Wie Payhawk uns geholfen hat, ein bargeldloses Unternehmen zu werden

Luxair, die luxemburgische Fluggesellschaft, ist seit über 50 Jahren aktiv und fliegt viele große Drehkreuze an. Mit einer Flotte von 19 Flugzeugen ist Luxair in vier luftfahrtbezogenen Bereichen tätig: Passagierluftverkehr, Touristik, Flughafendienste und Frachtabfertigung.

Hauptsitz
Luxemburg
Industrie
Luftfahrt
Mitarbeiter
3 000
Mit Payhawk seit
Februar 2021
Herausforderungen
Monitoring und Kontrolle von Ausgaben
Kartenausstellung
Features, die sie lieben
Firmenkarten
Kundenbetreuung
Belege sammeln
„Das Payhawk-Team verbessert ständig die Funktionen und entwickelt sein Tool weiter. Und sie sind immer erreichbar.“
Tineke Van Maerken, VP of Finance

Tineke Van Maerken, Finanzchefin bei Luxair, erzählte, dass die Fluggesellschaft vor der Einführung von Payhawk manuelle Registrierkassen für ihre Reiseleiter in 40 Zielorten verwendete. Die Reiseleiter reichten dann jeden Monat eine Excel-Kassenliste mit gescannten Ticketkopien ein. Die Buchhaltung musste dann jede Information händisch in das Buchführungssystem eingeben, und zwar auf Grundlage einer Belegkopie von über 80 Registrierkassen.

Das Leben vor Payhawk

Vor der Umstellung auf Payhawk haben die Mitarbeiter von Luxair alle geschäftsbezogenen Ausgaben von ihrem persönlichen Bankkonto bezahlt. Um die Ausgaben erstattet zu bekommen, mussten alle Quittungen auf einen von Hand gemachten Spesenzettel geklebt, zweimal kopiert und an die Personalabteilung geschickt werden. Es war ein träger Prozess und die Fluggesellschaft wollte eine Verbesserung.

Hinzu kam, dass Luxair zu diesem Zeitpunkt keinen digitalisierten Überblick über die Betriebsausgaben hatte. Sie konnten nicht einsehen, was das Unternehmen pro Kategorie oder Reiseleiter ausgibt. Und eine Datenanalyse war mühsam. Das Genehmigungsverfahren war ebenfalls manuell und erforderte die Unterschrift eines Zuständigen per gescanntem Dokument oder E-Mail.

Luxair wollte seine Ausgaben besser kontrollieren und nachvollziehen, einsehen wer wie viel und wo ausgibt und einen bargeldlosen Zahlungsverkehr einführen.

Wieso Payhawk?

Luxair hat sich aus drei wesentlichen Gründen für Payhawk entschieden. „Zuallererst, die schnelle Kreditkartenausstellung. Über die Webplattform kann man eine Karte ausstellen und der Karteninhaber erhält sie in weniger als drei Tagen. Zweitens, die nutzerfreundliche Ausgabenmanagement-App, die mit den Firmenkarten verknüpft ist. Und zu guter Letzt:

"Mit Payhawk können sogar Mitarbeiter ohne Firmenkarten ihre Geschäftsausgaben über die App einreichen.“

Van Maerken erklärte auch, dass sie nun die Budgets der Reiseleiter mit den Kartenlimits zentral verwalten und die Gesamtausgaben des Unternehmens besser kontrollieren können.

Dank der guten Verwaltung sind die Ausgaben in jedem Bereich nachvollziehbar geworden“, hat uns Van Maerken berichtet. Die Fluggesellschaft hat Echzeit-Information darüber, was sie für ihre Reiseleiter ausgegeben hat. Und sie hat ihren Genehmigungsprozess erfolgreich digitalisiert. Hinzu kommt, dass sie jetzt am Monatsende problemlos automatisierte Spesenabrechnung erstellen kann.

„Als Administrator kann ich die Kartenlimits jederzeit an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Jeder Karteninhaber hat ein monatliches Limit. Aber es können auch unerwartete Ausgaben auftauchen, die darüber hinausgehen.

Dann sendet der Mitarbeiter einfach eine Anfrage für zusätzliche Geldmittel, einschließlich einer Erklärung über die Payhawk-App und ich kann es sofort genehmigen. Das stärkt unser Team vor Ort.“, sagte Van Maerken.

Sich bestärkt fühlen

Ein Mitarbeiter von Luxair sagte uns, wie er sich nach dem Wechsel zu Payhawk fühlte: „Total bestärkt. Und es ist ein gutes Zeichen des Vertrauens von meinem Arbeitgeber. Wir erhielten ein Training zur Verwendung der Karten und zum Hochladen von Belegen und anderen persönlichen Ausgaben. Aber das Allerbeste ist, dass ich jetzt mein eigenes monatliches Limit habe.“

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