Payhawk nos ayudó a gestionar el negocio sin efectivo

Según nos cuenta la VP de Finanzas de LuxAir, Tineke Van Maerken, antes de operar con Payhwak, la aerolínea contaba con cajas registradoras manuales para todos sus guías turísticos, en 40 destinos. Los guías turísticos tenían que enviar manualmente sus registros de caja en un Excel con copias escaneadas de todos los boletos. Entonces, el equipo de Contabilidad tenía que ingresar manualmente la información en el sistema contable, a partir de los documentos en papel que habían sido escaneados, provenientes de más de 80 cajas registradoras..

Antes de Payhawk

Antes de suscribirse a Payhawk, los empleados de LuxAir tenían que pagar todos los gastos de empresa desde su propia cuenta bancaria personal. Posteriormente, cada uno de los recibos debía adjuntarse a una orden de gastos hecha a mano, copiarse dos veces y enviarse al departamento de Recursos Humanos para su reembolso. Era un proceso lento y la aerolínea quería mejorarlo.

Dadas todas estas condiciones, LuxAir tampoco contaba con una panorámica general y digitalizada del gasto de la empresa. El equipo no podía ver lo que gastaba por categoría o guía turístico. Y el procesamiento de los datos resultaba engorroso. El proceso de aprobación también se hacía manualmente y requería la aprobación con firma, a través de un documento escaneado o por correo electrónico.

LuxAir quería gestionar la empresa sin efectivo, controlar sus gastos de manera más eficiente y comprender quién gastaba, cuánto y dónde.

¿Por qué Payhawk?

LuxAir escogió a Payhawk por tres razones principales. “Primero, la posibilidad de emitir rápidamente tarjetas de empresa. Puedes emitir una tarjeta de crédito o débito en la plataforma web y los usuarios la recibirán en menos de tres días. En segundo lugar, la aplicación de gestión de gastos, fácil de usar y vinculada a las tarjetas de empresa. Finalmente,

Payhawk facilita que incluso los empleados sin tarjetas de empresa puedan introducir a la aplicación sus gastos corporativos”.

Según Van Maerken ahora también pueden administrar de forma centralizada los presupuestos de los guías turísticos, estableciendo límites de gasto para las tarjetas de empresa, y así controlar mejor el gasto general.

“Esta gobernanza nos permite hacer un seguimiento de los gastos en todos y cada uno de los negocios”, resaltó Van Maerken. La aerolínea ahora obtiene información en tiempo real sobre lo que gastan sus guías turísticos. También digitalizó el proceso de aprobaciones. Al final de cada mes, ahora LuxAir puede generar automáticamente los informes de gastos, con información valiosa para la gestión.

Como administradora, puedo adaptar los límites de las tarjetas instantáneamente según las necesidades del negocio.

Cada usuario de tarjeta tiene un límite mensual, pero también pueden surgir gastos inesperados fuera del límite establecido. En esos casos, el empleado simplemente envía una solicitud de fondos adicionales con su justificación, a través de la aplicación de Payhawk, y yo puedo aprobarla instantáneamente. Todo esto empodera al equipo que trabaja sobre el terreno”, dijo Van Maerken.

Sentirse empoderado

Tras el cambio a Payhawk, uno de los empleados de LuxAir nos comentó: “Me siento totalmente empoderado y, ciertamente, es una señal de confianza de parte de mi empleador. Recibimos una capacitación sobre cómo usar las tarjetas y cargar los recibos, tanto de las tarjetas de empresa como la tarjeta personal. Pero lo mejor de todo es que ahora tengo mi propio presupuesto mensual”.

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