Zeven uitdagingen in uitgavenbeheer voor scale ups en hun oplossingen

Het vinden van financiering, het opbouwen van een team, het bereiken van zeven cijfers - dit zijn veelvoorkomende uitdagingen voor de groei van een bedrijf. Maar hoe zit het met de uitdagingen waar we niet zoveel over horen? Zoals het beheersen van onkostenbeheer voor groeiende bedrijven.

Laat ik het zo zeggen. Als je bedrijf een boom is, dan is goed uitgavenbeheer de rijke grond die je bedrijf helpt groeien en bloeien. Het optimaliseren van dit gebied kan je bedrijf dus een enorm concurrentievoordeel opleveren. Zeker als je bedenkt dat externe uitgaven 40 tot 80 procent van de kosten van een doorsnee bedrijf uitmaken..

In deze gids belichten we de meest voorkomende problemen op het gebied van uitgavenbeheer die scale ups tegenkomen op hun groeipad. Daarnaast delen we tips, trucs en hulpmiddelen om deze problemen op te lossen.

Scale up uitdaging #1: Handmatige afstemming van onkosten

Het is 15.00 uur op een woensdag. Je team moet vrijdag om 17.00 uur de rekeningen indienen voor de maandafsluiting, maar er is een groot probleem. Jullie zitten allemaal tot aan jullie nek in het controleren van bonnetjes en het handmatig overbrengen van gegevens naar Excel. Het zal minstens 20 uur duren om dit te verwerken, dus een late avond is onvermijdelijk. En dat is nog maar het begin. Vervolgens moet je de gegevens uploaden naar je boekhoudsysteem. En dat is nog voordat je kunt beginnen met het berekenen van uitgaven, het beoordelen van budgetten en het opstellen van rapporten. Erger nog, je hoeft maar een paar tikjes in de verkeerde cel te noteren en je cijfers gaan de mist in.

Het is een nachtmerrie op het gebied van uitgavenbeheer, maar stressvolle maandafsluitingen zijn de realiteit voor veel bedrijven die vertrouwen op handmatige afstemming van rekeningen. In feite ziet 45% van de bedrijven hun “voorbereiding van rapportage” nog steeds als handmatig of neigt meer naar handmatig dan naar geautomatiseerd.

Een handmatige opzet is (behalve tijdrovend) ook kostbaar en onhoudbaar, vooral als je bedrijf groeit. Het is dus geen verrassing dat 40% van de bedrijven meer automatisering in hun boekhoudprocessen wil inbouwen..

De oplossing: Omarm automatisering en innovatieve technologie voor onkostenbeheer

Digitaliseren en automatisering invoeren is essentieel om de gevreesde maandafsluiting te overwinnen. Dus:

• Win tijd terug met gebruiksvriendelijke tools die onkostenbeheer eenvoudig maken. Met de juiste oplossing kunnen werknemers een foto maken van hun bonnetjes, een paar gegevens invullen voor verwerking en klaar is kees.
• Reconcilieer in real-time in plaats van aan het eind van de maand. Maak gebruik van een oplossing die direct integreert met een ERP, zodat je weet waar je aan toe bent zonder vertragingen en profiteer van real-time reconciliationter ondersteuning van een doorlopende afsluiting.
• Stroomlijn de inkoop, controleer de uitgaven en automatiseer de naleving van het beleid met een oplossing die geautomatiseerde, aanpasbare goedkeuringsworkflows, [https://payhawk.com/nl/procure-to-pay), aanpasbare kaartcontroles en volledige transparantie over uitgaven ondersteunt. Gebruik tools waarmee je niet-conforme transacties kunt blokkeren en die waarschuwt bij verdachte activiteiten.
• Standaardiseer processen en tools met een uitgebreide oplossing voor uitgavenbeheer zodat je team zich kan richten op strategische taken. Deze methode zou eruit kunnen zien als het invoeren van zakelijke betaalkaarten met uitgavenlimieten. OCR technology op een mobiele app met AI functie is ook waardevol. Deze leest relevante bon- of factuur gegevens uit, zodat je medewerkers snel en eenvoudig uitgaven kunnen indienen
• Integreer je financiële systemen om gegevens te synchroniseren. Gebruik een oplossing voor uitgavenbeheer die verbinding maakt met de rest van je technische tooling, zodat je jouw ERP (zoals hierboven) en andere tools kunt synchroniseren om ervoor te zorgen dat je op de hoogte blijft van de huidige situatie van het bedrijf met betrekking tot zaken als kasreserves, schulden en openstaande rekeningen.

