Seis consejos para cerrar el ejercicio de la forma más rápida y eficiente posible

Cerrar las cuentas es esencial por dos razones. En primer lugar, como organización, es obvio que quieres saber cuál es tu situación financiera. Con un cierre de ejercicio minucioso, sabrás que las cifras son correctas y se podrán presentar al equipo directivo para que empiecen a hacer consideraciones para el próximo año basándose en esta información.

En segundo lugar, el cierre del ejercicio es el momento de preparar los libros para la visita del auditor. Para muchos profesionales financieros de trata de una "obligación", pero la firma de las cuentas anuales es esencial porque permite garantizar la exactitud de las cifras a las partes interesadas externas, como inversores, socios comerciales y otras personas u organizaciones involucradas.

Aunque muchos equipos financieros esperan con nerviosismo el cierre del ejercicio, en nuestra opinión, no debería ser así. Hoy en día, existen todo tipo de programas informáticos, como el software de gestión de gastos de Payhawk, que pueden ayudarte a mantener registros durante todo el año, de forma que el cierre del ejercicio sea rápido y eficiente. Para ayudarte a empezar a preparar el cierre del ejercicio y, por tanto, la auditoría, en este blog te damos seis potentes consejos. Además, abordaremos cómo el software de gestión de gastos puede ayudarte a mantener los registros, de manera que el cierre de ejercicio futuro y la subsiguiente auditoría no te generen quebraderos de cabeza. Pongámonos manos a la obra.

Seis consejos para cerrar el ejercicio y superar la auditoría

Preparar y planificar el cierre de este año

Una buena preparación es la mitad de la batalla, incluso cuando se trata de cerrar el ejercicio financiero. La mejor manera de empezar a prepararse es hacer una lista exhaustiva de todas las cosas que hay que hacer durante el cierre del ejercicio y en preparación de la auditoría. Esto incluye tareas como conciliar las cuentas importantes del libro mayor (volveremos a esto en el próximo consejo), revisar y, si es necesario, actualizar las descripciones de los procesos, elaborar los estados financieros y revisar todas las reservas y provisiones.

Una vez que tengas una lista completa de las tareas que hay que llevar a cabo, es cuestión de repartirlas entre los miembros del equipo financiero. A continuación, puedes crear un calendario claro con plazos definidos, teniendo en cuenta obviamente las dependencias en el proceso. Si después comentas con el equipo esta lista de tareas y la planificación, te aseguras de que todo el mundo sepa exactamente lo que tiene que hacer y cuándo tiene que terminarlo.

Durante una reunión como esa siempre surgen asuntos adicionales que también deben abordarse, pero que no se tuvieron en cuenta al elaborar la lista de tareas. Al revisar la planificación conjuntamente, se crea un plan respaldado por todo el equipo, lo que permite que el cierre anual se realice de la manera más eficiente y fluida posible para el equipo.

Realizar conciliaciones exhaustivas

Una parte importante del cierre del ejercicio y de la auditoría correspondiente consiste en hacer conciliaciones exhaustivas de todas las cuentas importantes del libro mayor dentro de los registros de tu organización. Esto incluye principalmente las cuentas bancarias, las cuentas a pagar, las cuentas a cobrar, pero también las cuentas de balance que puedan contener provisiones o reservas. Aparte del hecho de que querrá tener claras las partidas de estas cuentas, también son cuentas sobre las que seguramente le preguntará el contable.

Un componente crucial del cierre de fin de año y la auditoría contable es la verificación de que el saldo de las diversas cuentas del libro mayor coincide exactamente con la subadministración correspondiente. Esto se debe poder demostrar al auditor mediante la presentación de los documentos subyacentes de cada transacción individual. Puede hacerse con una factura, un recibo, una nómina o una declaración fiscal.

Lo que es de vital importancia en este proceso es que todas las transacciones se registren correctamente y coincidan realmente con la documentación correspondiente. El software de gestión de gastos de Payhawk puede ayudarte en este aspecto al mantener una pista de auditoría clara de cada transacción. Revisarla, te permitirá saber exactamente en qué punto del proceso se encontraba una transacción en un momento dado, incluidos los documentos relacionados con ella. Además, un gasto de bolsillo de un empleado solo se procesará y contabilizará cuando el recibo o la factura se cargue en el software de gestión de gastos de Payhawk. Se trata de una manera efectiva de garantizar que se dispone de la justificación correcta para cada transacción.

