Rationalisez votre comptabilité grâce à nos modèles d’exports Excel et CSV

Pour disposer de processus comptables efficaces, il est essentiel de personnaliser votre modèle comptable Excel ou CSV en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Choisir le bon modèle d'export comptable

Vous devez pouvoir modifier vos modèles de comptabilité pour vous assurer qu'ils contiennent les bonnes colonnes dans le même ordre. Vous devez également vous assurer que les noms et les numéros de documents sont les mêmes, etc. Étant donné que tous les systèmes ERP ou comptables ne sont pas en mesure de lire et de comprendre une facture ou un reçu de la même manière, vous devez également pouvoir les traiter différemment et définir des conditions "si", le cas échéant.

Grâce à nos nouveaux modèles d’exports, vous n'avez pas besoin de créer, d'exporter et d'éditer les données après l'export. Au lieu de cela, vous pouvez créer votre propre modèle Excel ou CSV et exporter vos données dans un format que vous avez déjà prédéterminé, ce qui facilite le partage, l'analyse et, surtout, l'import direct dans d'autres systèmes financiers. Résultat ? Un rapprochement en temps réel ! Cette tâche qui prenait des heures auparavant ne prend plus que quelques minutes.

En bonus : vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez (par exemple, un pour les remboursements et un autre pour les paiements dépassant certaines valeurs, etc).

Créer et personnaliser votre modèle comptable avec Payhawk

Vous exportez vos données au format Excel ou CSV ? Dans ce cas, nos nouveaux modèles d’exports comptables vont vous permettre de rationaliser davantage votre processus de gestion des données et d'assurer la précision de votre comptabilité.

Pour bénéficier de ces modèles d’exports, c’est très simple :

1. Rendez-vous dans l’onglet "Paramètres" de votre plateforme Payhawk, dans le menu de gauche, puis sélectionnez "Exports". Vous y trouverez une liste de modèles actifs que vous avez peut-être déjà utilisés. Pour sélectionner ou créer un nouveau modèle, cliquez simplement sur "Ajouter un modèle".

2. Commencez par sélectionner un modèle prédéfini (et filtrez par "comptabilité" et "systèmes ERP" pour vous aider à trouver le modèle le mieux adapté à vos besoins).

3. Une fois que vous avez choisi cette base, un nouveau modèle est créé dans votre liste et vous pouvez le configurer comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez inclure une ou plusieurs lignes, choisir le type de données que vous incluez (dépenses, paiements ou dépôts) et utiliser des filtres supplémentaires, comme le téléchargement des remboursements spécifiques pour une équipe donnée.
   Vous pouvez configurer les cellules de manière à inclure des instructions "SI" et "AUTRE" afin de garantir un import et un rapprochement plus fluide des données.
   Les possibilités sont infinies : vous pouvez saisir du texte libre, spécifier les données du système qui doivent alimenter des champs spécifiques et définir des options de formatage telles que des formats de date ou des longueurs de caractères maximales pour les champs de texte, vous pouvez utiliser des valeurs et des fonctions conditionnelles pour contrôler les résultats en fonction de règles spécifiques, etc.
   À noter : nos équipes internes peuvent également vous aider à personnaliser les modèles selon vos besoins. Quel que soit votre système ERP ou comptable, nous travaillons ensemble pour vous proposer le modèle le plus adapté.

4. Une fois que vous avez configuré votre modèle, vous pouvez continuer à le modifier et à le mettre à jour pour qu'il corresponde à vos besoins en matière de reporting. Il vous suffit de sélectionner le modèle actif et de le modifier directement dans la plateforme.

Tsvetina Yancheva, Product Marketing Lead chez Payhawk, déclare :

Ce qui se cache derrière la sortie de nos nouveaux modèles d’exports comptables, c'est la flexibilité pour nos clients. Nous construisons un système de gestion des dépenses qui fonctionne comme eux. Cela s’inscrit dans notre ambition d’accompagner la gestion des dépenses de A à Z, pour qu'elle corresponde exactement aux besoins de nos clients.

Envie d’en savoir plus sur nos modèles d’exports comptables et de découvrir toutes nos intégrations natives avec les ERP et logiciels comptables leaders du marché (NetSuite, Microsoft Dynamics, Xero…) ? Demandez une démonstration personnalisée avec l’un de nos experts !