La gestión de pagos a proveedores: nociones y regulación legal

Gestión de pagos a proveedores

Si la empresa realizara una sola operación de compra la relación con el proveedor terminaría con el pago de su factura.

Pero ni las empresas realizan una sola adquisición ni trabajan, en la gran mayoría de los casos, con un solo proveedor. Por eso es importante y recomendable establecer un sistema para llevar a cabo todo lo relativo a las compras, para que las actuaciones que se lleven a cabo en ese sentido sigan una pautas predeterminadas. De esta forma, se minimizará el riesgo de cometer errores y permitirá detectar y solventar los que se produzcan.

Una parte de todo este proceso es el pago a los proveedores que, como es lógico, también hay que gestionar de la manera más eficiente posible y a continuación vamos a explicar qué es exactamente, pero antes una precisión terminológica:

Técnicamente, un proveedor es el que suministra a la empresa los productos que ella compra para vender. No es lo mismo que un acreedor, que es el que provee a la entidad de bienes o servicios que necesita para desarrollar la actividad pero que no los adquiere con el fin de venderlos. Por ejemplo, en una joyería los proveedores son los que proporcionan los anillos, collares o pulseras que se muestran en la tienda, mientras que los acreedores son el dueño del local alquilado, el escaparatista o el informático.

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Qué es la gestión de pagos a los proveedores

La gestión del pago a proveedores es el proceso por el que se organiza, se controla y se ejecuta el pago de las facturas que se reciben de los diferentes proveedores de mercancía. Hace referencia no solo al pago material propiamente dicho sino a una serie de actuaciones previas y posteriores a ese momento.

Se trata de que los compromisos asumidos por la empresa no pongan en peligro su liquidez ni generen tensiones monetarias indeseadas. Por eso, una parte importante de este proceso es la elaboración de las previsiones económicas de la manera más ajustada posible y, acorde a ellas, ir estableciendo el calendario de pagos. De esta forma, la negociación de las condiciones y fechas de pago se convierte en la labor más destacada de este aspecto del negocio, porque si no se hace bien se pueden producir incumplimientos que echen por tierra la relación con los proveedores y, más grave aún, amenacen su solvencia.

Como es lógico, para gestionar del mejor modo posible la tesorería, a la empresa siempre le va a interesar aumentar los plazos de pago y disminuir los de cobro, porque eso garantizará que el flujo de caja no se ponga en riesgo. Pero esto no siempre será posible, de ahí que la planificación y el respeto escrupuloso de los plazos sea fundamental.

Para que el proceso de pago a los proveedores sea eficiente se requiere, por tanto, una importante labor de organización presupuestaria.

Modalidades de pago a proveedores

1. En función del momento en que se realiza el pago este puede ser:

• Al contado, que es el que tiene lugar en la fecha de la recepción de la mercancía.
• Aplazado, que tiene lugar cuando se ha pactado entregar el precio en una fecha posterior a la de la recepción de los productos, ya sea en una sola vez o en varias.

2. Atendiendo a la forma de cumplir la obligación el pago puede ser:

• En efectivo, que consiste en la entrega de dinero físico. La normativa establece unos importes máximos en los que se puede utilizar esta modalidad y que varía si interviene un particular.
• Mediante la entrega de cheque nominativo o al portador.
• Mediante transferencia bancaria.
• Mediante domiciliación bancaria.
• Mediante la entrega de efectos timbrados: letras de cambio, pagarés…

Al margen de lo anterior, se suele calificar como otra modalidad de pago a proveedores al confirming, por el que una entidad financiera es la que presta el servicio de realizar los pagos a los proveedores de la empresa, asumiendo o no el riesgo de la operación según se haya pactado.

Cómo establecer las condiciones de pago

Como ya hemos comentado, la clave para optimizar lo relativo al pago de las facturas está en diseñar un sistema de pagos en base a los flujos de caja de la entidad y en ajustarse a él a la hora de asumir los compromisos. En este sentido, es fundamental tener una visión clara de la dinámica de entrada de fondos en la empresa y tenerla muy presente para hacer la planificación de los pagos, de manera que no ponga en riesgo la liquidez del negocio.

Sin dejar de lado lo anterior, hay empresas que han establecido un día fijo al mes en el que hacen todos los pagos, por ejemplo, o también hay otras que tienen como premisa pagarlo todo a 30 días… Son pautas que utilizan para organizar su tesorería y que son las que proponen a sus proveedores como condiciones de pago.

