De boeken afsluiten: checklist om het jaar sterk af te sluiten

Waarom is een tijdige jaarafsluiting zo belangrijk?

Voor veel financiële teams kan de jaarafsluiting een grote onderneming zijn. Je stelt financiële overzichten op die iedereen die bij je bedrijf betrokken is een momentopname geven van de financiële positie van je bedrijf aan het einde van elke boekhoudperiode.

Wanneer je aan het eind van het jaar je definitieve cijfers krijgt, is het tijd om ze voor te bereiden voor je jaarverslag of andere externe communicatie. Het afsluiten van de boeken zorgt ervoor dat alles klopt en geeft je gemoedsrust voor het volgende jaar. Je krijgt ook een voorsprong op de plannen voor volgend jaar door gebieden te identificeren waar je de resultaten kunt verbeteren.

Het afsluiten van de boeken is ook cruciaal omdat het ervoor zorgt dat 1) je altijd audit-klaar bent en 2) iedereen weet waar ze financieel aan toe zijn. Ook kan je investeerders en andere belanghebbenden laten zien hoe het geld wordt besteed. Bovendien helpt het om eventuele onnauwkeurigheden te voorkomen die naar het nieuwe jaar kunnen worden overgedragen, waardoor het moeilijker wordt om prestaties te meten of toekomstige plannen te maken op basis van resultaten uit het verleden.

De jaarafsluiting hoeft niet ingewikkeld te zijn

Hoewel het zorgvuldige boekhoudprocedures en aandacht voor details vereist, hoeft de eindejaarsafsluiting geen ingewikkeld of langdurig proces te zijn. Met een alles-in-één oplossing voor uitgavenbeheer zoals Payhawk kan je je eindejaarsdoelen bereiken. Onze oplossing beschikt over geautomatiseerde financiële tools en software voor uitgavenbeheer om ervoor te zorgen dat de boekhouding van je bedrijf het hele jaar door accuraat is.

Met de juiste tools kan je je financiële functie efficiënter maken, de maand en het jaar veel sneller afsluiten en tijd besteden aan waardevoller werk dat je bedrijf naar een hoger niveau tilt.

De checklist om het jaar sterk af te sluiten

Aan het einde van elk jaar moet je jaarrekening accuraat en up-to-date zijn. De jaarafsluiting is een uitdaging maar essentieel voor veel kleine en grote bedrijven. Ze moeten allemaal een nauwkeurig beeld krijgen van de prestaties van hun bedrijf in de loop van de tijd, maar dit is vooral moeilijk als er weinig digitaal uitgavenbeheer is geweest, geen zakelijke betaalkaarten en een gebrek aan automatisering.

De volgende checklist behandelt de eindejaars boekhoudprocessen die je zullen helpen ervoor te zorgen dat alles op tijd gedaan wordt.

1. Stel een streefdatum voor de afsluiting vast

Dit is de datum waarop je verwacht al je boekhoudkundige activiteiten aan het einde van het jaar af te ronden. Gemiddeld hebben bedrijven ongeveer 25-45 dagen nodig om hun boeken af te sluiten. En omdat er veel druk is om het boekjaar op tijd af te sluiten, kan een goede CFO helpen een afsluitdatum vast te stellen die voor iedereen in het bedrijf werkt. Het doel is ervoor te zorgen dat alle data realistisch zijn, zodat er geen risico bestaat dat belangrijke betalingen of deadlines worden gemist. Dit helpt ook om stress te verminderen en afleiding op afstand te houden terwijl je naar dit doel toewerkt.

2. Stel een duidelijk workflowproces op voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het afsluiten van financiële gegevens

Hier wijs je specifieke taken en deadlines toe aan iedereen die betrokken is bij het afsluitproces, zodat er geen verwarring ontstaat over wie wat wanneer doet. Dit is waar het gebruik van geautomatiseerde softwaretools voor een betere zichtbaarheid van de uitgaven van pas komt. Met Payhawk zorgt ons financieel management-platform ervoor dat alle documenten die relevant zijn voor elke transactie gemakkelijk toegankelijk en goed georganiseerd zijn tijdens het afsluitproces, zodat er geen haperingen zijn wanneer het tijd is om aan het einde van elke maand of elk jaar gegevens van de grootboekrekeningen op te halen.

3. Factuurbetalingen organiseren en prioriteren

Als het gaat om grootboekrekeningen, is het niet ongewoon dat facturen vlak voor het einde van de maand naar je toe worden gestuurd. En tijdens de eindejaarsboekhouding zullen veel kleinere en groeiende bedrijven snel werken om alle facturen snel goed te keuren, zodat ze voor of vlak voor het einde van het jaar kunnen worden betaald. Voor grotere bedrijven met langere factuurtermijnen van 3-6 maanden kan dit een ander verhaal zijn, maar het is waarschijnlijk dat er aan het eind van het jaar nog steeds een focus is op snelheid.

Facturering is een van die taken die door de vingers glippen omdat het niet dringend is of geen hoge prioriteit heeft, maar het is essentieel om aan het eind van het jaar een nauwkeurige jaarrekening te hebben. Sommige afdelingen hebben misschien al een goedkeuringsproces, maar het is jouw taak als CFO om ervoor te zorgen dat alles correct en op tijd gebeurt.

