Si estás planteándote qué debes elegir, si una tarjeta combustible o bien una tarjeta corporativa para tu empresa, estás en el sitio correcto. Vamos a ver las diferencias entre ambas tarjetas y qué debes tener en cuenta a la hora de elegir una u otra, para que puedas elegir qué opción te conviene más para tu empresa.
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Reembolsar manualmente el combustible a los empleados crea problemas y errores innecesarios. Los empleados pueden tener problemas para enviar la información correcta, el departamento financiero acaba persiguiendo los recibos, y todo el proceso te deja con una administración desordenada y poca visibilidad sobre el gasto de empresa.
Las tarjetas de combustible de empresa, también conocidas como tarjetas gasolina de empresa, pueden parecer la solución. Pero todo cambia cuando las tarjetas corporativas para gastos de desplazamiento entran en juego: te ofrecen una visibilidad más clara, un control más estricto y una forma mucho más eficiente de gestionar el gasto.
Vamos a ver las diferencias entre ambas tarjetas, qué debes tener en cuenta a la hora de elegir una u otra y terminaremos viendo el caso de éxito en la implementación de tarjetas para una empresa de transporte, en la que cada día se producen miles de desplazamientos por carretera.
Una tarjeta de combustible permite a los empleados gastar los fondos de la empresa exclusivamente en combustible -gasolina o gasóleo- y a veces en otros gastos relacionados con el vehículo, como lavado de coches, aceite de motor, peajes, mantenimiento del vehículo, etc. Algunos proveedores de tarjetas de combustible también ofrecen distintos descuentos.
Las tarjetas de combustible también suelen ser válidas para un proveedor concreto o, como mucho, para una red de unos pocos proveedores locales muy pequeños, lo que las hace muy limitadas.
Muchas organizaciones se plantean elegir tarjetas de combustible si tienen flotas de vehículos especialmente grandes y muchos empleados que viajan regularmente por carretera.
Las tarjetas corporativas para combustible están diseñadas para facilitar y controlar los pagos relacionados con los desplazamientos profesionales. A diferencia de las tarjetas de combustible tradicionales, suelen integrarse con una solución de gestión del gasto gestionada por el equipo financiero, lo que permite automatizar procesos y aplicar reglas específicas.
Con ellas es posible establecer límites de gasto, restringir su uso a categorías concretas, como combustible, y aplicar políticas personalizadas por empleado o equipo. Así, el gasto se mantiene alineado con las políticas de la empresa sin perder agilidad.
Un buen ejemplo son las tarjetas corporativas de Payhawk: permiten a los empleados pagar gasolina sin adelantar dinero ni guardar tickets, ya que pueden subir la foto del recibo directamente al software, donde el equipo financiero lo recibe al instante. Además, es posible automatizar tareas como el cálculo del kilometraje en solo unos clics, lo que mejora la eficiencia y la visibilidad del gasto.
Estas tarjetas no se limitan solo al combustible. Su flexibilidad permite cubrir todo tipo de necesidades empresariales: suscripciones, compras a proveedores, viajes, comidas o material de oficina. Combinadas con flujos de aprobación y controles inteligentes, ofrecen autonomía a los empleados y control total al equipo financiero.
Todas las tarjetas tienen su función, y elegir entre una tarjeta corporativa o una tarjeta de combustible dependerá de las necesidades específicas de cada empresa. Sin embargo, las tarjetas corporativas inteligentes ofrecen una flexibilidad y un nivel de control que, en muchos casos, las convierte en una opción más completa para empresas con un alto volúmen de desplazamientos.
Aquí te contamos por qué una tarjeta de empresa puede ser la mejor elección para tu equipo:
Controlar y seguir el gasto de los empleados en tiempo real es esencial para el éxito financiero. Las tarjetas corporativas de Payhawk cuentan con controles avanzados personalizables para que puedas mantener siempre el control, incluso cuando no estás conectado.
Estos son los controles que puedes aplicar en las tarjetas corporativas de Payhawk para combustible:
Estos controles te permiten tener el máximo control sobre los gastos de empresa, al tiempo que permites a los empleados tener flexibilidad para moverse mientras cumplen con la política de gastos de la empresa.
