English (EN-UK)
English (EN-US)
Deutsch (DE)
Français (FR)
English (Rest of Europe)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Slimme tech herkent slimme tech, daarom vertrouwen zoveel software- en technologiebedrijven op oplossingen voor uitgavenbeheer om hun processen te stroomlijnen. Van het elimineren van tijdrovende, handmatige taken en het vervangen ervan door snelle goedkeuringen tot het nauwkeurig overzetten van onkosteninformatie, met de juiste oplossing krijgt het finance-team meer tijd én betere inzichten om strategie en groei te ondersteunen.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Kun je je voorstellen dat je organisatie volledig gericht is op technologie, dat betekent dus: innovatie, disruptie en snelle groei, maar dat je processen voor uitgavenbeheer nog uit het stenen tijdperk komen?
Je techbedrijf is van nature vooruitstrevend. Maar als je processen voor uitgavenbeheer dat niet zijn, is het tijd om afscheid te nemen van handmatige, foutgevoelige processen. Kies in plaats daarvan voor realtime zichtbaarheid en ongeëvenaarde efficiëntie.
Stel je je huidige proces voor uitgavenbeheer eens voor. Wordt er veel tijd verspild aan dubbele controles? Of delen meerdere medewerkers dezelfde zakelijke creditcard? Beide situaties leiden tot één groot probleem: inefficiëntie in je hele organisatie.
Maar dat hoeft niet zo te blijven. Met de juiste software voor uitgavenbeheer kun je de efficiëntie verbeteren (nooit meer bonnetjes najagen of data handmatig invoeren), volledige controle houden over uitgaven zonder wendbaarheid te verliezen, en flink wat tijd besparen.
Neem onze klanten als voorbeeld. Bedrijven die Payhawk gebruiken besparen jaarlijks zo’n 55.000 uur aan handmatig werk, gemiddeld twee dagen per maand per medewerker. Die tijd kunnen teams nu besteden aan strategische planning, forecasting, het aanpassen van budgetten, en meer.
Parkos, het online platform dat reizigers wereldwijd helpt met het vinden van de beste parkeerplekken op luchthavens tegen de beste prijzen, heeft de tijd om de maand af te sluiten weten te halveren door onnodige handmatige taken te elimineren waardoor ze tijd konden vrijmaken voor taken die echt waarde toevoegen.
Steven Packer, Head of Finance bij Parkos zegt:
Mijn ervaring met Payhawk heeft aangetoond dat alles mogelijk is wanneer de SaaS-gebruiker en SaaS-provider samenwerken. We besparen meer tijd en geld met elke functie die Payhawk uitbrengt! En deze besparingen samen hebben ons geholpen onze tijd om de maand af te sluiten terug te brengen van meer dan 30 dagen tot 14 dagen.
Daarnaast weet je als geen ander dat uitgaven in de techsector snel kunnen oplopen — en dat juist dan goed inzicht cruciaal is. Het delen van zakelijke betaalkaarten is daarbij echt niet meer van deze tijd. Toch werken veel bedrijven nog met omslachtige oplossingen. Zo ook bij Parkos, waar collega’s betaalkaarten moesten doorgeven om hun uitgaven te kunnen doen. Steven deelt:
We hadden gevallen waarin een collega naar het huis van een andere collega moest fietsen om de fysieke betaalkaart te krijgen voordat ze op zakenreis gingen, omdat we slechts een paar kaarten beschikbaar hadden.
Ben je bekend met dit soort situaties? Dan heb je een oplossing nodig die flexibele uitgaven mogelijk maakt zonder in te leveren op controle.
Als financieel verantwoordelijke bij een softwarebedrijf weet je het al lang: handmatige processen passen niet bij een digitale, tech-savvy organisatie. En je bent niet de enige.
Uit het rapport De CFO en de digitale kloof (gebaseerd op onderzoek onder meer dan 1.000 finance leaders) blijkt dat slechts 36% van de technologie- en telecombedrijven vindt dat hun fintech-stack echt voldoet aan hun behoeften. Het goede nieuws? Er bestaan slimme oplossingen voor uitgavenbeheer die je processen volledig kunnen transformeren.
Hier zijn negen manieren waarop de juiste software je kan helpen om de meest voorkomende uitdagingen aan te pakken:
Abonnementen kunnen zich razendsnel opstapelen. Het is makkelijk om ze af te sluiten, maar minstens zo makkelijk om ze daarna te vergeten. Grote kans dat je organisatie talloze SaaS-abonnementen heeft lopen, verspreid over verschillende teams, zonder centrale goedkeuring of controle. De grote vraag is dan: weet je eigenlijk wel wat je elke maand uitgeeft?
