Hoe zakelijke betaalkaarten met slimme software zakelijke risico’s kunnen voorkomen

Het kan als snelgroeiend bedrijf een flinke uitdaging zijn om een geschikte oplossing te vinden voor je uitgavenbeheer (expense management). Vaak wordt er gegrepen naar een zakelijke creditcard. Dit blijkt niet altijd een geschikte oplossing.

Zakelijke risico’s door creditcards

Bij zakelijke uitgaven door werknemers komen allerlei risico’s om de hoek kijken. Zeker wanneer de betaalkaart niet gekoppeld is aan slimme software. Vaak wordt er een creditcard gebruikt. Het komt vaak voor dat er één creditcard wordt gedeeld door verschillende werknemers. Dit maakt het lastig om de transacties te kunnen achterhalen. Er is slecht inzicht wat er is betaald en door welke werknemer de betaling is uitgevoerd. Daarbij kan het zijn dat de budgetten worden overschreden omdat er geen limieten zijn. Vaak is er aan het eind van de maand pas goed inzichtelijk wat er precies is uitgegeven.

Na het gebruik van de creditcard moeten de bonnetjes en facturen ook nog bij elkaar worden gezocht en handmatig worden gematched aan de betalingen. Alleen weet het financiële team niet goed bij wie ze de bonnetjes moeten opvragen. Dit uitzoeken kost tijd en levert frustratie op voor het financiële team en de werknemer.

Ook op het gebied van compliance kan het bedrijf risico lopen bij gebruik van gedeelde creditcards. Zo kan het voorkomen dat er onveilige transacties worden gedaan die niet compliant zijn. Of is er kans op fraude en diefstal van de kaart. Ook personeelsverloop kan een risico zijn.

Kortom, het gebruik van creditcards brengt risico’s met zich mee. Zo is geen overzicht wat er is betaald en door wie. Budgetten kunnen worden overschreden, er is slecht inzicht in de uitgaven en kan het voorkomen dat het bedrijf niet compliant wordt bevonden. Deze risico’s zijn voor geen enkel bedrijf gunstig.

Wat is een zakelijke betaalkaart

De bovengenoemde risico’s kunnen worden verlaagd door te kiezen voor een zakelijke betaalkaart. Dit is een gepersonaliseerde debitcard waarbij een limiet wordt ingesteld per werknemer. Met deze kaart kunnen er zakelijke uitgaven worden gedaan. De kaart werkt op debit en de betaling wordt direct van de zakelijke rekening afgeschreven. De zakelijke betaalkaart is vaak gekoppeld aan een slimme software voor uitgavenbeheer (expense management).

Zakelijke betaalkaarten met slimme software

Door zakelijke betaalkaarten te combineren met slimme software ontstaat de ideale oplossing voor uitgavenbeheer. Een zakelijke betaalkaart met slimme software zorgt voor een betere controle op de bedrijfsuitgaven. Er kunnen budgetten worden ingesteld zodat er uitgavenlimieten ontstaan per werknemer. Omdat de betaalkaart persoonsgebonden is, zijn de uitgaven makkelijk traceerbaar en is er meer controle. Zeker in een snelgroeiende scale-up waar soms de processen van het financiële team nog niet goed staan, is controle onmisbaar om goed inzicht te houden.

Deze moderne oplossingen voor uitgavenbeheer bieden allerlei voordelen. Zoals gemak, lagere administratieve kosten en een betere controle over budgetten en kosten door uitgavenlimieten voor werknemers in te stellen. Zo is er continu grip op de uitgaven en inzicht in de budgetten. Niet alleen aan het eind van de maand. Dit is precies wat Louis Gossieau, Head of Buyer Marketing bij Mercell Nederland, ook ervaart:

‘Payhawk toont je het budget dat je elke maand kunt uitgeven en je kunt zien hoeveel je tot nu toe al hebt besteed. Je hebt een realtime inzicht van hoeveel er nog beschikbaar is. Dat was vroeger niet het geval toen we allemaal dezelfde zakelijke creditcard gebruikten.’

Daarnaast biedt de slimme software de mogelijkheid om betaalkaarten automatisch te blokkeren en verdachte transacties te herkennen. Dit verhoogt de veiligheid rondom de betalingen en zorgt ervoor dat het bedrijf PCI compliant is.

Dankzij het gebruik van een zakelijke betaalkaart met slimme software wordt het financiële team veel handmatig werk bespaard. Dit verhoogt de efficiëntie van het financiële team en zo houdt het team tijd over voor andere taken. De slimme software zorgt ook voor inzichtelijke data.

In onderstaande video leggen we uit hoe de slimme debit- en creditcards van Payhawk werken.

Payhawk's zakelijke betaalkaart als oplossing

De zakelijke betaalkaart met slimme software van Payhawk is dé manier om zakelijke risico’s te verlagen op het gebied van uitgavenbeheer.

Hoe Payhawk de zakelijke risico’s verlaagt:

• De betaalkaart van Payhawk is PCI compliant. Zo wordt de veiligheid rondom betalingen en data gegarandeerd.
• De software geeft de mogelijkheid tot het instellen van gelimiteerde bedragen dat kaarthouders kunnen uitgeven met hun zakelijke betaalkaart. Dit is een geweldige manier om te zorgen dat werknemers geld van het bedrijf op de juiste manier besteden.
• Er is de mogelijkheid om verschillende beleidsregels te kunnen instellen voor verschillende personeelsleden op basis van senioriteitsniveau.
• Je kunt verschillende beleidsregels instellen op basis van het type kaart (debet, credit of prepaid) om bijvoorbeeld online uitgaven of opnames bij geldautomaten te blokkeren.
• De optie om kaarten te blokkeren, bevriezen of verwijderen naar aanleiding van misbruik, fraude, diefstal of personeelsverloop.

Naast goede financiële controle verzorgt Payhawk talloze mogelijkheden voor goed realtime inzicht en uitgebreide mogelijkheden tot rapporteren en analyseren. Financiële teams kunnen bedrijfsuitgaven in real-time volgen door de automatische synchronisatie functie en daardoor op de hoogte blijven van elke betaling. Ook kan het team bestedingslimieten beheren en uitstaande betalingen bekijken. Zo staat het gehele uitgavenbeheer van het bedrijf en alle afdelingen in één actueel overzicht. Op deze manier kan er snel worden geschakeld, gebaseerd op actuele cijfers.

Ook kun je de kaarten in bulk beheren wat veel tijd bespaart. En dat niet alleen; dankzij de slimme software van Payhawk kunnen veel taken geautomatiseerd worden. Onkosten van werknemers controleren en uitbetalen, of bonnetjes bij elkaar zoeken van de gedeelde zakelijke creditcard behoren tot het verleden.

Slotopmerkingen

De zakelijke betaalkaart met slimme software van Payhawk is dé oplossing voor uitgavenbeheer. Een zakelijke betaalkaart met slimme software zorgt voor een betere controle op de bedrijfsuitgaven. Daarnaast wordt het financiële team veel handmatig werk bespaard. De zakelijke betaalkaart zorgt voor zowel een kosten als tijdsbesparing. Essentieel voor elk snelgroeiend bedrijf!

Benieuwd wat een zakelijke betaalkaart met slimme software jouw bedrijf op kan leveren? Boek direct een demo.