Es ist überraschend, aber viele Unternehmen haben ihre Geschäftsausgaben nicht im Griff. Sie wissen aber, wie wichtig Ausgabenmanagement ist. Da sie aber keinen Überblick über ihre Ausgaben haben, können sie diese auch nicht verfolgen. Große Unternehmen haben oft mit veralteten Tools und Prozessen zu tun, die ihnen keinen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben geben. Kleinere oder wachsende Unternehmen greifen zwar auf mehrere Tools zur Unterstützung zurück, haben am Ende aber einen zusammenhanglosen Überblick.
Firmenausgaben mit mehr Klarheit verwalten
Eine klare Ausgabentransparenz beginnt mit der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Ausgaben tätigt. Wenn Ihr Unternehmen mit Bargeld arbeitet, können Sie die Ausgaben nicht automatisieren und es ist schwierig, den Überblick zu behalten. Und Sie müssen zu jedem Monatsende Belegen hinterherlaufen, sie mit den Ausgaben abgleichen und dabei nicht im Papiermeer versinken. Firmenkarten können all dies ändern. Ob physisch, virtuell oder im digitalen Wallet Ihrer Mitarbeiter. Firmenkarten und die dazugehörige Software ermöglichen Ihrem Unternehmen den Zugriff auf Ausgabendetails in Echtzeit und eine bessere Kontrolle dank der integrierten Ausgabeneinhaltung. Firmenkarten machen Sinn. Aber es gibt wie immer eine große Auswahl. Welche Karte ist für Ihr Unternehmen also am besten geeignet? Hier haben Sie eine kleine Übersicht über die einzelnen Kartentypen:
Firmenkarten: Debitkarten
Debitkarten sind oft die erste Wahl, wenn es um Firmenkarten geht. Aus einigen guten Gründen. Hier sind ein paar der Vor- und Nachteile:
- Debitkarten sind schneller ausgestellt. Ihre Mitarbeiter können sie innerhalb von wenigen Tagen einsetzen (bei einer virtuellen Debitkarte sogar sofort)
- Als Kunde von Payhawk können Sie ein Limit für eine Debitkarte festlegen, damit Ihre Mitarbeiter nicht zu viel Geld ausgeben. Dank dieser Ausgabenlimits haben Sie schon im Voraus eine gute Vorstellung davon, wie hoch die Ausgaben sein werden, was die Planung und den Cashflow unterstützt
- Der größte Nachteil ist, dass bei Debitkarten das Guthaben schnell erschöpft sein kann. Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch unsere Firmenkarten und die Software nutzen, können sie ganz einfach eine Anfrage für mehr Mittel über die App stellen und haben im Handumdrehen mehr Geld zu Verfügung.
Firmenkarten: Kreditkarten
Mit der Firmenkreditkarte können Mitarbeiter geschäftliche Zahlungen erledigen, wenn sie einen Kreditrahmen in Anspruch nehmen müssen. Kreditkarten ermöglichen es Ihrem Unternehmen, Geld von der Bank zu verwenden und es später mit einem kleinen Zinssatz zurückzuzahlen. Der Einsatz einer Kreditkarte bedeutet Folgendes:
- Ihr Unternehmen kann Zahlungen über einen längeren Zeitraum verteilen, anstatt sie auf einmal zu begleichen
- Wenn ein Mitarbeiter mal mehr ausgeben muss, bleibt er nicht auf den Kosten sitzen, da der Kreditrahmen die Kosten deckt
- Ihr Finanzteam muss sich nicht mehr um Erstattungen kümmern
- Ihr Finanzteam hat einen guten Überblick über die Ausgaben, wenn es mit einer Zahlungs- und Ausgabensoftware wie unserer von Payhawk arbeitet
- Budgetverantwortliche können bei Bedarf Ausgabenlimits festlegen
- Der größte Nachteil sind die Zinsen. Wenn Unternehmen aber die Kreditkarten regelmäßig ausgleichen, können sie Gebühren vermeiden
- Es ist nicht das Geld Ihres Unternehmens. So können Sie zwischen dem, was Sie im Unternehmen haben, und dem, was für die Rückzahlung der Kreditkarten ausgegeben wird, jonglieren.
Prepaidkarten
Prepaidkarten funktionieren ähnlich wie elektronische Wallets. Unternehmen können Geld drauf laden und die Mitarbeiter können es nach Bedarf nutzen.
- Ihr Unternehmen kann die Prepaidkarte nach Bedarf aufladen
- Mitarbeiter können nur das Geld, dass auf der Karte zur Verfügung steht ausgeben
- Prepaidkarten sind im Allgemeinen nur begrenzt einsetzbar, da sie nicht überall akzeptiert werden, wo Ihre Mitarbeiter sie brauchen könnten (z. B. bei Google für Anzeigen). Manchmal kann man mit ihnen auch kein Geld abheben
- Prepaidkarten sind meistens Gutscheinkarten, was bedeutet, dass Ihre Teams sie nur an einer begrenzten Anzahl von Orten verwenden können
- Da Sie keine Zinsen zahlen, müssen Sie möglicherweise eine Gebühr - und manchmal zusätzliche versteckte Gebühren - an den Kartenaussteller zahlen. Bei Payhawk sind wir völlig transparent, was Ihre Kosten angeht. Schauen Sie sich unseren Rechner für versteckte Gebühren an, um herauszufinden, wie viel Sie für Auslandszahlungen ausgeben
- Sie können Prepaidkarten zur unbegrenzten Nutzung ausstellen. So können Mitarbeiter sie wie eine reguläre Firmenkarte für Geschäftsausgaben nutzen. Und wenn Sie mit dem richtigen Anbieter zusammenarbeiten, sollten Ihre Mitarbeiter ihre Karten auch über eine App verwalten können.
Je nach Größe und Entwicklungsstand Ihres Unternehmens passt die eine oder andere Firmenkarte besser zu Ihren. Aber genau wie bei „Theme Park“ für den PC hängt der Erfolg davon ab, dass Sie Ihre Ausgaben verstehen. Erfahren Sie, wie wir der deutschen Automobilkette ATU geholfen haben, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu erlangen, einschließlich vollständiger Transparenz und einer sehr positiven Mitarbeiterbeteiligung.
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