Scale-ups : les 7 défis à surmonter en matière de gestion des dépenses

Obtenir des financements, agrandir l’équipe, accroître le chiffre d’affaires : tels sont les défis habituels auxquels est confrontée une entreprise en pleine expansion. Mais qu'en est-il des obstacles moins visibles, comme la maîtrise de la gestion des dépenses ? Il s’agit pourtant d’un facteur essentiel à leur réussite.

Dans cet article, nous mettrons en lumière les défis les plus courants que rencontrent les scale-ups au cours de leur développement et nous partagerons également des conseils, des astuces et des outils pour surmonter ces obstacles.

Défi n°1 des scale-ups : le rapprochement manuel des dépenses

Chasse aux reçus auprès des collaborateurs, transfert manuel des données sur Excel, vérification des données dans le logiciel comptable, risque d’erreur manuelle… La clôture mensuelle est trop souvent synonyme de stress.

Et pour cause, 45 % des entreprises considèrent encore que la préparation de leur dossier de reporting se fait à la main ou ont tendance à davantage s’appuyer sur des opérations manuelles que sur l’automatisation.

Outre le fait que la clôture prend un temps considérable, une configuration manuelle est également coûteuse et peu viable sur le long terme, surtout lorsque les ambitions de croissance sont importantes. Il n'est donc pas surprenant que 40 % des entreprises souhaitent avoir recours à davantage d’automatisation pour leurs processus comptables.

La solution : l'automatisation de la gestion de vos dépenses

La transformation numérique et l'adoption de l'automatisation sont des facteurs essentiels pour parvenir à surmonter les difficultés considérables liées à la clôture mensuelle. Voici une liste de conseils pour ne pas se laisser submerger dans cette transition :

• Gagnez du temps grâce à des outils ergonomiques qui facilitent la gestion des notes de frais. Grâce à une solution adaptée, les collaborateurs peuvent tout simplement prendre leurs reçus en photo, remplir quelques détails pour le codage et le tour est joué.
• Effectuez vos rapprochements en temps réel plutôt qu'à la fin du mois. Tirez parti d'une solution qui s'intègre nativement avec un ERP afin de savoir où vous en êtes immédiatement et de bénéficier du rapprochement en temps réel.
• Optimisez les achats, contrôlez les dépenses et automatisez le respect des politiques de dépenses. Pour cela, optez pour une solution qui propose des workflows d'approbation personnalisables, des processus de Procure-to-Pay, des contrôles des cartes avancés et une transparence totale sur les dépenses. Utilisez des outils qui vous permettent de bloquer les transactions non conformes et de déclencher des alertes en cas d'activité suspecte.
• Standardisez les processus et les outils à l'aide d'une solution de gestion des dépenses complète, afin de permettre à votre équipe Finance de se concentrer sur des tâches stratégiques. Cela passe notamment par l’adoption de cartes d'entreprise avec des limites de dépenses ou encore d’une plateforme de gestion des notes de frais qui dispose d’une technologie OCR, et d’une application mobile dotée d'une fonctionnalité photo augmentée par l’IA.
• Intégrez vos systèmes financiers afin de synchroniser les données. Optez pour une solution de gestion des dépenses qui se connecte au reste de votre pile technologique afin de synchroniser votre ERP, ainsi que d'autres outils métiers (SIRH notamment), pour rassembler toutes vos données financières et gagner en agilité.

Défi n° 2 des scale-ups : le manque de visibilité et de contrôle en temps réel

Le manque de visibilité sur les dépenses engagées au sein de l’entreprise rend votre entreprise vulnérable.

Il peut arriver que des collaborateurs se prêtent des cartes sans que vous en soyez informé, ou que certains dépassent la limite de dépense sans le savoir. Et il est alors souvent trop tard lorsque vous vous en apercevez.

Autre enjeu si vous ne disposez pas de cartes d’entreprise, le recours aux cartes bancaires traditionnelles peut également être un facteur du manque de visibilité sur vos dépenses. Ce manque de contrôle en temps réel peut masquer des fraudes potentielles et compliquer la détection des dépenses non conformes à la politique de l'entreprise. En l'absence d'informations instantanées, vous êtes moins à même d'ajuster rapidement les budgets, ce qui expose votre entreprise à des risques accrus et entraîne des flux de trésorerie insuffisants.

