Se dice que los gastos en una empresa son, en realidad, inversiones para el futuro. Aunque es cierto, eso no significa dejar que se desborden. Los negocios deben asegurarse de tener las herramientas necesarias para analizar los gastos en tiempo real con el fin de hacer un seguimiento de sus presupuestos y de la salud de la empresa.
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Estas pueden realizar el seguimiento de sus gastos de dos formas: manualmente o de forma automatizada. El seguimiento manual implica registrar cada gasto en una hoja de cálculo de Excel o en un programa de contabilidad como QuickBooks.
El seguimiento automatizado requiere una solución de gestión de gastos que incluya tarjetas corporativas y un software de gestión que registre automáticamente todas las compras realizadas por los empleados o proveedores en nombre de la empresa.
Las categorías de gastos que creas para tu empresa deben adaptarse a tus necesidades específicas. Por ejemplo, las empresas que quieren hacer un seguimiento de los gastos de los empleados por departamento, encontrarán útil designar una categoría de gastos llamada "Marketing" y otra llamada "RRHH". Más tarde, cuando se contraten nuevos empleados, pueden asignarlos a una de estas dos categorías y realizar un seguimiento sin complicaciones de sus desembolsos.
Una forma excelente de empezar este proceso es organizar los gastos en estas tres categorías presupuestarias principales: operativos, de capital y varios. Los gastos operativos incluyen los relacionados con el funcionamiento diario de la empresa; los gastos de capital son los necesarios para el crecimiento a largo plazo; y los varios incluyen todo lo demás.
Esta organización de categorías tiene varias ventajas:
Los datos son los reyes cuando se trata de integraciones de software. Si utilizas uno de contabilidad, es muy probable que introduzcas manualmente los pagos para analizarlos y conciliarlos.
Con una solución de gestión de gastos como Payhawk, puedes despedirte de la introducción manual de datos. Nuestras tarjetas corporativas se sincronizan con el software de gestión de gastos, lo que significa que puedes realizar pagos y controlar los gastos desde el mismo lugar. Con nuestra integración directa de ERP con NetSuite y las integraciones optimizadas con QuickBooks, Xero y otros, no necesitas registrar manualmente numerosos datos para ver tus gastos. Tus datos se sincronizan a la perfección en un par de clics. Incluso puedes personalizar las categorías de gastos dentro de la solución Payhawk para que todos estos se asocien automáticamente a la cuenta correcta.
"Con Payhawk, cada titular de una tarjeta corporativa envía los datos de forma automática a una categoría para controlar a dónde van sus gastos", explica Uchenna, director financiero de MDM Prop. "Es importante porque mantiene toda la información en un solo lugar y reúne los datos sobre el gasto presupuestario del proyecto. Así podemos qué podemos mejorar. Además, ahora tenemos tiempo para analizar los planes de forma proactiva, porque ya no estamos buscando recibos".
El software de contabilidad está diseñado para gestionar los informes financieros y la contabilidad. Está muy bien para controlar las finanzas de la empresa, pero no ayuda a gestionar los gastos. En cambio, el software de gestión de gastos está diseñado justamente para eso. Te ayuda a seguir y controlar cuánto dinero gastas en distintas categorías presupuestarias, como viajes, ocio, material de oficina, etc.
En Payhawk puedes crear tus propias categorías de gastos. Añade tantas como necesites y se sincronizarán con tu sistema de contabilidad.
Puedes establecer tus categorías de gastos ajustando los campos personalizados del programa. Luego, cuando alguien realice un pago y cargue su recibo, podrá seleccionar una categoría y el gasto irá al lugar correcto en tu presupuesto y en tu software de contabilidad o ERP.
Clasificar los gastos es un paso importante en el proceso de planificación y análisis de los resultados financieros. Te ayuda a saber a dónde va tu dinero y te permite tomar mejores decisiones de gasto e inversión en el futuro. (También te permite ver cuánto dinero has gastado a lo largo del tiempo a efectos fiscales o a la hora de calcular la depreciación de los activos).
La personalización de las categorías de gasto te lleva al siguiente nivel de detalle y eficiencia. Te permite desglosar tus gastos en categorías y subcategorías para calcular el retorno de la inversión e identificar con mayor precisión las áreas en las que podrías ahorrar dinero sin dejar de alcanzar tus objetivos.
En Payhawk, nuestras integraciones también funcionan de acuerdo con el concepto de devengo al diferenciar entre las fechas de reconocimiento de facturas/recibos y pagos, lo que significa más precisión y menos trabajo para nuestros clientes.
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