Scale up uitdaging #2: Een gebrek aan real-time zichtbaarheid en controle

Je personeel moet waarschijnlijk snel beslissingen nemen om de concurrentie voor te blijven. Het laatste wat ze dan kunnen gebruiken is het zoeken naar bedrijfsgevoelige gegevens in spreadsheets, e-mails en archiefkasten.

Het gebrek aan inzicht in wie wat uitgeeft en waar, maakt je bedrijf kwetsbaar. Er kan een situatie ontstaan waarin medewerkers kaarten aan elkaar uitlenen zonder toestemming. Maar dat weet je niet, omdat je ze niet kunt koppelen aan je boekhoudsysteem. Ook kun je dubieuze transacties niet tegenhouden. Daardoor is het onmogelijk om overbesteding te ontdekken, totdat de transactie op het afschrift komt. Tegen die tijd is het vaak al te laat.

Dan is er nog het gedoe van het gebruik van traditionele bankpassen, die vaak gepaard gaan met vertragingen in de zichtbaarheid van uitgaven. Dit gebrek aan real-time overzicht kan potentiëlel onkostenfraude verbergen en het moeilijker maken om uitgaven die buiten het beleid vallen te ontdekken. Zonder direct inzicht ben je minder goed in staat om budgetten snel aan te passen, waardoor je bedrijf meer risico loopt en er gaten vallen in het inzicht van de cashflow.

Neem bijvoorbeeld het kunst- en evenementenproductiebedrijf MDM Props en hun ervaring met het gebruik van traditionele bankpassen.

We gebruikten twee verschillende kaartsystemen, een van Barclays en een van AMEX. Met de Barclays-kaart kreeg je een maandelijks afschrift en dat moest je binnen zeven dagen betalen. Maar soms, als we inlogden op het systeem om het afschrift op te halen, was het niet eens beschikbaar. We wisten dus niet wat we betaalden, wat slecht was voor de cashflow. We moesten een PDF afschrift downloaden, dan fysiek de bonnetjes ophalen en ze bij het afschrift matchen. Het duurde dagen of zelfs weken om de maand af te sluiten.

Ervaar je iets soortgelijks? Je bent niet de eerste Bedrijven besteden 80% van hun tijd aan analytische projecten zoals het voorbereiden van gegevens. Bovendien denkt slechts 10% dat ze dit onder controle hebben.

De oplossing: Bundel inzichten, verbind je technologie en stroomlijn rapportages

Het goede nieuws is dat het verzamelen en beheren van gegevens eenvoudig kan zijn. Het is ook winstgevend, want 80% van de bedrijven die gebruik maken van real-time gegevensanalyse en -processen ziet de omzet stijgen.

Helaas hebben nog niet alle bedrijven dit stadium bereikt. In het rapport The CFO Agenda, dat we samen met Raconter hebben geschreven, ontdekten we dat 63% van alle CFO's en 70% van de CIO's het centraliseren van controle en zichtbaarheid “extreem uitdagend” vindt. Daarnaast gaf 96% van de respondenten in het VK aan dat het verkrijgen van inzicht in de rest van het bedrijf, om te begrijpen hoe andere afdelingen werken, een 'zeer belangrijke' uitdaging is.

Het is duidelijk dat het centraliseren en stroomlijmen van inzichten van vitaal belang zijn, maar hoe pak je dit aan?

