9. Feb. 2022
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So wird die Verwaltung von Kostenerstattung für Mitarbeiter einfacher

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgenTrish Toovey
Wir stellen jedem Ihrer Mitarbeiter eine Firmenkarte zur Verfügung, mit der sie ihre Ausgaben direkt bezahlen können.
Zusammenfassung

So etwas hört man von CFOs nicht oft: „Kostenerstattung für Mitarbeiter? Ah, das ist einfach.“ Ob es nun an der mangelnden Integration verschiedener Finanztools liegt oder an der altmodischen Art, Belege und Abgleiche in Papierform zu erstellen - für viele Unternehmen ist die Verwaltung von Mitarbeitererstattungen immer noch schwierig.

Was ist also der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das in einem Meer von Papierbelegen ertrinkt und einem Unternehmen, das die Kostenerstattung für seine Mitarbeiter erfolgreich meistert? Man muss nur wissen, wann man die Experten einschalten sollte. Seine Mitarbeiter zu bitten, mit ihren persönlichen Karten von ihren eigenen Bankkonten aus eigener Tasche zu bezahlen ist selten eine gute Idee. Denn so gibt man dem Finanzteam die undankbare Aufgabe, jeder Mitarbeiterausgabe hinterherzujagen, um sie am Monatsende zurückzuerstatten.

Wie Sie Ihre Kostenerstattungen in den Griff bekommen

Sie haben sich also dazu entschieden, Experten mit an Bord zu holen? Was können Sie nun erwarten? Anbieter von Zahlungs- und Ausgabenmanagement wie Payhawk machen die Verwaltung von Geschäftsausgaben und Erstattungen für Mitarbeiter wesentlich leichter.

Lassen Sie uns mit Firmenkarten anfangen. Wir stellen jedem Ihrer Mitarbeiter eine Firmenkarte zur Verfügung, mit der sie ihre Ausgaben direkt bezahlen können. Diese Karte ist mit einer Software verbunden, wodurch Ihre Mitarbeiter einfach bezahlen und ihren Beleg oder ihre Rechnung in die App hochladen können. Ohne dabei viel Arbeitszeit zu verlieren. Und es ist kein Abgleich am Monatsende mehr notwendig. Denn ihr Finanzteam findet alle nötigen Information innerhalb des Tools, sowie Integrationen mit Buchhaltungssoftware wie  Xero und ERP-Systemen wie  MS Dynamics 365 Business Central. So kann es alle Ausgaben kontrollieren und die Informationen zwischen den unterschiedlichen Tools synchronisieren.

In diesem Fall gibt es keine Erstattungen, da alle Mitarbeiter eine Firmenkarte haben. Erinnern Sie sich an unseren CFO, der zu Beginn des Artikels sagte, dass die Kostenerstattung für Mitarbeiter einfach sei? Nun, einfacher als gar nicht zu existieren, kann es kaum werden.

Allerdings zögern viele Unternehmen, ihren Teams und Kollegen Firmenkarten zu geben. Sie machen sich Sorgen, dass die Geschäftsausgaben außer Kontrolle geraten. Mit unserer Lösung  müssen Sie sich nicht sorgen. Das Tool ist mit Ausgabenrichtlinien ausgestattet, damit die Karten immer Ihrer Ausgabenpolitik entsprechen. Ihre Mitarbeiter können nicht über das ihnen zugewiesene Limit hinaus Geld ausgeben. Natürlich gibt es Anlässe, bei denen sie tatsächlich mehr brauchen. Dafür können sie einfach einen Geldantrag mit unterschiedlichen, von Ihrem Unternehmen festgelegten Genehmigungsstufen stellen.

Damit Ihre Reisekosten nicht auf der Strecke bleiben

Was macht die beste Kostenerstattung-Software aus?

Was auch immer Ihr Unternehmen tut, produziert oder erschafft, es sollte keine Zeit mit der Verwaltung von Erstattungen verschwenden.

Der bulgarische Risikokapitalfonds Eleven hat Payhawk eingesetzt, um bei der Erstattung von Mitarbeiterausgaben Zeit zu sparen. „Ich muss keine Kostenerstattungen mehr vornehmen, da wir fünf Payhawk-Karten haben - eine für jeden, der im Team Geld ausgibt.“ sagte Diana Ruseva, Finanzmanagerin bei Eleven.

