Firmenkreditkarten sind Tankkarten immer überlegen. Sicherlich gibt es Vor- und Nachteile, aber wenn Sie sich bereits informiert haben, werden Sie mir sicher zustimmen, dass Firmenkreditkarten die bessere Wahl sind. Sie sind noch nicht so weit? Wir erklären es Ihnen weiter unten.
Die manuelle Erstattung von Kraftstoffkosten an Mitarbeiter führt zu unnötigem Aufwand und Fehlern. Mitarbeiter haben möglicherweise Schwierigkeiten, die richtigen Informationen einzureichen, Sie müssen Belege nachverfolgen und der gesamte Prozess führt zu einem unübersichtlichen Verwaltungsaufwand und einer schlechten Übersicht über die Ausgaben.
Tankkarten mögen wie die Lösung erscheinen, aber intelligente Firmenkarten bieten Ihnen eine klarere Übersicht, eine strengere Kontrolle und eine weitaus effizientere Möglichkeit, Ausgaben zu verwalten.
Erfahren Sie mehr über die beiden Kartentypen und warum intelligente Firmenkarten Tankkarten in jeder Hinsicht überlegen sind.
Mit einer Tankkarte können Mitarbeiter Unternehmensgelder ausschließlich für Kraftstoff – Benzin oder Diesel – und manchmal auch für andere fahrzeugbezogene Ausgaben wie Autowäsche, Motoröl, Mautgebühren, Fahrzeugwartung usw. ausgeben. Einige Tankkartenanbieter bieten auch verschiedene Rabatte an.
Tankkarten sind in der Regel auch nur für einen bestimmten Anbieter oder höchstens für ein Netzwerk von einigen sehr kleinen lokalen Anbietern gültig, was sie sehr begrenzt macht.
Viele Organisationen ziehen die Wahl von Tankkarten in Betracht, wenn sie über besonders große Fahrzeugflotten und viele Mitarbeiter verfügen, die regelmäßig unterwegs sind.
Intelligente Firmenkarten bieten Flexibilität und ermöglichen es Mitarbeitern, alle Geschäftsausgaben einfach zu verwalten. In Kombination mit einer robusten Lösung für das Ausgabenmanagement sollten sie auch über integrierte Kontrollen und Richtlinien verfügen, sodass Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben können, vertrauensvoll (ohne das Risiko von Mehrausgaben) Geld auszugeben.
Sie können beispielsweise festlegen, dass ein Mitarbeiter nur Geld für Online-Abonnements oder Einkäufe bei einem bestimmten Anbieter ausgeben darf. Andere Mitarbeiter können ihre Karten für alles verwenden, was mit dem Unternehmen zu tun hat – Geschäftsreisen, Geschäftsessen mit Kunden, Büromaterial usw.
Bei Payhawk sind unsere intelligenten Firmenkarten in hohem Maße anpassbar, um alle Ihre Ausgabenarten, einschließlich Kraftstoff, zu unterstützen. Sie ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, Geld auszugeben, während Sie die Kontrolle behalten.
Volle Kontrolle & Transparenz mit Firmenkarten von Payhawk
Wir mögen voreingenommen klingen, aber intelligente Karten sind bei weitem die bessere Wahl, wenn es um die Wahl zwischen Firmenkarten oder Tankkarten geht. Hier sind die Gründe:
Die zuverlässige und genaue Überwachung und Nachverfolgung der Mitarbeiterausgaben ist für den finanziellen Erfolg unerlässlich. Mit einer Payhawk-Firmenkarte haben Sie Zugriff auf alle Arten nützlicher Kartensteuerungen für Mitarbeiter, von der Festlegung täglicher oder einzelner Transaktionslimits bis hin zur Sperrung bestimmter Lieferanten und der Einschränkung der Tage und Zeiten, an denen Mitarbeiter Geld ausgeben können.
Sie haben die ultimative Kontrolle über die Ausgaben und können Ihren Mitarbeitern gleichzeitig erlauben, innerhalb einer vordefinierten Ausgabenrichtlinie Geld auszugeben.
Verabschieden Sie sich von manuellen Erstattungen und der manuellen Eingabe von Ausgabendaten, wenn Sie die intelligenten Firmenkarten von Payhawk als Teil unserer umfassenden Lösung für das Ausgabenmanagement nutzen.
Mit unserer Lösung können Mitarbeiter ein schnelles Foto des Spesenbelegs machen und zusehen, wie die intelligente OCR-Technologie automatisch wichtige Spesenabrechnungsdaten extrahiert und an die Payhawk-App überträgt.
