Des catégories de dépenses adaptées à votre business model

Le suivi des dépenses en entreprise peut se faire de façon manuelle ou automatisée. Quand il est manuel, celui-ci implique d’inscrire chaque dépense dans un tableur Excel ou dans un logiciel de comptabilité.

Le suivi automatique, quant à lui, nécessite une solution ad hoc, qui comprend des cartes d’entreprise et un logiciel de gestion des dépenses afin d’enregistrer automatiquement tous les achats effectués par le personnel et les sous-traitants au nom de l’entreprise.

Des catégories de dépenses adaptées à votre business model

Les catégories de dépenses idéales pour votre entreprise sont celles qui répondent à vos besoins spécifiques. Par exemple, dans une entreprise qui souhaite suivre les dépenses du personnel par service, il peut être pertinent de créer la catégorie de dépenses « marketing » d’une part, et la catégorie « RH » d’autre part. Ensuite, après avoir ajouté des employées, vous pouvez les affecter à l’une de ces catégories et suivre précisément leurs dépenses par rapport au budget prévu.

Vous pouvez commencer par répartir vos dépenses en trois catégories budgétaires essentielles : opérations, capital et divers. Les dépenses opérationnelles couvrent le fonctionnement de base de l’entreprise, les dépenses en capital participent à la croissance sur le long terme, tandis que la catégorie « divers » englobe le reste.

Cette approche présente plusieurs avantages :

• Elle vous permet de comparer vos dépenses à celles de la concurrence sur le même marché ou à vos dépenses antérieures grâce à l’historique de votre entreprise.
• Elle vous permet de fixer des objectifs et des prévisions par rapport à vos budgets et dépenses à venir.
• Elle vous permet de comparer vos performances à d’autres entreprises actives dans des secteurs similaires.
• Elle vous aide à repérer des pistes d’économie (p. ex. sur les fournitures de bureau) sans affecter le bon fonctionnement de votre entreprise.

Catégories de dépenses intégrées à un système comptable/ERP : comment ça marche ?

Les données sont la clé de voûte de toute intégration logicielle. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il est probable que vous saisissiez manuellement les données de vos paiements afin de les analyser et de les rapprocher.

Or, si vous utilisez une solution de gestion des dépenses comme Payhawk, vous pouvez oublier la saisie manuelle. Nos cartes d’entreprise se synchronisent avec votre logiciel de gestion des dépenses, ce qui vous permet d’effectuer des paiements et de contrôler les dépenses au même endroit.

Notre intégration ERP directe avec NetSuite et les intégrations transparentes avec Xero et bien d’autres outils vous évitent d’injecter manuellement de gros volumes de données pour suivre vos dépenses.

Quelques clics suffisent pour synchroniser vos données en toute fluidité. Vous pouvez même personnaliser vos catégories dans la solution Payhawk, afin que chaque transaction soit reprise dans le poste de dépenses adéquat.

Un logiciel de comptabilité vous permet de tenir vos comptes et d’élaborer vos rapports financiers. Il est parfait pour gérer les finances d’une entreprise, mais peu pertinent pour vous aider à contrôler vos dépenses. Un logiciel de gestion des dépenses, quant à lui, est conçu pour prendre en charge votre budget. Il vous aide à contrôler les sommes que vous dépensez pour chaque catégorie de budget (les déplacements, les divertissements, les fournitures de bureau, etc.).

Comment utiliser les catégories de dépenses

Chez Payhawk, vous pouvez choisir vos catégories de dépenses et en ajouter autant que vous voulez : elles se synchroniseront avec votre système comptable.

Pour cela, il suffit d’ajouter des champs personnalisés dans le logiciel. Quand un utilisateur effectue un paiement et prend une photo de son reçu afin de la transférer, il peut choisir directement la catégorie correspondante.

La dépense est alors reflétée dans la bonne catégorie de budget au sein de votre logiciel de comptabilité ou ERP.

Catégories de dépenses : ce qu’il faut retenir

La catégorisation des dépenses est une étape cruciale du processus de planification et d’analyse de vos performances financières. À partir du moment où vous savez où va l’argent de l’entreprise, vous êtes plus à même de prendre de meilleures décisions d’achat et d’investissement (sans oublier les fonds dépensés en taxes et impôts année après année, ni l’amortissement des investissements).

En personnalisant les catégories de dépenses, vous renforcez encore la précision et l’efficacité du suivi. Au-delà des catégories, vous pouvez glisser vos dépenses dans des sous-catégories qui vous aideront à calculer votre ROI et à repérer des pistes d’économie envisageables sans que vos objectifs n’en pâtissent.

Chez Payhawk, les intégrations fonctionnent sur le principe de la comptabilité d’engagement en différenciant la date de réception de la facture/du reçu et la date de paiement, ce qui se traduit par des données plus précises et une charge de travail moindre pour nos clients.

Pour en savoir plus sur les nombreux avantages de notre plateforme de gestion des dépenses, programmez une démo sans plus attendre.