Ausgabenmanagement-Labyrinth: Sieben Herausforderungen für Scaleups und ihre Lösungen

Finanzierung sichern, ein Team aufbauen, siebenstellige Zahlen erreichen – das sind häufige Herausforderungen für das Unternehmenswachstum. Aber was ist mit den Herausforderungen, von denen wir nicht so viel hören? Man hört auffällig selten von der Beherrschung des Kostenmanagements für skalierende Unternehmen, obwohl das ein wichtiger Schlüssel zu Ihrem Erfolg ist.

Sagen wir es so: Wenn Ihr Unternehmen ein Baum ist, dann ist ein angemessenes Kostenmanagement der fruchtbare Boden, der Ihrem Unternehmen hilft, zu wachsen und zu gedeihen. Die Optimierung dieses Bereichs kann Ihrem Unternehmen also einen enormen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Vor allem, wenn man bedenkt, dass externe Ausgaben 40 % bis 80 % der Kosten eines typischen Unternehmens ausmachen.

In diesem Leitfaden werden wir die häufigsten Probleme im Zusammenhang mit dem Ausgabenmanagement beleuchten, mit denen Scale-ups auf ihrem Wachstumskurs konfrontiert sind, und Tipps, Tricks und Tools zu deren Bewältigung vorstellen.

Herausforderung Nr. 1 für Scale-Ups: Manuelle Ausgabenabstimmung

Es ist 15 Uhr an einem Mittwoch. Ihr Team muss die Konten bis Freitag, 17 Uhr, für den Monatsabschluss einreichen. Aber es gibt ein großes Problem. Sie stecken alle knietief in der Überprüfung von Belegen und der manuellen Übertragung von Daten in Excel. Diese mühsame Verwaltungsarbeit wird mindestens 20 Stunden dauern, sodass eine weitere Nachtschicht unvermeidlich ist. Und das ist erst der Anfang. Anschließend müssen Sie die Daten in Ihr Buchhaltungssystem hochladen. Und das ist noch vor dem Beginn der Ausgabenberechnung, der Budgetbewertung und der Erstellung der Berichte. Schlimmer noch, es genügt, ein paar Mal auf die falsche Zelle zu tippen, und schon geraten Ihre Zahlen durcheinander.

Es ist ein Albtraum für das Ausgabenmanagement, aber stressige Monatsabschlüsse sind für viele, die auf manuelle Kontenabstimmung angewiesen sind, Realität. Tatsächlich betrachten 45 % der Unternehmen die „Erstellung des Berichtspakets“ immer noch als manuell oder tendieren eher zur manuellen als zur automatisierten Seite.

Eine manuelle Einrichtung ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch kostspielig und nicht nachhaltig, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. Daher ist es nicht überraschend, dass 40 % der Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse stärker automatisieren möchten.

Die Lösung: Nutzen Sie Automatisierung und innovative Technologie für ein reibungsloses Kostenmanagement

Die Digitalisierung und Automatisierung ist entscheidend, um das gefürchtete Chaos am Monatsende zu vermeiden. Also:

• Gewinnen Sie Zeit mit benutzerfreundlichen Tools, die die Erstellung von Spesenabrechnungen vereinfachen. Mit der richtigen Lösung können Mitarbeiter einfach ein Foto ihrer Belege machen, einige Details zur Codierung eingeben und fertig ist die Arbeit
• Abgleich in Echtzeit statt am Monatsende. Nutzen Sie eine Lösung, die sich direkt in ein ERP-System integrieren lässt, damit Sie ohne Verzögerungen wissen, wo Sie stehen, und von einem Echtzeit-Abgleich profitieren, der einen kontinuierlichen Abschluss unterstützt
• Optimieren Sie den Einkauf, kontrollieren Sie die Ausgaben und automatisieren Sie die Einhaltung von Richtlinien mit einer Lösung, die automatisierte, anpassbare Genehmigungs-Workflows, Procure-to-Pay-Prozesse, anpassbare Kartenkontrollen und vollständige Transparenz über die Ausgaben unterstützt. Verwenden Sie Tools, mit denen Sie nicht konforme Transaktionen blockieren und Warnmeldungen bei verdächtigen Aktivitäten erhalten können
• Standardisieren Sie Prozesse und Tools mit einer umfassenden Lösung für das Ausgabenmanagement, damit sich Ihr Team auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Diese Methode könnte darin bestehen, Visa-Karten mit Ausgabenlimits einzuführen. Auch die OCR-Technologie in einer KI-Kamera-fähigen mobilen App ist nützlich. Sie extrahiert relevante Beleg- oder Rechnungsdaten, sodass Ihre Mitarbeiter Ausgaben schnell und einfach einreichen können.
• Integrieren Sie Ihre Finanzsysteme, um Daten zu synchronisieren. Verwenden Sie eine Ausgabenverwaltungslösung, die mit dem Rest Ihrer technischen Ausstattung verbunden ist, damit Sie Ihr ERP (wie oben) und andere Tools synchronisieren können, um sicherzustellen, dass Sie über die aktuelle Finanzlage des Unternehmens in Bezug auf Dinge wie Barreserven, Verbindlichkeiten und fällige Konten auf dem Laufenden bleiben

