CFO: Cómo gestionar gastos recurrentes y tomar el control de gastos

¿Qué son los gastos recurrentes?

Un gasto recurrente es un coste que se repite de forma periódica: mensual, trimestral o anual.

Algunos ejemplos de gastos recurrentes son:

• Nóminas
• Suscripciones de marketing
• Suscripciones de IT o infraestructura, como el hosting de tu web
• Suscripciones de ventas, como el CRM que utilizas
• Alquiler
• Servicios (agua, luz, gas…)
• Seguros

Identificar estos pagos y asegurarte de pagarlos a tiempo puede parecer complejo y consumir mucho tiempo, pero no tiene por qué ser así.

Imagínate esto: gestionas un negocio online con un dominio clave para tu presencia digital y tus ingresos. Un día, tu dominio expira porque no se controló ni se pagó la suscripción recurrente. Tu web se cae, los clientes no pueden contactarte y alguien más podría comprar tu dominio, poniendo en riesgo tu negocio y reputación, todo por un pago recurrente olvidado.

Este escenario le ocurrió a una empresa de verdad y, por suerte, nadie se dio cuenta durante 24 horas, evitando un desastre.

En Payhawk, funciones como nuestro software de gestión de suscripciones facilitan identificar y controlar los pagos recurrentes de toda la empresa.

Gracias a la detección automática de suscripciones con nuestro software, no necesitas identificarlas manualmente y siempre las pagarás a tiempo. Además, nuestro sistema analiza las facturas de los proveedores para identificar pagos, frecuencia y otra información útil, haciendo que la gestión de pagos recurrentes sea sencilla y eficiente.

El impacto de los gastos recurrentes

Imagina que tienes cinco suscripciones de software de marketing, pero dos son duplicadas y una casi no se usa. Sin visibilidad central de todas tus suscripciones, podrías seguir pagando estos costes innecesarios, reduciendo tu presupuesto y afectando tu flujo de caja.

Si distintos departamentos compran suscripciones sin controles adecuados, pronto te enfrentarás a la proliferación de suscripciones. Pueden duplicarse o multiplicarse rápidamente, y lo mismo ocurre con los costes. Incluso si cada equipo necesita la herramienta, pierdes la oportunidad de descuentos por volumen o mejores precios al no consolidar el gasto.

Los gastos recurrentes no controlados también complican la previsión financiera. No puedes predecir el flujo de caja ni crear presupuestos de crecimiento fiables sin visibilidad de los costes regulares. Y si esos gastos no se categorizan correctamente, aumentas el riesgo de errores fiscales, deducciones perdidas o problemas de cumplimiento —incluyendo auditorías y sanciones.

Por eso es crucial registrar todos los gastos de la empresa y establecer controles y límites claros por departamento. Cuando sabes a dónde va tu dinero, puedes tomar decisiones más inteligentes, ajustar previsiones y mantener el control. En el caso del gasto recurrente, siempre debe ser visible, supervisado y bien gestionado, sin excepciones.

Cómo categorizar y realizar el seguimiento de los gastos recurrentes

Categorizar tus gastos recurrentes te ayudará a identificar patrones de gasto, mejorar la planificación y previsión presupuestaria, y eliminar sorpresas financieras. Sin embargo, con tantas formas de categorizar los gastos (por departamento, propósito o tipo de gasto), encontrar una solución que lo haga automáticamente para ahorrarte tiempo es crucial.

1. Reducir suscripciones redundantes

¿Tus equipos están pagando por las mismas herramientas más de una vez sin darse cuenta?
Es un problema común. Cuando varios departamentos gestionan suscripciones de software sin controles claros, los costes se disparan rápidamente. Con Payhawk, puedes auditar y gestionar todos tus gastos recurrentes en un solo lugar, de modo que nada se quede fuera de control.

Con nuestra herramienta de gestión de suscripciones, puedes detectar duplicados rápidamente, confirmar lo que sigue en uso y agrupar los gastos por categorías para identificar las áreas de mayor coste. Tendrás visibilidad en tiempo real de todas tus suscripciones activas, además de un filtro de %CAMBIO que muestra las variaciones de precios a lo largo del tiempo, facilitando la renegociación de contratos o el cambio a opciones de mejor valor.

Nada de suposiciones, nada de sobrecostes: solo tendrás control total sobre todas tus suscripciones, todo desde un único lugar.

