Uitgavenbeheer: Knelpunten en oplossingen voor logistieke bedrijven

Uitdagingen in de logistiek

Logistieke bedrijven hebben grote operaties met veel verschillende processen en veel werknemers. Dit zijn complexe operaties waarin veel geld omgaat. Door constante en snelle veranderingen is het een uitdaging in de logistieke branche om goed zicht te houden op de kosten en te houden aan budgetten. De branche heeft daarbij ook te maken met veel onvoorziene omstandigheden zoals het weer, personeelstekorten, wet-en regelgeving vanuit de overheid en technologische ontwikkelingen.

Daarnaast vinden er constant prijsstijgingen plaats, bijvoorbeeld van de brandstofkosten en de personeelskosten. De stijging van de personeelskosten ontstaan door personeelstekorten, zoals tekorten aan chauffeurs. Ook nieuwe cao-afspraken zorgen voor stijgingen in de personeelskosten. Zeker om deze redenen is efficiëntie van de bedrijfsprocessen en inzicht in de bedrijfskosten noodzakelijk. Dit is vaak echter niet het geval.

Ook Van Eijck liep tegen dit soort uitdagingen aan. Aart van Rijswijk, Manager Bedrijfsvoering bij Van Eijck Holding B.V., herinnert zich nog goed hoe het eraan toeging vóór de overstap naar Payhawk:

Het nadeel van onze oude methode was dat bonnetjes vaak verloren gingen of te laat werden ingeleverd. Dat leverde een hoop administratieve rompslomp op.

Een herkenbaar probleem voor veel finance teams en precies het soort frustratie dat je met automatisering of een slimme oplossing voor uitgavenbeheer eenvoudig kunt voorkomen.

Het risico van slecht inzicht in uitgaven in transport & logistiek

In veel gevallen is de boekhouding binnen de logistiek nog niet gemoderniseerd. Zo heeft het financiële team vaak te maken met veel handmatige taken en moeten ze achter bonnetjes aanzitten. Dit is veelal het geval omdat er in de logistieke branche veel out of pocket kosten van toepassing zijn. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een werknemer iets moet voorschieten, zoals materiaal, kosten voor tolwegen of hotels en daarna het bonnetje declareert.

Werknemers bezitten vaak niet over een persoonlijke betaalkaart. Soms wordt er een betaalkaart gedeeld. Dit kan zakelijke risico’s met zich meebrengen. Bijvoorbeeld dat er één creditcard wordt gedeeld door verschillende werknemers. Dit maakt het lastig om de transacties te kunnen achterhalen. Er is slecht inzicht wat er is betaald en door welke werknemer de betaling is uitgevoerd. Door out of pocket kosten heb je geen realtime inzicht in de kosten en is het erg uitdagend om binnen de gestelde budgetten te blijven.

Daarnaast hebben bedrijven in de logistiek vaak complexe goedkeuringsprocessen binnen het bedrijf. Er zijn meerdere belanghebbenden betrokken, van de logistieke en operationele afdelingen tot inkoop, finance en het management. Als er geen helder proces is voor het goedkeuren van uitgaven, kunnen betalingen vertraging oplopen. Dat leidt niet alleen tot frustratie bij werknemers, maar ook bij het financiële team, dat er steeds achteraan moet.

Onkostenvergoedingen worden vaak pas verstrekt na het indienen van declaraties. Tussen aankoop en terugbetaling kunnen weken zitten. Dit maakt het bijna onmogelijk om het aankoopgedrag te beïnvloeden of bij te sturen. En dat zorgt voor onzekerheid bij medewerkers die onderweg uitgaven moeten doen.

Zoals Discordia-chauffeur Petyo Kozarov het treffend verwoordt:

Voor mij is Payhawk een grote verbetering, omdat ik nu altijd bedrijfsmiddelen heb als ik onderweg ben. Ik hoef geen persoonlijke middelen meer te gebruiken voor parkeergeld, tol of boetes. En ik hoef geen extra rapportages meer te maken – met de mobiele app van Payhawk maak ik foto's van bonnetjes, en die gaan rechtstreeks naar het kantoor.

