Zakelijke betaalkaarten zijn, wat ons betreft, altijd de betere keuze ten opzichte van tankpassen. Hoewel beide opties hun voor- en nadelen hebben, ben ik ervan overtuigd dat je, na wat onderzoek, met ons eens zult zijn dat zakelijke betaalkaarten de slimste keuze zijn. Nog niet overtuigd? Geen zorgen, ik leg het hieronder graag uit.
Het handmatig vergoeden van brandstof aan werknemers zorgt voor onnodige rompslomp en fouten. Werknemers kunnen moeite hebben om de juiste informatie in te dienen, je moet achter bonnetjes aan en het hele proces zorgt voor een rommelige administratie en een slecht overzicht van de uitgaven.
Tankpassen lijken misschien de oplossing, maar slimme zakelijke betaalkaarten geven je een duidelijker overzicht, strengere controle en een veel efficiëntere manier om de uitgaven te beheren.
Lees meer over de twee soorten kaarten en waarom slimme zakelijke betaalkaarten het altijd winnen van tankpassen.
Met een tankpas kunnen werknemers bedrijfsgeld alleen uitgeven aan brandstof - benzine of diesel - en soms aan andere voertuiggerelateerde uitgaven, zoals autowassen, motorolie, tolkosten, voertuigonderhoud, enz. Sommige aanbieders van tankpassen bieden ook verschillende kortingen.
Brandstofkaarten zijn meestal ook geldig voor één specifieke leverancier of hooguit een netwerk van een paar zeer kleine lokale leveranciers, waardoor ze zeer beperkt zijn.
Veel organisaties overwegen om voor tankpassen te kiezen als ze een bijzonder groot wagenpark hebben en veel werknemers die regelmatig onderweg zijn.
Slimme zakelijke betaalkaarten bieden de flexibiliteit waarmee werknemers eenvoudig alle zakelijke uitgaven kunnen beheren. In combinatie met een geavanceerde oplossing voor uitgavenbeheer zijn deze kaarten uitgerust met ingebouwde controles en beleidsregels. Dit stelt je in staat om je werknemers met vertrouwen uitgaven te laten doen, zonder risico op overbesteding.
Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een medewerker alleen geld mag uitgeven aan online abonnementen of aankopen bij specifieke leveranciers. Andere werknemers kunnen juist de vrijheid krijgen om hun kaart te gebruiken voor een breed scala aan zakelijke uitgaven, zoals zakenreizen, klantlunches, kantoorbenodigdheden en meer.
Bij Payhawk zijn onze slimme zakelijke betaalkaarten volledig aanpasbaar om aan al je behoeften te voldoen, inclusief brandstofkosten. Ze geven je werknemers de mogelijkheid om uitgaven te doen, terwijl jij altijd de controle behoudt.
We klinken misschien bevooroordeeld, maar slimme betaalkaarten zijn veruit de betere keuze als het gaat om het kiezen tussen zakelijke kaarten of tankpassen. Dit is waarom:
Het is essentieel voor financieel succes om de uitgaven van je werknemers goed en nauwkeurig te controleren en bij te houden. Met een Payhawk betaalkaart heb je toegang tot allerlei handige controles voor werknemers, van het instellen van dagelijkse of eenmalige transactielimieten tot het blokkeren van specifieke leveranciers en het beperken van de dag en het tijdstip waarop werknemers kunnen uitgeven.
Je hebt de ultieme controle over de uitgaven terwijl je werknemers toestaat om uitgaven te doen binnen een vooraf gedefinieerd uitgavenbeleid.
Zeg vaarwel tegen handmatige vergoedingen en handmatige invoer van onkostengegevens wanneer je slimme betaalkaarten van Payhawk gebruikt als onderdeel van onze uitgebreide oplossing voor uitgavenbeheer.
Met onze oplossing kunnen werknemers snel een foto maken van de onkostenbon en zien hoe de slimme OCR-technologie automatisch belangrijke onkostengegevens extraheert en doorstuurt naar de Payhawk app.
Zodra de medewerker de onkosten heeft geüpload, ontvangt de door jou gekozen goedkeurder een real-time melding om de onkosten goed of af te keuren. Dit hele digitale proces maakt alles efficiënter voor iedereen die betrokken is bij het onkostenproces, net als voor Vladan Soldat, Founder van Nobel Recruitment:
Ik heb Payhawk gekoppeld aan mijn Apple Pay, wat betalen nog makkelijker maakt. Vervolgens scan ik mijn bonnetjes meteen met de Payhawk app, zodat ik geen papieren bonnetjes meer in mijn portemonnee heb. Het gemak van direct digitaliseren maakt het hele proces zo gemakkelijk.
