désastreuses. Si elle sait à quoi elle doit prêter attention, votre entreprise sera non seulement en mesure de repérer plus rapidement les fraudes, mais elle prendra également conscience de l’importance de se doter des outils nécessaires pour y faire face.

Grâce aux progrès technologiques, les moyens pour lutter contre la fraude aux notes de frais sont de plus en plus nombreux. Les entreprises ont tout intérêt à s’en remettre à une solution de gestion des dépenses spécialement conçue à cet effet. Il est également essentiel de sensibiliser les employés et de continuer à faire évoluer les politiques de dépenses. Ainsi, elles disposeront d'un système de lutte contre les dépenses frauduleuses efficace qui leur permettra de protéger leurs fonds et leur réputation.

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