4. Dubbelcheck de debiteurenadministratie

Om het jaar met solide financiën af te sluiten, bekijk je je debiteurenlijst. Heb je alle betalingen ontvangen die klanten je verschuldigd zijn? Controleer je debiteurenadministratie en eventuele openstaande facturen. Als er achterstallige facturen zijn, neem dan contact op met leveranciers of klanten en regel zo nodig betalingsvoorwaarden. Je kunt ook kortingen bedingen als je hen wat extra tijd gunt om hun betalingen te doen.

5. Alle openstaande crediteuren controleren en afsluiten

Bekijk alle openstaande facturen en zorg ervoor dat ze betaald of goedgekeurd zijn voor betaling. Als er een factuur is die aandacht nodig heeft, zet die dan op je lijst met actiepunten voor de komende twee weken, zodat die niet in de war raakt. Het afsluiten van alle openstaande crediteuren kan ook het volgende inhouden:

• Het beoordelen en goedkeuren van betalingen die door de boekhouders van het grootboek zijn aangevraagd
• Het goed- of afkeuren van niet gefactureerde diensten die in de loop van het jaar zijn besteld maar nog niet gefactureerd
• Het goedkeuren of afwijzen van verzoeken om voorschotten op toekomstige contracten
• Het controleren op dubbele betalingen aan leveranciers en verkopers

Naast het controleren en goedkeuren van betalingen uit het grootboek, moeten CFO's ook de balansrekeningen controleren op mogelijke overaccumulatie van activawaarden, die in toekomstige perioden tot ongewoon hoge afschrijvingen kunnen leiden.

6. Maak een eindejaarsbalans en resultatenrekening

Dit is een belangrijke stap bij het afsluiten van je boeken en ervoor zorgen dat ze kloppen. Je zult een eindbalans willen opstellen met de activa, passiva en het eigen vermogen van het bedrijf, evenals eventuele veranderingen die zich tijdens de maand hebben voorgedaan (zoals afschrijvingen). Dit zijn belangrijke documenten die het managementteam van je bedrijf zal gebruiken wanneer ze de resultaten van de komende maanden bekijken. Evenals geldschieters wanneer zij overwegen geld te lenen aan je bedrijf, indien nodig. Als er gedurende het jaar belangrijke veranderingen zijn opgetreden - zoals nieuwe investeringen of overnames - dan kan je ook een tussentijdse balans maken voor elk kwartaal of maand, samen met overeenkomstige inkomstenstaten voor elke periode.

7. Controleer al je maandelijkse abonnementen

Niets is erger dan het jaar afsluiten met een grote verrassing in je jaarrekening. Een van de meest voorkomende fouten die CFO's maken is het niet nakijken van al hun maandelijkse abonnementen. Dit is vooral belangrijk als het gaat om abonnementsdiensten zoals cloudopslag en meer.

Zorg ervoor dat je al je maandelijkse abonnementen voor het einde van het jaar hebt herzien, zodat je er zeker van kunt zijn dat ze nog steeds waarde toevoegen aan je bedrijf. Zo ja, houd ze dan. Zo niet, zeg ze dan meteen op zodat je niet nog een jaar moet betalen. Dit geldt niet alleen voor je kantoorbenodigdheden, maar ook voor andere zaken zoals verzekeringen, nutsvoorzieningen en softwareabonnementen. Het controleren van deze betalingen helpt ervoor te zorgen dat je geen vervaldata mist of te veel betaalt voor iets dat niet meer nodig is.

8. Maak een begroting voor het nieuwe boekjaar

Het einde van het boekjaar is een ideaal moment om een budget voor volgend jaar op te stellen. Zo kan je de middelen van je bedrijf maximaliseren door vooruit te plannen op groeimogelijkheden, en ook eventuele problemen met overtollige uitgaven of onverwachte kosten aanpakken.

Na het opstellen van het budget kan je het het hele jaar door gebruiken als referentiepunt. Zo kun je op koers blijven om je doelen te halen en binnen de gebudgetteerde uitgaven te blijven.

9. Maak een back-up van alle financiële gegevens

Misschien heb je dit advies al eerder gehoord, maar het is het herhalen waard. Je boekhoudsysteem is gebouwd op gegevens, en je vermogen om je bedrijf te runnen hangt af van het feit of die gegevens beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt. Zorg er dus voor dat je regelmatig een back-up maakt van al je cruciale bestanden en gebruik een cloudback-up oplossing. In de meeste cloudsystemen wordt voortdurend een back-up van je bestanden gemaakt door de door jou opgegeven mappen te scannen.

Belangrijkste punten

Voor veel CFO's en hun financiële afdelingen is het een drukte van belang. Nu het einde van het boekjaar nadert, zijn ze druk bezig met het afronden van de eindejaarsboekhouding en het opstellen van de jaarrekening. De eindejaarsperiode is een moment om na te denken over wat je hebt gedaan, wat je van plan bent te doen en hoe je de efficiëntie kunt verbeteren. Voor veel bedrijven is het ook een gedenkwaardig moment, omdat het het begin van het volgende kalenderjaar markeert. De losse eindjes aan elkaar knopen en de boeken afsluiten. De jaarafsluiting is ook een cruciale stap in het boekhoudproces om ervoor te zorgen dat alles klaar is voor het belastingseizoen van volgend jaar.

Het afsluiten van je jaarrekening hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Boek vandaag nog een demo en ontdek hoe Payhawk je kan helpen om deze fiscale periode soepel af te sluiten.