• Stel een duidelijk beleid en proces op voor onkostenbeheer. Neem hierin op hoe je gegevens verwerkt, wat de deadlines zijn en wat de best practices zijn op het gebied van uitgavenbeheer. Maak iedereen bewust van wat er bij komt kijken en wat de gevolgen zijn als je je er niet aan houdt.
• Koppel zakelijke betaalkaarten aan software voor uitgavenbeheer voor real-time inzicht en waarschuwingen. Zorg ervoor dat de oplossing ingebouwde uitgavencontroles heeft om naleving te garanderen. De oplossing moet ook functies hebben waarmee je personeelsuitgaven snel en eenvoudig kan verwerken en beheren. Onze oplossing voor uitgavenbeheer werkt als extra controle, waarmee je uitgaven live kunt volgen en limieten voor kaartuitgaven kunt instellen.
• Stap over op cloud-based software voor financieel beheer en digitale processen. Vertrouw niet langer op persoonlijke kaarten en Excel sheets, maar help je team om overal en altijd toegang te krijgen tot financiële inzichten. Je team kan ook continu belangrijke statistieken bijhouden, zoals economische prestaties en cashflow. Deze flexibiliteit bevordert de besluitvorming, waardoor je bedrijf sneller kan reageren op gebeurtenissen in de markt.
• Integreer dashboards en analyses om de inzichten van je oplossing voor uitgavenbeheer te verbeteren. Je oplossing voor uitgavenbeheer moet de mogelijkheid hebben om je uitgaven gegevens op een begrijpelijke manier te visualiseren, zodat je snel inzicht krijgt.
• Gebruik kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) voor voorspellende analyses. Deze oplossingen voeren trendanalyses uit, lossen problemen proactief op en automatiseren handmatige gegevensinvoer. Ze kunnen ook acties voorstellen en corrigerende maatregelen uitvoeren om risico's te beperken. Het voordeel? AI en ML voeren deze uit zonder de handmatige inspanning van je team.

Scale up uitdaging #3: Inefficiënt reiskosten beheer

Reiskosten stijgen nog steeds. In 2024 steeg de gemiddelde vliegkosten met 1,8% tot €720. Dus of je nu naar beurzen gaat of fabrikanten bezoekt, je expansiedoelen realiseren kan snel duur uit pakken. Het beheren van brandstof, hotels, vluchten en cateringkosten in verschillende landen en valuta kan ook complex zijn.

En dan is er nog het gedoe van het handmatig bijhouden van bonnetjes en het genereren van Excel-rapporten. Natuurlijk kun je deze taken uitbesteden aan een boekhoudkantoor. Maar het bureau kan alleen werken met wat jij hebt, wat betekent dat je veel heen en weer moet gaan om de gegevens te begrijpen. Niet leuk.

De clou? Inefficiënt reiskosten beheer schaadt je winst. Budgetcontrole en uitgaven optimalisatie gaan het raam uit terwijl je worstelt met onverwachte kosten.

De oplossing: Bouw solide relaties op met leveranciers en ondersteun ze met tools voor reiskosten beheer

Uitgavenbeheer voor grote bedrijven kan vele vormen aannemen als het om reizen gaat. Het belangrijkste is om de reisschema's en -behoeften van je bedrijf te begrijpen. Verzamel vervolgens middelen om dit te ondersteunen. Je kunt bijvoorbeeld:

• Een software voor onkostenbeheer gebruiken die is uitgerust met functies voor geautomatiseerd beheer van reisuitgaven. Deze oplossingen stroomlijnen en versnellen het bijhouden, rapporteren en vergoeden van je reiskosten. Zoek specifiek naar tools voor het bijhouden van kilometervergoeding, dagvergoeding en onkostenvergoedingen.
• Gebruik zakelijke reiskaarten met geautomatiseerde uitgaven controles. De juiste zakelijke betaalkaarten verkort de verwerkingstijd van je onkosten door transacties te categoriseren en vast te leggen. Het maakt ook automatische handhaving van het reisbeleid mogelijk om buitensporige uitgaven en fraude met onkosten te voorkomen.
• Onderhandel over zakelijke reistarieven om het beste voor je geld te krijgen. Bouw sterke relaties op met reisbureaus, hotels, luchtvaartmaatschappijen en autoverhuurbedrijven. Sluit tot slot deals af voor frequente reizen en gebruik volumes om kortingen te krijgen.