Slecht inzicht in uitgaven leidt tot slechte financiële beslissingen.
Maar met een slimme zakelijke kaart van Payhawk kun je precies bijhouden wie wat uitgeeft, waardoor je uitgaven beter zichtbaar zijn. Je kunt ook je Payhawk dashboard bezoeken om de uitgaven van meerdere entiteiten in realtime te bekijken, waardoor je inzicht krijgt in de uitgavenpatronen van je organisatie en financiële planning eenvoudiger wordt.
Integreer je slimme betaalkaarten en uitgavenbeheeroplossing van Payhawk met je ERP- en boekhoudsoftware (denk aan Exact Online, NetSuite, Microsoft Dynamics, etc.) voor real-time, automatische reconciliatie. Dit bespaart je niet alleen tijd bij het updaten van de rest van je tech stack, maar automatisch gesynchroniseerde gegevens betekenen ook dat iedereen op elk moment toegang heeft tot exact dezelfde cijfers, waardoor er geen verwarring ontstaat.
Hoe complex je organisatiestructuur ook is, je kunt onze workflowdesigner gebruiken om ingewikkelde goedkeuringsworkflows te bouwen die passen bij specifieke team- of individuele behoeften en verschillende soorten uitgaven.
Voor brandstofaankopen of reisgerelateerde uitgaven? Je kunt een volledig aparte goedkeuringsworkflow maken om ervoor te zorgen dat ze worden gecontroleerd door de juiste goedkeurder, waardoor het risico op onkostenfraude wordt verkleind.
Werknemers bedrijfsgelden laten uitgeven kan ontmoedigend zijn en we begrijpen hoe belangrijk kaartbeveiliging voor je is. Maar met onze verbeterde beveiligingsfuncties zorgen de slimme betaalkaarten van Payhawk ervoor dat de controle op uitgaven zo strak en veilig mogelijk is.
Van functies voor automatische blokkering van de kaart tot de mogelijkheid om uitgaven snel te beperken via het portaal, werknemers kunnen niet meer uitgeven dan je voorschrijft.
Polina Kasaboneva, CFO, Quantive, zegt:
[Payhawk] is een handig, papierloos en volledig veilig proces. Als het nodig is, kun je de kaart binnen een minuut blokkeren. Financiële managers kunnen limieten beheren en hebben in realtime toegang tot alle uitgaven.
En het gaat er niet alleen om dat je geld veilig is voor werknemers die te veel uitgeven; onze zakelijke kaarten zijn ook voorzien van meerlaagse beveiligingsfuncties, waaronder:
Bij Payhawk geven we je ook de mogelijkheid om aangepaste onkostencategorieën en filters te gebruiken om nauwkeurigere rapporten te genereren en te zorgen voor consistentie binnen je hele organisatie. Voer verplichte velden in zoals belastingtarief of project-ID om meer volledige onkostengegevens te krijgen. Hoe nauwkeuriger en vollediger je onkostengegevens, hoe uitgebreider en inzichtelijker je rapport.
En met al deze gegevens die in realtime beschikbaar zijn, zit je aan het stuur bij het nemen van zakelijke beslissingen die tastbare resultaten opleveren.
Verbeter de reiservaring van werknemers met een slimme betaalkaart.
Benzine nodig? Geen probleem, gebruik je zakelijke kaart. Moet je een lunch voor een klant kopen? Geen zorgen, gebruik je zakelijke kaart. Een hotel boeken? Je raadt het al - je kunt je kaart weer gebruiken.
Een zakelijke kaart kan worden gebruikt voor alle soorten zakelijke uitgaven. De medewerker maakt een foto van elk bonnetje en onze OCR-technologie haalt er informatie uit, waardoor het onkostenproces onderweg zo moeiteloos mogelijk verloopt.
Zeer slimme betaalkaarten (zoals Payhawk) kunnen ook CO2-tracking bevatten, wat erg belangrijk is voor veel grote en groeiende bedrijven.
Moet of wil je weten wat je CO2-voetafdruk is met betrekking tot je uitgaven? Onze kaarten en de samenwerking met Lune zorgen ervoor dat je zelfs de moeilijkste Scope 3 emissies kunt bijhouden.
De voordelen van slimme betaalkaarten zijn duidelijk, maar tankpassen hebben ook een aantal grote nadelen, zoals:
Verplaats jezelf in de schoenen van je werknemer. Je komt aan bij een benzinestation en ontdekt dat je tankpas niet wordt geaccepteerd. Nu moet je met je eigen geld betalen en om terugbetaling vragen, wat vervelend is en misschien nog wel erger als je te weinig geld hebt.