Sobald der Mitarbeiter die Spesenabrechnung hochgeladen hat, erhält der von Ihnen ausgewählte Genehmiger eine Echtzeit-Benachrichtigung, um die Spesenabrechnung zu genehmigen oder abzulehnen. Dieser gesamte digitale Prozess macht alles für alle am Spesenabrechnungsprozess Beteiligten effizienter, genau wie für Vladan Soldat, Gründer von Nobel Recruitment:
Ich habe Payhawk mit meinem Apple Pay verknüpft, was die Zahlungen noch einfacher macht. Dann scanne ich meine Belege sofort mit der Payhawk-App ein, sodass mein Portemonnaie frei von Papierbelegen bleibt. Die bequeme Sofortdigitalisierung macht den gesamten Prozess so einfach.
Eine schlechte Ausgabentransparenz führt zu schlechten finanziellen Entscheidungen.
Mit einer intelligenten Firmenkreditkarte von Payhawk können Sie jedoch genau nachverfolgen, wer welche Ausgaben tätigt, und so die Transparenz der Ausgaben erhöhen. Sie können auch Ihr Payhawk-Dashboard besuchen, um die Ausgaben in Echtzeit über mehrere Einheiten hinweg anzuzeigen. So erhalten Sie aufschlussreiche Details über die Ausgabenmuster Ihres Unternehmens und können Ihre Finanzplanung einfacher gestalten.
Integrieren Sie Ihre intelligenten Firmenkarten und Ihre Spesenmanagementlösung von Payhawk in Ihre ERP- und Buchhaltungssoftware (z. B. NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage Intacct usw.), um eine automatische Echtzeit-Abstimmung zu ermöglichen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit bei der Aktualisierung Ihrer restlichen Technologie, sondern durch die automatische Synchronisierung der Daten greifen alle jederzeit auf genau dieselben Zahlen zu, sodass es nicht zu Datenverwirrungen kommt.
Egal wie komplex Ihre Organisationsstruktur ist, mit unserem Workflow-Designer können Sie komplexe Genehmigungsabläufe erstellen, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Teams oder Einzelpersonen und verschiedene Arten von Ausgaben zugeschnitten sind.
Für reine Tankkäufe oder reisebezogene Ausgaben? Sie können einen völlig separaten Genehmigungsablauf erstellen, um sicherzustellen, dass sie von der richtigen Person bewilligt werden, wodurch das Risiko von Spesenbetrug verringert wird.
Es kann abschreckend sein, Mitarbeiter Unternehmensgelder ausgeben zu lassen, und wir wissen, wie wichtig Ihnen die Kartensicherheit ist. Mit unseren erweiterten Sicherheitsfunktionen sorgen die intelligenten Unternehmenskarten von Payhawk jedoch für eine möglichst strenge und sichere Ausgabenkontrolle.
Von der automatischen Kartensperrung bis hin zur schnellen Begrenzung der Ausgaben über das Portal können Mitarbeiter nicht mehr ausgeben, als Sie festgelegt haben.
Polina Kasaboneva, CFO, Quantive, sagt:
[Payhawk] ist ein bequemer, papierloser und absolut sicherer Prozess. Bei Bedarf können Sie die Karte in einer Minute sperren. Finanzmanager können Limits und den Zugriff auf alle Ausgaben in Echtzeit verwalten.
Und es geht nicht nur darum, das Geld vor übermäßigen Ausgaben der Mitarbeiter zu schützen; unsere Firmenkarten sind auch mit mehrschichtigen Sicherheitsfunktionen ausgestattet, darunter:
Bei Payhawk stellen wir Ihnen auch das Tool zur Verfügung, mit dem Sie benutzerdefinierte Ausgabenkategorien und Filter verwenden können, um genauere Berichte zu erstellen und die Konsistenz in Ihrem gesamten Unternehmen sicherzustellen. Führen Sie Pflichtfelder wie Steuersatz oder Projekt-ID ein, um vollständigere Ausgabendaten zu erhalten. Je genauer und vollständiger Ihre Ausgabendaten sind, desto umfassender und aufschlussreicher ist Ihr Bericht.
Und da all diese Daten in Echtzeit verfügbar sind, haben Sie die Kontrolle, wenn Sie Geschäftsentscheidungen treffen, die zu greifbaren Ergebnissen führen.
Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung auf Reisen mit einer intelligenten Firmenkreditkarte.
Sie brauchen Benzin? Kein Problem, benutzen Sie Ihre Firmenkreditkarte. Sie müssen einen Kunden zum Mittagessen einladen? Kein Problem, benutzen Sie Ihre Firmenkreditkarte. Sie buchen ein Hotel? Sie haben es erraten – Sie können Ihre Karte wieder benutzen.
Eine Firmenkreditkarte kann für jede Art von Geschäftsausgaben verwendet werden. Der Mitarbeiter macht ein Foto von jedem Beleg und unsere OCR-Technologie extrahiert die Informationen, sodass der Spesenabrechnungsprozess unterwegs so einfach wie möglich ist.
Sehr intelligente Firmenkreditkarten (wie Payhawk) können auch eine CO2-Nachverfolgung beinhalten, was für viele große und wachsende Unternehmen sehr wichtig ist.
