Wat zijn de gevolgen van zoekgeraakte reiskostennota's?
Ontbrekende bonnetjes zijn meer dan een gedoe voor je boekhoudteam om op te lossen; ze kunnen schadelijke gevolgen op de lange termijn hebben voor je bedrijf. Laten we de meest voorkomende situaties doorlopen.
Daadwerkelijke financiële verliezen
Het financiële verlies kan duizelingwekkend zijn als je ontbrekende bonnetjes combineert met verouderde hulpmiddelen en processen voor onkostenbeheer. Laten we dit probleem eens in perspectief plaatsen. Stel dat je de CFO bent van een techbedrijf met 200 werknemers. Het bedrijf heeft drie kantoren in Berlijn, Parijs en Amsterdam.
De verkoop-, relatiebeheer- en marketingteams reizen regelmatig tussen deze kantoren. Ze nemen ook deel aan beurzen, conferenties en seminars in heel Europa.
Door het drukke reisschema van je medewerkers raken papieren declaraties en bonnetjes vaak kwijt. Sommige medewerkers vergeten ook declaraties te e-mailen of dienen ze onvolledig in. Het najagen van bonnetjes is dus de norm voor de boekhouding. Enkele voorbeelden van geldelijke verliezen die je bedrijf kan oplopen door deze opzet zijn:
- Intra-kantoor reizen: Bij €400 per reis met 20 werknemers zijn de totale maandelijkse reiskosten €8.000. Als 15% van de bonnetjes zoekraakt, kan je bedrijf maandelijks € 1.200 niet verantwoorden. Dat is een jaarlijks verlies van €14.400.
- Bedrijfsevenementen: Als we uitgaan van een gemiddelde uitgave van € 1.500 per evenement, dan komen 50 werknemers die zes evenementen per jaar bijwonen op een jaarlijkse rekening van € 450.000. Als 20% van de bonnetjes kwijt raakt, is dat €90.000 die je bedrijf niet kan verantwoorden.
- Trainingsprogramma's: Als het personeel 100 trainingssessies per jaar bijwoont met een gemiddelde kostprijs van €800, zorgt 10% van de zoekgeraakte bonnetjes voor een rekening van €8.000 die je niet kunt bewijzen.
Deze situaties resulteren in een torenhoge rekening van €105.200 die je bedrijf moet betalen, allemaal vanwege ontbrekende bonnetjes.
De zichtbaarheid van gegevens wordt troebel
Het is alsof je in het donker werkt wanneer je fysieke ontvangstbewijzen, papieren declaraties en handmatige overboekingen voor reiskostenvergoedingen bij elkaar zoekt. Het is bijna onmogelijk om te weten wat de huidige financiële positie van je bedrijf is, wat er aan zit te komen en waar je terecht kunt. Met deze opzet wordt het bijhouden van budgetten een onmogelijke opgaven. Dure problemen zoals het te veel betalen van een werknemer, onnauwkeurige records voor onkostenbeheer en overschrijdingen van kosten volgen al snel. Erger nog, je komt er pas achter als er aanzienlijke schade is. Problemen met de zichtbaarheid van uitgaven zijn schering en inslag; 43% van de bedrijven wil dit verbeteren.
Hoofdpijn bij maandafsluiting
Heb je ooit de maandafsluiting moeten uitstellen omdat te veel werknemers onvolledige of te late declaraties indienden? Het is een administratieve nachtmerrie. Je moet het hele financiële rapportageproces uitstellen. Dit probleem kan ertoe leiden dat je team 's avonds laat moet doorwerken om de achterstand in te halen. Zulke scenario's zetten je hardwerkende team ook in een kwaad daglicht, waardoor de belangrijkste belanghebbenden hun wenkbrauwen optrekken.
