Comment rapprocher efficacement des paiements par carte ?

L’importance du rapprochement des paiements par carte

Les entreprises se doivent d’effectuer un rapprochement des paiements par carte irréprochable. La mission de l’équipe financière est de comparer les transactions par carte de crédit ou de débit avec les factures et reçus correspondants pour confirmer que le montant dépensé est exact, prévenir les fraudes et identifier toute information manquante.

Le rapprochement des paiements par carte s’effectue régulièrement, sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Quelle que soit la fréquence, les entreprises s’accordent sur le caractère chronophage de ce processus manuel lorsqu’on ne dispose pas des bons outils technologiques.

Les principaux problèmes du rapprochement

Au moment de rapprocher leurs registres financiers, les entreprises font face à plusieurs difficultés, notamment :

1. Le volume des transactions : si une entreprise réalise un grand nombre de transactions, le processus de rapprochement peut se révéler chronophage, entraînant des erreurs ou des incohérences dans les registres en cas de mauvaise gestion.
2. Des anomalies ou erreurs : il peut être difficile d’identifier des anomalies ou des erreurs, en particulier si les données proviennent de plusieurs sources différentes ou que les registres ne sont pas tenus à jour.
3. L’erreur humaine : il est possible que votre équipe se trompe lors du processus de rapprochement, surtout s’il est effectué manuellement. On obtient alors des registres inexacts ou des erreurs difficiles à détecter.
4. Le respect des délais : il vous sera compliqué d’identifier et de corriger des erreurs ou des anomalies si vous ne terminez pas le processus de rapprochement dans les délais. De plus, un retard dans les rapports financiers ou des bilans financiers erronés peuvent en résulter.
5. Des ressources insuffisantes : si une entreprise ne dispose pas des ressources (humaines ou technologiques, par exemple) dont elle a besoin, elle peut avoir des difficultés à gérer le volume de transactions et à garantir la précision du processus.
6. Des transactions complexes : certaines transactions peuvent être complexes et impliquer plusieurs parties ou plusieurs devises, rendant le rapprochement plus difficile et chronophage.

Les entreprises optent alors souvent pour la technologie afin de rationaliser le processus et de réduire le nombre d’erreurs. Il peut s’agir de logiciels de rapprochement automatisé, de solutions de gestion des dépenses, de logiciels de comptabilité ou encore d’ERP.

Comment la solution de Payhawk simplifie-t-elle le processus de rapprochement comptable ?

Dans notre vidéo, retrouvez le témoignage de l’équipe d’Essentia Analytics qui nous explique comment cette entreprise basée à Londres a rapidement obtenu un retour sur investissement en intégrant la solution Payhawk. Découvrez également comment notre solution de gestion des dépenses, qui inclut des cartes d’entreprise, une plateforme pour traiter les notes de frais et de nombreuses intégrations natives avec votre ERP ou votre logiciel comptable, peut aider votre équipe Finance à éviter les erreurs et la ressaisie des données.

Grâce à notre solution, l’équipe d’Essentia Analytics a réussi à diviser par deux les délais de clôture mensuelle, les faisant passer de dix à cinq jours.

Des rapprochements rapides et précis grâce à Payhawk

Chez Payhawk, nous vous aidons à effectuer des rapprochements en temps réel fiables.

En voici les principaux avantages :

• Récupération de la TVA (grâce à moins de reçus manquants)
• Élimination des saisies manuelles et de la mise en correspondance des données
• Aucune erreur grâce à la capture des données
• Pas de temps perdu à courir après les reçus.

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