Gemiddeld hebben bedrijven maar liefst 291 SaaS-abonnementen. Dus als jouw organisatie daar ook in de buurt komt, of het nu gaat om marketingtools of IT-software, dan betaal je waarschijnlijk voor ongebruikte of dubbele tools zonder dat je het doorhebt.
Met abonnementbeheerfuncties krijg je in één oogopslag inzicht in waar je geld naartoe gaat, welke abonnementen actief zijn, en of een prijsverhoging het budget nog wel waard is.
Moet je team telkens een nieuwe PO aanmaken voor elk maandelijks gefactureerd SaaS-abonnement? Dan is er goed nieuws: terugkerende PO's maken het veel eenvoudiger.
Geen gedoe meer met medewerkers die een PO moeten aanmaken of handmatig goedkeuringen volgen. In plaats daarvan kun je één PO aanmaken met een factureringsschema, waarbij automatisch sub-PO’s worden gegenereerd voor elke maandelijkse betaling. Zo werk je sneller, nauwkeuriger en efficiënter.
Werk je in een matrixorganisatie (waar medewerkers rapporteren aan meerdere managers, zoals functionele en productmanagers)? Dan kan het goedkeuringsproces een grote bottleneck zijn binnen het uitgavenbeheer.
Het goede nieuws is dat je dit proces flink kunt versnellen en tegelijkertijd de afhankelijkheid van het finance team kunt verminderen met uitgavennotities en aanpasbare workflowfuncties. Ontwerp goedkeuringsstromen die bepalen hoe gebruikers geld mogen uitgeven en wie dit moet goedkeuren. Zo blijft elke euro verantwoord en blijft alle communicatie binnen het platform. Geen rondslingerende berichten of gemiste goedkeuringen meer.
Heb je last van terugkerende vragen of losse communicatie? Bij Payhawk maken onze slimme uitgavennotities het proces efficiënter dan ooit. Deze door AI gegenereerde notitie leert van eerdere uitgaven en vult het notitieveld automatisch in. Zo voorkom je gaten in de informatie en werk je nog sneller.
Werk je met kostenverdeling tussen teams of projecten? Dan kan dit het inzicht in kosten en ROI vertroebelen en leiden tot slechte beslissingen.
Bij Payhawk kun je uitgaven nauwkeurig volgen en analyseren met onbeperkt veel aangepaste dimensies. Of je nu per team, project of kostenplaats werkt, je houdt altijd grip.
Aangepaste dimensies zorgen voor betere inzichten, betere afstemming tussen budgetten en doelstellingen en krachtige rapportages. Dankzij sommige Payhawk-integraties, zoals QuickBooks Online, is het zelfs mogelijk om direct facturen te maken vanuit een uitgave.
Naarmate je groeit, worden processen complexer. Je neemt meer mensen aan, opent nieuwe kantoren, meer mensen krijgen uitgavenverantwoordelijkheid, je organisatiestructuur groeit en je belastingplicht wordt ingewikkelder.
Zoals Konstantin Dzhengozov, CFO bij Payhawk, het beschrijft:
Je kunt niet opschalen zonder de juiste technologie. Je moet jezelf steeds afvragen: hoe ziet mijn finance-functie er nu uit, en werkt deze opzet over 6, 12 of 24 maanden nog steeds?
Met een multi-entity beheeroplossing krijg je als finance team realtime inzicht in uitgaven per entiteit, precies zoals jij dat wilt. Dat betekent minder tijd kwijt aan data verzamelen en meer tijd voor strategie en waardecreatie.
Het goede nieuws: je werkt in de techsector, dus overstappen op een nieuwe tool hoeft geen strijd te zijn. Waarom zou je medewerkers leren werken met verouderde systemen die niet integreren?
Met een intuïtieve, volledig geïntegreerde uitgavenbeheeroplossing maak je het leven van iedereen makkelijker. Dankzij OCR-technologie is foutieve data-invoer vrijwel onmogelijk.
Je hebt een systeem nodig dat iedereen vanaf dag één kan gebruiken. Dat is Payhawk. Medewerkers hebben nauwelijks training nodig, je kunt eenvoudig gebruiksvriendelijke uitgavencategorieën toevoegen en de ROI volgt snel (klanten zien vaak al ROI na tien maanden, sneller dan veel concurrenten volgens G2).
Reizen je medewerkers vaak voor events of klantbezoeken? Dan stapelen de bonnetjes zich waarschijnlijk snel op. Denk aan brandstof, lunch, vervoer, accommodatie en meer. Of ze gebruiken een bedrijfskaart of dienen veel declaraties in. Hoe dan ook, het levert werk op voor je finance team.
Met Payhawk hoef je persoonlijke uitgaven niet meer te vergoeden. Bonnetjes worden realtime vastgelegd, zodat jij overzicht houdt zonder achter papieren aan te gaan.
