Hacía tiempo que no me preguntaba ni me estresaba por cómo gestionar los gastos de viaje. Debido al COVID-19, no había estado en el extranjero desde 2019 y me sentía un poco oxidada al respecto, cuando surgió el viaje a Barcelona para participar en el Mobile World Congress (MWC) 2022.
Afortunadamente para mí, desde que me uní a Payhawk en 2021, ya no hay mucho que pensar en cuanto a cómo gestionar los gastos cuando me toca viajar. Esté donde esté, puedo administrar los gastos y realizar todos los pagos relacionados con mi viaje con solo deslizar una tarjeta de empresa y tocar un botón. Me quité un gran peso de encima, ya que puedo continuar con mi trabajo -crear contenido- sin preocuparme por guardar recibos en papel o tener que verificar que mis fondos personales puedan cubrir cualquier gasto.
Llegar al evento
Incluso los preparativos antes de partir al evento fueron mucho más sencillos y expeditos. Mi equipo y yo trabajamos con una agencia creativa para tener contenido de vídeo en el stand. Me enviaron una factura por el trabajo y yo la subí a la plataforma de Payhawk, eligiendo una categoría para que se ajustara al presupuesto indicado. El lector óptico de caracteres (OCR) del software extrajo todos los datos de la factura en PDF, así que simplemente verifiqué la cantidad y terminé todo el proceso en segundos.
A continuación, reservé mis vuelos con la tarjeta de empresa. La tarjeta Payhawk conectada a nuestro software reconoció inmediatamente mi pago. Luego, agregué el recibo digital de la aerolínea, elegí la categoría para darle visibilidad al gasto (lo que permite obtener informes de gastos automatizados a fin de mes) y, nuevamente, completé todo en segundos.
Finalmente, cuando ya estaba en camino, compré un café para ayudarme a madrugar e iniciar temprano la jornada. Pagué con mi tarjeta y pedí un recibo. Abrí la aplicación de Payhawk, tomé una foto del recibo, elegí la categoría del gasto y listo. Una vez más, el OCR eliminó cualquier ingreso manual de datos tanto de mi parte como del equipo de Finanzas, y tomó sólo unos segundos.
En general, la gestión de mis gastos tomó menos tiempo que encontrar mi pasaporte en el aeropuerto.
Historias de gastos empresariales en el MWC
Tuvimos un tiempo ajetreado en nuestro stand. Lucía fantástico y todo el equipo estaba entusiasmado animando a la gente a quitarse los dolores de cabeza relacionados con las finanzas y la gestión de gastos de sus empresas.
Fue entonces cuando me sentí un tanto sorprendida por todas las personas y casos que conocimos. Me resultó muy curioso que, estando en el MWC -la vanguardia de la tecnología móvil y digital-, hubiera tantas empresas y negocios que aún administraban sus gastos de forma manual y sin mayor visibilidad.
Bajo el lema Connectivity Unleashed (conectividad desatada), el evento incluyó sesiones sobre Inteligencia Artificial, CloudNet y 5G. Hubo stands y presentaciones con robots, juegos de simulación, experiencias de IA, pantallas LED interactivas gigantes y más robots. El evento ofrecía un vistazo al futuro y, sin embargo, muchas empresas todavía estaban viviendo en el pasado.
A todos los que pasaban les preguntamos: ¿cómo pagaste tu ticket para el MWC? ¿Cómo pagaste tu avión o tren hasta aquí? Y la respuesta fue abrumadora: tarjetas personales.
Las personas con las que hablamos usaban sus tarjetas personales para sus viajes de negocio, esperando recibir un reembolso de la empresa. Pero éste solo llegaría una vez que hubieran enviado todos sus recibos y que el equipo de Finanzas los hubiera revisado.
¿Qué es lo más molesto de gestionar los gastos con herramientas o procesos tradicionales?
La mayoría de la gente con la que hablamos nos dijo que lo peor era recolectar los recibos y actualizar una hoja de cálculo con toda la información relevante para pasarla al equipo financiero. También les resultaban muy molestos los complicados procesos convencionales para solicitar fondos adicionales.
La demostración de nuestro software ayudó a muchas personas a ver más allá de los usuales dolores de cabeza que implica la gestión de gastos en muchas organizaciones.
¿Cuáles son los principales beneficios para el negocio (y los usuarios) de gestionar los gastos con Payhawk?
Las fintech en auge
El ascenso meteórico de las empresas de tecnología financiera o fintech fue un tema clave en el MWC. Desde blockchain y NFT, hasta innovaciones en seguridad y pagos, hubo mucha discusión sobre el futuro de las finanzas.
El sitio web del MWC decía que "el ecosistema móvil es el latido del corazón fintech, y el MWC Barcelona es el hogar natural para explorarlo". Cuando pienso en mi experiencia planificando y viajando al evento, esta afirmación suena muy cierta. En el aeropuerto, mi tarjeta de embarque estaba en mi teléfono, al igual que el código QR con el certificado de salud que necesitaba; también reservé un taxi a través del teléfono.
Como usuarios de tarjetas de empresa, viajeros y empleados, tiene sentido utilizar una aplicación móvil para gestionar nuestros gastos. Es conveniente, seguro y no requiere mayor esfuerzo.
De nuevo en casa
Una vez que aterricé en Londres y me quité los zapatos en casa, tuve la oportunidad de reflexionar sobre mi viaje, comparándolo con otros viajes de trabajo que había realizado antes de entrar a Payhawk. No tuve que buscar recibos en mi equipaje, ni llenar montañas de papeles explicando cada pago. Por el contrario, podía concentrarme en planificar nuestra próxima pieza de contenido, utilizando imágenes del evento, y pasar más tiempo con mi familia.
Nuestro equipo de Finanzas también estaba feliz: no necesitaba perseguir a nadie para obtener los recibos o pedir explicaciones. ¡Ya todo estaba allí, en la herramienta!
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