Prenons l'exemple de l'entreprise MDM Props et de son expérience avec des cartes bancaires traditionnelles :

Nous utilisions deux systèmes de cartes de crédit différents, les premières nous étaient fournies par Barclays et les autres par American Express. Avec les cartes Barclays, nous recevions un relevé mensuel que nous devions régler sous sept jours. Mais parfois, lorsque nous nous connections au système pour récupérer le relevé, celui-ci n'était pas disponible. Nous ne savions donc pas ce que nous payions, ce qui n'était pas bon pour la trésorerie. Pour effectuer le rapprochement, nous devions télécharger un relevé au format PDF, puis récupérer physiquement les reçus et les lier au relevé, ce qui prenait des jours, voire des semaines.

Si vous êtes confrontés à une expérience similaire, sachez que vous n'êtes pas seuls. Les entreprises consacrent 80 % du temps dédié aux projets d'analyse à des tâches répétitives telles que la préparation des données. Et seulement 10 % d'entre elles considèrent maîtriser parfaitement la question.

La solution : l’interopérabilité de vos outils métiers

Il est essentiel de maîtriser la collecte et la gestion des données, pour gagner en efficacité opérationnelle. D’autant plus que cette stratégie est rentable : 80 % des entreprises qui s’appuient sur des processus et des analyses de données en temps réel voient leur chiffre d'affaires augmenter.

Malheureusement, toutes les entreprises n'ont pas encore atteint ce stade. Dans un rapport intitulé « Dans la tête du DAF : rationaliser la Finance pour accélérer la croissance », publié en partenariat avec Raconteur, Payhawk a mis en lumière le fait que 63 % des directeurs financiers et 70 % des directeurs informatiques considèrent qu’il est « extrêmement difficile » de centraliser le contrôle et la visibilité. Par ailleurs, 96 % des personnes interrogées au Royaume-Uni ont déclaré que bénéficier d'une visibilité sur le reste de l'entreprise afin de comprendre le fonctionnement des autres départements constituait un défi « majeur ».

S’il est clair que la centralisation et la rationalisation des informations sont essentielles, il est également important de savoir comment s’y prendre :

• Définissez une politique et un processus de gestion des dépenses clairs. Incluez des instructions sur le traitement des données, les délais et les bonnes pratiques en matière de contrôle des dépenses. Expliquez à l’ensemble des personnes concernées ce que cela implique, ainsi que les conséquences du non-respect de ces règles.
• Équipez-vous de cartes d'entreprise et d’une plateforme de gestion des dépenses pour bénéficier d’une visibilité et d’alertes en temps réel. Veillez à ce que la solution intègre des contrôles de dépenses pour garantir la conformité. À titre d’exemple, la solution de gestion des dépenses Payhawk agit comme une tour de contrôle, en vous permettant de surveiller les dépenses en direct et de fixer des plafonds de dépenses pour chaque carte. Elle peut également être configurée pour appliquer vos politiques de dépenses, en définissant par exemple une règle qui bloque automatiquement certaines transactions spécifiques, telles que les retraits aux guichets automatiques (DAB). Vous pouvez également vous appuyer sur des fonctionnalités comme les catégories de dépenses personnalisées pour faciliter le traitement de vos dépenses.
• Optez pour un logiciel de gestion financière hébergé dans le cloud. Aidez votre équipe à accéder aux informations financières partout et à tout moment, équipez-les d’outils qui leur permettent de suivre en permanence des indicateurs essentiels, tels que les performances financières et les flux de trésorerie. Cette flexibilité facilite la prise de décisions et permet à votre entreprise de réagir plus rapidement en fonction des évolutions du marché.
• Intégrez des tableaux de bord et des outils d'analyse. Votre solution de gestion des dépenses doit vous permettre de visualiser les données relatives à vos dépenses d'une manière facilement compréhensible afin d’obtenir des informations rapidement.
• Utilisez l'intelligence artificielle (IA) et le machine learning pour l'analyse prédictive. De telles solutions analysent les tendances, résolvent les problèmes de manière proactive et automatisent la saisie des données. Elles peuvent également suggérer des actions et mettre en œuvre des mesures correctives pour atténuer les risques.

