Gestión de gastos eficiente para empresas de software y tecnología

Imagina una empresa tecnológica, innovadora, disruptiva y en rápido crecimiento, pero con procesos de gestión de gastos anclados en la era analógica.

Aunque tu compañía sea avanzada, si tus sistemas de gestión de gastos no lo son, es hora de dejar atrás los procesos manuales y propensos a errores y apostar por visibilidad en tiempo real y eficiencia total.

Tu empresa tecnológica necesita una solución inteligente de gestión de gastos

Los procesos actuales pueden estar llenos de retrasos por verificaciones dobles o del uso compartido de tarjetas corporativas. Ambos generan un problema importante: ineficiencia a nivel de toda la empresa.

Con el software adecuado, puedes eliminar la entrada manual de datos, el seguimiento de tickets y tomar control total del gasto sin perder agilidad, ahorrando una cantidad de tiempo considerable.

Los clientes de Payhawk, por ejemplo, ahorran alrededor de 55.000 horas al año en entrada manual de datos, lo que equivale a dos días por mes por cliente. Ese tiempo se puede dedicar a planificación estratégica, previsiones, ajustes de presupuesto y mucho más.

En Wallapop, Cristina Fuentes,responsable de tesorería habla sobre el uso de Payhawk en la empresa y el ahorro de tiempo:

Dejar Payhawk sería dar un paso atrás, es una solución realmente útil para todo el equipo y todos han notado un gran cambio, especialmente quienes viajan con frecuencia. El proceso es ahora mucho más sencillo y se elimina el riesgo de perder tickets. Personalmente, he podido optimizar mi tiempo, liberando horas de tareas manuales para centrarme en actividades más estratégicas.

Superar los retos comunes de gestión de gastos en empresas tecnológicas

Como responsable financiero en una empresa de software, sabes que los procesos manuales no encajan en un entorno tecnológico avanzado. Y no estás solo.

Según el informe Cómo los CFOs están abordando la brecha tecnológica actual, solo el 36 % de las empresas de tecnología y telecomunicaciones consideran que su stack fintech satisface realmente sus necesidades. La buena noticia: existen soluciones inteligentes de gestión de gastos que pueden transformar por completo cómo gestionas los gastos de la empresa.

Aquí tienes nueve formas en que el software adecuado puede ayudarte a superar los desafíos más comunes:

Controlar la proliferación y duplicación de suscripciones

Las suscripciones pueden multiplicarse rápidamente. Son fáciles de contratar, pero también fáciles de olvidar. Probablemente tengas una enorme cantidad de suscripciones SaaS repartidas entre distintos equipos, con poco control y aprobaciones poco claras, lo que plantea la pregunta: ¿sabes realmente cuánto estás gastando cada mes?

El negocio medio tiene la asombrosa cifra de 291 suscripciones SaaS, así que si tu caso es similar (ya sean herramientas de marketing o software de IT) es probable que estés pagando por suscripciones duplicadas o infrautilizadas sin siquiera darte cuenta.

Con las funcionalidades de gestión de suscripciones, puedes ver de un vistazo en qué estás gastando, qué suscripciones se están usando y si el aumento de precio realmente merece la inversión del presupuesto.

Generar órdenes de compra (PO) para suscripciones mensuales

Si tu equipo tiene que crear una nueva PO cada vez que se factura una suscripción SaaS mensual, hay una mejor manera: las PO recurrentes.

Ya no hace falta estar persiguiendo a los empleados para que generen la orden de compra ni hacer un seguimiento manual de aprobaciones. Basta con crear una sola PO con un calendario de facturación, generando sub-órdenes para cada pago mensual, lo que mejora la eficiencia, precisión y velocidad.

Crear flujos de aprobación personalizados para organizaciones matriciales

En organizaciones matriciales (donde los empleados reportan a varios managers, como funcionales y de producto), los procesos de aprobación pueden ser un gran obstáculo.