Herausforderung Nr. 2 für Scale-Ups: Fehlende Echtzeit-Transparenz und -Kontrolle

Ihre Mitarbeiter müssen wahrscheinlich schnell Entscheidungen treffen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Das Letzte, was sie brauchen, ist die Suche nach geschäftskritischen Daten in Tabellenkalkulationen, E-Mails und Aktenschränken.

Wenn nicht klar ist, wer wo welche Ausgaben tätigt, ist Ihr Unternehmen anfällig. Es könnte beispielsweise vorkommen, dass Mitarbeiter einander ohne Genehmigung Karten ausleihen. Sie bemerken dies jedoch nicht, weil Sie sie nicht mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpfen können. Sie können auch keine fragwürdigen Transaktionen stoppen. Infolgedessen ist es unmöglich, zu hohe Ausgaben zu erkennen, bis die Transaktion auf dem Kontoauszug erscheint. Zu diesem Zeitpunkt ist es oft zu spät.

Hinzu kommt der Aufwand bei der Verwendung herkömmlicher Bankkarten, die oft mit Verzögerungen bei der Sichtbarkeit der Ausgaben einhergehen. Dieser Mangel an Echtzeit-Überwachung kann potenziellen Ausgabenbetrug verbergen und es erschweren, Ausgaben zu erkennen, die nicht den Richtlinien entsprechen. Ohne sofortige Einblicke sind Sie weniger in der Lage, Budgets schnell anzupassen, was Ihr Unternehmen einem größeren Risiko aussetzt und zu Erkenntnislücken beim Cashflow führt.

Nehmen wir zum Beispiel das Kunstproduktionsunternehmen MDM Props und seine Erfahrungen mit der Verwendung herkömmlicher Bankkarten.

Wir haben zwei verschiedene Kreditkartensysteme verwendet, eines von Barclays und eines von AMEX. Mit der Barclays-Karte erhielt man eine monatliche Abrechnung, die innerhalb von sieben Tagen zu bezahlen war. Aber manchmal, wenn wir uns in das System einloggten, um die Abrechnung abzurufen, war sie nicht einmal verfügbar. Wir wussten also nicht, was wir bezahlen sollten, was schlecht für den Cashflow war. Wir mussten einen PDF-Kontoauszug herunterladen, dann die Belege physisch beschaffen und sie dem Kontoauszug beifügen, und es dauerte Tage oder sogar Wochen, bis alles abgeglichen war.

Geht es Ihnen ähnlich? Damit sind Sie nicht allein. Unternehmen verbringen 80 % ihrer Zeit in Analyseprojekten mit sich wiederholenden Aufgaben wie der Datenaufbereitung. Außerdem glauben nur 10 %, dass sie dieses Problem im Griff haben.

Die Lösung: Erkenntnisse bündeln, Technologien vernetzen und das Berichtswesen optimieren

Die gute Nachricht ist, dass die Beherrschung der Datenerfassung und -verwaltung einfach sein kann. Sie ist auch profitabel, da 80 % der Unternehmen, die Echtzeit-Datenanalysen und -prozesse nutzen, eine Umsatzsteigerung verzeichnen.