Scale up uitdaging #4: Goedkeuring knelpunten

Heb je wel eens gehad dat een dringend rapport werd opgehouden door drukke roosters, vakanties of ziekteverlof? Knelpunten zoals inadequate audit trails en handmatige goedkeuringsprocessen zijn veelvoorkomende momentum killers. Ze kunnen kritieke beslissingen en reacties vertragen, wat een grote no-go is bij slim uitgavenbeheer voor groeiende bedrijven.

De belangrijkste boosdoeners van dergelijke knelpunten zijn een gebrek aan flexibiliteit en maatwerk in goedkeuringsworkflows. Als je tools niet kunt aanpassen aan de behoeften van je bedrijf, volgen trage en inefficiënte processen.

De oplossing: Onkosten goedkeuren structureren, stroomlijnen en automatiseren

Goed nieuws! Met de juiste instelling hoeft uitgavenbeheer voor groeiende bedrijven geen pijn te doen. Om te beginnen:

• Dwing naleving van het uitgavenbeleid af door middel van automatisering en aanpasbare workflows. Zo houd je je uitgaven efficiënt bij, ongeacht wat er op kantoor gebeurt. Je kunt bijvoorbeeld automatisch goedkeuringsverzoeken naar de juiste persoon sturen met onze oplossing voor onkostenbeheer. Bij Payhawk kun je met Workflow Designer automatische, aangepaste en meerlagige goedkeuringsworkflows instellen voor specifieke kostensoorten en -bedragen.
• tel duidelijke goedkeuring hiërarchieën in en communiceer ze bedrijfsbreed. Het toewijzen van meerdere goedkeurders, het delegeren van verantwoordelijkheden aan vertrouwde medewerkers wanneer dat nodig is en het informeren van medewerkers over het proces helpt verwarring en vertragingen door verkeerde toewijzingen te verminderen. Beter nog, automatiseer die delegatie en voorkom menselijke fouten of mazen in de wet!
• Gebruik een mobiele app met functionaliteit voor het goedkeuren van uitgaven en realtime updates. Op die manier kunnen managers en vertrouwenspersonen onderweg uitgaven goedkeuren of afwijzen. Het vermindert ook het risico dat medewerkers vergeten om aanvragen goed te keuren, vooral tijdens drukke periodes.

Schaalvergroting uitdaging #5: Beheer van abonnementen en betalingen

“Ik zie net dat Hannah zich heeft aangemeld voor een facturerings tool." "Hebben we daar niet al een abonnement voor?”

“Er komt vertraging op onze briefpapier bestelling." Onze betaling is mislukt.”

“Waarom gebruikt Procurement bank overschrijvingen en cheques? Ik dacht dat we overgestapt waren op betaalkaarten.”

Dit zijn slechts een paar van de kopzorgen die je kunt tegenkomen bij onkostenbeheer voor scale ups zonder de juiste tools en gestroomlijnde processen. Naarmate de complexiteit van het beheren van abonnementen en terugkerende betalingen toeneemt, nemen ook de uitdagingen bij het beheersen van de kosten toe.

Erger nog, inzicht krijgen in je betalingsbeheer is niet alleen moeilijk; het kan ook kostbaar zijn. En dan is er nog de uitdaging om te blijven voldoen aan de regels in al je gebieden. Luister goed:

• Betalingsactiviteiten slokken 2% van de jaarlijkse omzet van het gemiddelde bedrijf op, en de verwerking van betalingen kost 0,8%.
• 49% van de MKB-bedrijven noemt het omgaan met internationale betalingen een belemmering voor groei
• 49% van de bedrijven zegt dat mislukte of mislukte betalingen een grote impact hebben op hun kosten
• 64% van de bedrijven zegt dat mislukte of mislukte betalingen invloed hebben op de werkdruk van het personeel
  

Oplossing: Gebruik geïntegreerde oplossingen om je tech stack te stroomlijnen

Controle over je abonnementen en betalingen en het bestrijden van onduidelijkheid zijn essentieel voor effectief uitgavenbeheer. Het wapen bij uitstek? Uitgebreide technologie. Dit is wat je nodig hebt:

• Software voor abonnementenbeheer. Dergelijke oplossingen helpen je bij het vinden en volgen van abonnementen om inzicht te krijgen in je uitgaven. De gekozen oplossing moet de facturering automatiseren. Met onze oplossing voor abonnementenbeheer kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat je personeel genoeg geld heeft om terugkerende kosten te betalen.