Mit  Firmenkarten und unterstützender Software gehören Mitarbeitererstattungen der Vergangenheit an. Es wird jedoch mal vorkommen, dass einer Ihrer Mitarbeiter mit seiner persönlichen Karte zahlen muss und Ihr Finanzteam ihm den Betrag erstatten muss.

Kostenerstattungen für Mitarbeiter ohne eine Payhawk-Karte:

  1. Ihr Mitarbeiter zahlt mit seiner persönlichen Karte (in diesem Fall benutzt er keine Payhawk Firmenkarte)
  2. Er fügt die Ausgabe in der Payhawk App wie gewohnt hinzu
  3. Dann gibt er seine persönlichen Bankdaten in der App ein
  4. Ihr Finanzteam überprüft die Ausgaben
  5. Und überweist dem Mitarbeiter sofort die Rückerstattung
  6. Das Geld ist innerhalb kürzester Zeit auf dem Konto Ihres Mitarbeiters verfügbar, da wir SEPA-Echtzeitüberweisungen und Faster Payments in Großbritannien unterstützen.

Einfach, oder? Und Sie können sogar mehrere Rückerstattungen gleichzeitig tätigen.

Das alles erledigen wir ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Wir verwenden die Ihrem Unternehmen zugeordnete Payhawk-IBAN, um Ihrem Team Gelder zukommen zu lassen und Ihre Rechnungen an Zulieferer zu bezahlen, ähnlich wie bei einem Bankkonto.

Mitarbeitererstattungen vs. Firmenkarten

Der wahre Gewinner hier ist die Firmenkarte mit der passenden Software. Ihre Mitarbeiter können frei ihre Ausgaben tätigen, ohne sich um die Deckung durch persönliche Gelder Gedanken machen zu müssen. Ihr Finanzteam hat einen vollständigen Überblick über die Ausgaben in Echtzeit. Und Ihre Team Leads können gemeinsam mit dem Finanzteam umfassende Ausgabenrichtlinien festlegen, die direkt in das Tool integriert werden. Buchhaltung und Vorabrechnung sind ebenfalls integriert, so haben Sie ein Rundum-sorglos-Paket.

Aber wie erwähnt, es wird Zeiten geben, in denen Ihre Mitarbeiter auf ihre persönlichen Karten zugreifen müssen. Zum Beispiel Teammitglieder, die selten Ausgaben haben und deshalb keine Firmenkarte brauchen. Hier kommt unsere Erstattungsfunktion ins Spiel. Und das alles mit nur einem Klick und in Sekundenschnelle anstatt 30 Tage, neun Tage oder auch nur zwei Stunden auf die Rückerstattung warten zu müssen. Auch muss die Personalabteilung nicht eingeschaltet werden, um Erstattungen in die Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter aufzunehmen.

Um ehrlich zu sein, ist es gar kein Fall von Mitarbeitererstattungen vs. Firmenkarten, denn mit unserer Hilfe kann Ihr Unternehmen beides blitzschnell verwalten.

Zufriedene Mitarbeiter bleiben

Haben Sie schon einmal von „The Great Resignation“, der großen Kündigungswelle, gehört? Das scheint erstmal zusammenhangslos bei dem Thema Kostenerstattung-Software für Mitarbeiter - ist es aber nicht. Verlangen Sie von Ihrem Finanzteam nicht, dass es sich wegen eines fehlenden Belegs mit seinen Marketingkollegen auseinandersetzt. Und verlangen Sie von keinem der beiden Teams, mühsame Finanzprozesse zu erledigen, wenn sie stattdessen Budgets optimieren oder knackige Kampagnen schaffen könnten. Geben Sie ihnen Systeme an die Hand, die sie ihre Arbeit machen lassen.

Schenken Sie Ihren Mitarbeitern Freiheit und ein einfaches All-in-One-Kostenmanagement, von Erstattungen bis hin zu Firmenkarten. Buchen Sie jetzt eine Demo und erfahren Sie mehr.

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
Trish Toovey
Senior Content Manager
LinkedIn

Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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