Leider haben noch nicht alle Unternehmen dieses Stadium erreicht. In The CFO Agenda report, den wir in Zusammenarbeit mit Raconter erstellt haben, haben wir festgestellt, dass 63 % aller CFOs und 70 % aller CIOs die Zentralisierung von Kontrolle und Transparenz als „äußerst schwierig“ empfinden. 96 % der britischen Befragten gaben an, dass es eine „sehr große“ Herausforderung sei, Transparenz über den Rest des Unternehmens zu erlangen, um zu verstehen, wie andere Abteilungen arbeiten.

Die Zentralisierung von Insights und die Rationalisierung sind zweifellos von entscheidender Bedeutung, aber wie sollten Sie dabei vorgehen?

• Legen Sie eine klare Richtlinie und einen Prozess für das Ausgabenmanagement fest. Geben Sie an, wie Daten verarbeitet werden, welche Fristen gelten und welche bewährten Verfahren für die Ausgabenkontrolle gelten. Machen Sie alle Beteiligten auf die damit verbundenen Aufgaben und die Folgen von Verstößen aufmerksam
• Verknüpfen Sie Firmenkreditkarten mit einer Ausgabenmanagement-Software, um Echtzeit-Transparenz und Warnmeldungen zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass die Lösung über integrierte Ausgabenkontrollen verfügt, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Außerdem sollte sie Funktionen enthalten, die es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, Ausgaben schnell und einfach zu interpretieren und zu verwalten. Unsere Lösung für das Ausgabenmanagement fungiert beispielsweise als Kontrollturm, mit dem Sie Ausgaben live überwachen und Kartenausgabenlimits festlegen können. Sie kann auch so konfiguriert werden, dass sie Ihre Ausgabenrichtlinien nachbildet, z. B. eine Regel, die bestimmte Transaktionen wie Abhebungen am Geldautomaten automatisch blockiert. Verwenden Sie Funktionen wie unsere benutzerdefinierten Ausgabenkategorien für eine unkomplizierte Verarbeitung
• Wechseln Sie zu einer cloudbasierten Finanzverwaltungssoftware und digitalen Prozessen. Verlassen Sie sich nicht mehr auf persönliche Karten und Excel-Tabellen und helfen Sie Ihrem Team, jederzeit und überall auf Finanzinformationen zuzugreifen. Ihr Team kann auch wichtige Kennzahlen wie die Wirtschaftsleistung und den Cashflow kontinuierlich verfolgen. Diese Flexibilität erleichtert die Entscheidungsfindung und hilft Ihrem Unternehmen, schneller auf Marktereignisse zu reagieren
• Integrieren Sie Dashboards und Analysen, um die Erkenntnisse Ihrer Ausgabenverwaltungslösung zu optimieren. Ihre Ausgabenverwaltungslösung sollte in der Lage sein, Ihre Ausgabendaten auf leicht verständliche Weise zu visualisieren, damit Sie schnell Erkenntnisse gewinnen können
• Nutzen Sie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) für prädiktive Analysen. Diese Lösungen führen Trendanalysen durch, lösen Probleme proaktiv und automatisieren die manuelle Dateneingabe. Sie können auch Maßnahmen vorschlagen und Korrekturmaßnahmen durchführen, um Risiken zu minimieren. Das Plus? KI und ML führen diese ohne manuellen Aufwand Ihres Teams aus.

Herausforderung Nr. 3 für Scale-Ups: Ineffizientes Reisekostenmanagement

Die Reisekosten steigen immer noch. Im Jahr 2024 könnten die durchschnittlichen Flugkosten um 1,8 % auf 780 US-Dollar steigen. Ob es sich nun um Messen oder Besuche bei Herstellern handelt, die Verwirklichung Ihrer grenzüberschreitenden Expansionsziele kann schnell teuer werden. Die Verwaltung von Kraftstoff-, Hotel-, Flug- und Verpflegungskosten in verschiedenen Ländern und Währungen kann ebenfalls komplex sein.

Hinzu kommt der Aufwand, manuell mit den Belegen Schritt zu halten und Excel-Berichte zu erstellen. Natürlich können Sie diese Aufgaben an eine Buchhaltungsagentur auslagern. Aber die Agentur kann nur mit dem arbeiten, was Sie haben, was bedeutet, dass es viel Hin und Her gibt, um die Daten zu verstehen. Nicht gerade angenehm.

Der Clou? Eine ineffiziente Reisekostenverwaltung schadet Ihrem Gewinn. Budgetkontrolle und Ausgabenoptimierung gehen verloren, wenn Sie sich mit unerwarteten Kosten herumschlagen.