Möchten oder müssen Sie Ihren CO2-Fußabdruck in Bezug auf Ihre Ausgaben kennen? Unsere Karten und unsere Partnerschaft mit Lune stellen sicher, dass Sie selbst die schwierigsten Scope-3-Emissionen nachverfolgen können.
Die Vorteile von Smartcards liegen auf der Hand, und darüber hinaus haben Tankkarten einige große Nachteile, darunter:
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Mitarbeiter. Sie sind an einer Tankstelle angekommen und stellen fest, dass Ihre Tankkarte nicht akzeptiert wird. Jetzt müssen Sie mit persönlichen Mitteln bezahlen und eine Rückerstattung beantragen, was ärgerlich ist und vielleicht noch schlimmer, wenn Ihr Geld knapp ist.
Das ist unangenehm und bringt Ihre Mitarbeiter in eine heikle und manchmal stressige Situation. Bei Payhawk akzeptieren über 46 Millionen Händler weltweit unsere Firmenkarten, sodass Ihre Mitarbeiter beruhigt reisen können und wissen, dass sie problemlos Kraftstoff und andere wichtige Dinge kaufen können.
Die Verwendung von Tankkarten für Mitarbeiter bedeutet, dass Sie die kraftstoffspezifischen Ausgaben über den Tankkartenanbieter nachverfolgen und gleichzeitig Ihre anderen Geschäftsausgaben für Mitarbeiter entweder über einen anderen Anbieter oder zumindest über verschiedene Karten verwalten müssen. Dies macht den gesamten Prozess verwirrend und unnötig langwierig.
Durch die Einführung von Firmenkarten können Sie alle Geschäftsausgaben unter einem Dach nachverfolgen und Ihren Mitarbeitern nur eine Karte aushändigen, mit der sie überall bezahlen können. Außerdem können Sie Richtlinien standardisieren, sodass die Prozesse für alle gleich sind.
Anpassungen sind der Schlüssel, damit die Karte Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Können Sie bestimmten Mitarbeitern Obergrenzen setzen oder einschränken, wo und wofür sie ihre Karten verwenden?
Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihren Spesenprozess mit OCR (optische Zeichenerkennung) optimiert. Diese Technologie extrahiert automatisch Informationen aus Belegen für Geschäftsausgaben und erleichtert so die Arbeit – keine manuellen Ausgabenberichte oder verlorenen Belege mehr.
Vor Payhawk waren die E-Bikes von Porsche auf eine einzige Firmenkreditkarte angewiesen, die von vielen Personen gemeinsam genutzt wurde. Diese Konstellation war fehlerhaft, da die Ausgaben nicht nachvollziehbar waren und keine spezifischen Team- oder Einzelobergrenzen festgelegt werden konnten, was zu einer schlechten Ausgabentransparenz führte.
Das Team wusste, dass es eine bessere Lösung gab, und wechselte zu Payhawk, um eine vollständige Lösung für das Ausgabenmanagement zu erhalten.
Gabriela Leovac, Buchhalterin bei Porsche e-Bike, erklärt:
Das größte Problem waren die Geschäftsreisekosten. Wir hatten kein System, mit dem die Mitarbeiter ihre Reisekosten einfach einreichen konnten. Und wir wollten eine Lösung finden, mit der die Mitarbeiter Firmenkarten verwenden, Tagegelder beantragen, alle ihre Reise- und Arbeitskosten hochladen und schnelle Genehmigungen erhalten konnten.
Mit der Payhawk-Lösung verfügt das Unternehmen über ein aufschlussreiches und unkompliziertes Reisekostenmanagement und hat keine Probleme mehr mit fehlenden Rechnungen und Einschränkungen bei der Ausgabenkontrolle. Das Finanzteam gibt an, dass es mehr Zeit für die Analyse der Ausgaben hat, anstatt Mitarbeiterdaten zu erfassen, was zu mehr Transparenz, einer strengeren Ausgabenkontrolle und weniger Papierkram führt.
Lesen Sie die vollständige Fallstudie zu den E-Bikes von Porsche.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit geben, innerhalb eines Ausgabenrahmens zu agieren, den Sie nach Bedarf anpassen können, bedeutet dies automatische Einhaltung von Richtlinien, bessere Sichtbarkeit und Kontrolle der Ausgaben und eine verbesserte Mitarbeitererfahrung.
Tankkarten hingegen können die Bearbeitung und Berichterstattung von Geschäftsausgaben behindern, was zu einer unnötigen Fragmentierung führt und sich letztlich sowohl auf die Mitarbeiter als auch auf Ihr Finanzteam auswirkt.
All diese Funktionen und Merkmale sind auf einer einzigen zentralen Plattform verfügbar. Vereinbaren Sie eine Demo und besprechen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen mit einem unserer internen Experten.
Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.
Egal, ob Ihr Unternehmen zehn, hunderte oder tausende Mitarbeitende beschäftigt – unsere zentrale, skalierbare Lösung verschafft Ihnen einen besseren Überblick Ihrer Geschäftsausgaben.
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