La buena noticia: con flujos de trabajo personalizables y notas de gastos, puedes agilizar los procesos y reducir la dependencia del equipo financiero. Diseña flujos que controlen cómo se gasta y quién aprueba, dejando cada gasto registrado y evitando comunicaciones dispersas fuera de la plataforma.

Las notas inteligentes de Payhawk automatizan la información aprendiendo de gastos previos, lo que agiliza aún más el proceso.

Tomar decisiones estratégicas con dimensiones personalizadas

Cuando los gastos se imputan entre departamentos o proyectos, la información puede perderse y afectar la toma de decisiones.

Payhawk permite rastrear y analizar gastos por equipo o proyecto con dimensiones personalizadas ilimitadas. Esto aporta mejores insights financieros, alinea presupuestos con objetivos operativos y facilita informes adaptados para máxima utilidad. Con integraciones como QuickBooks Online, incluso es fácil generar facturas directamente desde los gastos.

Simplificar la escalabilidad con gestión multi-entidad

Al crecer, los procesos se complican: más empleados, nuevas ubicaciones, más aprobaciones y mayor complejidad fiscal.

Con un sistema de gestión multi-entidad, los equipos financieros tienen visibilidad en tiempo real de todos los gastos, por entidad y cómo quieran segmentarlos. Menos tiempo buscando datos, más tiempo en estrategia e insights.

Aplicación intuitiva para asegurar la adopción

Una app fácil de usar facilita la adopción y reduce errores. OCR integrado evita datos incorrectos y permite que los empleados empiecen a usar la solución desde el primer día.

La experiencia de usuario es clave: nombres de categorías personalizables, rápido retorno de inversión y mínima formación necesaria (clientes suelen ver ROI en 10 meses).

Captura de recibos en tiempo real y solicitudes de fondos

Para empleados que viajan o gestionan gastos frecuentes, los recibos se capturan en tiempo real, eliminando reembolsos manuales. Las solicitudes de fondos se gestionan sin retrasos y se pueden aprobar automáticamente montos menores.

Los usuarios valoran la experiencia:

La app de Payhawk es limpia, navegar por ella es un placer, y subir gastos, sobre todo desde móvil, es increíblemente rápido. Es eficiente, fácil de usar y nos ha ahorrado mucho tiempo.

Tarjetas corporativas para gastos controlados

Dar tarjetas a empleados permite controlar gastos con límites y políticas personalizables. Puedes crear tarjetas de un solo uso para proyectos, bloquear gastos según categorías o ajustar políticas en tiempo real, todo comparando con presupuestos y proyectos.

Integraciones nativas con ERP para eliminar transferencias manuales

La entrada manual de datos es lenta y propensa a errores. Las integraciones nativas de Payhawk con ERPs líderes (QuickBooks Online, DATEV, NetSuite, etc.) garantizan datos precisos y menos trabajo manual, mejorando la calidad de la información financiera.

Pasos clave para implementar una solución de gestión de gastos

1. Políticas de gasto claras: Define qué se puede gastar y cómo, usando políticas digitales para cumplimiento automático.
2. Adopción del equipo con formación: Onboarding y formación en vivo para garantizar que todos usen la herramienta correctamente.
3. Integración tecnológica impecable: Conecta tu ERP, contabilidad y APIs personalizadas para mantener datos precisos y fiables.

El futuro de la gestión de gastos en tecnología

La IA automatiza tareas como consultas de empleados y gestión de gastos. En Payhawk, el agente financiero con IA y la tecnología OCR mejoran precisión y eficiencia, dando datos confiables y sugerencias útiles para decisiones rápidas y estratégicas.

Hacia una gestión de gastos efectiva

Controlando gastos y dando libertad dentro de límites predefinidos, garantizas que cada euro tenga valor, impulsando crecimiento y productividad.

Solicita una llamada personalizada con un experto y descubre cómo Payhawk optimiza la gestión de gastos en empresas tecnológicas.