Por qué los reembolsos a empleados asfixian a tu empresa

Es muy probable que cada final de mes tengas que pasar al menos un par de horas recopilando recibos y enviándoselos al contador. O, peor, que termines persiguiendo a más de un empleado para encontrar los recibos faltantes. Sin embargo, la gestión de los gastos y los reembolsos es solo una de las muchas tareas pendientes para cerrar el mes o el ejercicio. ¿Por qué suele ser tan engorroso? ¿Cómo se puede facilitar la gestión de reembolsos de gastos?

En nuestro ebook “Guía para cerrar el ejercicio de la mejor manera” ya te compartimos algunas recomendaciones sobre reembolsos y otros temas financieros clave. El libro electrónico recopila consejos e ideas de cinco CFO líderes de sus industrias, para ayudarte a cerrar el año y el mes e iniciar el 2022 sin contratiempos. Ahora te detallamos otros aspectos cruciales a la hora de agilizar y optimizar tus reembolsos.

Crédito a la empresa

En general, todavía la mayoría de las empresas mantiene una política de gastos que requiere que los empleados utilicen sus fondos personales para pagar los gastos de la empresa, que luego son reembolsados. De hecho,  estudios en Estados Unidos y Reino Unido muestran que más del 40% de los empleados usan sus fondos personales para sufragar gastos de trabajo.

Obligar a los empleados a utilizar sus fondos personales para realizar estos pagos tiene ventajas y desventajas. Algunas empresas lo consideran beneficioso por el concepto de “no prueba, no pago”. Básicamente consideran que si los empleados usan sus tarjetas personales para los gastos de trabajo, estarán más dispuestos a conservar los recibos y serán más cuidadosos al entregarlos al equipo de contabilidad.

Esto debido a que si no presentan el recibo como prueba, simplemente no recibirán su pago. Los empleados, por su parte, también pueden percibir ciertas ventajas, como una mayor flexibilidad y no tener que pedir previamente fondos para realizar cada gasto. Asimismo, pueden obtener millas/puntos adicionales en su tarjeta de crédito personal.

Sin embargo, esta opción también tiene muchos inconvenientes. Primero, tendrás a profesionales altamente calificados y bien remunerados realizando un trabajo administrativo de bajo nivel. Estos profesionales perderán horas y horas recopilando recibos y enviando informes de gastos, lo que no sólo es ineficiente desde el punto de vista financiero, sino que también aumenta la frustración. Además, puede generar sentimientos de injusticia, ya que esencialmente es el empleado el que está dando un crédito a la empresa, con cada pago. Como resultado, podemos terminar tirando la moral, la productividad y la lealtad de los empleados por el desagüe.

El segundo gran inconveniente es la poca claridad del presupuesto. Los equipos de finanzas no tienen visibilidad de cuántos reembolsos necesitarán realizar cada mes, por lo que la previsión del flujo de efectivo será muy imprecisa. En tercer lugar, está el inconveniente de las políticas de gastos que a menudo están desactualizadas y rara vez se aplican, lo que suele degenerar en conversaciones difíciles con el equipo. Así, en lugar de reunirte para debatir sobre la planificación presupuestaria y las estrategias de ahorro para optimizar el negocio, terminas discutiendo por un recibo de un desayuno de 15€.

Tarjetas de empresa, control y gobernanza

Como empresa de tecnología financiera cuyo objetivo principal es resolver los problemas de nuestros clientes en lo que respecta a pagos, gastos y notas de gastos, comprendemos los puntos álgidos relacionados con la gestión de reembolsos. Creemos que las tarjetas de empresa son la solución. Pero no cualquier tarjeta de empresa. Tienen que ser tarjetas que estén respaldadas por un software innovador que permita una mejor transparencia, gobernanza y control.

Muchas veces los CFO y los equipos financieros se muestran escépticos al respecto, ya que dar libre acceso a los fondos de la empresa puede sonar aterrador. Pero, ¿te imaginas si las tarjetas de empresa tuvieran políticas y límites de gasto incorporados? ¿Y si contaras con flujos de validación personalizados (workflows) para la aprobación de cualquier solicitud de fondos de nuevos empleados? Bueno, esto es lo que las empresas fintech como Payhawk pueden ofrecer, a diferencia de las tarjetas bancarias tradicionales.

Tener una panorámica integral, transparente y en tiempo real de los gastos de la empresa es crucial para las operaciones comerciales diarias. Además, conocer en tiempo real los datos y detalles del flujo de efectivo puede ayudar a los equipos financieros, a los responsables del presupuesto y a los CFO a tomar decisiones estratégicas rapidamente. Asimismo, con las tarjetas de empresas los empleados quedan empoderados, pudiendo realizar los gastos según lo que sea óptimo para sus tareas y el negocio, en lugar de preocuparse de si sus fondos personales alcanzan para cubrir una compra.

Sabemos que es difícil hacer cambios como estos, especialmente en las grandes empresas. Por ello, en nuestra solución de gestión de gastos también facilitamos los reembolsos para aquellos que no gastan mucho y que no califican para una tarjeta de empresa. Los empleados sin tarjeta Payhawk pueden seguir utilizando la app y subir los gastos de sus tarjetas personales y ser reembolsados en un solo clic.

Reembolsos con Payhawk

En los procesos tradicionales de reembolso, los empleados pueden llegar a esperar hasta más de 30 días después de realizar el gasto, para que se les reembolse en su próxima paga. Esta práctica no resulta positiva ya que, durante todo ese período, el empleado básicamente le está prestando dinero a la empresa, mientras que el equipo financiero pierde tiempo en papeleo, cuando debería estar optimizando el negocio.

Cuando comprobamos con nuestros clientes todo el tiempo que perdían realizando reembolsos de forma tradicional, desarrollamos una nueva funcionalidad que resuelve el problema tanto para el empleado como para el equipo de Finanzas. Así es como funciona:

Cuando un empleado realiza un pago con su tarjeta personal y comunica el gasto a través de la aplicación móvil, se le pedirá que ingrese los detalles de su cuenta bancaria personal. Una vez que el equipo de Contabilidad revise el gasto, podrá reembolsarle sobre la marcha la cantidad indicada de forma inmediata.

¿Cómo lo hacemos? Fácil. Cuando abres tu cuenta en Payhawk, obtienes un IBAN dedicado. Esto significa que tu cuenta funciona como una cuenta bancaria desde donde puedes enviar fondos a tus empleados, a través de la función de reembolsos, así como pagar facturas a tus proveedores.

Desde que lanzamos la función de reembolsos hace unas semanas, solo hemos recibido comentarios positivos. Nuestros clientes están ahorrando una gran cantidad de tiempo que antes perdían en engorrosos procesos. También les gusta mucho la opción de hacer reembolsos en bloque. ¿Quieres probarlo por ti mismo?  Reserva una demostración y comprueba cómo podemos ayudarte a optimizar tus reembolsos.