Wie Payhawk uns geholfen hat, ein bargeldloses Business aufzubauen

Die Vizepräsidentin der Finanzabteilung von Luxair, Tineke Van Maerken, erwähnte, dass die Fluggesellschaft vor der Einführung von Payhawk manuelle Registrierkassen für ihre Reiseleiter in 40 Zielorten hatte. Die Reiseleiter reichten dann jeden Monat eine Exceltabelle mit gescannten Ticketkopien ein. Das Buchhaltungsteam musste dann alle Informationen manuell in das Buchhaltungssystem eingeben, und zwar auf der Grundlage eines Papierscans von über 80 Registrierkassen.

Die Herausforderungen vor Payhawk

Vor der Implementierung von Payhawk mussten die Mitarbeiter von Luxair alle geschäftsbezogenen Ausgaben von ihrem eigenen Bankkonto bezahlen. Dann mussten alle Belege auf einen handgefertigten Spesenauftrag geklebt, zweimal kopiert und für die Erstattung an die Personalabteilung geschickt werden. Das war ein langwieriger Prozess, und die Fluggesellschaft wollte ihn verbessern.

Zudem hatte Luxair zu diesem Zeitpunkt noch keinen digitalen Überblick über die Unternehmensausgaben. Sie konnten nicht sehen, was das Unternehmen pro Kategorie oder Leitfaden ausgab und zudem war die Datenauswertung sehr mühsam. Auch das Genehmigungsverfahren war manuell und erforderte die Unterschrift eines Genehmigers über ein gescanntes Dokument oder eine E-Mail.

Luxair wollte Cashless arbeiten, seine Ausgaben effizienter kontrollieren und wissen, wer wie viel und wo ausgibt.

Warum Payhawk

Luxair hat sich aus drei Hauptgründen für Payhawk entschieden. "Erstens, die Möglichkeit der schnellen Ausgabe von Kreditkarten. Sie können eine Firmenkarte auf der Web-Plattform ausstellen und die Karteninhaber erhalten diese in weniger als drei Tagen. Zweitens die benutzerfreundliche App für die Ausgabenverwaltung, welche mit den Firmenkarten verknüpft ist."

"Mit Payhawk können auch Mitarbeiter ohne Firmenkarten ihre Geschäftsausgaben in der App einreichen."

Van Maerken erläuterte zudem, dass sie nun die Budgets der Reiseleiter mit den Limits der Firmenkarten zentralisiert verwalten kann und die Ausgaben des Unternehmens insgesamt besser unter Kontrolle hat.

"Eine gute Governance führt dazu, dass wir die Spesen in jedem einzelnen Geschäftsbereich nachvollziehen können", erklärte Van Maerken. Die Fluggesellschaft hat Echtzeit-Informationen darüber, was sie für ihre Reiseleiter ausgibt - und sie hat ihr Genehmigungsverfahren erfolgreich digitalisiert. Außerdem kann sie jetzt am Monatsende automatisch wertvolle Spesenabrechnungen erstellen."

"Als Administrator kann ich die Kartenlimits sofort an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Jeder Karteninhaber hat ein monatliches Limit, aber wenn unerwartete Ausgaben anfallen, kann er über die App schnell neues Guthaben anfordern."

Der Mitarbeiter sendet über die Payhawk-App einfach einen Antrag auf zusätzliche Mittel, einschließlich einer Erklärung, und ich kann diesen sofort genehmigen, was unser Team vor Ort stärkt", so Van Maerken.

Mitarbeiter Empowerment dank effizienter Ausgabenverwaltung

Ein Luxair-Mitarbeiter sagte uns, dass er sich nach der Umstellung auf Payhawk "völlig selbstbestimmt fühlt, und das ist sicher ein Zeichen des Vertrauens seitens des Arbeitgebers. Wir erhielten eine Schulung zur Verwendung der Karten und zum Upload der Belege und anderen persönlichen Ausgaben. Aber das Beste von allem ist, dass ich jetzt mein eigenes monatliches Budget habe".

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie eine bargeldlose Infrastruktur wie Luxair implementieren können, empfehlen wir Ihnen unser kostenloses E-Book zum Aufbau eines bargeldlosen Unternehmens. Sie möchten tiefer ins Detail gehen? Dann buchen Sie noch heute eine Demo!