Défi n°3 des scale-ups : la gestion inefficace des frais de déplacements professionnels

Les montants des frais de déplacements professionnels continuent d'augmenter. Ainsi, qu'il s'agisse d’assister à des salons professionnels ou de rendre visite à des fournisseurs, la concrétisation de vos objectifs d'expansion transfrontalière peut rapidement coûter cher. La gestion des frais relatifs aux dépenses en carburant, aux réservations d'hôtel, de vol et de restauration peut également se révéler complexe, surtout dans plusieurs pays, avec plusieurs devises.

Il ne faut pas non plus oublier les tracas liés à la gestion manuelle des reçus et à la production de rapports Excel. Vous pouvez bien sûr confier ces tâches à un cabinet comptable. Mais ces cabinets travaillent uniquement avec les documents que vous lui fournissez, ce qui est souvent synonyme de nombreux allers-retours afin de donner un sens aux données.

En outre, une gestion inefficace des frais de déplacements professionnels nuit à vos bénéfices. Des coûts inattendus peuvent vous faire perdre le contrôle sur votre budget ou vous empêcher d’optimiser vos dépenses.

La solution : des liens solides avec vos fournisseurs et des outils de gestion des frais de déplacements professionnels

L'essentiel est de bien comprendre la politique et les besoins de votre entreprise en matière de déplacements. Il suffit ensuite de réunir les ressources nécessaires. Pour ce faire, vous pouvez :

• Adopter un logiciel de gestion des dépenses doté de fonctionnalités de gestion automatisée des frais de déplacement. Ces solutions rationalisent et accélèrent les processus de monitoring, de reporting et de remboursement des frais. Mettez-vous spécifiquement à la recherche d’outils qui permettent de gérer les frais kilométriques, les indemnités journalières et les remboursements.
• Utiliser des cartes d'entreprise dédiées aux déplacements. Le fait d’opter pour une solution de cartes d'entreprise adaptée minimise le temps de traitement des dépenses grâce à la catégorisation et à l’enregistrement des transactions. Cela facilite également l'application automatisée des politiques de déplacement afin d'éviter les dépenses excessives ou les fraudes.
• Négocier le prix de vos voyages d'affaires pour bénéficier des meilleurs tarifs. Nouez des liens avec les agences de voyage, les hôtels, les compagnies aériennes et les sociétés de location de voitures. Enfin, prenez des réservations pour les déplacements fréquents et mettez en avant le volume de vos commandes pour obtenir des remises.

Défi n°4 des scale-ups : les goulots d'étranglement au niveau de l'approbation

Les goulots d'étranglement, tels que les pistes d'audit inappropriées ou les processus d'approbation manuels, sont des facteurs courants de ralentissement opérationnel. Ils peuvent retarder la prise de décisions et la réaction à des événements cruciaux, ce que les scale-ups cherchent désespérément à éviter.

Les principales causes de ces goulots d'étranglement sont le manque de flexibilité et de personnalisation des processus d'approbation. Lorsque les outils ne s’adaptent pas aux besoins de votre entreprise, cela débouche généralement sur des processus lents et inefficaces.

La solution : l’automatisation et la personnalisation des workflows d'approbation des dépenses

Lorsque les outils sont correctement configurés, cela facilite la gestion des dépenses des entreprises qui ont besoin d’agilité. Pour commencer :

• Veillez au respect des politiques de dépenses grâce à l'automatisation et à la personnalisation des workflows. Ainsi, vous gardez efficacement le contrôle sur vos dépenses, peu importe ce qui se passe au bureau. Vous pouvez notamment envoyer automatiquement les demandes d'approbation à la bonne personne. Avec Payhawk par exemple, vous pouvez définir des workflows d'approbation automatisés, personnalisés et sur plusieurs niveaux, en fonction des types de dépenses et des montants spécifiques, grâce à notre Designer de workflows.
• Définissez des hiérarchies d'approbation claires et communiquez-les à l'ensemble de l'entreprise. Le fait de désigner plusieurs responsables d’approbation des dépenses, de déléguer, le cas échéant, les responsabilités à des personnes de confiance et d’informer vos collaborateurs du processus opérationnel contribuent à minimiser la confusion et les retards. Mieux encore : automatisez le processus et évitez les erreurs ou les vulnérabilités liées à l’intervention humaine !
• Adoptez une application mobile dotée d'une fonction d'approbation des dépenses et de mises à jour en temps réel. Ainsi, les responsables et les personnes de confiance peuvent approuver ou rejeter les dépenses, même en déplacement. Cela permet également de réduire le risque que vos équipes oublient d'approuver certaines demandes, en particulier pendant les périodes de forte activité.