Bij Payhawk voorspelt onze software ook de factuurbedragen voor elk abonnement. Vervolgens laat onze oplossing je personeel weten hoeveel van het beschikbare saldo van hun kaart naar de rekening gaat. Bovendien kan je team met een paar klikken op onze mobiele app geld aanvragen voor uitgaven die het budget overschrijden.

• Wereldwijd betalingsplatform, factuurbeheer en automatisering van terugkerende betalingen. Door deze oplossingen in één systeem te centraliseren, wordt je uitgavenbeheer vereenvoudigd en komt er meer tijd vrij voor je team. Je vergroot ook de transparantie en optimaliseert de uitgaven voor meer liquiditeit. Kies een oplossing waarmee je team betalingen kan plannen en personeel en leveranciers snel en gemakkelijk kan betalen over de hele wereld.

Maak bovendien gebruik van eenvoudige en consistente gegevensverzameling voor al je entiteiten - en voorkom handmatige fouten - met 3-way matching tussen ontvangstbewijzen, inkooporders en facturen, plus geautomatiseerde gegevensvastlegging en categorisatie naast onze Crediteurenbeheer oplossing.

Nadia Vanuytrecht, HR en Operations Manager bij Explose Agency, zegt:

Door Payhawk heb ik tijd vrij om me te richten op taken die waarde creëren voor het bedrijf. Het maakt boekhoudkundige activiteiten eenvoudiger; de OCR identificeert dubbele facturen en vult de velden in... het is het vier-ogen-principe in actie, een echte tijdsbesparing.

• Oplossingen voor naleving en belasting beheer. Of het nu gaat om het naleven van dagvergoedingen of het indienen van verplichte documenten, aan de juiste kant van de wet blijven is cruciaal voor succesvol uitgavenbeheer voor scale ups.

Kies een tool voor uitgavenbeheer met functies voor afschrijvingsschema's en BTW-terugvoerdring voor de beste resultaten. Spreid de kosten van zakelijke uitgaven en optimaliseer je belastingaftrek.

Scale up uitdaging #6: losgekoppelde systemen en tools

Vergis je niet: Onsamenhangende tools en processen houden bedrijven tegen. In The CFO Agenda waren CFO's het erover eens dat de grootste uitdagingen bij het beheren van meerdere tools waren: Zichtbaarheid (85%), transparantie, Kwaliteit en consistentie van gegevens (73%).

Toch mixen en matchen scale ups vaak tools en processen terwijl ze groeien, wat resulteert in een losgekoppeld ecosysteem. Dit operationele mozaïek betekent dat waardevolle inzichten die verstopt zitten in verschillende oplossingen verborgen blijven. Medewerkers gaan op een niet zo leuke speurtocht naar kostbare datapareltjes. Maar deze zoektocht is niet altijd vruchtbaar, waardoor groeikansen en schaalvoordelen verloren gaan. Geen systeem- en gegevensintegratie vergroot ook de kans op fouten en inefficiëntie.

Het resultaat? Gefrustreerd personeel, enorme opportuniteitskosten, onnauwkeurig uitgavenbeheer en het onvermogen om zich aan te passen aan de eisen van snelle groei.

De oplossing: Consolideren en integreren, integreren, integreren

Het goede nieuws is dat het overwinnen van losgekoppelde oplossingen eenvoudig is en dat je snel resultaten kunt zien. Neem deze stappen om integratie waardevol te maken voor uitgavenbeheer:

• Vermijd het implementeren van meerdere tools voor betalingen en uitgaven die niet met elkaar praten. Als je één platform kiest voor al je uitgaven, worden gegevens op dezelfde manier verzameld, gecategoriseerd en aangesloten voor elke cent die je bedrijf verlaat.