Voor bedrijven die nog steeds persoonlijke kaarten of zakelijke kaarten van traditionele banken gebruiken, is het onmogelijk om realtime overzicht te krijgen van alle uitgaven. Dat gebrek aan inzicht leidt tot ongefundeerde beslissingen, onnauwkeurige prognoses en tijdrovende maandafsluitingen. Niet ideaal, zeker niet in een branche waar snelheid en wendbaarheid cruciaal zijn.

Controle en zichtbaarheid in de logistiek

Naast het belang van uitgavenbeheer in de logistiek om de kosten te verlagen, draagt een goed uitgavenbeheer ook bij aan de preventie van risico’s en fraude. Zeker voor grote logistieke bedrijven met talloze werknemers is dit een belangrijk onderwerp. Als uitgaven handmatig worden bijgehouden, loopt een organisatie het risico op ondoelmatigheden, fraude, onnauwkeurige onkostendeclaraties en verlies van financiële controle.

Werknemers moeten bedrijfsuitgaven kunnen doen om de business in beweging te houden en uit te kunnen breiden. Dat vergt noodzakelijkerwijs goede toegankelijkheid tot de financiële middelen van de organisatie. Werknemers die niet goed geïnformeerd zijn over de toelaatbaarheid van vergoedingen kunnen onkosten claims indienen die niet gegrond of buitenproportioneel zijn.

Uitgavenbeheeroplossingen voor logistieke bedrijven

Goed uitgavenbeheer in de logistiek is de oplossing om de kosten te verlagen en beter inzicht te krijgen in de out of pocket kosten. Het gebruik van zakelijke betaalkaarten gaat gepaard met slimme software. Deze moderne oplossingen voor uitgavenbeheer bieden allerlei voordelen. Zoals gemak, lagere administratieve kosten en een betere controle over budgetten en kosten door uitgavenlimieten voor werknemers in te stellen. Zo is er continu grip op de uitgaven en inzicht in de budgetten.

Dankzij het gebruik van een zakelijke betaalkaart met slimme software wordt het financiële team veel handmatig werk bespaard. Dit verhoogt de efficiëntie van het financiële team en zo houdt het team tijd over voor andere taken. De slimme software zorgt ook voor inzichtelijke data.

Payhawk als oplossing

Bij Payhawk weten we dat uitgavenbeheersing voor logistieke bedrijven een prioriteit is. Van uitgavenbeleid tot naleving: je moet ervoor zorgen dat de uitgaven van je werknemers in overeenstemming zijn met het budget en de doelstellingen van het bedrijf.
Met Payhawk kun je alle aankopen van je bedrijf op één plek bijhouden en in real time analyseren hoeveel er elke maand wordt uitgegeven. Dankzij deze koppeling kun je uitgaven beter dan ooit in de gaten houden en onnodige budgetoverschrijdingen voorkomen.

Op het gebied van veiligheid draagt Payhawk ook een steentje bij. Zo kun je met gemak kaarten bevriezen, geldopnames bij de geldautomaat activeren of blokkeren en online transacties blokkeren. Ook niet onbelangrijk is de mogelijkheid om dagelijkse limieten in te stellen. Dagelijkse limieten zijn een goede manier om de totale bedrijfsuitgaven per dag te beheersen. Met deze limieten krijg je een nauwkeurig beeld van hoeveel geld er wordt uitgegeven en waar het naartoe gaat.

Ook helpt Payhawk je om kostbare tijd te besparen. Met Payhawk kun je automatisch bonnetjes en facturen invoeren aan de hand van OCR-technologie. De uitgaven worden automatisch vastgelegd en verwerkt, zodat je tijd en geld bespaart op handmatige invoer. Met onze OCR-functionaliteit kun je bonnetjes en facturen met slechts een paar klikken in het systeem importeren.

Slotopmerkingen

De hedendaagse uitdagingen in de logistieke branche drukken de omzetgroei. Om winstgevend te blijven is het noodzakelijk goed te letten op de kosten en te kijken naar de efficiëntie van de bedrijfsprocessen. Het implementeren van software voor uitgavenbeheer in de logistiek zorgt voor beter inzicht in de kosten. Het gebruik van een zakelijke betaalkaart helpt om de out of pocket uitgaven te verlagen en inzichtelijk te maken. Het besparen van tijd en geld draagt bij aan de omzetgroei in de uitdagende logistieke branche.

Kom meer te weten over hoe je bedrijf de uitgaven onder controle kan krijgen met zakelijke betaalkaarten en software. Boek vandaag nog een demo.