Het is onhandig en brengt je medewerker in een lastige en soms stressvolle situatie. Bij Payhawk accepteren meer dan 46 miljoen winkeliers wereldwijd onze betaalkaarten, zodat je personeel met een gerust hart op reis kan gaan in de wetenschap dat ze gemakkelijk brandstof en andere benodigdheden kunnen kopen.
Het gebruik van tankpassen voor werknemers betekent dat je brandstofspecifieke uitgaven moet bijhouden via de leverancier van de tankpas, terwijl je ook andere zakelijke uitgaven van je werknemers moet beheren via een andere leverancier of in ieder geval met verschillende kaarten. Dit maakt het hele proces verwarrend en onnodig langdradig.
Door betaalkaarten te introduceren kun je alle zakelijke uitgaven onder één dak bijhouden en je werknemers slechts één kaart geven waarmee ze overal uitgaven kunnen doen. Bovendien kun je het beleid standaardiseren, zodat de processen voor iedereen hetzelfde zijn.
Checklist: Hoe te beslissen tussen slimme betaalkaarten en tankpassen
Kan ik uitgavencontroles aanpassen en uitgavenbeleid afdwingen? Aanpassing is essentieel om de kaart te laten voldoen aan de behoeften van je bedrijf. Kun je een limiet instellen voor bepaalde werknemers of beperken waar en waarvoor ze hun kaart gebruiken?
Kan ik mijn kaart integreren met boekhoud- en andere systemen? Door je kaarten te integreren in je ERP- en boekhoudsystemen kun je dubbele gegevens verwijderen en menselijke fouten door handmatige gegevensinvoer tot het verleden laten behoren.
Hoe gemakkelijk is het om de mobiele app te gebruiken? Reizende werknemers reizen, dat is niet verrassend. Maar wat wel verrassend is, is dat niet elke leverancier van tankpassen een gelikte mobiele app aanbiedt (die onmisbaar is als je onderweg bent).
Ga op zoek naar een oplossing die je onkostenproces stroomlijnt met OCR (optische tekenherkenning); deze technologie haalt automatisch informatie uit zakelijke onkostenbonnen, waardoor alles een fluitje van een cent wordt - geen handmatige uitgavenrapporten of zoekgeraakte bonnetjes meer.
Vóór Payhawk waren Porsche e-bikes afhankelijk van één zakelijke kaart die door veel mensen werd gedeeld. Deze opzet was gebrekkig, omdat er geen verantwoording kon worden afgelegd over de uitgaven en er geen specifieke limieten voor teams of individuen konden worden ingesteld, waardoor de uitgaven slecht zichtbaar waren.
Het team wist dat er een betere manier was en stapte over naar Payhawk voor een complete oplossing voor uitgavenbeheer.
Gabriela Leovac, accountant bij Porsche e-Bike, legt uit,
Het grootste probleem waren de zakelijke reiskosten. We hadden geen systeem waarmee medewerkers hun reiskosten eenvoudig konden indienen. En we wilden een oplossing vinden waarmee medewerkers hun zakelijke pas konden gebruiken, een dagvergoeding konden aanvragen, al hun reis- en werkkosten konden uploaden en snel goedkeuring konden krijgen.
Dankzij de Payhawk oplossing heeft de organisatie nu een inzichtelijk en eenvoudig beheer van zakelijke reiskosten en heeft ze geen last meer van ontbrekende facturen en beperkingen bij de uitgavencontrole. Het financiële team zegt dat ze meer tijd hebben om de uitgaven te analyseren in plaats van het verzamelen van personeelsgegevens, waardoor ze een betere transparantie, strengere uitgavencontrole en minder papierwerk hebben.
Lees de volledige casestudy van Porsche e-Bikes.
Personeel de vrijheid geven om uitgaven te doen binnen een uitgavenkader dat je naar wens kunt aanpassen, betekent automatische naleving van het beleid, betere zichtbaarheid en controle van de uitgaven en een verbeterde werknemerservaring.
Tankpassen daarentegen kunnen de verwerking en rapportage van zakelijke uitgaven belemmeren, waardoor deze onnodig gefragmenteerd raken en uiteindelijk zowel de werknemer als je financiële team treffen.
Al deze functies en functionaliteiten zijn beschikbaar in één gecentraliseerd platform. Plan een demo om je bedrijfsbehoeften te bespreken met een van onze interne experts.
Trish Toovey werkt in de markten van het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten om content te creëren bij Payhawk. Ze kan alles aan, van advertentieteksten tot videoscenario's, en steunt op een zeer gevarieerde achtergrond in copywriting en contentcreatie voor de financiële, mode- en reisindustrie.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
English (Rest of Europe)