Di adiós a los reembolsos manuales y a la introducción de datos a mano con las tarjetas corporativas de combustible de Payhawk.
Con nuestra solución, los empleados solo tienen que hacer una foto al recibo desde la app. La tecnología OCR inteligente extrae automáticamente los datos del gasto, los registra en el sistema y los envía al equipo financiero. Además, como el recibo digital está homologado por la AEAT, el empleado puede olvidarse del ticket físico.
Una vez subido el gasto, el aprobador correspondiente recibe una notificación en tiempo real para validarlo. Todo el proceso es 100 % digital, lo que lo hace mucho más rápido, cómodo y eficiente para todos los implicados, tal como cuenta Vladan Soldat, fundador de Nobel Recruitment:
He vinculado Payhawk a mi Apple Pay, lo que facilita aún más los pagos. Luego, escaneo mis recibos inmediatamente con la aplicación Payhawk, y puedo tirar el papel. Es mucho más cómodo, y el proceso es muy sencillo e intuitivo.
Gestionar y reembolsar los gastos de kilometraje puede ser complicado y propenso a errores si se hace manualmente. Con Payhawk, los empleados pueden registrar fácilmente sus desplazamientos en la app móvil, y el sistema calcula automáticamente el importe a reembolsar según la tarifa establecida por la empresa.
Esta automatización ahorra tiempo tanto a empleados como a finanzas, reduce errores y garantiza que los reembolsos sean justos y precisos, mejorando la eficiencia en la gestión de gastos relacionados con viajes.
Controla gastos desplazamiento y cumple con la política de gastos
Conciliar manualmente los recibos de gastos de viaje, como gasolina o peajes, puede ser especialmente complicado, sobre todo cuando se gestionan con tarjetas de combustible tradicionales. Los tickets suelen llegar en múltiples idiomas o divisas, pueden estar arrugados o dañados, y a menudo los empleados los pierden o entregan con retraso. Esto dificulta enormemente llevar un control preciso y provoca errores y demoras en la contabilidad.
En cambio, con las tarjetas corporativas de Payhawk integradas con la solución de gestión de gastos, este proceso se simplifica y automatiza por completo. Los recibos se digitalizan al instante con tan solo una foto, los datos se extraen automáticamente y, al integrarse con tu ERP o software contable (como NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage Intacct, entre otros), toda la información se sincroniza en tiempo real.
Así, no solo ahorras tiempo y reduces errores, sino que también aseguras que todo el equipo trabaje con datos actualizados y unificados, facilitando una contabilidad más precisa y eficiente sin necesidad de procesos manuales tediosos.
Controlar y aprobar los gastos es clave para evitar errores y fraudes. Con las tarjetas tradicionales, no hay un sistema de aprobación integrado: los empleados pagan, envían los recibos manualmente y el equipo financiero debe revisarlos uno a uno, lo que es lento y propenso a errores.
En cambio, con las tarjetas corporativas para combustible de Payhawk, el proceso de aprobación es automático. Puedes crear reglas personalizadas para que los gastos de combustible o viajes, por ejemplo, se envíen directamente al aprobador correspondiente en tiempo real. Así, los gastos se revisan rápido, sin retrasos ni confusiones, y tienes un control total y claro en todo momento.
Las tarjetas de gasolina tradicionales no cuentan con sistemas automáticos para bloquear gastos ni para aplicar límites basados en reglas específicas. Esto significa que, si no hay un control manual constante, los empleados pueden gastar más de lo permitido sin que se active ninguna restricción automática.
En cambio, las tarjetas corporativas inteligentes de Payhawk incluyen funciones avanzadas de seguridad. Por ejemplo, pueden bloquearse automáticamente cuando se alcanza un límite de gasto o si se detecta un uso fuera de las políticas establecidas. Además, desde el portal puedes ajustar esos límites y bloqueos en tiempo real, asegurando que los empleados solo gasten dentro de lo autorizado.
