De evolutie van Parkos: Van handmatige boekhouding naar naadloze financiële operaties

Het leven voor Payhawk

Als een snelgroeiend platform stond Parkos voor de uitdaging om de efficiëntie en schaalbaarheid van hun processen te verbeteren naarmate ze groeiden. Handmatige betalingsverwerking en beperkte controle over budgetten waren enkele van de obstakels die ze tegenkwamen. Bovendien was er een groeiende behoefte aan meer automatisering en een soepelere goedkeuringsworkflow voor het toewijzen van kosten aan verschillende afdelingen.

Het team van Parkos besefte dat ze handmatige taken verder konden automatiseren om kostbare tijd vrij te maken voor taken die echt waarde toevoegen. Het was tijd voor actie.

Op zoek naar een oplossing die hen kon bevrijden van tijdrovend handwerk, vonden ze de ideale partner in Payhawk. Met gedeelde kenmerken zoals dynamiek, probleemoplossend vermogen en een snelgroeiende mindset, begon deze vruchtbare samenwerking officieel in september 2022.

Naadloze Integratie met Exact Online

Parkos koos voor ons als hun oplossing voor uitgavenbeheer omdat wij de enige aanbieder waren die een Exact API bood met geïntegreerde bankrekeningen en geautomatiseerde boekhouding voor betalingen. Parkos maakte hun Exact online integratie vereisten duidelijk tijdens de implementatie, inclusief "must-haves" en "nice-to-haves".

Door samen te werken, implementeerde Payhawk elk punt op de wensenlijst van Parkos met betrekking tot implementatie en productfunctionaliteit, en binnen enkele weken waren ze operationeel.

Steven Packer, Head of Finance bij Parkos, zegt:

De Payhawk en Exact API stellen ons in staat om onze handmatige boekhouding te automatiseren, waardoor we meer tijd kunnen besteden aan het toevoegen van waarde aan de doelen van het bedrijf.

Verbeterd beheer van kaarten

Voor Payhawk deelden mensen fysieke zakelijke betaalkaarten. Deze deelstrategie was riskant en verre van flexibel, en hield in dat mensen op kantoor kaarten aan elkaar gaven wanneer ze die nodig hadden.

Steven herinnert zich:

We hadden gevallen waarin een collega fysiek naar het huis van een andere collega moest fietsen om de fysieke kaart te krijgen voordat ze op zakenreis gingen, omdat we slechts een paar kaarten beschikbaar hadden.

Nu heeft iedereen een fysieke persoonlijke kaart en/of een teamkaart (inclusief ingestelde kaartcontroles en de uitgavenbeheer-app), waardoor het voor mensen gemakkelijk is om betalingen te doen zonder de controle over de uitgaven te verliezen. Heeft iemand snel en onderweg een kaart nodig? Met ons kan Parkos virtuele betaalkaarten uitgeven die direct beschikbaar zijn voor werknemers, in slechts een paar klikken. Met Payhawk heeft Parkos efficiënt kaartbeheer ontgrendeld - geen fietstochten meer naar iemands huis midden in de nacht om een betaalkaart op te halen.

Intuïtieve goedkeuringsprocessen

Dankzij onze aangepaste goedkeuringsworkflows heeft Parkos volledige controle over hun budgetten. Afdelingshoofden zijn gemachtigd om hun uitgaven te beheren en hun afdeling naar eigen inzicht vorm te geven.

Afhankelijk van hun behoeften kan het team het aantal goedkeurders in een workflow kiezen, geautomatiseerde goedkeuringen instellen voor specifieke bedragen en het beleid volledig integreren in de manier waarop hun medewerkers uitgeven.

Naast de goedkeuringsprocessen deelt het Parkos-team dat onze "in-app OCR-technologie erg handig is", omdat het bonnen en facturen scant en relevante gegevens haalt, waardoor tijdrovende handmatige gegevensinvoer wordt omgezet in een geautomatiseerd, tijdbesparend proces.

Realtime inzichten en snelle support

Custom fields (aangepaste velden) behoren tot de functies die Parkos het belangrijkst vindt. Onze mogelijkheden voor kostencodering en categorisatie (en custom fields) helpt Parkos het platform aan te passen aan hun behoeften.

Steven en zijn team creëren de velden op een manier die overeenkomt met hun respectievelijke velden in Exact Online, wat betekent dat al hun uitgavengegevens terechtkomen waar ze moeten zijn. Het team kan dan hun uitgaven in realtime inzien en belangrijke beslissingen nemen op basis van actuele inzichten en gecategoriseerde gegevens.

Net als Parkos kan je met onze oplossing:

• De processen rondom de maandafsluiting stroomlijnen (en zelfs de tijd voor de maandafsluiting halveren)
• Uitgaven eenvoudig categoriseren met behulp van custom fields om realtime inzicht te krijgen in kosten over projecten en evenementen
• Profiteren van API-integraties met toonaangevende ERPs zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, 365 Finance, NetSuite, Xero, en meer

Het belang van een responsief customer support en successteam is ook niet onopgemerkt gebleven bij Parkos.

Steven zegt:

Een responsief ondersteuningsteam is essentieel om ervoor te zorgen dat onze financiële operaties de boeken kunnen sluiten en facturen op tijd kunnen betalen. Payhawk reageert altijd snel en helpt ons bij het oplossen van eventuele uitdagingen.

Een echte partner tijdens groei

Net zoals Parkos problemen oplost voor mensen die moeite hebben om de beste deals voor parkeren te vinden, lossen wij het probleem van losgekoppelde uitgaven voor hen op.

Steven beschrijft:

Mijn ervaring met Payhawk heeft aangetoond dat alles mogelijk is wanneer de SaaS-gebruiker en SaaS-provider samenwerken. Payhawk en Parkos groeien samen. Naarmate onze verkoop groeit, groeien ook de functies en voordelen van Payhawk. Ik ben dankbaar voor het Payhawk-productteam dat altijd de tijd neemt om zowel de behoeften van Parkos van vandaag als in de toekomst te bespreken. Payhawk blijft snel nieuwe oplossingen implementeren op basis van onze evoluerende feedback - en ik heb nog nooit dit niveau van toewijding ervaren. Ik ben benieuwd naar welke nieuwe problemen Payhawk in 2024 zal oplossen!

Samenwerken met Payhawk heeft Parkos geholpen om wendbaar te blijven, vooruit te gaan en ervoor te zorgen dat alleen hun geparkeerde auto's stil blijven staan. Als je je bedrijf op een vergelijkbare reis wilt brengen en handmatige uitdagingen wilt aanpakken met een voortdurend evoluerende oplossing, boek dan gauw een demo met één van onze experts.