Zoals Carolina Einarsson, Finance Director bij Essentia Analytics, zegt:

Voor Payhawk gebruikten we een paar puntoplossingen, excel en een paar verschillende betaalkaarten, maar we hadden geen alles-in-één gecentraliseerde oplossing. Voor ons was uitgavenbeheer een snelle overwinning en door voor Payhawk te kiezen, zagen we een toekomst waarin we gegevens over uitgaven, betaalkaarten, goedkeuringen, uitgaven aanvragen, facturen betalen en vergoedingen allemaal in één oplossing konden onderbrengen!

• Kies een oplossing voor onkostenbeheer die goed integreert met de meeste oplossingen en andere manieren biedt om gegevens te delen als een native integratie niet mogelijk is. Met deze aanpak ervaart het team gestroomlijnde workflows, een betere zichtbaarheid en nauwkeurigheid van gegevens en minder fouten. Je zorgt ook voor meer consistentie in bedrijfssystemen en verbetert de besluitvorming.

Je krijgt bijvoorbeeld een 360-graden overzicht van de gegevens en systemen van je bedrijf met onze integraties. voor HR, ERP en boekhouding . Onze software voor uitgavenbeheer integreert ook met meer dan 90% van de systemen. Bovendien ondersteunen onze boekhoudsjabloon en -bouwer het importeren en exporteren van financiële inzichten naar Excel en CSV. Dus zelfs als er geen directe koppeling beschikbaar is, kun je de gegevens rechtstreeks naar ons systeem exporteren.

• Overweeg om je eigen aangepaste integratie te bouwen. Onze API biedt een gestandaardiseerde en veelzijdige aanpak voor gegevensuitwisseling, terwijl webhooks real-time communicatie verbeteren en gebeurtenis gestuurde processen automatiseren.

Scale up uitdaging #7: Beheer van meerdere entiteiten

Beheer je jouw bedrijf over veel entiteiten of regio's met een versnipperde aanpak? Dan is het tijd om je uitgavenbeheer opnieuw te bekijken. Je zult moeite hebben om financiële gegevens te consolideren zonder een uniform onkosten beheerproces. Het bijhouden van meerdere valuta's wordt ook een heel karwei, om nog maar te zwijgen van de problemen met het naleven van verschillende regelgevingskaders. Al snel krijgen je operationele efficiëntie en financiële transparantie een klap.

De oplossing: Zorg voor uniformiteit en samenhang met financiële technologie en automatisering

Slim uitgavenbeheer voor groeiende bedrijven is een wetenschap. Een strategische benadering van het beheer van meerdere entiteiten is dus een must:

• Stroomlijn en standaardiseer processen met een oplossing voor uitgavenbeheer met een omgeving voor multi-entiteitenbeheer. De beste oplossing vereenvoudigt de cashflow en het uitgavenbeheer voor alle entiteiten van je groep. Het zorgt er ook voor dat de maandafsluiting efficiënter verloopt. Je kunt bijvoorbeeld dashboards gebruiken om direct inzicht te krijgen in gegevens voor de hele groep via onze oplossing voor het beheer van meerdere entiteiten Je kunt ook de uitgaven op één plek bekijken en geldstromen tussen entiteiten en valuta controleren. Onze aanpasbare onkostensoorten en -velden standaardiseren onkosten uitgaven wereldwijd, zodat je team niet hoeft te zoeken naar informatie. Bovendien kun je zelfs bedrijfsbrede workflows bouwen voor specifieke vereisten, zoals toegewezen goedkeurders van uitgaven.
• Ondersteun software voor intiteitsbeheer met een robuust boekhoudsysteem. Je keuze moet geconsolideerde, compliant en eenvoudig te begrijpen financiële overzichten bieden voor elke entiteit. Vanaf hier kun je “vaarwel” zeggen tegen frustrerende administratie en “hallo” tegen gestroomlijnde transacties met leveranciers.

Zoals George Kutnerian, CEO en medeoprichter van Wellpointe Inc., beschrijft:

Met Payhawk hebben we onze handmatige, foutgevoelige toewijzingsprocessen geëlimineerd. We kunnen ook de uitgaven van elke dochteronderneming nauwkeurig en automatisch bijhouden, wat ons helpt onze werklast te verminderen, de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en weer controle te krijgen over onze uitgaven.