Qué dice la ley sobre el pago a proveedores

La normativa española se refiere al pago a proveedores en varios sentidos:

1- Se establece un plazo máximo de pago de 60 días en la empresa privada y de 30 en el caso de Administraciones públicas. En ambos supuestos es a contar desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio. Este plazo no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes, por lo que será nula la cláusula contractual que establezca uno superior.

El objetivo de esta disposición es, por un lado, luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales y, por otro, proteger a las pequeñas empresas frente a las condiciones de pago abusivas que pretendan imponer las grandes compañías.

2- Se establecen unos plazos específicos en el ámbito del comercio minorista (por ejemplo, un plazo máximo de 30 días si se trata de productos frescos o perecederos).

3- En las operaciones en las que intervenga una empresa no se podrán realizar pagos en efectivo por un importe superior a 1.000 euros, por tanto, solo los pagos a proveedores que no superen esta cantidad se podrán realizar entregando dinero en metálico.

4- Es obligatorio que las sociedades mercantiles incluyan en la memoria de sus Cuentas Anuales el dato correspondiente a su período medio de pago a proveedores, de forma que si este supera los 60 días que la ley establece como plazo máximo deberá explicar las medidas que tomará en el siguiente ejercicio para que este se vea reducido. Vemos qué es y cómo se calcula en el siguiente apartado:

Período medio de pago a proveedores

El período medio de pago a proveedores es el tiempo que, como media, la empresa emplea en pagar a sus proveedores. Si el resultado de su cálculo es 36, por ejemplo, quiere decir que la entidad paga a sus proveedores en una media de 36 días.

Como ya hemos comentado, es un dato que figura en la Memoria de la sociedad y que no debería superar el límite de 60 días que establece la normativa. No obstante, si se supera este límite habría que explicar las medidas a aplicar en el siguiente ejercicio para reconducir la situación.

Existen dos formas de calcularlo, según se trate de una empresa que elabore Cuentas Anuales Abreviadas o de Pymes, o bien presente las Cuentas Anuales Normales.

Cálculo del período medio de pago a proveedores en las empresas que elaboran las cuentas anuales abreviadas o aplican el plan PYME. La fórmula a aplicar es la siguiente:

PMP = (Saldo medio de acreedores comerciales/Compras netas y gastos por servicios exteriores) x 365

El periodo medio de pago incluye tanto a proveedores como a acreedores, por eso en el denominador de la fórmula no solo aparece la partida de compras sino también la de los gastos del subgrupo 62 del plan contable.

Cálculo del período medio de pago a proveedores en las empresas que elaboran las cuentas anuales normales. La fórmula a aplicar es algo más compleja que en el caso anterior:

PMP = ( Ratio de operaciones pagadas x Importe total de pagos realizados + ratio de operaciones pendientes de pago x importe total de pagos pendientes ) / ( Importe total de pagos realizados + Importe total de pagos pendientes)

Donde:

Ratio de operaciones pagadas = ∑ (Número de días de pago x Importe operación pagada) / Importe total de pagos realizados

Ratio operac. ptes. pago = ∑ (Nº de días ptes. de pago x Importe operación pendiente)/Importe total de pagos pendientes

Cómo te puede ayudar Payhawk en la gestión de pagos a proveedores

Payhawk es una solución que te permite automatizar todos los gastos y pagos de la empresa así como llevar un control de los mismos a tiempo real.

Su aporte en el área de la gestión de pagos a proveedores es enorme:

• Podrás configurar tus pagos con un par de clics y llevarlos a la práctica en piloto automático, tanto de forma individual como en masa.
• Proporciona IBAN dedicados que permiten hacer transferencias SEPA Instant y Faster Payments.
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Todo ello con la gran ventaja que supone que el equipo financiero pueda acceder a todo este tipo de datos a tiempo real.

Por si esto fuera poco, cuenta con una funcionalidad específica de Gestión de Proveedores que va más allá de lo relativo al pago y que te permite importar sus datos, mantenerlos actualizados y sincronizar los cambios desde o hacia tu ERP o programa de contabilidad.

Ahora bien, sus prestaciones van mucho más allá de lo relativo a la gestión y pago de proveedores. Se trata de una herramienta con la que podrás, entre otras cosas, decir adiós al archivo de las facturas en formato papel gracias a la tecnología OCR o elaborar infinidad de tipos diferentes de informes.

En definitiva, en la práctica, al trabajar con Payhawk lo que consigues es un importante ahorro de tiempo que se traduce, como no podría ser de otra manera, en un considerable ahorro de dinero.

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