Défi n°5 des scale-ups : la gestion des abonnements et des paiements

« Je viens de voir qu’Hannah s'était abonné à DAF-Mag. Est-ce que nous ne disposons pas déjà d’un abonnement commun pour l’entreprise ? »

« Notre commande de kakemonos va avoir du retard, car le paiement a échoué. »

« Pourquoi ce responsable des achats utilise-t-il des virements bancaires et des chèques ? Je croyais que nous étions passés aux cartes de crédit. »

À défaut d’avoir mis en place des outils adaptés et des processus rationalisés, voilà quelques exemples de casse-têtes auxquels vous pouvez vous retrouver confrontés dans le cadre de la gestion à grande échelle de vos dépenses d’entreprises. Au fil de votre croissance, la gestion des abonnements et des paiements récurrents devient de plus en plus complexe et les coûts sont de plus en plus difficiles à maîtriser. Il est également difficile de garantir la conformité avec la réglementation en vigueur dans toutes les zones géographiques. Voici quelques chiffres qui devraient vous alerter et vous pousser à trouver des solutions :

• Les opérations de paiement et leur traitement représentent respectivement en moyenne 2 % et 0,8 % du chiffre d'affaires annuel d’une entreprise traditionnelle.
• 49 % des PME considèrent la gestion des paiements internationaux comme un obstacle à leur croissance.
• 49 % des entreprises déclarent que les paiements non aboutis ou échoués ont un impact significatif sur leurs coûts.
• 64 % des entreprises déclarent que les paiements non aboutis ou échoués ont un impact sur la charge de travail du personnel.

La solution : des solutions intégrées pour rationaliser votre stack technologique

Pour une gestion efficace des dépenses, voici une liste d’outils dont vous devriez vous équiper :

• Une fonctionnalité de gestion des abonnements. Ce type de solution vous aide à mettre en évidence et à suivre vos abonnements afin de bénéficier d’une meilleure visibilité sur vos dépenses. La solution pour laquelle vous optez doit automatiser leur facturation. Elle doit également gérer les renouvellements afin de garantir le respect des délais de paiement et la continuité de service. La solution de gestion des abonnements de Payhawk vous permet notamment devous assurer que vos collaborateurs disposent de fonds suffisants pour couvrir les frais récurrents.
  Notre module permet également de prédire les montants qui seront facturés pour chaque abonnement. De plus, la plateforme informe vos collaborateurs de la part de fonds disponibles sur leur carte qui sera affectée à cette facture. En outre, vous pouvez mettre en place une recharge automatique de la carte et votre équipe peut effectuer une demande de fonds supplémentaires pour des dépenses qui dépassent le budget alloué en quelques clics depuis notre application mobile.

• Une plateforme dédiée à la gestion globale des paiements et des factures, qui automatise les paiements récurrents. L’unification de ces solutions au sein d’un seul et même système simplifie la gestion des dépenses, libérant ainsi du temps à vos équipes. Elle permet également de renforcer la transparence et d’optimiser les dépenses afin de conserver davantage de liquidités disponibles. Optez pour une solution qui permet à votre équipe de programmer les paiements et de payer les collaborateurs et les fournisseurs rapidement en profitant de frais avantageux dans le monde entier. De plus, cette solution favorise la collecte cohérente des données auprès de l’ensemble de vos entités - tout en évitant les erreurs manuelles - grâce au rapprochement à trois facteurs entre les reçus, les bons de commande et les factures, ainsi qu'à la capture et à la catégorisation automatisées des données dans le cadre de notre solution de gestion des factures fournisseurs.

Nadia Vanuytrecht, responsable des ressources humaines et des opérations pour l'agence Explose, déclare :

Payhawk me permet de me libérer du temps pour me concentrer sur des tâches qui créent de la valeur pour l'entreprise. La plateforme facilite les activités comptables ; l'OCR repère les doublons parmi les factures et remplit les champs automatiquement. C’est comme si je disposais de quatre paires d’yeux ! Cela représente un véritable gain de temps.