Die Lösung: Bauen Sie solide Lieferantenbeziehungen auf und unterstützen Sie sie mit Tools zur Reisekostenverwaltung

Das Ausgabenmanagement für Scale-ups kann in Bezug auf Reisen viele Formen annehmen. Der Schlüssel liegt darin, den Reiseplan und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen. Sammeln Sie dann Ressourcen, um es zu unterstützen. Sie könnten beispielsweise:

• Eine Software für das Ausgabenmanagement mit automatisierten Funktionen für das Reisekostenmanagement einführen. Diese Lösungen optimieren und beschleunigen Ihre Prozesse zur Reisekostenverfolgung, Berichterstattung und Erstattung. Suchen Sie insbesondere nach Tools zur Verfolgung von gefahrenen Kilometern, Pauschalen und Auslagenerstattungen
• Verwenden Sie Firmenkreditkarten mit automatischer Ausgabenkontrolle. Die richtige Firmenkreditkartenlösung verkürzt Ihre Bearbeitungszeit für Spesen durch Kategorisierung und Aufzeichnung von Transaktionen. Sie erleichtert auch die automatische Durchsetzung von Reiserichtlinien, um übermäßige Ausgaben und Spesenbetrug zu verhindern.
• Verhandeln Sie über Firmenreisetarife, um das Beste für Ihr Geld zu bekommen. Bauen Sie starke Beziehungen zu Reisebüros, Hotels, Fluggesellschaften und Autovermietungen auf. Schließen Sie schließlich Verträge für häufige Reisen ab und nutzen Sie das Bestellvolumen, um Rabatte zu erhalten

Herausforderung Nr. 4 für Scale-Ups: Genehmigungsengpässe

Ist es schon einmal vorgekommen, dass ein dringender Bericht aufgrund von vollen Terminkalendern, Urlaub oder Krankheit von Mitarbeitern aufgehalten wurde? Engpässe wie unzureichende Prüfpfade und manuelle Genehmigungsprozesse sind häufige Schwachstellen. Sie können kritische Entscheidungen und Reaktionen verzögern, was bei einem intelligenten Kostenmanagement für wachsende Unternehmen ein absolutes No-Go ist.

Hauptursachen für solche Engpässe sind mangelnde Flexibilität und fehlende Anpassungsmöglichkeiten bei Genehmigungsabläufen. Wenn Sie Tools nicht an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können, kommt es zu trägen und ineffizienten Prozessen.

Die Lösung: Strukturieren, optimieren und automatisieren Sie die Genehmigung von Ausgaben

Gute Nachrichten! Mit der richtigen Einrichtung muss das Ausgabenmanagement für wachsende Unternehmen kein Problem darstellen. Um loszulegen:

• Sorgen Sie für die Einhaltung der Spesenrichtlinien durch Automatisierung und anpassbare Arbeitsabläufe. Auf diese Weise behalten Sie Ihre Ausgaben effizient im Griff, egal was im Büro passiert. Mit unserer Spesenmanagement-Lösung können Sie beispielsweise Genehmigungsanfragen automatisch an die richtige Person senden. Bei Payhawk können Sie mit unserem Workflow Designer automatische, maßgeschneiderte und mehrstufige Genehmigungsabläufe für bestimmte Spesenarten und -beträge festlegen
• Legen Sie klare Genehmigungshierarchien fest und kommunizieren Sie diese unternehmensweit. Die Zuweisung mehrerer Genehmigender, die Delegation von Verantwortlichkeiten an vertrauenswürdige Mitarbeiter bei Bedarf und die Information der Mitarbeiter über den Prozess tragen dazu bei, Verwirrung und Verzögerungen durch Fehlleitungen zu reduzieren. Besser noch: Automatisieren Sie diese Delegation und vermeiden Sie menschliche Fehler oder Schlupflöcher!
• Integrieren Sie eine mobile App mit Funktionen zur Genehmigung von Ausgaben und Echtzeit-Updates. Auf diese Weise können Manager und vertrauenswürdige Mitarbeiter Ausgaben unterwegs genehmigen oder ablehnen. Dadurch wird auch das Risiko verringert, dass Mitarbeiter vergessen, Anträge zu genehmigen, insbesondere in Stoßzeiten.

