Nobel Recruitment: Betaalkaarten met ingebouwd beleid maken finance een stuk makkelijker

Het leven vóór Payhawk

Voor Payhawk, regelde Nobel Recruitment delen van het uitgavenbeheer via traditionele banken en de bijbehorende creditcards. Er waren geen betaalkaarten met een ingebouwd beleid waardoor er geen goed overzicht was en weinig grip op bedrijfsuitgaven. Liz Slot, Head of Finance and Operations: “Wanneer een collega een declaratie moest doen van een out-of-pocket uitgave, ging de terugbetaling via de traditionele bank. Nu onze collega’s beschikken over de Payhawk betaalkaart, hebben we geen langdradige declaratieprocessen meer en besparen we zo veel tijd. ” Veel van de financiële taken werden ook handmatig uitgevoerd en de nadelen van out-of-pocket uitgaven ervaarden ze ook bij Nobel Recruitment.

Liz: “Als ik de maandafsluiting deed, moest ik altijd achter de managers aan voor ontbrekende bonnetjes. Toen ik mijn collega's hoorde zeggen dat we veel tijd konden besparen in onze financiële processen, besloot ik een gesprek aan te gaan om de mogelijkheden te bespreken.”

Tijd besparen op finance? Graag!

Payhawk is klant van Nobel Recruitment, en dat is ook hoe wij met elkaar in aanraking zijn gekomen. Liz: “Na iedere pitch over Payhawk die ik mijn collega hoorde vertellen tegen kandidaten, werd ik steeds enthousiaster. Wie wil nou geen tijd besparen op finance?” Tijd besparen op uitgavenbeheer en het afhandelen van invoices was dan ook doorslaggevend om voor een oplossing voor uitgavenbeheer te kiezen voor Nobel Recruitment.

Vladan, Founder van Nobel Recruitment, geeft aan dat het voornaamste voordeel ligt in het niet meer bewaren van bonnetjes: “Ik heb Payhawk gekoppeld aan mijn Apple Pay, wat betalingen nog gemakkelijker maakt. Daarna scan ik mijn bonnetjes gelijk, waardoor mijn portemonnee vrij blijft van rondslingerende bonnetjes. Het gemak van directe digitalisering maakt het hele proces aanzienlijk eenvoudiger.”

Traditionele vs. slimme betaalkaarten

Nobel Recruitment gebruikt de betaalkaarten van Payhawk vooral voor bedrijfsuitgaven en uitgaven met betrekking tot reiskosten. In tegenstelling tot betaalkaarten van traditionele aanbieders, zijn de slimme betaalkaarten van Payhawk voorzien van software voor uitgavenbeheer dat realtime inzicht geeft in uitgaven, ingebouwde limieten hanteert en de mogelijkheid biedt om met zowel virtuele en fysieke kaarten betalingen te verrichten.

Daarnaast bespaart de gebruiker van de kaart veel tijd doordat hij of zij simpelweg een foto kan maken van het bonnetje, dit kan uploaden in de Payhawk app waar het vervolgens automatisch wordt toegewezen aan de juiste categorie, die zijn vastgesteld door het Finance team. Liz: “Kaarthouders hebben dus de vrijheid om geld uit te geven, maar wij houden de controle.”

Ook Vladan geeft aan dat vooral het gebruiksgemak van de betaalkaarten hem aanspreekt: “De gebruiksvriendelijkheid van de betaalkaarten valt mij vooral op. Het feit dat onze teamleden snel en intuïtief met de betaalkaarten kunnen omgaan, maakt het gehele proces soepel en efficiënt. Daarnaast draagt het natuurlijk bij aan een vlotte bedrijfsvoering, waarbij het beheer van uitgaven niet langer een last, maar eerder een geïntegreerd en moeiteloos onderdeel van onze dagelijkse activiteiten is geworden.”

Exact Online

De integratie tussen Payhawk en Exact Online ervaart Liz als erg prettig. Het bespaart haar veel extra werk en tijd. Liz: “Dankzij het slimme inlees systeem van Payhawk, kunnen mijn collega’s heel gemakkelijk zelf hun uitgaven verwerken en hoef ik nog maar op één knop te drukken, of soms zelfs op geen knop! Omdat alles automatisch doorstroomd naar Exact Online. Ook het eenvoudige gebruik van de portal en app spreken mij aan” De abonnementenbeheer functie van Payhawk wordt veelvuldig gebruikt voor Nobel Recruitment voor afschrijvingen van onder andere LinkedIn, Cloudcall en Bullhorn.

Customer Success

Op de vraag hoe belangrijk het Customer Success team van Payhawk is voor Nobel Recruitment zegt Liz: “Erg belangrijk. Het CS team is toegankelijk en duidelijk in hun antwoorden. Wat ik persoonlijk fijn vind, is dat als ik een vraag heb er vaak gelijk een call wordt ingeschoten om mij het best mogelijke antwoord te geven. Dit voelt erg persoonlijk aan. ” Verder geeft Liz aan dat ook de implementatie van Payhawk soepel en snel verliep en dat ook de integratie van Exact Online binnen no-time was opgezet. Liz: “Ik kreeg een e-mail met duidelijke instructies met wat er precies nodig was van onze kant en alle documenten die ik nodig had. De communicatie was helder en duidelijk.”

Payhawk helpt bedrijven als Nobel Recruitment bij het automatiseren van financiële processen. Hierdoor wordt er veel tijd en geld bespaard en lopen processen een stuk gemakkelijker en efficiënter. Ben je benieuwd wat Payhawk voor jouw organisatie kan betekenen? Boek dan gauw een demo bij één van onze experts.