• Des solutions de gestion de la conformité et de la fiscalité. Qu'il s'agisse de respecter les taux d'indemnités journalières ou de soumettre des documents obligatoires, pour une gestion réussie des dépenses, il est essentiel de rester du bon côté de la loi.
  Optez pour un outil de gestion des dépenses doté de tableaux d'amortissement et de récupération de la TVA pour obtenir les meilleurs résultats possibles. Répartissez les coûts relatifs à vos dépenses professionnelles et optimisez ainsi vos déductions fiscales.

Défi n°6 des scale-ups : des systèmes et des outils déconnectés

Il est indéniable que des outils et des processus disparates représentent un frein à l’efficacité opérationnelle des entreprises. Dans le rapport intitulé « Dans la tête du DAF », les directeurs financiers interrogés considèrent les facteurs suivants comme les plus grands défis liés à la gestion d'outils multiples : la visibilité et la transparence (85 %), ainsi que la qualité et la cohérence des données (73 %).

Pourtant, les grandes entreprises accumulent souvent différents outils et processus au fur et à mesure de leur croissance, ce qui débouche sur un écosystème déconnecté. Cette mosaïque opérationnelle signifie que de précieuses informations restent dissimulées au sein de solutions diverses. Et cette absence d'intégration entre les systèmes et les données accroît également les risques d'erreurs et l'inefficacité.

Cela génère alors de la frustration chez vos collaborateurs, des coûts d'opportunité considérables, une gestion des dépenses imprécise et une incapacité à s'adapter aux exigences liées à une croissance rapide.

La solution : les intégrations

Afin de vous assurer que vos outils sont intégrés de manière pertinente dans le cadre de la gestion de vos dépenses, voici quelques conseils :
Évitez d’avoir recours à plusieurs outils de paiement et de gestion des dépenses qui ne communiquent pas entre eux. Le choix d'une plateforme unique qui rassemble toutes vos dépenses permet de collecter, de classer et de rapprocher les données uniformément.

Selon Carolina Einarsson, DAF chez Essentia Analytics :

Avant Payhawk, nous utilisions différentes solutions en fonction de nos besoins ponctuels, Excel, ainsi que plusieurs cartes de crédit, mais nous ne disposions pas d’une solution centralisée tout-en-un. La gestion efficace des dépenses représentait pour nous un potentiel de gains de temps et d’argent rapides. Lorsque nous avons opté pour Payhawk, nous avons entrevu un avenir dans lequel nous pourrions unifier la saisie des données relatives aux dépenses, les cartes de paiement, les approbations, les demandes de dépenses, le paiement des factures et les remboursements, le tout sur une seule et même plateforme !

• Optez pour une solution de gestion des dépenses qui s'intègre à vos outils métiers. Cette approche permet à votre équipe de bénéficier de workflows optimisés, d'une visibilité accrue, de données plus précises, tout en réduisant le risque d’erreurs. Cela vous permet également de renforcer la cohérence entre les différents systèmes de l'entreprise et d’améliorer la prise de décision. Grâce à nos intégrations natives avec des solutions RH, ERP et comptables, par exemple, vous bénéficiez notamment d’une vue à 360° sur les données et les systèmes de votre entreprise. Notre logiciel de gestion des dépenses s'intègre également avec plus de 90 % des systèmes sur le marché. En outre, nos modèles d’exports comptables prennent en charge l'importation et l'exportation de données financières aux formats Excel et CSV. Ainsi, même si vous ne disposez pas d'une intégration native avec la solution, vous pouvez exporter les données directement vers notre système.

• Envisagez de créer votre intégration personnalisée. Notre API propose une approche standardisée et polyvalente pour l’échange de données, tandis que les webhooks améliorent la communication en temps réel et automatisent les processus basés sur les événements.