Herausforderung Nr. 5 für Scale-Ups: Abonnement- und Zahlungsmanagement

„Ich habe gerade gesehen, dass Hannah sich für ein Rechnungsstellungstool angemeldet hat. Haben wir dafür nicht schon ein Abonnement?“

„Bei unserer Bestellung von Büromaterial wird es zu einer Verzögerung kommen. Unsere Zahlung ist fehlgeschlagen.“

„Warum verwendet die Beschaffungsabteilung Banküberweisungen und Schecks? Ich dachte, wir sind auf Kreditkarten umgestiegen.“

Dies sind nur einige der Probleme, die bei der Ausgabenverwaltung für Scale-ups ohne die richtigen Tools und optimierten Prozesse auftreten können. Mit der zunehmenden Komplexität der Verwaltung von Abonnements und wiederkehrenden Zahlungen steigen auch die Herausforderungen bei der Kostenkontrolle.

Schlimmer noch: Es ist nicht nur schwierig, einen Einblick in Ihr Zahlungsmanagement zu erhalten, es kann auch kostspielig sein. Dann gibt es noch die Herausforderung, die Vorschriften in all Ihren Gebieten einzuhalten. Stellen Sie sich vor:

• Zahlungsvorgänge verschlingen 2 % des durchschnittlichen Jahresumsatzes eines Unternehmens, und die Zahlungsabwicklung nimmt 0,8 % in Anspruch
• 49 % der KMU geben an, dass die Abwicklung internationaler Zahlungen ein Hindernis für ihr Wachstum darstellt
• 49 % der Unternehmen geben an, dass abgebrochene oder fehlgeschlagene Zahlungen schwerwiegende Auswirkungen auf ihre Kosten haben
• 64 % der Unternehmen geben an, dass abgebrochene oder fehlgeschlagene Zahlungen Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter haben

Lösung: Nutzen Sie integrierte Lösungen, um Ihre Technologie zu optimieren

Die Kontrolle über Ihre Abonnements und Zahlungen zu übernehmen und Unklarheiten zu beseitigen, ist für ein effektives Ausgabenmanagement unerlässlich. Die Waffe der Wahl? Umfassende Technologie. Folgendes benötigen Sie:

• Abonnementverwaltungssoftware. Solche Lösungen helfen Ihnen, Abonnements zu finden und zu verfolgen, um einen Überblick über die Ausgaben zu erhalten. Die von Ihnen gewählte Lösung sollte die Rechnungsstellung automatisieren. Sie sollte auch Verlängerungen verwalten, um sicherzustellen, dass Zahlungen und Dienstleistungen rechtzeitig erfolgen. Mit unserer Lösung zur Verwaltung von Abonnements können Sie beispielsweise sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter über genügend Mittel verfügen, um wiederkehrende Gebühren zu decken.

Unsere Software bei Payhawk prognostiziert auch die Rechnungsbeträge für jedes Abonnement. Anschließend benachrichtigt unsere Lösung Ihre Mitarbeiter darüber, wie viel von dem verfügbaren Guthaben ihrer Karte für die Rechnung verwendet wird. Außerdem können Sie eine automatische Aufladung einrichten und Ihr Team kann mit nur wenigen Klicks in unserer mobilen App Mittel für Ausgaben anfordern, die das Budget überschreiten

• Globale Zahlungsplattform, Rechnungsmanagement und Automatisierung wiederkehrender Zahlungen. Die Zentralisierung dieser Lösungen in einem System vereinfacht Ihr Ausgabenmanagement und spart Ihrem Team Zeit. Sie erhöhen auch die Transparenz und optimieren die Ausgaben für mehr Liquidität. Wählen Sie eine Lösung, mit der Ihr Team Zahlungen planen und Mitarbeiter und Lieferanten weltweit schnell und kostengünstig bezahlen kann. Nehmen Sie zum Beispiel unsere internationale Zahlungslösung. Bei Payhawk arbeiten wir mit Wise zusammen, einem Unternehmen, das dafür bekannt ist, 55 % der grenzüberschreitenden Zahlungen sofort und 93 % innerhalb von 24 Stunden zu liefern, was Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Plus, nutzen Sie die einfache und konsistente Datenerfassung in Ihren Unternehmen – und vermeiden Sie manuelle Fehler – mit einem 3-Wege-Abgleich zwischen Quittungen, Bestellungen und Rechnungen sowie einer automatischen Datenerfassung und -kategorisierung zusammen mit unserer Lösung „Accounts Payable“.

