Help btw terug te vorderen met geautomatiseerd uitgavenbeheer

Voor je bedrijf telt elke cent. En ondanks je beste inspanningen om kosten te besparen en de winst te verhogen, is de kans groot dat je een belangrijke geldbron misloopt: BTW-teruggave.

Niet alle bedrijven begrijpen volledig hoe ze maximaal kunnen besparen met het terugvragen van btw. Voor veel kmo's wordt de btw-aangifte vaak gezien als een veeleisend proces dat veel papierwerk en tijd voor het invullen van formulieren vereist. Terwijl het voor ondernemingen een uitdaging kan zijn om duizenden bonnetjes te reconstrueren en ontbrekende documenten op te sporen.

Het goede nieuws is dat je met behulp van slimme software voor uitgavenbeheer de btw op veel uitgaven van je bedrijf kunt terugvorderen.

Wat is een btw-teruggave?

BTW staat voor belasting over de toegevoegde waarde (ook wel omzetbelasting); een verbruiksbelasting die wordt geheven op goederen of diensten in elk stadium van de productie of distributie. Het wordt betaald door zowel consumenten als bedrijven die producten kopen of verkopen binnen het Verenigd Koninkrijk en de Europese Unie (EU). Het percentage dat je betaalt, hangt af van waar je woont en waar je koopt/verkoopt.

Een btw-teruggave, echter, (ook wel "btw-terugvordering" genoemd) is het bedrag aan btw dat je kan terugvorderen op je zakelijke uitgaven. De overheid betaalt dit geld terug aan bedrijven die kunnen aantonen dat de goederen of diensten zijn gebruikt voor zakelijke activiteiten.

Welke uitgaven komen in aanmerking voor een btw-teruggave?

BTW terugvragen kan een geweldige manier zijn om geld te besparen op je zakelijke uitgaven. Op de meeste goederen en diensten die je in verschillende delen van Europa koopt, is btw verschuldigd. Als zakelijke onderneming kun je de btw op veel onkostencategorieën terugkrijgen, zoals:

• Maaltijden en drankjes gekocht tijdens zakenreizen
• Kosten voor zakenreizen
• Werkgerelateerde accommodatie
• Taxi's, bussen en metro-/metrokosten
• Autoverhuurkosten voor bedrijfsgebruik
• Telefoon- en internetkosten

Terechte terugvordering van btw uit zakelijke onkostenvergoedingen en bonnetjes

Zonder de juiste hulpmiddelen kan het terugvorderen van btw voor veel bedrijven een vervelend proces zijn. En daarom schrijven veel bedrijven de btw liever af als kostenpost dan dat ze middelen inzetten om het rechtmatige geld terug te vorderen. Dit is waar Payhawk om de hoek komt kijken. Met de Payhawk uitgavenbeheer oplossing kun je je ontvangsten correct categoriseren om geld terug te vorderen via BTW-teruggave.

helpen eenvoudig uitgaven te volgen om te profiteren van waardevolle terugbetalingen en besparingen. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

1. Je kunt ervoor zorgen dat alle bonnen en facturen correct worden afgestemd met behulp van de Payhawk-oplossing. Zodra een gebruiker met de Payhawk-kaart betaalt, hoeft hij alleen maar een foto van de kassabon te maken, en de OCR-technologie haalt automatisch alle gegevens uit de Payhawk-app. De gebruiker moet vervolgens een categorie selecteren voor de uitgaven (uit de categorieën die je financiële team heeft aangemaakt) en klaar is kees.
2. Je hoeft geen team van accountants in te huren of urenlang te onderzoeken hoe je elke maand je onkostendeclaraties correct indient. Bij Payhawk doet onze software dit werk voor je.
3. Je hoeft je geen zorgen te maken over het missen van belangrijke data of het najagen van bonnetjes omdat de software je op voorhand verwittigt zodat je alles gemakkelijk kan bijhouden.

Geldbesparende mogelijkheden vinden

Met de automatiseringsoplossing voor uitgavenbeheer van Payhawk kun je alle zakelijke uitgaven bijhouden en beheren, zodat je de betaalde btw gemakkelijk kunt terugvorderen.

Neem bijvoorbeeld het Duitse bedrijf ATU. De keten van autogarages en winkels, met een jaaromzet van meer dan 1 miljard euro en meer dan 10.000 werknemers, stapte drie jaar geleden over op Payhawk. Alleen al in het eerste jaar wist het bedrijf ongeveer 2 miljoen euro aan btw-vorderingen terug te verdienen door hun ontvangsten correct te registreren en te categoriseren.

Naast deze besparingen heeft het automatiseren van het proces een dramatisch effect gehad op het moreel en de productiviteit van de financiële afdeling. "Payhawk is de oplossing die we zochten. We reduceren de kasuitgaven tot nul en creëren een zeer flexibele, veilige en transparante werkomgeving", aldus Sebastian Jarankowski, financieel directeur bij ATU.

Integratie met 60dias om bedrijven te helpen btw terug te vorderen

We integreren ook met btw-terugvorderingsbedrijf 60dias. Dankzij ons partnerschap kunnen we twee complementaire oplossingen samenbrengen (btw-terugvordering, ook op ontvangsten met terugwerkende kracht, plus uitgavenbeheer) die bedrijven helpen hun kosten te verlagen zonder aan productiviteit te verliezen.

De impact van btw-terugvordering op de kas van een bedrijf kan enorm zijn. "Niet alleen dat, maar de terugvordering van btw kan in sommige gevallen tot vier jaar terugwerkende kracht hebben", legt Sergio Pérez Vegas, technisch managing partner (en belastinginspecteur, gespecialiseerd in btw) bij 60dias, uit. "Dat betekent dat je btw kunt terugvorderen op ontvangsten van twee jaar geleden, maar dat je het voordeel al voelt voor het einde van dit jaar."

Ondersteun je btw-teruggaven

Het Verenigd Koninkrijk en de EU zijn zo opgezet dat bedrijven de belasting die ze op goederen en diensten hebben betaald, kunnen terugvorderen. Als je btw hebt betaald over je zakelijke uitgaven, heb je meer dan waarschijnlijk recht op teruggave bij je btw-aangifte.

Maar hoe kun je ervoor zorgen dat je alle voordelen krijgt? Begin met het automatiseren van je uitgavenbeheer, waaronder het nauwkeurig categoriseren van je bonnetjes, het afstemmen van je facturen en het terugvragen van de btw waar je wettelijk recht op hebt.

Ontdek hoe je met de betaalkaarten, software en integraties van Payhawk het terugvorderen van btw op de uitgaven van je bedrijf kunt ondersteunen. Boek vandaag nog een demo.