Welche ist die beste virtuelle Kreditkarte für Ihr Unternehmen?

Hier bei Payhawk werden wir immer wieder von Kunden gefragt, was virtuelle Firmenkarten für Unternehmen denn genau sind. Wie sicher sie sind und wie sie sich von den herkömmlichen Plastikkarten unterscheiden. Und ob man sie mit einer App oder Apple Pay und Co verwendet.

Um ein wenig Klarheit ins Dunkel zu bringen, haben wir kürzlich Clive Cornelius, Head of Travel Segment bei Visa Europe, zu einem Webinar eingeladen. Wenn Sie nach detaillierten Erläuterungen und Veranschaulichungen suchen, ist das genau das Richtige. Falls die Zeit aber gerade etwas knapp ist, haben wir hier eine Übersicht zu den verschiedenen Arten virtueller Karten und Ihren Funktionsweisen für Sie.

Virtuelle Firmenkarten und ihre Unterschiede

Virtuelle Einmal-Firmenkarten - Diese Karte kann man mit einer klassischen Prepaid Karte vergleichen, nur eben virtuell. Wie schon der Name verrät werden diese Karten in der Regel für einmalige Käufe erstellt. Diese Art von Karten sind auch als Geschenkkarte sehr beliebt. Im geschäftlichen Kontext sind sie allerdings nicht besonders flexibel, da sie nur einmal aufgeladen werden können. Angenommen, Sie möchten von einem Händler eine Rückerstattung auf diese Karte erhalten, stehen Sie schnell vor einer echten Herausforderung. Ihre Karte wird, sobald das Guthaben aufgebraucht ist, automatisch deaktiviert. Manchmal kommen auch unvorhergesehene Gebühren oder Wechselkurse bei einer Transaktion hinzu, die dann das Guthaben überschreiten und so eine Zahlung verhindern. Unterm Strich birgt das alles mehr Aufwand, als dass es Ihren Geschäftsalltag erleichtert.

Virtuelle Karten, die mit einer physischen Karte verbunden sind - Diese Art von virtuellen Karten kennt man mittlerweile immer mehr aus dem Privaten. Einige Banken und Fintech Unternehmen bieten in Verbindung mit einer bestehenden Kreditkarte eine Reihe von virtuellen Karten an. Die Starling Bank zum Beispiel hat im Zuge der COVID-19 Krise eine solche Karte eingeführt. Kunden konnten eine bestehende Karte „klonen“ und sie an Freunde oder Familienmitglieder weitergeben, um das Einkaufen mit kontaktlosem Bezahlen zu erleichtern. Für Unternehmen ist diese Art der virtuellen Karte allerdings nur bedingt gut, da sie an ein einziges Konto gebunden ist. So kann man den verschiedenen Karten kein eigenes Budget zuweisen und die Kontoführung wird schnell unübersichtlich.

Unsere Wahl: Virtuelle Karten mit eigenen Budgets - Virtuelle Karten, die unabhängig funktionieren und ein eigenes Budget haben, sind die flexibelsten auf dem Markt. Sie sind perfekt für Unternehmen. Bei Payhawk bieten wir virtuelle Visa-Karten mit eigenem Budget an. So können Finanzteams einzelne Budgets für verschiedene Karten und Zwecke zuweisen. Marketingausgaben für Facebook oder Google Ads, IT-Ausstattungen oder Salestools wie LinkdIn und Zoom können damit direkt zugeordnet werden und erleichtern den Geschäftsalltag erheblich.

Darauf sollten Sie bei Ihrer Wahl für eine virtuelle Firmenkarte achten

Wechselkurse - Virtuelle Karten sind ideal, um online sicher zu bezahlen. Gerade wenn es um geschäftliche Abwicklungen mit einem ausländischen Händler geht, sind andere Währungen nicht unüblich. Die größte Kostenfalle bei herkömmlichen Kreditkarten wie auch den plastikfreien Alternativen ist hier oft der Wechselkurs, den die jeweilige Bank erhebt. Hier gilt: Augen auf nach versteckten Kosten. Einige Neobanken und Fintech Firmen wie Payhawk bieten besonders niedrige Wechselkurse an. Zum Teil sind diese bis zu sechs Mal niedriger als bei traditionellen Banken (Zum Vergleich).

Art der Karte - Wie oben schon erwähnt, haben nicht alle virtuellen Kreditkarten dieselben Funktionen. Daher ist es ratsam, dass Sie sich im Vorhinein klar machen, wofür Sie sie einsetzen wollen. Gerade im Firmenalltag sind Zeit und Flexibilität besonders wichtig. Deshalb raten wir Ihnen, eine virtuelle Karte mit eigenem Budget zu wählen. Unsere Payhawk Kunden schätzen die Effizienz und gewonnene Zeit durch diese Art virtueller Karte sehr.

Monatliche Gebühren - Je mehr Karten Sie für Ihre Budgets und Teams verteilen, desto mehr Kosten können entstehen. Monatliche Bearbeitungsgebühren stellen in der Regel eine zusätzliche Hürde in der Annahme von virtuellen Karten dar.

Wie schnell können Sie eine virtuelle Kreditkarte erhalten?

Sehr Schnell. Um eine virtuelle Kreditkarte zu erhalten, müssen Sie ein Konto bei einem Anbieter eröffnen und Ihre Firmendaten übermitteln. Da Firmengelder den Anti-Geldwäsche-Bestimmungen unterliegen, kann die Genehmigung bis zu 2 Tage dauern. Das wiederum ist abhängig von der Komplexität Ihres Unternehmens und der bereitgestellten Informationen. Es kann also auch mal etwas länger dauern.

Sie suchen eine virtuelle Kreditkarte für ihr Unternehmen? Dann buchen Sie sich noch heute eine Demo und erfahren Sie mehr über Payhawk!