Nadia Vanuytrecht, HR- und Betriebsleiterin bei Explose Agency, sagt:

Payhawk verschafft mir Zeit, um mich auf Aufgaben zu konzentrieren, die den Unternehmenswert steigern. Es erleichtert die Buchhaltung; die OCR identifiziert doppelte Rechnungen und füllt die Felder aus ... es ist das Vier-Augen-Prinzip in Aktion, eine echte Zeitersparnis.

• Compliance- und Steuermanagement-Lösungen. Ob es um die Einhaltung von Tagessätzen oder die Einreichung von Pflichtdokumenten geht – für ein erfolgreiches Ausgabenmanagement ist es für Scale-ups von entscheidender Bedeutung, sich an die Gesetze zu halten.

Wählen Sie ein Ausgabenmanagement-Tool mit Funktionen zur Amortisationsplanung und Mehrwertsteuerrückerstattung, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Verteilen Sie die Kosten für Geschäftsausgaben und optimieren Sie Ihre Steuerabzüge.

Herausforderung Nr. 6 für Scale-Ups: Nicht miteinander verbundene Systeme und Tools

Täuschen Sie sich nicht: Unzusammenhängende Tools und Prozesse bremsen Unternehmen aus. In „The CFO Agenda“ waren sich die CFOs einig, dass die größten Herausforderungen beim Management mehrerer Tools folgende sind: Sichtbarkeit (85 %) und Transparenz sowie Datenqualität und -konsistenz (73 %).

Dennoch kombinieren Scale-ups im Laufe ihres Wachstums häufig Tools und Prozesse, was zu einem nicht miteinander verbundenen Ökosystem führt. Dieses operative Mosaik bedeutet, dass wertvolle Erkenntnisse, die in verschiedenen Lösungen verborgen sind, verborgen bleiben. Mitarbeiter begeben sich auf eine nicht ganz so unterhaltsame Schatzsuche nach wertvollen Datenschätzen. Diese Suche ist jedoch nicht immer erfolgreich, wodurch Wachstumschancen und Skalierungsmöglichkeiten verpasst werden. Eine fehlende System- und Datenintegration erhöht zudem die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Ineffizienzen.

Das Ergebnis? Frustrierte Mitarbeiter, enorme Opportunitätskosten, Ungenauigkeiten im Ausgabenmanagement und die Unfähigkeit, sich an die Anforderungen eines schnellen Wachstums anzupassen.

Die Lösung: Konsolidieren und integrieren, integrieren, integrieren

Die gute Nachricht ist, dass es einfach ist, getrennte Lösungen zu überwinden, und dass Sie schnell Ergebnisse sehen können. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Integration für das Ausgabenmanagement wertvoll zu machen:

• Vermeiden Sie die Implementierung mehrerer Zahlungs- und Ausgaben-Tools, die nicht miteinander kommunizieren. Wenn Sie sich für eine einzige Plattform für alle Ihre Ausgaben entscheiden, werden die Daten für jeden Cent, der Ihr Unternehmen verlässt, auf die gleiche Weise gesammelt, kategorisiert und abgeglichen.

Wie Carolina Einarsson, Finanzdirektorin bei Essentia Analytics, sagt:

Vor Payhawk haben wir einige Insellösungen, Excel und verschiedene Kreditkarten verwendet, aber wir hatten keine zentrale Komplettlösung. Für uns war das Ausgabenmanagement ein schneller Erfolg, und mit der Entscheidung für Payhawk sahen wir eine Zukunft, in der wir die Erfassung von Ausgabendaten, Kreditkarten, Genehmigungen, Ausgabenanfragen, Rechnungszahlungen und Erstattungen in einem einzigen System abwickeln konnten!

• Wählen Sie eine Lösung für das Ausgabenmanagement, die sich gut in die meisten Lösungen integrieren lässt und andere Möglichkeiten zur gemeinsamen Datennutzung bietet, wenn eine native Integration nicht möglich ist. Dieser Ansatz ermöglicht Ihrem Team optimierte Arbeitsabläufe, eine bessere Datentransparenz und -genauigkeit sowie weniger Fehler. Außerdem sorgen Sie für mehr Konsistenz in den Unternehmenssystemen und verbessern die Entscheidungsfindung.