Por supuesto, no basta con poder presentar el recibo o la factura. También es necesario poder demostrar quién fue la persona responsable de finalizar la transacción. Por lo tanto, en el software de gestión de gastos de Payhawk se puede definir quién debe dar su aprobación para cada empleado o proceso antes de que se pueda finalizar una transacción. Independientemente de la complejidad de la organización, el flujo de aprobación dentro del software de gestión de gastos de Payhawk se puede personalizar completamente para adaptarse a tus necesidades, garantizando que la responsabilidad recaiga siempre en la persona adecuada.

Además, la potente tecnología OCR que utiliza el software de gestión de gastos de Payhawk te ayuda a asegurarte de que todas las transacciones coincidan exactamente con los documentos subyacentes. La tecnología OCR lee todos los datos relevantes de las facturas y recibos entrantes, y luego realiza el asiento en la cuenta correspondiente del libro mayor. Después, solo queda verificar la transacción y hacer los ajustes necesarios, con lo que el sistema es cada vez más rápido y eficiente. Como ves, ¡no estás solo en el proceso de conciliación de cuentas!

Esto es lo que opina MDM Props, cliente de Payhawk, sobre los retos que suponen las conciliaciones bancarias precisas antes de cambiar a la solución de gestión de gastos de Payhawk:

Tenemos un gran número de transacciones y, antes de cambiar a Payhawk, conciliábamos los pagos de forma manual. Tardábamos meses en procesarlo todo porque teníamos que introducir el importe neto, el IVA y el proyecto correspondiente», explica Uchenna, director financiero de MDM Props. «Ahora, con Payhawk, es mucho más fácil porque la tecnología OCR captura todos los datos relevantes de los recibos y podemos codificar todo correctamente desde el principio utilizando los campos personalizados.

Comprobar las descripciones de los procesos

Durante la auditoría, el auditor intentará establecer los procesos dentro de la empresa, para determinar si presentan lagunas. Si estos procesos no están documentados, esto se basará en entrevistas con el equipo financiero y otras personas de la organización, lo que consumirá una cantidad significativa de tiempo (además de que no se tiene control sobre lo que otros miembros de la organización puedan decir durante dichas entrevistas). Por lo tanto, es aconsejable disponer de descripciones actualizadas de los procesos más importantes de la organización, para poder mostrárselas al auditor y que este pueda revisarlas.

Un término importante aquí es «actualizadas», ya que compartir descripciones de procesos de hace cinco años de un proceso que ya ha cambiado diez veces desde entonces puede generar más confusión que claridad. Además, los contables también están interesados en cómo se realiza el control interno del proceso y cuáles son los intereses de los diferentes departamentos. Por lo tanto, es importante documentar claramente estos controles internos y los intereses (incluso, los opuestos) en la descripción del proceso.

En el software de gestión de gastos de Payhawk hay varios procesos estandarizados. Por supuesto, todo puede adaptarse a tu gusto, pero puedes basarte en la estructura de estos procesos estándar. De este modo, te asegurarás de que las descripciones que tienes de los procesos que se ejecutan dentro del software de gestión de gastos están actualizadas. Esto incluye flujos de aprobación, el ciclo de procure-to-pay, etc.

Revisar minuciosamente las obligaciones fiscales

Aparte de la conciliación de todas las cuentas individuales del libro mayor, queremos destacar la importancia de revisar detenidamente la reserva o provisión registrada para la deuda tributaria en particular. En primer lugar, registrar correctamente la deuda tributaria es esencial para una representación exacta de los resultados financieros de la empresa. Además, el cumplimiento de la legislación fiscal es crucial para evitar posibles litigios con las autoridades tributarias y sanciones.

