Quel est l’impact des dépenses récurrentes ?
Sans disposer d’une visibilité complète sur l’ensemble de vos abonnements, vous pourriez facilement continuer à effectuer des dépenses inutiles (abonnements en double, outils à peine utilisés…), ce qui grèverait votre budget global et aurait un lourd impact sur votre trésorerie.
Par exemple, si différents services de votre entreprise souscrivent un abonnement à un même logiciel et que personne ne s’en rend compte, il est fort probable que ces abonnements finiront par se multiplier… et vos coûts en feront de même. S’il est vrai que chaque équipe a besoin d’utiliser un certain nombre d’outils dans son travail, il est important de garder à l’esprit que, si vous ne regroupez pas vos dépenses, vous ne pourrez pas bénéficier de remises globales ou de tarifs plus avantageux – ce qui vous fera perdre de l’argent inutilement.
En outre, le manque de suivi des dépenses récurrentes peut transformer les prévisions financières d’une entreprise en véritable cauchemar. En l’absence de visibilité sur les dépenses récurrentes, il vous est impossible de prévoir les futurs flux de trésorerie ou d'établir des prévisions de croissance fiables. En outre, si ces dépenses ne sont pas classées correctement, vous risquez de vous retrouver aux prises avec des erreurs dans vos déclarations fiscales, des déductions manquées, voire des problèmes de conformité – qui impliqueront des audits et des sanctions.
C'est pourquoi il est essentiel d’effectuer un suivi rigoureux de toutes vos dépenses et d'établir des contrôles clairs et des limites bien définies pour chaque département de votre entreprise ; le fait de connaître la nature et les montants des dépenses effectuées vous permettra de prendre des décisions plus éclairées, d’affiner vos prévisions et de bénéficier d’un contrôle total sur vos dépenses. En d’autres termes : les dépenses récurrentes doivent toujours être visibles, contrôlées et gérées de manière efficace.
6 conseils clés pour catégoriser et gérer efficacement ses dépenses récurrentes
En catégorisant vos dépenses récurrentes, vous pouvez identifier les habitudes de dépenses, améliorer la budgétisation et les prévisions, mais aussi éliminer toute mauvaise surprise d’ordre financier.
Toutefois, étant donné qu’il existe de nombreuses méthodes de classement des dépenses (par département, par objet ou par type), il est essentiel de trouver une solution qui catégorise automatiquement vos dépenses pour vous faire gagner du temps. Payhawk vous partage six conseils clés pour vous aider dans votre démarche :
1. Éliminer les abonnements redondants
Vos équipes peuvent parfois se retrouver à devoir payer plusieurs fois les mêmes abonnements aux mêmes outils ou aux mêmes logiciels sans s'en rendre compte, ce qui peut entraîner une multiplication des coûts superflus. Chez Payhawk, nous facilitons l'audit et la gestion de toutes vos dépenses récurrentes en les regroupant de manière centralisée afin que rien ne vous échappe.
Grâce à notre outil de gestion des dépenses d’abonnements, vous pouvez rapidement repérer les doublons, conserver les logiciels et les outils utilisés par vos équipes et regrouper les dépenses par catégorie afin d'identifier les zones à coûts élevés. Vous bénéficiez ainsi d'une visibilité en temps réel sur tous vos abonnements actifs, ainsi que d'un accès au filtre « % CHANGE » qui met en évidence les changements de prix au fil du temps – ce qui facilite la renégociation des contrats ou le passage à des options plus avantageuses.
2. Définir et ajuster les budgets en fonction des dépenses récurrentes
Une fois que vous connaissez les montants de vos dépenses récurrentes, vous pouvez commencer à les budgétiser beaucoup plus facilement. Finis les transferts de fonds de dernière minute et les prévisions au doigt mouillé : vous savez désormais que vous disposez des fonds nécessaires pour couvrir toutes vos dépenses récurrentes. À vous la tranquillité d’esprit tant souhaitée !
Par ailleurs, grâce à notre visualisation des données historiques sur les dépenses, vous pouvez filtrer les dépenses jusqu'à un niveau granulaire, c'est-à-dire par numéro de document, par outil SaaS ou par nom de salarié. Vous êtes désormais mieux informé pour prendre des décisions budgétaires plus réalistes.