Mit unseren Integrationen für HR, ERP und Buchhaltung erhalten Sie beispielsweise einen 360-Grad-Überblick über die Daten und Systeme Ihres Unternehmens. Unsere Spesenverwaltungssoftware lässt sich außerdem in über 90 % der Systeme integrieren. Darüber hinaus unterstützen unsere Buchhaltungsvorlage und unser Buchhaltungsgenerator den Import und Export von Finanzdaten in Excel und CSV. Selbst wenn Sie also keine direkte Verknüpfung herstellen können, können Sie die Daten direkt in unser System exportieren

• Erwägen Sie den Aufbau einer eigenen benutzerdefinierten Integration. Unsere API bietet einen standardisierten und vielseitigen Ansatz für den Datenaustausch, während Webhooks die Echtzeitkommunikation verbessern und ereignisgesteuerte Prozesse automatisieren.

Herausforderung Nr. 7 für Scale-Ups: Verwaltung mehrerer Einheiten

Führen Sie Ihr Unternehmen mit einem Gießkannenprinzip über viele Einheiten oder Regionen hinweg? Es ist an der Zeit, Ihre Ausgabenverwaltungspraktiken zu überdenken. Ohne einen einheitlichen Prozess für die Ausgabenverwaltung wird es schwierig, Finanzdaten zu konsolidieren. Auch die Nachverfolgung mehrerer Währungen wird zur Herausforderung, ganz zu schweigen von den Schwierigkeiten, die Einhaltung verschiedener gesetzlicher Rahmenbedingungen zu gewährleisten. Bald werden Ihre betriebliche Effizienz und finanzielle Transparenz darunter leiden.

Die Lösung: Fördern Sie Einheitlichkeit und Zusammenhalt mit Finanztechnologie und Automatisierung

Intelligentes Ausgabenmanagement für wachsende Unternehmen ist eine Wissenschaft. Daher ist ein strategischer Ansatz für das Management mehrerer Einheiten ein Muss:

• Optimieren und standardisieren Sie Prozesse mit einer Ausgabenmanagement-Lösung mit einer Multi-Entity-Management-Umgebung. Die beste Lösung vereinfacht den Cashflow und das Ausgabenmanagement in allen Einheiten Ihrer Gruppe. Außerdem wird der Monatsabschluss effizienter. Sie können beispielsweise Dashboards verwenden, um über unsere Lösung für Multi-Entity-Management sofortigen Einblick in gruppenweite Daten zu erhalten. Sie können auch die Ausgaben an einem Ort einsehen und die Barmittel über Einheiten und Währungen hinweg kontrollieren. Unsere anpassbaren Ausgabenarten und -felder standardisieren die Einreichung von Ausgaben weltweit, sodass Ihr Team nicht mehr nach Informationen suchen muss. Außerdem können Sie unternehmensweite Workflows für spezifische Anforderungen wie zugewiesene Ausgabenprüfer erstellen
• Unterstützen Sie die Software für die Verwaltung von Einheiten mit einem robusten Buchhaltungssystem. Ihre Wahl sollte konsolidierte, konforme und leicht verständliche Finanzberichte für jede Einheit bieten. Von hier aus können Sie sich von frustrierenden Verwaltungsaufgaben verabschieden und optimierte Transaktionen mit Lieferanten begrüßen

George Kutnerian, CEO und Mitbegründer von Wellpointe Inc., beschreibt:

Mit Payhawk haben wir unsere manuellen, fehleranfälligen Zuweisungsprozesse eliminiert. Wir können auch die Ausgaben jeder Tochtergesellschaft genau und automatisch nachverfolgen, was uns dabei hilft, unsere Arbeitsbelastung zu reduzieren, die Datengenauigkeit zu verbessern und die Kontrolle über unsere Ausgaben zurückzugewinnen.