Scale up spotlight: Hoe Luxair als winnaar uit het uitgavenbeheer doolhof kwam

Luxair, een luchtvaartbedrijf, vocht ooit tegen handmatige, op contant geld gebaseerde processen, die veel voorkomen bij het onkostenbeheer voor scale ups. Medewerkers betaalden uitgaven uit eigen zak en stuurden handgemaakte declaraties in, wat leidde tot trage vergoedingen. Het team had ook geen inzicht in de uitgaven van het bedrijf, waardoor het moeilijker was om uitgaven per categorie of persoon te volgen. Bovendien waren goedkeuringen afhankelijk van fysieke handtekeningen via e-mails en gescande documenten, wat de workflow vertraagde.

Het Luxair team was klaar voor verandering en ging in zee met Payhawk, met name vanwege onze:

• Mogelijkheid om binnen drie dagen zakelijke betaalkaarten uit te geven en te versturen naar medewerkers;
• Gebruiksvriendelijke app voor onkostenbeheer met mogelijkheid om bonnetjes vast te leggen, zodat het personeel eenvoudig onkosten kan declareren, zelfs zonder zakelijke betaalpas;
• Gecentraliseerde functies voor budgetbeheer om een betere controle te krijgen over de budgetten van reisleiders en hun uitgaven.

Sinds het aanwerven van Payhawk als co-piloot voor onkostenbeheer vliegt Luxair hoog en is het klaar om naar nieuwe hoogten te stijgen. Het team profiteert nu van:

1. Real-time en traceerbaar inzicht in elke uitgave in elk bedrijf, dankzij onze tools voor uitgaven zonder contant geld en het gedigitaliseerde autorisatieproces.
2. Behendigheid en gemak dankzij de snelle onkostendeclaraties op de Payhawk app. Medewerkers kunnen via de app meer geld aanvragen, wat managers direct kunnen goedkeuren.
3. Meer empowerment en vertrouwen bij de medewerkers door hun eigen maandelijkse budgetten en een efficiënt en transparant uitgaven beheerproces.

Lessen uit de reis van Luxair

• Kosten- en operationele efficiëntie verhogen door automatisering van onkostenbeheer.
• Live inzicht in gegevens en gecentraliseerd uitgavenbeheer zorgen voor betere financiële controle en bestuur.
• Implementeer flexibele oplossingen zoals kaarten met uitgavenlimieten en mobiele apps voor een responsieve en flexibele werkwijze.
• Personeel uitrusten met innovatieve, zelfbedienings hulpmiddelen voor onkostenbeheer en adequate training kan zorgen voor meer tevredenheid en naleving van het beleid.

Bekijk hier de inspirerende reis van Luxair..

Beperk de chaos op het gebied van uitgavenbeheer

Als je bedrijf zich snel uitbreidt met een minder goede opzet, kun je gemakkelijk verdwalen in het onkostenbeheer doolhof. Om daaraan te ontsnappen, moet je je hergroeperen. Slim uitgavenbeheer voor groeiende bedrijven combineert uitgebreide financiële technologie en gestroomlijnde processen.

Als eerste in je ontsnappingsplan moet je de taken identificeren die een grip hebben op de tijd en het bedrijfsgeld van je team. Neem vervolgens innovatieve en uitgebreide oplossingen en protocollen in gebruik om ze te ondersteunen. Wees vooral niet bang om de teugels in handen te geven van automatisering, zodat je ongehinderd kunt opschalen. Stop en evalueer je resultaten, pas dan je aanpak aan op basis van gegevens om het uitgavenbeheer aan te scherpen.

Ten slotte, wees geduldig en ondersteun je team me adequate training tijdens de overgang. Het kost tijd om het personeel te overtuigen en betere werkwijzen te ontwikkelen, maar het is de investering waard. Wacht dus niet. Zet vandaag nog de eerste stappen op weg naar vrijheid van uitgavenbeheer.

Wil je er zeker van zijn dat je uitgaven cijfers en statistieken altijd kloppen? Boek een persoonlijke demo om de oplossing in actie te zien.