3. Tirer le meilleur parti de la technologie
Si vous souhaitez passer moins de temps à gérer vos dépenses récurrentes et vous concentrer davantage sur la croissance de votre entreprise, utiliser les bons outils peut faire toute la différence. Grâce à la solution Payhawk, vous disposez d'une visibilité totale sur vos dépenses, ce qui vous permet de réduire les tâches manuelles et de contrôler toutes les dépenses dans l'ensemble de votre entreprise.
Vous pouvez également effectuer un suivi efficace de vos dépenses, générer des rapports et exporter les données relatives aux dépenses récurrentes (aux formats CSV ou Excel) pour favoriser des processus fluides, sans alourdir la charge de travail administrative de vos équipes.
4. Utiliser les différentes catégories de dépenses
Certains outils de gestion des dépenses ne proposent que des catégories fixes, ce qui peut rapidement rendre les processus de tri et d'analyse des dépenses plus complexes que nécessaire.
Chez Payhawk, nous vous permettons de choisir parmi des options prédéfinies et/ou de créer des options personnalisables afin que vos catégories de dépenses correspondent à la structure, au langage et à la manière de travailler de votre entreprise. Vous pouvez faire votre choix entre différentes catégories de dépenses pour classer chaque coût avec précision, sans alourdir la charge de travail de votre équipe Finance. À noter que les salariés détenteurs de cartes de paiement peuvent simplement sélectionner la bonne option/catégorie dans une liste prédéfinie.
5. Adopter la saisie numérique des reçus
Afin de réduire les risques de fraude et de garantir l'exactitude des montants de vos notes de frais, la saisie numérique des reçus constitue une solution idéale.
Chez Payhawk, notre technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) se charge de tout. Même si le document est froissé ou mal éclairé, notre technologie OCR extrait automatiquement les détails pertinents du reçu tels que la date, le montant dépensé et les articles achetés. Plus question de saisir manuellement tous les détails des dépenses engagées : désormais, il suffit de prendre une photo du reçu. La saisie des données est ainsi plus rapide, plus facile et plus fiable.
6. Relier vos cartes d'entreprise à votre plateforme de gestion des dépenses
Si vous utilisez des cartes d'entreprise Payhawk (qu’elles soient virtuelles ou physiques), vous pouvez les relier instantanément à notre plateforme de gestion des dépenses. Vous obtiendrez ainsi une visibilité complète et en temps réel sur les dépenses effectuées via vos cartes et vos multiples entités. De plus, vous pourrez bénéficier de limites, de restrictions et de contrôles avancés, et appliquer automatiquement vos politiques de dépenses. Cela est également valable si vous utilisez des cartes American Express, Mastercard ou Visa.
Optimiser son flux de trésorerie grâce à une meilleure gestion des dépenses récurrentes
Afin de toujours rester rentable, compétitive et agile face aux changements perpétuels du marché, une entreprise a besoin de disposer d’un flux de trésorerie sain, quel que soit son secteur d’activité ou sa taille.
Mais ce n’est pas suffisant pour autant : elle a surtout besoin de transparence financière pour mieux contrôler ses flux de trésorerie, en particulier concernant ses dépenses récurrentes. Après tout, s’il est essentiel de connaître précisément les dépenses à venir, il faut également s’assurer que celles-ci seront payées à temps. Grâce à notre fonctionnalité de paiements programmés, vous êtes assuré que chaque paiement sera effectué dans les temps, en renseignant la date d'échéance ou en choisissant une date spécifique, ce qui vous permet d’optimiser pleinement la gestion de votre flux de trésorerie.
Transformez votre gestion des dépenses grâce à Payhawk
Si vous n’avez pas pour habitude d’effectuer un suivi rigoureux de vos dépenses récurrentes et de les classer par catégories, vous risquez de perdre en visibilité et en contrôle sur vos finances, ce qui peut entraîner une perte d’efficacité.
En ayant connaissance des dépenses récurrentes à venir, vous serez ainsi en mesure de prévoir vos flux de trésorerie futurs, d’estimer votre vitesse de croissance, d’éviter les (mauvaises) surprises, mais également de réduire les coûts en repérant les doublons d’abonnements ou les outils et logiciels à peine utilisés.
Par ailleurs, le fait de classer vos dépenses par catégories vous permet d’étudier vos données de manière plus approfondie, en effectuant des analyses de variance, en comparant les différentes performances et en gardant un contrôle total sur chaque centime dépensé par chaque entité dans votre entreprise.
Curieux de savoir comment Payhawk peut vous aider à transformer votre gestion des dépenses ? Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts dès à présent et découvrez nos fonctionnalités.
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