Scaleup-Spotlight: Wie Luxair als Gewinner aus dem Spesenmanagement-Labyrinth hervorging

Luxair, ein Luftfahrtunternehmen, kämpfte einst mit manuellen, bargeldbasierten Prozessen, die bei der Spesenverwaltung für Scale-ups häufig auftreten. Die Mitarbeiter bezahlten ihre Ausgaben aus eigener Tasche und reichten handgefertigte Spesenabrechnungen ein, was zu einer schleppenden Erstattung führte. Dem Team fehlte auch der Überblick über die Ausgaben des Unternehmens, was die Nachverfolgung der Ausgaben nach Kategorie oder Person erschwerte. Darüber hinaus waren Genehmigungen von physischen Unterschriften in E-Mails und gescannten Dokumenten abhängig, was den Arbeitsablauf verlangsamte.

Das Luxair-Team war bereit für eine Veränderung und schloss sich mit Payhawk zusammen, insbesondere wegen unserer:

• Möglichkeit, innerhalb von drei Tagen Firmenkreditkarten auszustellen und an die Mitarbeiter zu versenden
• Benutzerfreundlichen App für das Spesenmanagement mit Beleg-Erfassung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Spesen einfach einzureichen, auch ohne Firmenkarten
• Zentralisierten Budgetverwaltungsfunktionen, um eine bessere Kontrolle über die Budgets der Reiseleiter und die Gesamtausgaben zu erhalten

Seit Luxair Payhawk als Co-Pilot für das Spesenmanagement engagiert hat, fliegt das Unternehmen auf Erfolgskurs und ist bereit, zu neuen Höhen aufzusteigen. Das Team profitiert nun von:

• Echtzeit- und rückverfolgbaren Einblicken in jede Ausgabe in jedem Unternehmen, dank unserer bargeldlosen Ausgabetools und des digitalisierten Autorisierungsprozesses
• Agilität und Komfort durch die schnelle Einreichung von Ausgaben über die Payhawk-App. Mitarbeiter können über die App mehr Geld anfordern, das von den Managern sofort genehmigt werden kann
• Stärkere Mitarbeitermotivation und mehr Vertrauen durch eigene monatliche Budgets und einen effizienten und transparenten Ausgabenverwaltungsprozess

Lektionen, die wir aus der Reise von Luxair gelernt haben

1. Steigern Sie die Kosten- und Betriebseffizienz durch Automatisierung des Kostenmanagements
2. Live-Datentransparenz und zentralisiertes Kostenmanagement ermöglichen eine bessere Finanzkontrolle und -steuerung
3. Implementieren Sie agile Lösungen wie Karten mit Ausgabenlimits und mobile Apps, um reaktionsschnelle und flexible Abläufe zu gewährleisten
4. Die Ausstattung der Mitarbeiter mit innovativen Self-Service-Tools für das Kostenmanagement und angemessene Schulungen können zu höherer Zufriedenheit und Richtlinieneinhaltung führen

Sehen Sie sich hier die inspirierende Reise von Luxair an.

Das Chaos im Ausgabenmanagement eindämmen

Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst und die Strukturen nicht optimal sind, kann man sich leicht im Ausgabenmanagement-Dschungel verirren. Um dem zu entkommen, müssen Sie sich neu gruppieren. Ein intelligentes Ausgabenmanagement für wachsende Unternehmen kombiniert umfassende Finanztechnologie und optimierte Prozesse.

Als Erstes sollten Sie in Ihrem Fluchtplan die Aufgaben identifizieren, die die Zeit Ihres Teams und die Unternehmensmittel in Beschlag nehmen. Dann sollten Sie innovative und umfassende Lösungen und Protokolle einführen, um sie zu unterstützen. Scheuen Sie sich insbesondere nicht, die Zügel der Automatisierung zu überlassen, damit Sie ungehindert skalieren können. Halten Sie inne und bewerten Sie Ihre Ergebnisse, und passen Sie dann Ihren Ansatz auf der Grundlage von Daten an, um das Ausgabenmanagement zu optimieren.

Und schließlich: Seien Sie geduldig und unterstützen Sie Ihr Team mit angemessenen Schulungen während des Übergangs. Es braucht Zeit, die Zustimmung der Mitarbeiter zu erhalten und bessere Verfahren zu entwickeln, aber die Investition lohnt sich. Warten Sie also nicht. Machen Sie noch heute die ersten Schritte in Richtung eines freien Ausgabenmanagements.

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Ausgaben und Statistiken immer stimmen? Buchen Sie eine personalisierte Demo, um die Lösung in Aktion zu sehen.