Het belang van een sterk intern controlesysteem bij financieel beheer

Wat zijn 'interne controles'? Interne controles zijn volgens Investopedia 'boekhoud- en auditprocessen die bedrijven gebruiken om de integriteit van financiële rapporten en de naleving van de regelgeving te verzekeren'.

Het interne controlesysteem bestaat uit beleid, processen en werkwijzen die ervoor zorgen dat financiële gegevens nauwkeurig, betrouwbaar en veilig zijn. Slechte of overmatige interne controles verminderen de productiviteit, dragen bij aan de complexiteit van het verwerken van transacties en verlengen de tijd die het verwerken van transacties in beslag neemt.

Waarom zijn sterke interne controlesystemen een must in financieel beheer?

Goede interne controles dragen bij aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, waarbij de doelen van het bedrijf bereikt worden en werknemers en activa beschermd blijven. De essentiële voordelen van interne controles zijn de naleving van wet- en regelgeving en fraudepreventie.

Een robuust intern controlesysteem is cruciaal voor het behoud van de integriteit van financiële gegevens. Dat is vooral belangrijk voor beursgenoteerde bedrijven, die onderworpen zijn aan strenge regelgeving en toezicht. Dergelijke systemen dragen er ook aan bij dat financiële rapporten nauwkeurig en compleet zijn. Dit is cruciaal voor het behoud van het vertrouwen van investeerders en om sancties te voorkomen.

Een greep uit de kerndoelen van interne controles:

• De processen van interne controles uitleggen
• Risico's aanwijzen
• Risico's beperken
• Het delen van informatie controleren
• De effectiviteit van interne controles evalueren

Interne controles bieden de samenhang en consistentie om orde en protocol in een bedrijf tot stand te brengen. Om te beginnen helpen ze fraude en andere vormen van financieel wangedrag te voorkomen. Dit is met name belangrijk in het huidige digitale tijdperk, waarin cybercriminaliteit een groeiende dreiging vormt voor zowel grote als kleine bedrijven.

Volgens een peiling van Deloitte Center for Controllership rapporteert '34,5% van de ondervraagde managers dat cybercriminelen het in de afgelopen twaalf maanden gemunt hadden op de boekhoudkundige en financiële gegevens van hun bedrijf. Binnen die groep kreeg 22% te maken met ten minste een cyberaanval en 12,5% met meerdere aanvallen.' Door strenge controles rondom toegang tot financiële informatie en transactieverwerking te implementeren, kunnen bedrijven het risico op fraude verminderen en ervoor zorgen dat eventuele incidenten snel worden gedetecteerd en aangepakt.

Een sterk intern controlesysteem voorkomt niet alleen fraude, maar verbetert ook de efficiëntie van financiële beheerprocessen. Door workflows te stroomlijnen en routinetaken te automatiseren, kunnen bedrijven het risico op fouten verminderen en tijd en middelen besparen. Zo kunnen financiële teams zich concentreren op activiteiten op hoger niveau, zoals strategische planning en analyse.

Verbeterd risicobeheer is een ander belangrijk voordeel van een robuust intern controlesysteem. Door potentiële risico's voor financiële gegevens en processen aan te wijzen en te beoordelen, kunnen bedrijven strategieën ontwikkelen om die te beperken en hun impact te verminderen. Hieronder vallen maatregelen zoals het back-uppen en herstellen van gegevens, plannen voor herstel na noodgevallen en regelmatige veiligheidscontroles.

Een sterk intern controlesysteem is essentieel om te blijven voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving. Dit is met name belangrijk voor bedrijven die actief zijn in sterk gereguleerde branches, zoals de zorg, financiën en energie. Door degelijke controles rondom gegevensprivacy, financiële verslaggeving en andere cruciale bedrijfsgebieden te implementeren, kunnen bedrijven zich ervan verzekeren dat ze overeenkomstig de toepasselijke wetten en regelgeving te werk gaan.

Soorten interne controles

Interne controles worden onderverdeeld in twee hoofdsoorten: preventieve en opsporingscontroles. Preventieve controles concentreren zich op het verminderen van het risico op fouten en fraude. Voorbeelden van dergelijke controles zijn:

• Scheiding van taken
• Voorafgaande goedkeuring van acties en transacties
• Toegangscontroles
• Fysieke controle over activa
• Screening en training van werknemers

De opsporingscontroles concentreren zich op het vinden van fouten na de transactie. Voorbeelden van opsporingscontroles zijn:

• Maandelijkse reconciliaties
• Beoordeling van de prestaties van een bedrijf
• Fysieke inventarissen

Hoe implementeer je een financieel controlesysteem?

De vraag is dus: hoe kunnen bedrijven een sterk intern controlesysteem implementeren? De eerste stap is een uitgebreide risicobeoordeling om potentieel kwetsbare gebieden aan te wijzen. Deze beoordeling zou een evaluatie van financiële processen, maatregelen voor gegevensbeveiliging en toegangscontroles moeten omvatten. Naar aanleiding van deze beoordeling kunnen bedrijven beleidsregels en processen ontwikkelen om risico's te beperken en de werkwijzen op het gebied van financieel beheer te verbeteren.

Je team moet die beleidsregels en processen duidelijk documenteren en delen met alle relevante belanghebbenden, zoals werknemers, contractanten en externe partners. Je zou ook regelmatige trainings- en bewustwordingsprogramma's moeten implementeren om te zorgen dat iedereen die betrokken is bij financieel beheer diens rollen en verantwoordelijkheden begrijpt.

Technologie kan ook een belangrijke rol spelen bij het versterken van de interne controles. Boekhoudsoftware bijvoorbeeld kan routinetaken zoals het verwerken van facturen en reconciliatie automatiseren, waarbij het risico op fouten wordt verminderd en de efficiëntie wordt verhoogd. Het is ook verstandig om gebruik te maken van tools voor gegevensanalyse om potentiële onregelmatigheden in financiële gegevens aan te wijzen en financiële teams te waarschuwen voor potentiële problemen voordat ze buiten proporties zijn gegroeid.

De implementatie van interne controles is ook sterk afhankelijk van het gebruik van goede software voor uitgavenbeheer.

Organisaties kunnen mogelijke gevaren waarnemen en de nodige stappen nemen om deze tegen te gaan door uitgaven te meten en te controleren. Ze kunnen fraude, fouten en andere financiële onregelmatigheden voorkomen door efficiënte uitgavenbeheersystemen te implementeren.

Software voor uitgavenbeheer kan ook een duidelijk en nauwkeurig perspectief bieden op financiële activiteiten, omdat het daarmee eenvoudiger is om onregelmatigheden op te merken en naleving van intern beleid en externe regelgeving te garanderen.
Over het algemeen helpt een speciale oplossing voor uitgavenbeheer bedrijven om een robuust systeem aan interne controles te onderhouden. En deze controles zijn essentieel voor een effectieve bedrijfsvoering en financiële transparantie.

Conclusie

Efficiënt financieel beheer vereist een degelijk systeem aan interne controles. Dit draagt bij aan het behoud van nauwkeurigheid in financiële gegevens, preventie van fraude en ander financieel wangedrag, een verbeterde effectiviteit en het beperken van risico's.

Bedrijven kunnen een robuust intern controlesysteem opzetten dat hun algehele financiële beheerprocessen verbetert door een uitgebreide risicobeoordeling uit te voeren, beleid en processen op te stellen en gebruik te maken van technologie.

Lees hoe de uitgavenbeheer oplossing van Payhawk kan helpen door een demo te boeken en het gesprek aan te gaan met een van onze experts.