Mobiliteitsbeleid in Nederland: alles wat je moet weten en hoe Payhawk je bedrijf kan helpen

Wat is het mobiliteitsbeleid?

Sinds 2023 zijn bedrijven met meer dan 100 werknemers verplicht om de werk gerelateerde mobiliteit van alle werknemers te registeren en te rapporteren. Hierbij gaat het zowel om woon-werkverkeer als overige zakelijke ritten. Zowel reiskostenvergoedingen, het aantal kilometers en het soort vervoersmiddel moeten worden geregistreerd. Jaarlijks dient er een rapport met het totaal aantal gereden kilometers binnen het bedrijf te worden ingediend bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Het gaat hier om de totaal gereisde kilometers door zowel de lease als bedrijfsauto’s, zakelijke ov-kaarten en kilometers met eigen vervoer tegen een kilometervergoeding. De overheid zet vervolgens de aangeleverde data in kilometers om in de CO2 uitstoot per bedrijf.

Mobiliteitsbeleid verduurzamen

Het doel van dit beleid is het verduurzamen van de zakelijke mobiliteit in Nederland. Door de zakelijke mobiliteit te verduurzamen zal er op termijn minder CO2 worden uitgestoten. De eerste stap binnen dit beleid is het in kaart brengen van de uitgestoten CO2 per bedrijf. Vervolgens zal naar verwachting elk bedrijf een maximale CO2 uitstoot opgelegd krijgen vanaf 2026. Om deze reden zijn veel bedrijven al begonnen met het langzaam verduurzamen van hun mobiliteitsmanagement. Bijvoorbeeld door over te stappen op elektrische auto’s en het gebruik van de trein en de fiets bij werknemers te stimuleren.

Uitdagingen van het mobiliteitsbeleid

Hoewel het verduurzamen en het reduceren van de CO2 uitstoot natuurlijk een positief streven is, brengt het rapporteren van het aantal kilometers uitdagingen met zich mee. Veel bedrijven hebben namelijk geen goede registratie van de mobiliteit binnen het bedrijf. Bijvoorbeeld het zicht op het aantal kilometers dat wordt gereden door de werknemers. Hier is vaak geen goed systeem voor en veel kilometervergoedingen worden dan ook handmatig ingediend en uitbetaald. Daarnaast bieden de meeste bedrijven hun werknemers verschillende mobiliteitsvormen aan, van leaseauto’s tot ov- kaarten. Dit zorgt voor een slecht overzicht. Wanneer de mobiliteit niet goed geregistreerd staat, resulteert dit in veel handmatige werkzaamheden voor het financiële team om een rapportage te kunnen opstellen.

Naast extra werk voor het financiële team is er vaak ook een slecht inzicht in alle reiskosten. Er is niet één duidelijk overzicht van het mobiliteitsbeheer. Ook is er vaak geen goed controlesysteem om verzoeken van de werknemer te beoordelen. Het kan dan voorkomen dat een werknemer een huurauto pakt terwijl diegene een ov-abonnement heeft en de rit ook mogelijk is met de trein. Dit leidt tot onnodige kosten binnen het bedrijf.

Oplossing voor het mobiliteitsbeleid en registratie

De oplossing voor een beter mobiliteitsmanagement en reiskosten beheer is slimme software voor uitgavenbeheer. Van kosten voor zakelijke ov-kaarten tot de kilometerregistratie; dankzij de slimme software heb je één overzicht en wordt alle reisinformatie, van kilometers tot kosten, continu geregistreerd. Het enige dat er nog gedaan moet worden is een rapportage uitdraaien voor het mobiliteitsbeleid. Naast makkelijk rapportages uitdraaien zorgt software voor uitgavenbeheer ook voor inzicht in de kosten.

Slimme software voor uitgavenbeheer van Payhawk

De slimme software voor uitgavenbeheer van Payhawk helpt bedrijven in Nederland met gemak te voldoen aan het mobiliteitsbeleid van de overheid. Dankzij het geautomatiseerd registreren van alle kilometers en kosten kunnen er met gemak rapportages worden uitgedraaid. Dit hoeft dus niet handmatig gedaan te worden.

Naast het voldoen aan het mobiliteitsbeleid heeft de software voor uitgavenbeheer nog vele andere voordelen op het gebied van mobiliteit. De slimme software zorgt ook voor een goed inzicht in de zakelijke uitgaven op het gebied van mobiliteit. Daarnaast kunnen de verzoeken van werknemers voor bijvoorbeeld huurauto’s met gemak worden goedgekeurd of afgewezen. En dit alles op één plek. En dankzij de zakelijke betaalkaarten behoort het handmatig indienen en uitbetalen van losse tankbonnetjes en ov-kaartjes tot het verleden.

Er zijn nog meer voordelen naast het makkelijk rapporteren en registreren van de mobiliteit binnen het bedrijf. De software van Payhawk ondersteunt namelijk ook mogelijkheden om te verduurzamen binnen het bedrijf. Van ov-kaartjes, huurfiets abonnementen en uitgaven voor deelauto’s; de software ondersteunt ook deze mogelijkheden. Door werknemers meerdere duurzame transportmogelijkheden te bieden worden zij gestimuleerd om voor duurzame opties te kiezen. Dit wordt binnen bedrijven dan ook steeds belangrijker. Omdat er naar verwachting een maximale CO2 uitstoot per bedrijf gaat komen, is het slim om als bedrijf de eerste stappen richting een duurzaam mobiliteitsmanagement te gaan zetten.

Slotopmerkingen

Jaarlijks dienen bedrijven de zakelijke kilometers van alle werknemers te rapporteren om te voldoen aan het mobiliteitsbeleid van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De slimme software voor uitgavenbeheer van Payhawk kan bedrijven in Nederland helpen aan dit beleid te voldoen. De software biedt mogelijkheden om kilometers te registreren, te categoriseren en reiskosten te rapporteren. Ook ondersteunt de software verschillende vormen van transport en brengt alles samen tot één duidelijk overzicht. Dit zorgt, naast makkelijk rapporteren, ook voor inzicht in de kosten.

Naast het rapporteren van het aantal kilometers, is er de verwachting dat er de komende jaren regels gaan komen voor een maximale hoeveelheid CO2 uitstoot per bedrijf. Door de software te gebruiken worden werknemers gestimuleerd om voor duurzaam transport te kiezen. Op deze manier kunnen bedrijven zich alvast voorbereiden op deze overgang.

Enthousiast geworden? Boek een demo voor meer informatie.