Wie kann man mit einer virtuellen Firmenkarte ein Auto mieten oder ein Hotel buchen?

In den letzten Monaten hat die Nutzung virtueller firmenkarten spürbar zugenommen. Online-Ausgaben, Abonnements und die Notwendigkeit, Remote-Teams zu managen, haben in dem komplexen Geschäftsumfeld, das durch die COVID-19-Situation entstanden ist, erheblich zugenommen. Doch jetzt, wo sich die Dinge wieder normalisieren und die europäischen Grenzen geöffnet sind, stellt sich die Frage, wie man diese Instrumente nutzen und an die üblichen Geschäftspraktiken anpassen kann.

Übersicht

In den letzten Wochen haben wir das Konzept der virtuellen Karten und die damit verbundenen Vorteile beleuchtet. Falls Sie unser Webinar zum Thema verpasst haben, haben wir es uns von Clive Cornelius, Head of Travel Segment Visa Europe, genauer erklären lassen. Lesen Sie dazu mehr in unserem Blog und erfahren Sie, worauf es bei der Auswahl einer virtuellen Karte ankommt.

Kurz gesagt haben virtuelle Karten genau dieselben Funktionen wie herkömmliche physische Karten. Virtuelle Karten werden von den großen Kartenanbietern wie VISA und Mastercard ausgegeben und haben in den letzten Jahren durch den Aufstieg von Neobanken und Fintech-Unternehmen stark an Popularität gewonnen.

Virtuelle Karten bieten viele zusätzliche Funktionen, wie z. B. bessere Kontroll und Sicherheitsmechanismen, automatischer Abgleiche, verbesserte Budgetverfolgung und Ausgabendaten in Echtzeit.

Themen wie der Flugticketkauf, die Automietung oder die Hotelbuchung sind wieder relevant und die eigentliche Frage lautet: Können Unternehmen virtuelle Karten für ihre Geschäftsreisen nutzen?

Mit einem Wort: JA. Es gibt jedoch einige sehr wichtige Aspekte, die man beachten muss.

Virtuelle Firmenkarten

Im Hinblick auf Geschäftsreisen gibt es drei Haupttypen:

Virtuelle Kreditkarten - Kreditkarten werden in der Regel von traditionellen Banken in Form einer physischen Plastikkarte ausgegeben, die mit einer virtuellen Karte für einzelne Zahlungen gekoppelt werden kann, d.h. aufgrund der Sicherheitsmaßnahmen und des Betrugsrisikos bei Krediten sind die virtuellen Kreditkarten auf eine einzige Transaktion beschränkt und kaum flexibel im Hinblick auf die betriebliche Nutzung. Unmittelbar nach der Transaktion werden diese Karten entsorgt, was ihre Nutzung praktisch unmöglich macht. Dieses Instrument wird von den Banken vor allem für Privat- und nicht für Firmenkunden angeboten.

Virtuelle Debitkarten (Prepaid) - Die meisten Neobanken und Fintech-Unternehmen bieten ihren Kunden Prepaid-Debitkarten an. Diese Karten haben aufgrund ihrer Beschaffenheit nur begrenzte Möglichkeiten. Bei Prepaid-Karten handelt es sich um Zahlungsinstrumente, die auf einen bestimmten Betrag beschränkt sind, der auf die jeweilige Karte geladen wurde. Sie erlauben keine Ausgaben von dem zugehörigen Konto und die Zahlungsterminals der Händler sind so programmiert, dass sie zwischen den Kartentypen unterscheiden können, aber dazu kommen wir später.

Virtuelle Debitkarten (Commercial) - die Karte der Wahl! Kommerzielle Debitkarten sind ein hochwertiges Zahlungsinstrument, das die gleiche Akzeptanzrate wie Kreditkarten hat. Kommerzielle Debitkarten ermöglichen zudem auch die Budgetvergabe und -kontrolle, ohne das Nutzererlebnis und die Einsatzmöglichkeiten zu beeinträchtigen. Aus diesem Grund bieten wir bei Payhawk all unseren Kunden Debitkarten an. Dadurch verfügen Sie über viele nützliche Funktionen, wie z. B. eine Aufladefunktion, mit der Mitarbeiter bei Bedarf bestimmte Beträge direkt vor Ort anfordern können.

Was sagen die Autovermietungen und Hotels?

Das Wichtigste zuerst: Verwechseln Sie die Anmietung eines Autos mit einer persönlichen Karte nicht mit der Anmietung mit einer Firmenkarte. Autovermietungen sind um die Sicherheit ihres Vermögens besorgt. Aufgrund dessen verlangen diese häufig Kreditkarten zur Abrechnung. Dafür gibt es eine einfache Erklärung. Sollten Sie in einen Unfall verwickelt werden, können die Autovermieter ihr Geld einfordern, auch wenn es Ihnen technisch gesehen nicht gehört. Daher führen einige Autovermietungen Bonitätsprüfungen durch, die manchmal zu höheren Kautionen oder sogar zu einer Ablehnung führen. Denken Sie daran, dass es sich um eine unternehmenseigene Karte handelt. Die Haftung liegt beim Unternehmen und nicht bei der Einzelperson, was das Leben aller Beteiligten sehr viel einfacher macht.

Debitkarten sind willkommen - alle größeren Autovermietungen akzeptieren mittlerweile Debitkarten. Es gibt nur ein paar einfache Regeln: Sie benötigen einen gültigen Führerschein, eine Debitkarte eines anerkannten Kartenanbieters und genügend Geld für die Kaution.

Autovermietungen akzeptieren keine Prepaid-Karten und dafür mag es viele Gründe geben, aber der wichtigste ist, dass die Zahlung nach Eingabe der Kartendaten einfach nicht durchgeführt werden kann.

Bei Hotels ist die Situation ziemlich ähnlich. Das Wichtigste ist, dass Sie sicherstellen, dass Sie über das erforderliche Guthaben auf Ihrer Firmen-Debitkarte verfügen.

Warum sollte ich eine virtuelle Debitkarte verwenden?

Virtuelle Karten bieten ein hohes Maß an Bequemlichkeit, denn sie werden sofort ausgegeben und können direkt entsorgt werden. Allerdings sind diese schwer zu verwalten, riskant und - was noch wichtiger ist - nicht wirklich funktional. Und genau hier kommt Payhawk ins Spiel.

Payhawk bietet die effizienteste Firmenkarte, mit der Unternehmen ihre Geschäftsausgaben digital verwalten können. Während die Manager alle Transaktionen in Echtzeit verfolgen können, haben die Mitarbeiter bequemen Zugang zu den ihnen zur Verfügung stehenden Firmengeldern. Alle Transaktionen werden elektronisch abgewickelt, was zur Folge hat, dass Ihre Buchhaltung enorme Zeit- und Ressourcen einspart.

Die Einführung einer flexiblen und benutzerfreundlichen Software für das Spesenmanagement in Ihrem Unternehmen ist ein wichtiger Schritt in Richtung bargeldlose Finanzabläufe, sodass Sie wertvolle Zeit für das Wachstum Ihres Unternehmens aufwenden können, anstatt sich mit langwierigen manuellen Prozessen zu beschäftigen.

Lesen Sie hier, wie A.T.U seine Geschäftsabläufe durch die Einführung von Payhawk Corporate Cards digitalisiert hat oder buchen Sie noch heute eine Demo.