Défi n°7 des scale-ups : la gestion multi-entités

Votre entreprise se compose de plusieurs entités réparties dans de multiples zones géographiques et chacune possède sa propre approche ? Il est temps de revoir vos pratiques de gestion des dépenses. Sans un processus unifié de gestion des dépenses, vous aurez du mal à consolider les données financières. Le monitoring des dépenses dans plusieurs devises devient également une corvée, sans parler des difficultés à maintenir la conformité au sein de divers cadres réglementaires. Votre efficacité opérationnelle et votre transparence financière finissent forcément par en pâtir.

La solution : la rationalisation des processus financiers

Rationalisez et standardisez les processus grâce à une solution de gestion multi-entités pour vos dépenses d’entreprise : une solution adaptée simplifie la gestion des flux de trésorerie et des dépenses dans l’ensemble des entités qui composent votre groupe. Elle rend également la clôture mensuelle plus efficace. Par exemple, notre solution de gestion multi-entités vous permet d'utiliser des tableaux de bord pour bénéficier d’une visibilité instantanée sur les données de l'ensemble du groupe. Vous pouvez également visualiser les dépenses sur une seule et même plateforme et contrôler le niveau des liquidités disponibles en fonction des entités et des devises. La personnalisation des types et des champs de dépenses permet de standardiser le traitement des frais professionnels à l'échelle internationale. De plus, vous pouvez également créer des workflows à l'échelle de l'entreprise pour répondre à des besoins spécifiques, tels que l'affectation du personnel chargé d’approuver les dépenses.

Le témoignage de Luxair, scale-up qui a réussi à sortir du labyrinthe de la gestion des dépenses

La compagnie aérienne Luxair, se débattait avec des processus manuels et de nombreuses dépenses en liquide. Les collaborateurs payaient leurs dépenses de leur poche et envoyaient des notes de frais rédigées à la main, ce qui entraînait des remboursements tardifs. L'équipe Finance manquait également de visibilité sur les dépenses de l'entreprise, ce qui compliquait le suivi des coûts par catégorie ou par collaborateur. De plus, les approbations dépendaient de documents portant des signatures physiques envoyés par e-mail et scannés, ce qui ralentissait considérablement les workflows.

Désireuse de changer sa manière de procéder, l'équipe Finance de Luxair s'est associée à Payhawk, en particulier en raison de notre capacité à émettre et à envoyer des cartes d'entreprise. Voici les principales raisons qui ont poussé Luxair à adopter Payhawk :

• La capacité d'émettre et d'envoyer rapidement des cartes d'entreprise destinées aux collaborateurs
• Une application de gestion des dépenses ergonomique dotée d’une technologie OCR pour permettre aux collaborateurs de soumettre facilement leurs dépenses, même si ceux-ci n’utilisent pas une carte d'entreprise.
• Des fonctionnalités de gestion budgétaire centralisée pour mieux contrôler les dépenses globales.

Les avantages pour l’équipe Finance sont les suivants :

• Une visibilité en temps réel et une traçabilité de l’ensemble des dépenses dans chaque filiale, grâce à nos cartes d’entreprise et à nos processus d'approbation.
• Une agilité et une facilité d’utilisation grâce à la soumission rapide des dépenses depuis l'application Payhawk. Les employés peuvent faire une demande de fonds supplémentaires via l'application, que les responsables ont la possibilité d’approuver immédiatement.
• Un renforcement de l’autonomie et de la confiance accordée aux collaborateurs, qui disposent de leur propre budget mensuel et d’un processus de gestion des dépenses efficace et transparent.

Inspirez-vous du parcours de Luxair, cliquez ici.

Optez pour une gestion des dépenses autonome

Lorsque votre entreprise se développe rapidement avec une organisation opérationnelle et des processus qui ne sont pas aboutis, il est facile de vous perdre dans le labyrinthe que représente la gestion des dépenses. Pour vous en sortir, il est essentiel de prendre conscience d’une chose : une gestion agile des dépenses passe par la combinaison d’une suite d’outils technologiques complète et de processus optimisés.

Pour commencer, identifiez d’abord les tâches qui accaparent le plus de temps à votre équipe Finance. Puis, mettez en place des solutions et des protocoles innovants et complets pour soutenir vos équipes.

Prenez le temps de former vos collaborateurs en proposant des sessions de formation adaptées pendant la période de transition.

Prêts à sauter le pas ? ? Réservez une démo personnalisée avec l’un de nos experts pour discuter des enjeux de gestion des dépenses au sein de votre entreprise.