De este modo, Payhawk te permite mantener un control estricto y seguro del gasto, facilitando la gestión y reduciendo riesgos sin complicaciones.
Polina Kasaboneva, Directora Financiera de Quantive, comenta:
Las tarjetas de Payhawk ofrecen un proceso de gestión de gastos sin papel, muy cómodo y seguro. Si es necesario, puedes congelar la tarjeta en un minuto. Y además, como directora financiera puedo administrar los límites de las tarjetas y acceder a todos los gastos en tiempo real.
Y no se trata sólo de mantener el dinero a salvo de los empleados que gastan más de la cuenta; nuestras tarjetas corporativas también vienen con funciones de seguridad a varios niveles, entre ellas:
A diferencia de las tarjetas de combustible tradicionales, la solución de gestión de gastos de Payhawk permite categorizar los gastos y aplicar filtros personalizados para generar informes mucho más precisos, asegurando así la coherencia en toda tu organización. Puedes establecer campos obligatorios, como el tipo impositivo o el ID del trayecto, para obtener datos de gasto más completos y detallados.
Al disponer de toda esta información en tiempo real, tendrás el control total para tomar decisiones empresariales informadas que impulsen resultados reales.
La tarjeta corporativa inteligente de Payhawk está diseñada para ser intuitiva y fácil de usar, con una curva de aprendizaje prácticamente nula. La app permite subir fotos de los recibos en segundos, mientras la tecnología OCR extrae automáticamente toda la información relevante, evitando tareas manuales y ahorrando tiempo.
Los empleados pueden acceder a los fondos autorizados en cualquier momento, incluso fuera del horario laboral o ante emergencias, lo que garantiza total disponibilidad sin complicaciones. Además, los límites y políticas configurados aseguran el cumplimiento sin interferir en la agilidad del día a día. Así, gestionar gastos durante los viajes es rápido, cómodo y completamente controlado.
Las tarjetas corporativas de Payhawk incluyen la opción de seguimiento del CO2, una herramienta clave para muchas empresas grandes y en crecimiento que buscan reducir su impacto ambiental.
Si necesitas medir tu huella de carbono relacionada con los gastos de la empresa, nuestras tarjetas, en colaboración con Lune, te permiten rastrear incluso las emisiones más complejas, como las de Alcance 3, ofreciendo una visión completa y precisa para avanzar hacia una gestión más sostenible.
Si quieres saber cómo usar las tarjetas Payhawk para desplazamientos en tu empresa, puedes agendar una llamada con un experto que evaluará tu caso y te presentará la solución que más te encaje.
Las ventajas de las tarjetas inteligentes son evidentes, y lo que es más, las tarjetas de combustible tienen algunos inconvenientes importantes, entre ellos:
Ponte en el lugar de tu empleado Has llegado a una gasolinera y te encuentras con que no aceptan tu tarjeta de combustible. Ahora, tienes que pagar con fondos personales y solicitar el reembolso, lo que es molesto y puede que incluso peor si tus fondos son escasos.
Es incómodo y pone a tu empleado en una situación delicada y a veces estresante. En Payhawk, más de 46 millones de comercios de todo el mundo aceptan nuestras tarjetas corporativas, para que tu personal pueda viajar con confianza sabiendo que puede comprar fácilmente combustible y otros artículos de primera necesidad.
Utilizar tarjetas de combustible para empleados implica realizar un seguimiento de los gastos específicos de combustible a través del proveedor de la tarjeta de combustible, al tiempo que gestionas los demás gastos empresariales de tus empleados a través de un proveedor diferente o, al menos, utilizando tarjetas diferentes. Esto hace que todo el proceso sea confuso e innecesariamente largo.
Con la introducción de tarjetas corporativas, puedes mantener todos los gastos de la empresa bajo un mismo techo y dar a tus empleados una sola tarjeta que les permita gastar en cualquier lugar. Además, puedes estandarizar las políticas para que los procesos sean los mismos para todos.