Hebben teamleden extra geld nodig? Dan dienen ze eenvoudig een aanvraag in. Geen vertragingen of omslachtige processen. Je kunt zelfs automatische goedkeuring instellen voor kleinere bedragen.
En de gebruikerservaring? Je medewerkers vinden het prettig om te gebruiken. Onze G2-beoordelingen zijn steevast hoog, met reacties zoals:
Het design van de [Payhawk] app is overzichtelijk en eenvoudig te gebruiken. Het indienen van onkosten, vooral via mobiel, gaat ontzettend snel. Geen frustratie meer met ingewikkelde interfaces. Het is gebruiksvriendelijk, efficiënt en bespaart kostbare tijd. Als je op zoek bent naar een stressvrije oplossing, dan is Payhawk echt het overwegen waard.
Het idee om (frequent) reizende medewerkers een eigen kaart te geven, kan voor sommige CFO’s als een nachtmerrie klinken. Maar met de juiste instellingen krijg je juist grip op uitgaven.
Met controlefuncties en limieten bepaal jij wie hoeveel kan uitgeven en waarvoor. Je kunt bijvoorbeeld een eenmalige kaart aanmaken voor een specifiek project die na afloop automatisch wordt gedeactiveerd. Of je blokkeert uitgaven op bepaalde momenten of voor specifieke categorieën.
Er zijn honderden manieren om het zo in te richten dat het werkt voor jouw bedrijf.
Daarnaast kun je alle uitgaven benchmarken ten opzichte van budgetten en projecten. Zo zie je of alles in lijn is met je beleid en stuur je tijdig bij.
Handmatig data invoeren is ouderwets, foutgevoelig en tijdrovend.
Als je afhankelijk bent van mensen om gegevens over te zetten tussen systemen, kost dat capaciteit en zorgt het voor vertraging. Er is een betere manier.
Native ERP-integraties zijn bij Payhawk een speerpunt. We integreren moeiteloos met veelgebruikte ERP’s zoals Exact Online, AFAS, NetSuite en veel meer. Zo verminder je fouten en verbeter je de kwaliteit van je financiële data.
Zorg dat het helder is wat medewerkers wel en niet mogen declareren. Duidelijke uitgavenregels zijn essentieel voor controle.
Bij Payhawk kun je digitale uitgavenregels instellen om automatisch compliance af te dwingen. Stel zwarte en witte lijsten in voor leveranciers, bepaal bestedingslimieten, activeer fondsenaanvragen en bouw complexe goedkeuringsstromen die passen bij jouw organisatie.
Tijdens onze onboarding verzorgen wij live trainingssessies om je team goed voor te bereiden. Zo kun je efficiënt van start.
Martin Reindl, Director of Implementation bij Payhawk, zegt hierover:
Onze implementatiemanagers werken als consultants, zij begeleiden het proces, doen het zware werk en richten alles in op maat. We importeren data, koppelen je ERP en HRIS, en adviseren over handige functies. Daarna trainen we je team en zorgen we dat alles soepel verloopt.
Kies voor een oplossing die investeert in training en support voor een hoge adoptie.
Je wilt geen extra geïsoleerde tool die je data nóg verder versnipperd en onbetrouwbaar maakt.
Zoek een platform dat naadloos integreert met de belangrijkste ERP- en boekhoudsystemen én de mogelijkheid biedt tot maatwerk via API’s. Zo weet je zeker dat het werkt met jouw techstack.
Het is een spannende tijd in de fintechsector. AI verandert hoe finance teams werken door tijdrovende taken zoals vragen beantwoorden of uitgaven beheren te automatiseren.
Bij Payhawk gebruiken we AI voor functies zoals de financial controller agent en OCR-technologie. Zo krijg je betrouwbare data en slimme suggesties, waarmee je sneller en beter beslissingen neemt.
Als techbedrijf wil je technologie in elk aspect van je organisatie omarmen. Het helpt je processen te stroomlijnen, productiviteit te verhogen, tijd en geld te besparen, en inzicht te krijgen in je financiële situatie over al je entiteiten.
Door uitgaven strak te controleren en medewerkers tegelijk vrijheid te geven binnen vooraf ingestelde limieten, zorg je dat elke euro verantwoord en waardevol is. Daarmee geef je je organisatie de ruimte om door te groeien.
Wil je zelf ervaren hoe Payhawk werkt? Vraag een gepersonaliseerde demo aan.
Als Senior Content Manager helpt Nerissa Goedhart bedrijven in de regio vooruit met content die echt waarde toevoegt. Ze vertaalt complexe finance-thema’s naar toegankelijke, resultaatgerichte verhalen en helpt CFO’s en finance teams grip te krijgen op hun uitgavenbeheer. Haar kracht ligt in het combineren van strategisch inzicht en creatieve uitvoering, altijd afgestemd op wat er lokaal speelt.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
.avif)
