Een effectief proces creëren voor het bijhouden van zakelijke uitgaven

Als je ooit softwareproducten zoals QuickBooks of Xero hebt gebruikt, dan weet je hoe belangrijk het is om zakelijke uitgaven en facturen bij te houden. In de loop van een jaar worden veel verschillende uitgaven gedaan. Door deze uitgaven te volgen, krijg je een beter zicht op de financiën. Bovendien bespaart het tijd bij het opstellen van rapporten, organiseren van de administratie en het invullen van de belastingaangifte. Tegenwoordig zouden de meeste organisaties baat hebben bij een effectief proces om uitgaven bij te houden.

Wat houdt het volgen van uitgaven in?

Hierbij worden alle zakelijke uitgaven geregistreerd en gecategoriseerd. Het volgen van uitgaven helpt om de bedrijfskosten te analyseren en manieren te vinden om de kosten te verlagen. Het belangrijkste doel van het bijhouden van uitgaven is ervoor te zorgen dat alle zakelijke uitgaven worden verantwoord en correct worden geregistreerd. Dit kan helpen bij het ontdekken van kostenbesparende mogelijkheden en verborgen inkomstenbronnen of nieuwe mogelijkheden om inkomsten te genereren.

Het bijhouden van uitgaven speelt een essentiële rol in het financieel beheer van elk bedrijf, ongeacht de grootte of branche. Het is een manier om ervoor te zorgen dat bedrijfsgeld op verantwoorde wijze wordt uitgegeven en dat het budget wordt gevolgd. Het bijhouden van uitgaven is ook een essentieel onderdeel van kostenbeheer en -rapportage. Eenvoudig gezegd is dit een manier om het geld dat je uitgeeft aan zakelijke activiteiten bij te houden, zodat je kunt zien hoeveel je uitgeeft ten opzichte van hoeveel je verdient met die activiteiten.

Waarom het belangrijk is voor je bedrijf om uitgaven bij te houden

Door uitgaven bij te houden, kun je gemakkelijk zien hoeveel geld je uitgeeft aan kantoorbenodigdheden, reizen, marketingcampagnes en andere zakelijke uitgaven. Met deze informatie kun je beter vooruit plannen, omdat je altijd weet hoeveel budget je nog over hebt. Ook kun je kansen ontdekken om geld te besparen door van leverancier te wisselen of te onderhandelen over betere tarieven voor diensten en producten.

Het bijhouden van zakelijke uitgaven is ook handig om de volgende redenen:

• Het kan fraude en diefstal in je bedrijf helpen voorkomen
• Het kan investeerders laten zien dat hun geld goed wordt besteed
• Het helpt ook minder belasting te betalen, doordat je alle aftrekposten gebruikt waar je recht op hebt
• Het helpt werknemers om hun productiviteit te verbeteren door een duidelijk inzicht te geven in waar ze hun tijd en geld aan besteden

Zakelijke uitgaven bijhouden heeft talloze voordelen. Bovendien kan dit je helpen boetes van de belastingdienst te voorkomen.

Tips om effectief zakelijke uitgaven bij te houden

Voor een effectief zakelijk uitgavenbeheer zijn eenvoudige maar slimme strategieën cruciaal. Digitaliseer je proces met geavanceerde tools zoals Payhawk, gebruik zakelijke betaalkaarten voor foutloze transacties, implementeer heldere goedkeuringsworkflows, en categoriseer uitgaven consequent. Real-time rapportage biedt direct inzicht, terwijl periodieke audits, geautomatiseerde valutatransacties en integratie met boekhoudsoftware de nauwkeurigheid bevorderen. Train medewerkers, scheid persoonlijke en zakelijke uitgaven, en leg zo de basis voor efficiënt, gecontroleerd en groeigericht zakelijk uitgavenbeheer.

Wat zijn de meest voorkomende zakelijke uitgaven om bij te houden?