Een slechte werknemerservaring die het moreel ondermijnt
Hoewel veel werknemers graag op zakenreis gaan, is de bijbehorende kostenadministratie waarschijnlijk niet hun idee van plezier. Het is ongelooflijk frustrerend als medewerkers uitgaven handmatig moeten indienen en het papierwerk kwijtraken.
Het kan zijn dat je de onkostenvergoeding van een werknemer zonder bon moet uitstellen of annuleren. Als je bedenkt dat één op de drie werknemers kosten uit eigen zak moet betalen, is dit lastig, vooral voor grote uitgaven zoals verre reizen. Erger nog, werknemers kunnen ontmoedigd raken en bang zijn om zakelijke aankopen te doen, waardoor het moreel van het team daalt.
Opportuniteitskosten die het potentieel van je bedrijf belemmeren
De tijd en het geld dat je bedrijf besteedt aan het najagen van bonnetjes verspilt middelen. Deze problemen creëren enorme opportuniteitskosten. Je had het geld en de tijd kunnen besteden aan strategische initiatieven zoals financiële planning en het identificeren van nieuwe zakelijke kansen. En dan zijn er nog de verschuivingen in de sector waardoor je een grotere rekening krijgt voor foute bonnetjes. De reiskosten stijgen. (1,8% voor vliegtickets, 29,8% voor hotelkamers en naar schatting 2,1% voor huurauto's). De uitgaven voor zakenreizen kunnen elk jaar met 14% tot 15% stijgen.
Juridisch in de problemen komen door niet-naleving van regelgeving
Ontbrekende bonnetjes kunnen je cijfers vertekenen, waardoor je bedrijf snel in juridische problemen komt. Dit is vooral waar als je dagvergoeding beheert voor landen met complexe regels. Nederland heeft bijvoorbeeld verschillende dagvergoedingen, afhankelijk van het soort onkosten en de tijdsbeperkingen. Dineruitgaven gelden tijdens de zakenreis tussen 18.00 en 21.00 uur. De internationale dagvergoedingen in het Verenigd Koninkrijk zijn afhankelijk van het land en de duur van de reis, wat moeilijk handmatig te beheren is. Vervolgens komen er belasting onderzoeken en -controles die worden afgerond met hoge boetes en boetes. Deze gevolgen kunnen de reputatie en de portemonnee van je bedrijf schaden, waardoor het terugvalt.
Hoe de Payhawk oplossing een revolutie teweeg kan brengen in je reiskosten beheer
Het goede nieuws is dat je niet ongefundeerd met onkosten hoeft om te gaan. Laten we eens inzoomen op een aantal manieren waarop je onze oplossing kunt gebruiken om het beheer van reiskosten tot een fluitje van een cent te maken:
De administratie van reiskostenvergoeding ‘woon-werkverkeer’ stroomlijnen en automatiseren
Ben je het zat om achter bonnetjes aan te jagen en verloren bonnetjes te verwerken? Zorg ervoor dat medewerkers onderweg declaraties kunnen sturen om dit soort gevallen te verminderen met onze functies voor reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer. Bijvoorbeeld:
- Werknemers kunnen betalen voor reizen per telefoon of kaart, en vervolgens het bonnetje knippen en versturen via onze mobiele app voor het bijhouden van onkosten. . Onze AI- en OCR technologie neemt het vanaf hier over en verzamelt en organiseert belangrijke gegevens om je reiskosten voor woon-werkverkeer op orde te houden.
- Je kunt de technologie de bonnetjes laten volgen via onze oplossing voor reiskostenbeheer. Kaarten kunnen zelfs na vijf dagen worden geblokkeerd als werknemers ze niet opsturen.
- Je team kan meerdere kilometertarieven beheren en zorgen voor snelle vergoedingen met onze speciaal ontwikkelde functies.
Neem bijvoorbeeld Porsche e-Bikes. Het team had een omslachtig reiskostenbeheersysteem. Daardoor verliepen de indieningen en goedkeuringen van onkosten traag en ingewikkeld.