Todo lo que debes preguntarte a la hora de elegir entre una tarjeta gasolina empresa o una tarjeta corporativa que te permite cubrir los gastos de desplazamiento, no sólo de gasolina:
1 ¿Puedo personalizar los controles de gasto y aplicar las políticas de gasto?
La personalización es clave para que la tarjeta se adapte a las políticas de gasto de tu empresa ¿Puedes poner un tope a determinados empleados o limitar dónde y para qué utilizan sus tarjetas?
2 ¿Puedo integrar la tarjeta con la contabilidad y otros sistemas?
Al integrar tus tarjetas en tus sistemas ERP y de contabilidad, puedes eliminar la introducción manual de datos, y con ello eliminar errores y duplicados.
3 ¿El proceso de uso y adopción es sencillo para todos los empleados?
A pesar que la selección de la solución la decide finanzas, es una decisión que afecta a todos los empleados de la empresa. Para garantizar el éxito de uso y reducir la adopción inicial es importante que la solución que elijas sea fácil de usar e intuitiva para todos los empleados.
4. ¿Se ajusta al alcance de tu organización?
Es fundamental que, si tu empresa gestiona gastos en distintas divisas y países o entidades, cuentes con una solución que simplifique la gestión de kilometraje y viajes, y que te ofrezca visibilidad en tiempo real centralizando todos los gastos globales en un solo panel.
Discordia, una de las mayores empresas de transporte de Europa con una flota de 1.500 camiones y más de 2.000 conductores, necesitaba simplificar y mejorar la gestión de los gastos de viaje de sus empleados, que están constantemente en la carretera.
Antes, los conductores recibían fondos en tarjetas de débito antes de cada viaje para cubrir gastos como combustible, peajes o multas. Este método generaba problemas frecuentes: cargos bancarios, embargos y largos tiempos de reporte, además de retrasos cuando necesitaban fondos adicionales para gastos imprevistos, lo que afectaba su productividad y aumentaba costes para la empresa.
Al dar el paso a Payhawk, Discordia automatizó todo el proceso con tarjetas corporativas y que permiten un control en tiempo real de los gastos. Por un lado, las personas que están en la carretera pueden cubrir sus gastos de forma segura, y subir los recibos de forma inmediata, sin riesgo a perderlos. Tal y como comenta uno de los conductores de Discordia:
Payhawk ha mejorado mucho mis condiciones laborales. Ahora, siempre tengo el dinero necesario para hacer mi trabajo, y con la app puedo subir los recibos al instante, sin papeleo extra.
Y por otro lado, el equipo financiero ha ganado en eficiencia y seguridad, gracias a controles avanzados como la capacidad de bloquear retiradas en cajeros, restringir el uso por horarios o comercios, y la integración directa con su ERP, que ha eliminado la entrada manual de datos y agilizado el cierre mensual.
Hemos cuadruplicado la productividad de los empleados y esperamos un impacto aún mayor a medida que crezca nuestra flota. La automatización de Payhawk ha reducido significativamente el tiempo de procesamiento y ha disminuido los errores asociados con la gestión manual de gastos.
Todas estas características y funcionalidades están disponibles en una única plataforma centralizada, que se une a las tarjetas de Payhwk. Si quieres saber más sobre cómo las tarjetas y el software de Payhawk pueden ayudar a tu empresa, puedes contactar a uno de nuestros expertos, que evaluará el caso y te presentará la solución adaptándose a las necesidades de la empresa.
Raquel ha sido parte importante de Payhawk desde el principio, pasando por varios roles clave: empezó en ventas, creó el equipo de Success desde cero y luego pasó al marketing de contenido y producto. Ahora, está en su mejor momento como Senior Product Marketing Manager e Impact Director. Además, Raquel también lidera los esfuerzos de ESG de la empresa. Fuera del trabajo, a Raquel le encanta estar al aire libre y disfruta nadando, haciendo senderismo y cocinando para sus dos hijos.
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Controla el gasto de empresa en tiempo real y despídete de las tareas manuales. Nuestros expertos te enseñarán cómo puedes beneficiarte de una solución integral como Payhawk.
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Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
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