Mkb's en grote ondernemingen (enterprises) kunnen bijvoorbeeld de volgende soorten uitgaven bijhouden:

• Kantoorbenodigheden
• Marketing en reclame kosten
• Salariskosten
• Verzekeringspremies
• Training en ontwikkeling van werknemers
• Reizen, maaltijden en het ontvangen van klanten
• Afschrijvingskosten
• Huur of hypotheek en voorzieningen
• Juridische kosten

Het is belangrijk om deze kostenposten bij te houden omdat ze in de loop van de tijd snel kunnen oplopen en mogelijk in aanmerking komen voor aftrek als zakelijke kosten als ze rechtstreeks worden gebruikt voor bedrijfsactiviteiten.

Zakelijke uitgaven bijhouden: wat is de beste manier?

1. Beoordeel en categoriseer uitgaven regelmatig

Houd een lijst bij van alle regelmatige uitgaven, zoals energiekosten, internetkosten, huur of hypotheek, verzekeringspremies, abonnementen, enz. Zo krijg je een beter idee van waar je geld naartoe gaat, wat het gemakkelijker maakt om je budget het hele jaar onder controle te houden. Als je je uitgaven bijhoudt, merk je misschien dat je aan sommige categorieën meer geld kwijt bent dan aan andere. Je kunt bijvoorbeeld merken dat je meer geld uitgeeft aan eten of zakelijke reizen, of dat bepaalde soorten uitgaven elke maand terugkomen (zoals kantoorbenodigdheden).

2. Digitaliseer bonnetjes

Dit kun je doen door ze te scannen of een foto te nemen met je telefoon of tablet. Zo kun je ze later gemakkelijk terugvinden voor de belastingaangifte of het opgeven van zakelijke inkomsten/uitgaven. Het helpt ook om de boekhouding efficiënter te maken, omdat het niet meer nodig is om elk bonnetje handmatig in te voeren in apps als QuickBooks Online (QBO).

3. Investeer in software voor uitgavenbeheer

Online zijn er veel opties te vinden die verschillende functies en voordelen bieden. Met deze softwaretools kun je kassabonnen handmatig of automatisch via e-mail in het systeem invoeren met behulp van je smartphone of camera/scanner. Deze tools bieden ook handige rapporten, zoals overzichten van uitgaven per categorie en locatie. Deze informatie kan nuttig zijn voor belasting- en budgetteringsdoeleinden.

Wat is een kostentracker-app?

Een kostentracker is een applicatie waarmee je uitgaven kunt bijhouden, registreren en beheren. Sommige hebben ingebouwde functies waarmee je uitgaven kunt categoriseren en budgetten kunt instellen. Er zijn allerlei verschillende apps beschikbaar. Sommige hebben een eenvoudige interface, terwijl andere meer geavanceerde functies hebben, zoals grafieken en diagrammen met statistieken. Er zijn ook apps waar je een bankrekening aan kunt koppelen, zodat transacties automatisch worden geregistreerd.

Waar moet je op letten bij een kostentracker?

Bij het kiezen van een zakelijke kostentracker is het belangrijk om te kijken naar de functies die deze biedt. Sommige functies zijn misschien belangrijker voor jou, dus kies een app met alle functies die jij belangrijk vindt voordat je hem downloadt. Controleer ook of een app bepaalde beperkingen heeft, zoals een limiet op het aantal uitgaven van werknemers dat kan worden bijgehouden.

Om er zeker van te zijn dat een app voor het bijhouden van zakelijke uitgaven aan jouw behoeften voldoet, is het belangrijk om na te denken over deze factoren:

Gebruiksvriendelijke interface
De beste software voor het bijhouden van uitgaven moet gemakkelijk te gebruiken zijn. Ook moeten gebruikers gegevens moeiteloos in real time kunnen invoeren.

Inkomsten en zakelijke uitgaven bijhouden
Je moet alle uitgaven en inkomsten uit verschillende bronnen kunnen invoeren. Bovendien is het belangrijk om terugkerende betalingen (zoals huur of energiekosten) of eenmalige betalingen (zoals klantkosten of de aankoop van bedrijfsapparatuur) te kunnen bijhouden.