2. Establecer y ajustar presupuestos para gastos recurrentes

Una vez que entiendas cuánto suman tus gastos recurrentes, podrás presupuestarlos con mucha más facilidad. Esto significa que no tendrás que hacer transferencias de efectivo de última hora ni planificar de manera limitada; en su lugar, podrás relajarte sabiendo que tienes los fondos necesarios para cubrir todos los gastos regulares.

Con nuestra visualización de datos históricos de gasto, puedes filtrar los gastos hasta un nivel granular (por número de documento, herramientas SaaS o nombre de empleado). ¿El mayor beneficio? Ahora podrás tomar decisiones de presupuestación realista.

Sigue el presupuesto de tu empresa con nuestro software de seguimiento de presupuestos.

3. Aprovechar la tecnología

Si quieres dedicar menos tiempo a gestionar los gastos recurrentes y más a hacer crecer tu negocio, las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia. Con nuestra solución, obtendrás visibilidad total de tus gastos, reducirás el trabajo manual y controlarás los gastos de toda la empresa.

También puedes realizar un seguimiento, generar informes y exportar los datos de los gastos recurrentes (en formatos CSV o Excel) para que todo funcione sin problemas, sin sobrecarga administrativa.

4. Utilizar categorías de gastos

Algunos sistemas de gestión de gastos solo ofrecen categorías fijas para clasificar los gastos, lo que rápidamente hace que ordenar y analizar los gastos sea más difícil de lo necesario. No todas las empresas encajan en esas categorías.

Por eso, en Payhawk te permitimos elegir entre opciones preestablecidas y/o crear las tuyas propias, para que las categorías de tus gastos coincidan con la estructura, el lenguaje y la forma de trabajar de tu empresa. Usa categorías de gastos para etiquetar cada coste empresarial con precisión (los titulares de tarjetas pueden seleccionar la opción correcta de tu lista preestablecida), sin trabajo extra para tu equipo financiero.

5. Implementar la captura digital de recibos

Para reducir fraudes y mantener registros de gastos precisos, cambia a la captura digital de recibos.
En lugar de pedirles a los titulares de las tarjetas que introduzcan los detalles de los gastos manualmente, ellos solo tienen que tomar una foto. Esto hace que la captura de datos sea más rápida, fácil y fiable.

En Payhawk, nuestra tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) hace el resto: extrae automáticamente detalles como fecha, monto y artículos del recibo, incluso si está arrugado o mal iluminado.

6. Vincula tus tarjetas corporativas con tu plataforma de gestión de gastos

Si estás utilizando las tarjetas corporativas de Payhawk (virtuales o físicas), nuestra tecnología las conecta instantáneamente a la plataforma de gestión de gastos de Payhawk. Esta conectividad te ofrece visibilidad total del gasto en tiempo real a través de todas las tarjetas (en todas tus entidades). Además, puedes aprovechar controles avanzados de gasto, límites y restricciones, y hacer cumplir las políticas de gasto automáticamente.

Una mejor gestión de los gastos recurrentes significa un flujo de caja optimizado

El flujo de caja es el alma de cualquier negocio, sin importar el sector o el tamaño. Tiene todo el sentido: necesitas un flujo de caja saludable para seguir siendo rentable, competitivo y ágil frente a los cambios del mercado.

Pero para conseguir un control aún mejor del flujo de caja, especialmente con los gastos recurrentes, necesitas transparencia financiera.

Entender qué gastos son esperados no es suficiente. También necesitas asegurarte de pagarlos a tiempo. Con nuestros pagos programados, puedes asegurarte de que cada pago se realice a tiempo, ya sea en la fecha de vencimiento o eligiendo una fecha específica, lo que te ayudará a optimizar completamente la gestión de tu flujo de caja.

Antes de irte

Si no realizas un seguimiento y una categorización consistente de los gastos recurrentes, corres el riesgo de perder visibilidad y control sobre tus finanzas, y eso nunca es un buen lugar para estar.

Saber qué gastos recurrentes se acercan te ayuda a planificar el flujo de caja, prever el crecimiento y evitar sorpresas. También te coloca en una posición fuerte para reducir costes al detectar suscripciones duplicadas o subutilizadas.

Y cuando tu gasto está organizado, puedes profundizar más en los datos. Realiza análisis de variación, compara el rendimiento y mantén plena responsabilidad de cada céntimo en cada entidad.

¿Listo para ver cómo el cambio a Payhawk podría transformar tu gestión de gastos? Solicita una demo para ver cada función en acción.