Gabriela Leovac, Accountant bij Porsche e-Bikes, legt uit:
Het grootste probleem vóór Payhawk waren de zakelijke reiskosten. We hadden geen systeem waarmee medewerkers eenvoudig hun reiskosten konden indienen. En we wilden een oplossing vinden waarmee medewerkers hun zakelijke betaalkaarten konden gebruiken, een dagvergoeding konden aanvragen, al hun reis- en werkkosten konden uploaden en snelle goedkeuringen konden krijgen.
Maar toen het team eenmaal onze virtuele kaarten, OCR-technologie voor het vastleggen van bonnetjes, tool voor dagvergoedingen en software voor onkostenbeheer had geïmplementeerd. Ze integreerden daarnaast ook TravelPerk.
Het beheren van uitgaven, het bijhouden van kilometers en het boeken van reizen is nu eenvoudig voor het Porsche e-Bikes team. Ze hebben real-time inzicht gekregen in hun uitgaven, een efficiënt boekhoudproces en sterke interne controles. Het team heeft ook tijd, geld en energie bespaard door het elimineren van handmatige tools en processen, die ze hebben omgebogen naar taken zoals analyses.
Naleving van het uitgavenbeleid op de automatische piloot afdwingen
Moet je team voortdurend spreadsheets en creditcardafschriften bekijken en zich zorgen maken over het budget? Krijg inzicht in je uitgaven en een controletoren om je uitgaven te beheren met onze krachtige Visa betaalkaarten voor bedrijven én software voor uitgavenbeheer. Je kunt bijvoorbeeld:
- Transactie waarschuwingen instellen en uitgaven na 20.00 uur blokkeren met onze geavanceerde kaartcontroles.
- Onze bedrijfskaarten gebruiken om kosten te dekken zoals entertainment voor klanten en diners zodat niemand out-of-pocket betaalt
- Kaarten voor eenmalig gebruik maken met een vast geldbedrag
- Stel aangepaste, automatische en goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus in voor specifieke onkosten soorten en -bedragen met onze Workflow Designer
Hannah Dobson, VP Sales bij GDS Group zegt:
Payhawk heeft mij tijd bespaard, maar nog belangrijker, het heeft mijn team tijd bespaard. Het is een droom, want nu kan ik mijn team hun eigen uitgaven laten doen en ik kan ze snel en efficiënt op afstand goedkeuren. Het is een geweldige gebruikerservaring. En het betekent dat ze zich kunnen richten op activiteiten met een hogere waarde.
Het beheer van dagvergoedingen vereenvoudigen
Je hoeft geen spreadsheets, uitgavenbeleid en websites met overheidswetgeving meer door te spitten in de hoop dat je de juiste dagvergoedingen gebruikt. Automatiseer de berekening van dagvergoedingen en reiskostenvergoedingen voor transparante en papierloze processen met onze dagvergoeding functie Het proces is snel en eenvoudig:
- Je medewerkers maken een dagvergoeding aan door reisgegevens in te voeren op de mobiele app.
- Onze oplossing berekent de exacte dagvergoeding
- Je teammanagers kunnen de aanvraag goed- of afkeuren via de app.
- Finance kan vervolgens snel goedgekeurde uitgaven vergoeden via een bankoverschrijving in verschillende valuta en landen met Instant SEPA en snellere betalingen.
- Bovendien kun je aangepaste dagvergoedingen en geautomatiseerde goedkeuringsworkflows instellen
Neem bijvoorbeeld dagvergoedingen in Nederland. Het gemiddelde woon-werkverkeer van een werknemer van huis naar het vaste adres van zijn werkgever bedroeg 32 minuten in 2023. De gemiddelde afstand was 15,73 kilometer. Het (belastingvrije) tarief van €0,23 per dag komt overeen met €3,60 per werknemer per dag. Een bedrijf met 40.000 werknemers die jaarlijks 5% van hun inkomsten kwijtraken, creëert dus een gat van €160.000 per jaar. Maar door gebruik te maken van onze diemfunctie, zakelijke betaalkaarten en app kun je de meeste gevallen van zoekgeraakte bonnetjes elimineren en zo tijd en geld besparen.
