La importancia de disponer de un sistema sólido de control interno para la gestión financiera

¿Qué son los «controles internos»? Según Investopedia «los controles internos son procesos de contabilidad y auditoría que las empresas utilizan para garantizar la integridad de la presentación de informes financieros y el cumplimiento de la normativa».

El sistema de control interno consta de políticas, prácticas y procedimientos diseñados para garantizar que la información financiera sea precisa, fiable y segura. Los controles internos inadecuados o excesivos reducen la productividad, incrementan la complejidad del procesamiento de las transacciones y aumentan el tiempo necesario para realizarlas.

¿Por qué la gestión financiera debe disponer de sistemas de control interno sólidos?

Un control interno adecuado ayuda a garantizar que las operaciones sean eficientes y efectivas, lo que dará lugar a que la empresa logre sus objetivos y protegerá tanto sus activos como a sus empleados. Los principales beneficios de los controles internos son el cumplimiento de la legislación y los reglamentos, así como la prevención del fraude.

Un sistema de control interno sólido es fundamental para mantener la integridad de la información financiera, algo muy importante en el caso de las empresas que cotizan en bolsa y que están sujetas a normativas y supervisiones muy estrictas. Los sistemas de este tipo también ayudan a garantizar que los informes financieros sean precisos y completos, lo que resulta crítico para conservar la confianza de los inversores y evitar sanciones administrativas.

Algunos de los objetivos principales de los controles internos son:

• Explicar el proceso de desarrollo de los controles internos
• Identificar riesgos
• Mitigar riesgos
• Controlar la divulgación de información
• Evaluar la efectividad de los controles internos

Los controles internos aumentan la cohesión y la coherencia a la hora de poner orden y elaborar protocolos en una empresa. Para comenzar, ayudan a prevenir el fraude y otras conductas financieras poco éticas, lo que resulta especialmente importante en la era digital actual donde los delitos informáticos son una amenaza cada vez mayor para las empresas de cualquier tamaño.

Según una encuesta de Deloitte Center for Controllership, «el 34,5 % de los directivos encuestados señaló que los ciberdelincuentes habían tenido como objetivo los datos contables y financieros de sus organizaciones durante los últimos 12 meses. En dicho grupo, el 22 % experimentó, como mínimo, un ciberataque y el 12,5 % más de uno». Mediante la implementación de controles estrictos respecto al acceso a la información financiera y el procesamiento de las transacciones, las empresas pueden reducir el riesgo de fraude y garantizar que se detecten y resuelvan todos los incidentes con prontitud.

Además de prevenir el fraude, un sistema de control interno fuerte también puede ayudar a mejorar la eficiencia de los procesos de gestión financiera. Con la optimización de los flujos de aprobación y la automatización de las tareas rutinarias, las empresas pueden reducir el riesgo de errores y ahorrar tiempo y recursos. A su vez, esto permite a los equipos financieros centrarse en actividades de mayor nivel, como el análisis y la planificación estratégica.

La mejora de la gestión de los riesgos es otra ventaja clave de un sistema de control interno sólido. Al identificar y valorar los posibles riesgos para la información financiera y sus procesos, las empresas pueden desarrollar estrategias para mitigarlos y reducir su impacto. Esto incluye medidas tales como las copias de seguridad y la recuperación de datos, la planificación para la recuperación de desastres y las auditorías de seguridad periódicas.

Un sistema de control interno fiable es esencial para asegurar el cumplimiento de las leyes y normativas aplicables. Esto resulta especialmente importante para los negocios que operan en sectores excepcionalmente regulados como el sanitario, el financiero y el de la energía. Al implementar controles sólidos en relación con la privacidad de los datos, la presentación de informes financieros y otras áreas vitales, las empresas pueden garantizar que operan de acuerdo con las leyes y normativas aplicables.

Tipos de controles internos

Los controles internos se dividen en dos tipos principales: preventivos y detectivos. Los controles preventivos se centran en disminuir los errores y el riesgo de fraude. Ejemplos de este tipo de controles son:

• Separación de tareas
• Aprobación previa de acciones y transacciones
• Controles de acceso
• Control físico de los activos
• Selección y formación de empleados

Los controles detectivos se centran en descubrir errores después de realizada una transacción. Ejemplos de controles efectivos son:

• Conciliaciones mensuales
• Revisión del rendimiento organizativo
• Inventarios físicos

¿Cómo implementar un sistema de control financiero?

Así pues, ¿cómo pueden las empresas implementar un sistema de control interno eficaz? En primer lugar, deben llevar a cabo una valoración global de los riesgos con el fin de identificar las posibles áreas de vulnerabilidad. Esta valoración debería incluir una revisión de los procesos financieros, las medidas para garantizar la seguridad de los datos y los controles de acceso. Esta valoración permite a las empresas desarrollar políticas y procedimientos para mitigar los riesgos y mejorar las prácticas de gestión financiera.

Tus equipos deben documentar y comunicar claramente estas políticas y procedimientos a todos los grupos de interés relevantes, incluidos empleados, contratistas y socios externos. Y deberían implementar programas periódicos de formación y concienciación para garantizar que todas las personas implicadas en la gestión financiera comprendan sus roles y responsabilidades.

La tecnología también puede desempeñar un papel importante a la hora de fortalecer los controles internos. Por ejemplo, el software contable puede automatizar tareas rutinarias (como el procesamiento y la conciliación de facturas) para reducir el riesgo de errores y mejorar la eficacia. También habría que utilizar herramientas de análisis de datos para identificar posibles anomalías en los datos financieros y alertar a los equipos financieros de problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas importantes.

La implementación de controles internos también depende en gran medida del uso de un software de gestión de gastos adecuado.

La medición y el control de los gastos permite a las organizaciones detectar posibles peligros y tomar las medidas necesarias para mitigarlos. El uso de sistemas de gestión de gastos eficientes ayuda a evitar el fraude, los errores y otras irregularidades financieras.

Un software de gestión de gastos también puede proporcionar una perspectiva clara y precisa de las actividades financieras, lo que simplifica la detección de anomalías y garantiza el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas.

En términos generales, un programa específico de gestión de gastos ayudará a los negocios a mantener un sistema de controles internos sólido. Y estos controles son esenciales para conseguir la eficacia operativa y la transparencia financiera.

Conclusión

Para lograr una gestión financiera eficiente es necesario disponer de un mecanismo de control interno sólido que contribuya a asegurar la precisión de los datos financieros, prevenir el fraude y otros delitos financieros, aumentar la efectividad y mitigar los riesgos.
Las empresas pueden crear un sistema de control interno robusto que mejore sus prácticas generales de gestión financiera llevando a cabo una valoración de riesgos completa, elaborando políticas y procedimientos y utilizando la tecnología.

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