Automatiseren van workflows
Zoek waar mogelijk een app die een automatische koppeling heeft met je bankrekening en creditcardrekeningen, zodat je niet elke transactie handmatig hoeft in te voeren. Dit maakt het boeken van uitgaven veel sneller en gemakkelijker, omdat ze automatisch worden toegevoegd en alleen nog maar hoeven te worden goedgekeurd.

Bonnetjes vastleggen en ordenen
Als je elke cent wilt bijhouden, kies dan een app waarmee je bonnetjes kunt scannen en netjes kunt ordenen, zodat je er later gemakkelijk bij kunt. Daarnaast wil je een app die transacties automatisch kan bijwerken door gegevens uit meerdere online bronnen te halen, zoals bank-apps of creditcardafschriften.

Organiseren van aftrekposten
Met de beste software voor het volgen van uitgaven kun je aftrekposten sorteren op categorie (denk aan reiskosten) en subcategorie (zoals vluchten). Zo wordt het een stuk gemakkelijk om aan het eind van het boekjaar belastingaangifte te doen.

Analyses en inzichten
Het is belangrijk om bij te houden hoeveel je per categorie hebt uitgegeven, hoeveel je per maand of jaar uitgeeft en welk percentage van de inkomsten naar elke categorie gaat. Een kostentracker laat zien waar geld naartoe gaat.

Accepteren van betalingen en factuurbeheer
Met kostentrackers kun je facturen en bonnetjes in de app beheren. Zo kunnen betalingen van klanten automatisch worden geregistreerd, zodat je ze niet handmatig hoeft in te voeren. Met sommige apps kun je facturen rechtstreeks vanuit de app versturen, zodat klanten alles op één plek kunnen betalen zonder tussen verschillende apps te hoeven wisselen.

Rapporten opstellen
Een goede kostentracker geeft toegang tot verschillende rapporten, zodat je kunt zien hoeveel geld er in de loop der tijd binnen elke categorie is uitgegeven, en hoeveel er is uitgegeven in vergelijking met voorgaande maanden of jaren. Zoek een kostentracker waarmee je aangepaste rapporten kunt maken op datum, leverancier, categorie, locatie en meer.

Veilige toegang
Als je een kostentracker deelt met anderen, zorg er dan voor dat zij veilig toegang hebben tot de gegevens door bijvoorbeeld in te loggen met twee-factorauthenticatie (2FA). Of gebruik HTTPS-encryptie wanneer je het dashboard op afstand opent.

Beheren van leveranciers en opdrachtnemers
Als je rechtstreeks betalingen doet aan leveranciers of opdrachtnemers inhuurt om diensten voor je bedrijf uit te voeren, is het belangrijk om deze betalingen bij te houden in een kostentracker. Hierdoor blijft de boekhouding accuraat en up-to-date.

Een manier om zakelijk uitgavenbeheer systematisch aan te pakken: de belangrijkste conclusies

In de dagelijkse hectiek kun je de processen die ervoor zorgen dat het bedrijf efficiënt blijft functioneren gemakkelijk over het hoofd zien. Hoewel het bijhouden van onkosten misschien niet het meest glamoureuze aspect van de boekhouding is, betekent dit niet dat het niet serieus genomen moet worden. Met hun uitgavenvolgsysteem kunnen mkb's manieren vinden om de winstgevendheid te verbeteren door kosten te verlagen of inkomsten te verhogen. Bovendien kunnen grote ondernemingen deze systemen gebruiken om te controleren of de uitgaven binnen het budget blijven en ervoor te zorgen dat werknemers zich houden aan het bedrijfsbeleid voor onkostenvergoeding, zoals kilometervergoedingen en reiskosten (inclusief verblijfskosten). Om uitgaven effectief te volgen, kun je het beste software gebruiken die geïntegreerd kan worden in je huidige boekhoudsysteem. Zo kun je alle transacties op één plaats bijhouden, zodat je ze niet handmatig in meerdere applicaties hoeft in te voeren.

Lees meer over de beste manieren om een effectief proces voor het bijhouden van uitgaven op te zetten en te integreren met je huidige boekhoudsysteem. Boek vandaag nog een demo.