Naadloos beheer en tracering van reiskosten
Door dagvergoedingen, onkostenvergoedingen voor werknemers en het bijhouden van kilometers te centraliseren op één platform met onze oplossing, kun je in slechts een paar tikken aan de slag. Met onze functies voor onkostenbeheer kun je uitgaven voor verschillende reizen, entiteiten en gebieden beheren. Je krijgt bijvoorbeeld automatische kostenberekeningen voor uitgaven zoals accommodatie, bedrijfsevenementen en conferenties. Je kunt ook uitgavenlimieten en workflows aanpassen aan je reisbeleid.
Diana Ruseva, Finance Manager bij Eleven Ventures, zegt:
Een van mijn favoriete functies zijn de herinneringen voor ontbrekende documenten. Hierdoor hoef ik mijn teamgenoten niet te achtervolgen om facturen van hun reizen te uploaden. En mijn absoluut favoriete functie is de waarschuwing voor te weinig geld, het helpt me om een aantal van mijn teamgenoten niet zonder geld te laten zitten tijdens een zakenreis naar het buitenland.
Bij ons neem je geen genoegen met gefragmenteerde systemen en onhandige processen. Creëer een ecosysteem voor reiskostenbeheer met behulp van onze direct integratie met TravelPerk. YJe team hoeft niet langer individueel de bonnetjes van vluchten, hotels, auto's of treinkaartjes te uploaden naar Payhawk. Alle boekingen die je via TravelPerk maakt, worden automatisch overgezet naar onze oplossing. Bovendien kun je ervoor zorgen dat de cijfers kloppen zonder dat je team daar handmatig moeite voor hoeft te doen, door gebruik te maken van de automatische reconciliatie van alle Travelperk uitgaven die zijn gedaan met onze bedrijfskaarten.
BTW stressvrij terugvorderen
Je hoeft niet meer te zoeken naar ontbrekende documenten en onkostenformulieren of te worstelen met handmatige aansluiting van bonnetjes voor btw-terugvordering. Ondersteun efficiënte btw-terugvorderingen met behulp van onze geautomatiseerde bonnetjes- en factuurreconciliatie, categorisering en uitgavenbeheer. Krijg vervolgens automatisch kostbaar geld terug en verlaag de bijbehorende administratiekosten met behulp van onze directe integratie met 60dias, een btw-terugvorderingsoplossing. Dag BTW, hallo, verlichting!
Gemakkelijk reiskosten woon-werkverkeer afhandelen
Slecht uitgerust reiskostenbeheer aanpakken kost een kolossale inspanning. Het leidt ook tot ontbrekende bonnetjes, financiële verliezen en gemiste kansen. Dat hoeft niet zo te zijn. Met een allesomvattende oplossing voor onkostenbeheer en strategische integraties kun je laat op de avond nog cijfers kraken in de hoop dat de reiskosten correct zijn. Vertraagde rekeningen en gekneusde winsten kunnen ook verre herinneringen worden.
Door papierloos te werken en het juiste uitgavenbeleid in te voeren, beperk je ook het aantal fouten en maximaliseer je het rendement van zakelijke reizen. Het loont om ontbrekende bonnetjes eerder vroeger dan later onder controle te krijgen. Neem dus vandaag nog stappen in de richting van een stressvrij beheer van reiskosten en vlieg de komende jaren hoge toppen.
Beheer je uitgaven niet op de moeilijke manier. Zet je reiskosten beheer op cruise control met Payhawk. Boek een demo en kijk wat dit voor jou kan betekenen!
English (EN-UK)
English (EN-US)
Français (FR)
English (Rest of Europe)