Una auditoría exhaustiva de las obligaciones fiscales, además de prevenir posibles sanciones, también brinda la oportunidad de optimizar la situación fiscal de la empresa. Esto incluye la identificación de cualquier beneficio fiscal, deducción u oportunidad de planificación fiscal para reducir la carga fiscal global. Además, comprobar minuciosamente las obligaciones fiscales también contribuye a la transparencia de la empresa frente a las partes interesadas internas y externas, como inversores, directivos, analistas, acreedores y el auditor. Esto tiene el potencial de aumentar la confianza en la información financiera.

Además, es fundamental contar con una sólida justificación para la provisión o reserva reconocida para el total de la deuda tributaria. El auditor seguramente hará preguntas al respecto durante la auditoría de los estados financieros, y no ser capaz de responder satisfactoriamente a una pregunta sobre este tema puede causar muchos quebraderos de cabeza.

Preparar los estados financieros

Después de asegurarte de que los saldos de las cuentas del libro mayor son correctos, de que todas las reservas y provisiones están claras y de que todas las transacciones cuentan con la documentación subyacente completa, es hora de preparar los estados financieros. Por estados financieros entendemos la cuenta de resultados, el balance y los estados de flujo de caja. Además de poder presentarlos al contable, también son una herramienta importante para que la dirección de la empresa pueda mejorar la gestión. Al proporcionar información sobre los resultados financieros de la empresa, la dirección sabe en qué situación financiera se encuentra la empresa y qué cambios o mejoras pueden ser necesarios para mejorar los resultados el año que viene.

¿Tienes curiosidad por saber cómo ven otros directores financieros el cierre del ejercicio? ¿Y cómo afrontan el año que viene? En este ebook descubrirás cómo ven otros directores financieros el cierre del ejercicio, para que puedas aprender de las ideas de otros profesionales de las finanzas.

Documentación y archivo

En los cinco consejos anteriores hemos hablado de qué documentos son importantes durante el cierre del ejercicio y la preparación de la auditoría. Esto te proporciona una visión completa de todas las transacciones que se han llevado a cabo en tu organización y los documentos que las respaldan. Lo que es igualmente importante, sobre todo de cara a una posible presentación al auditor, es hacerse las preguntas siguientes:

• ¿Qué consideraciones se tuvieron en cuenta durante el cierre del ejercicio?
• ¿Por qué una determinada partida está en esta cuenta del libro mayor y no en otra?
• ¿Y cómo os habéis asegurado vosotros, como organización, de que las cuentas se llevan de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables?

Al responder a este tipo de preguntas, se mantiene un registro claro de por qué se hace lo que se hace. Además de facilitar la rendición de cuentas al auditor, esto también garantiza una transición más fluida al siguiente ejercicio financiero. Intenta archivarlo todo de forma estructurada y fácilmente accesible para poder responder a cualquier pregunta del auditor y aclarar futuras ambigüedades de los (nuevos) compañeros de forma rápida y eficaz.

Dos razones para cerrar el año de forma cuidadosa

En este artículo te hemos dado seis consejos que te ayudarán a preparar un cierre de año rápido y eficaz. Como hemos dicho antes, un cierre de ejercicio minucioso es de vital importancia por dos razones. En primer lugar, después de cerrar los libros, sabes exactamente cómo ha ido el año pasado desde el punto de vista financiero y qué áreas se pueden mejorar para el próximo año. Además, esta es la forma de prepararse para la visita del auditor. La firma de las cuentas anuales del contable es muy importante porque con ella se puede garantizar la integridad y precisión de los números.

Al comenzar a elaborar un calendario claro, se obtiene claridad sobre lo que hay que hacer y cuándo. Luego, al asegurarse de que todas las transacciones están plenamente justificadas, de que se han examinado todas las cuentas del libro mayor y de que existe una justificación clara para cada consideración, garantizas que puedes comenzar el nuevo año sin problemas y que puedes responder a cualquier pregunta del contable de forma rápida y satisfactoria.

Así es como Payhawk puede ayudarte a cerrar el año sin problemas

En este artículo también te hemos explicado cómo el software de gestión de gastos de Payhawk puede ayudarte a llevar un registro completo durante todo el año, haciendo que el cierre del ejercicio sea pan comido. ¿Te gustaría saber cómo el software de gestión de gastos de Payhawk puede facilitar y acelerar el cierre del ejercicio financiero? Entonces, programa una demo con nosotros y estaremos encantados de explicártelo.