22 feb 2022
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Reembolsos a empleados: la gestión más fácil y eficiente

Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañanaTrish Toovey
Pagar los viajes de negocios antes de solicitar el reembolso de gastos a los empleados
Resumen

La gestión de los reembolsos a los empleados puede ser un proceso tedioso, pero Payhawk se encarga de simplificarlo. Con tarjetas de empresa vinculadas a un software eficiente de gestión de gastos, eliminas la necesidad de recopilar y conciliar recibos de forma manual. Los empleados pueden cargar fácilmente sus gastos en la aplicación, automatizando así gran parte de la contabilidad de tu empresa. Para situaciones en las que los empleados no disponen de tarjetas de empresa Payhawk, la plataforma también facilita reembolsos rápidos y eficientes, mejorando la satisfacción y eficiencia del equipo.

¿Qué diferencia a una empresa que se ahoga en montañas de recibos de una que tiene el proceso de  reembolsos a sus empleados bien controlado y gestionado? La diferencia está en una visión especializada y al día de la gestión de gastos.

En la actualidad, no tiene mucho sentido que las empresas pidan a sus empleados que paguen sus gastos de empresa con tarjetas personales, a través de sus propias cuentas bancarias.  Menos tiene sentido, que el equipo de Finanzas tenga luego que perseguir a sus colegas para recopilar y conciliar todos los recibos y así poder realizar los reembolsos a final de mes.

Cómo controlar los reembolsos de gastos

Los proveedores especializados en pagos y gastos como Payhawk hacen que la gestión de los gastos de empresa y los reembolsos a los empleados sea mucho más fácil y eficiente.

Comencemos con las tarjetas de empresa. Con Payhawk, tus empleados pueden disponer de una tarjeta de empresa para pagar todos sus gastos de negocio. Esta tarjeta de empresa está conectada a un software, lo que significa que, para realizar un pago, tus empleados simplemente tienen que utilizar la tarjeta y cargar al momento el recibo en la app y… ¡listo! Pueden continuar con su trabajo. Ya no hay necesidad de acumular recibos, ni de notas de gastos a final de mes.

Así de fácil tu equipo financiero tendrá toda la información que necesita dentro de la misma herramienta. Además, el software se integra perfectamente con las soluciones de negocio que necesites, sean software de contabilidad como  Xero o ERP como MS Dynamics 365 Business Central. Así podrás monitorizar tus gastos del negocio y tener sincronizada toda la información en tus herramientas de administración empresarial.

Prepárate para despegar con la gestión de gastos de viaje de Payhawk

En este escenario, no es que se faciliten los reembolsos a los empleados; es que simplemente dejan de existir. Ya no hace falta hacer ninguna de las viejas tareas de recolectar y conciliar recibos, aprobar y realizar reembolsos.

No obstante todas estas ventajas, todavía existen organizaciones reacias a dar tarjetas de empresa a sus equipos y empleados. La preocupación más común es que los gastos empresariales se salgan de control. Pero con nuestra plataforma esto no representa un problema.

Los protocolos y mecanismos de control están integrados en la plataforma y aplicados directamente a las tarjetas de empresa, según tu política de gastos. Tus empleados no podrán gastar más allá del límite establecido. Y, en caso de que necesiten acceder a fondos adicionales, simplemente tendrán que realizar una solicitud siguiendo los niveles de aprobación establecidos por tu empresa.

¿Qué distingue al mejor software de reembolso de gastos?

Independientemente de cuál sea tu negocio, de lo que haga o produzca tu empresa, no hay necesidad de perder tiempo en la gestión de reembolsos.

Así lo comprobó, por ejemplo, Eleven, un fondo de capital de riesgo con sede en Bulgaria, que escogió a Payhawk para ahorrar tiempo en los reembolsos a sus empleados. “Ya no tengo que hacer reembolsos porque contamos con cinco tarjetas de empresa Payhawk, una para cada uno de los responsables del equipo que debe realizar gastos”, resalta la CFO de Eleven, Diana Ruseva.

Las  tarjetas de empresa integradas a un software de gestión como el de Payhawk hacen que los reembolsos a empleados sean cosa del pasado.

Cómo hacer reembolsos a empleados sin la tarjeta Payhawk:

Dentro de la actividad empresarial, puede haber ocasiones en que algún miembro del equipo necesite pagar con su tarjeta personal. Para estos casos, también tenemos una funcionalidad que permite hacer reembolsos en un par de clics y al momento:

  1. El empleado paga con su tarjeta personal (es decir, sin utilizar una tarjeta de empresa Payhawk);
  2. Agrega el gasto en la aplicación móvil de Payhawk, como de costumbre;
  3. Ingresa sus datos bancarios personales en la aplicación;
  4. El equipo contable verifica los datos;
  5. Una vez verificado, realiza el reembolso al empleado de forma inmediata;
  6. Los fondos quedan disponibles en la cuenta del empleado al instante, ya que con Payhawk  puedes hacer pagos instantáneos SEPA y Faster Payments.

Fácil, ¿verdad? Todo esto lo gestionamos sin necesidad de ningún esfuerzo extra de tu parte. Incluso, puedes reembolsar en bloque. Cada cuenta de Payhwak dispone de un IBAN dedicado que te permitirá enviar fondos a tu equipo, o pagar facturas a tus proveedores, desde la misma plataforma.

Reembolsos a empleados versus tarjetas de empresa

Como hemos explicado, una tarjeta de empresa respaldada por un software inteligente es la fórmula ganadora. Los empleados podrán gastar lo que necesiten, sin preocuparse por cubrir los pagos con sus fondos personales. Mientras, tu equipo de Finanzas tendrá una completa visibilidad de los gastos en tiempo real. Así, los líderes de área y el equipo financiero podrán trabajar juntos para establecer las políticas de gasto que necesites, directamente en la herramienta. Todos los procesos de contabilidad y pre-contabilidad están igualmente cubiertos.

Y para esos casos especiales de miembros del equipo que rara vez necesitan realizar pagos y, por tanto, no necesitan una tarjeta de empresa, también tenemos una solución. Nuestra función de reembolso permite realizar pagos en segundos y con solo un clic: no es necesario que los empleados esperen 30 días, ni siquiera dos horas para recibir su reembolso. Además, tampoco necesitarás involucrar al equipo de recursos humanos para incluir estos reembolsos en la nomina de los empleados.

Con todas estas ventajas, no se trata de escoger qué es preferible: tarjetas de empresa o reembolsos a empleados. Con Payhawk puedes gestionar ambas cosas de forma rápida, segura y eficiente.

Los empleados felices se quedan

Seguramente habrás oído hablar de “La gran dimisión” -The great resignation-, la tendencia surgida en Estados Unidos a partir de la pandemia, por la cual los trabajadores están renunciando en masa. A primera vista podría decirse tal descontento no tiene que ver con el software de gestión de gastos, pero eso no es totalmente cierto.

Una buena gestión de gastos ayuda a crear un ambiente propicio y productivo. No le pidas a tu equipo financiero que discuta con los responsables de marketing por un recibo perdido. No le pidas a ningún empleado que realice procesos administrativos complicados, cuando podrían aprovechar el tiempo optimizando presupuestos o creando campañas impactantes. Bríndales un sistema que respalde su trabajo y les ayude a cumplir sus tareas.

Empodera a tus empleados con una solución sencilla de gestión de gastos que cubra todas las necesidades, desde reembolsos hasta tarjetas de empresa. Programa una demo y comprueba todas las ventajas de Payhawk.

Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
Trish Toovey
Senior Content Manager
LinkedIn

Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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