Parkos simplifie sa comptabilité et réduit ses processus manuels grâce à Payhawk

Les enjeux de Parkos

En tant que marketplace à croissance rapide, Parkos souhaitait rendre ses processus plus efficaces et plus évolutifs à mesure que l’entreprise se développait.

Auparavant, les salariés saisissaient manuellement leurs dépenses et étaient limités en termes de contrôle des budgets. Parkos avait donc besoin d’automatiser ses processus pour éliminer les tâches manuelles et disposer de workflows d'approbation personnalisés pour pouvoir catégoriser facilement les dépenses effectuées par les différents départements.

Parkos était donc à la recherche d’une solution qui lui permettrait à la fois de gagner du temps, mais également d’éliminer les tâches manuelles pour pouvoir se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Son choix s’est alors porté sur Payhawk, qui s’est avéré le partenaire idéal, notamment grâce à ses similitudes en termes de dynamisme, de capacité à innover et de rapidité de croissance.

Les bénéfices de Payhawk pour Parkos

Une intégration native avec Exact Online

Parkos a choisi la solution Payhawk car l’entreprise était la seule à proposer une API Exact Online avec des comptes bancaires intégrés et des processus comptables automatisés pour les paiements.

Tout au long de l’implémentation de la solution, Parkos a transmis ses exigences, ses impératifs et ses préférences à Payhawk, notamment concernant l'intégration avec Exact Online. Grâce à une communication régulière et efficace, Payhawk a pu facilement prendre en compte tous les besoins spécifiques de Parkos en matière d’implémentation et de fonctionnalités, ce qui a permis à l’entreprise d’être opérationnelle au bout de quelques semaines seulement.

Steven Packer, Head of Finance chez Parkos, déclare :

L'API de Payhawk et d'Exact Online nous permet d'automatiser nos processus de comptabilité et donc d’éliminer les tâches manuelles. Cela nous a permis de gagner du temps et de nous concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ainsi que sur la réalisation de nos objectifs.

Allier cartes physiques et cartes virtuelles

Avant Payhawk, l’équipe se partageait des cartes d'entreprise physiques. Cette stratégie était risquée, car elle entravait l’agilité et impliquait que les membres de l’équipe se transmettent les cartes entre eux.

Steven Packer revient sur cette période compliquée :

Il est parfois arrivé qu'un collègue doive se rendre à vélo chez un autre collègue pour récupérer une carte physique juste avant de partir en déplacement professionnel, car nous n'avions qu’une poignée de cartes à notre disposition.

Aujourd’hui, tous les salariés disposent d'une carte personnelle physique et/ou d'une carte d'équipe ; chacune d’entre elles comprend des contrôles de carte d’entreprise et est directement reliée à la plateforme Payhawk. Ils peuvent donc effectuer des paiements tout en gardant un contrôle total sur leurs dépenses. Par ailleurs, si jamais un salarié en plein déplacement professionnel a rapidement besoin d'une carte d’entreprise, Parkos peut émettre des cartes virtuelles instantanément disponibles pour ses salariés, en quelques clics seulement.

Des workflows d'approbation intuitifs

Grâce aux workflows d'approbation personnalisés de Payhawk, Parkos dispose d’un contrôle total sur ses budgets et chaque manager peut désormais façonner le département ou l’équipe comme il l'entend.

Par ailleurs, en fonction des besoins, l’équipe Finance peut choisir un certain nombre d'approbateurs selon les workflows, mettre en place des approbations automatisées pour des montants spécifiques et y intégrer pleinement la politique de dépenses de l’entreprise.

Outre les workflows d'approbation, l'équipe de Parkos se dit très satisfaite de la technologie OCR, qui permet de scanner et d’extraire toutes les données des reçus et des factures, transformant ainsi la saisie manuelle en un processus automatisé qui permet à chacun de gagner du temps.

Des informations en temps réel et un support client réactif

Les champs personnalisés de Payhawk sont l'une des fonctionnalités préférées de Parkos. En plus de ces champs, les fonctionnalités de codage et de catégorisation des dépenses de Payhawk aident les salariés à personnaliser la plateforme en fonction de leurs besoins.

Steven Packer et son équipe sont ainsi capables de créer des champs qui correspondent à leurs champs respectifs dans Exact Online. En clair, toutes les données relatives aux dépenses vont toujours au bon endroit. L'équipe dispose ainsi d’une meilleure visibilité sur ses dépenses en temps réel et peut prendre des décisions éclairées en s’appuyant sur des informations actualisées et des données catégorisées.

Tout comme Parkos, notre solution peut vous permettre de :

• Rationaliser et accélérer vos processus de clôture mensuelle.
• Catégoriser facilement vos dépenses grâce à des champs personnalisés afin d'obtenir des informations en temps réel concernant les coûts de vos projets et de vos événements.
• Bénéficier d’intégrations natives avec les principaux ERP du marché tels que Microsoft Dynamics 365 Business Central, 365 Finance, NetSuite ou encore Sage Intacct.

Par ailleurs, Parkos est ravi d’avoir porté son choix sur une entreprise qui propose également un support client réactif et une équipe à l’écoute.

Pour Steven Packer, cette caractéristique a fait toute la différence :

Selon moi, disposer d’un support client réactif est une condition essentielle pour permettre aux équipes de clôturer les comptes et de régler les factures dans les temps. L’équipe Payhawk nous répond toujours très rapidement et nous aide à résoudre efficacement tous les problèmes que nous rencontrons.

Un partenaire de confiance

Payhawk permet à ses clients de simplifier leurs processus comptables et de rapprocher leurs dépenses en toute simplicité. Steven Packer décrit son expérience aux côtés de Payhawk :

Mon expérience avec Payhawk m'a montré que, lorsque l’utilisateur et le fournisseur de SaaS travaillent ensemble, tout est possible. Aujourd’hui, Payhawk et Parkos grandissent et évoluent ensemble. Plus nous gagnons du temps et de l’argent, plus Payhawk propose de nouvelles fonctionnalités utiles et innovantes Je suis très reconnaissant envers l'équipe produit de Payhawk, qui prend toujours le temps de discuter avec nous de nos besoins actuels et futurs. Depuis, Payhawk continue de mettre en œuvre de nouvelles solutions rapidement, en fonction de l'évolution de nos feedbacks. Une chose est sûre : je n'ai jamais rencontré une équipe aussi dévouée et à l’écoute auparavant. Je suis impatient de voir quels nouveaux défis Payhawk relèvera en 2025 !

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