Mit Payhawk in die Zukunft des Ausgabenmanagements

Wir sind stolz darauf, dass wir laut G2 den Titel der produktorientiertesten Ausgabenmanagement-Plattform auf dem Markt für uns beanspruchen können. Und im direkten Vergleich mit vier unserer Mitbewerber - Pleo, Spendesk, Expensify und SAP Concur - liegen wir mit mindestens fünf Prozentpunkten Vorsprung souverän vorn.

Mit Payhawk erhalten Sie nicht nur eine Komplettlösung für das Ausgabenmanagement, sondern auch ein sich ständig weiterentwickelndes Produkt, das wir ständig erneuern, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen unserer Kunden optimal entspricht.

„Hohe Geschwindigkeit und das Lösen komplexer Kundenprobleme sind die beiden Schlüsselaspekte bei der Weiterentwicklung unseres Produkts. Alle drei Monate veröffentlichen wir eine Reihe neuer Funktionen – große sowie kleine. Dieser Rhythmus hat dazu beigetragen, dass wir unseren Kunden ständig neue Werte bieten können. Wir freuen uns, Ihnen nachfolgend die neuesten Veröffentlichungen vorstellen zu können. ” Ivan Kovalov, VP of Product bei Payhawk.

Große Leistungen im Spend Management erfordern große Anstrengungen hinter den Kulissen. Wir untersuchen, wie und worauf wir uns konzentrieren werden, um das Ausgabenmanagement für unsere Kunden zu transformieren, indem wir einige der größten Herausforderungen für globale und expandierende Unternehmen beleuchten.

Im 2. Quartal 2023 haben wir uns auf die Lösung einer Herausforderung konzentriert, mit der viele unserer Kunden konfrontiert sind, die in die folgenden Kategorien fallen:

• +200 Mitarbeiter
• Zwei oder mehr Gesellschaften

Die Herausforderung? Effiziente Skalierung auf kohärente Weise und weniger Zeitaufwand für das manuelle Hinzufügen und Überprüfen von Daten in der ERP- oder Buchhaltungssoftware ihrer Wahl.

Die Daten zeigen (und unsere Kunden stimmten dem zu), dass sie mehr Effizienz, Kontrolle und Standardisierung benötigen, je komplexer ihre finanziellen Bedürfnisse geografisch verteilt sind. Die richtige Software unterstützt Sie im gesamten Ausgabeprozess, von der ersten Kartenzahlung bis zum letzten Abgleich im ERP-System am Monatsende.

NetSuite berichtet, dass 53 % der Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern in Großbritannien, Europa und den USA Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Microsoft Dynamics 365 Finance für ihr ERP nutzen.

Unternehmen müssen in der Lage sein, manuelle Eingaben von Ausgabendaten und langwierige Abstimmungen zu vermeiden. Eine digitale Ausgabenmanagement-Lösung kann Sie genau dort unterstützen.

Das Ende unverbundener ERP- und Ausgabenmanagement-Software

Bislang waren die Vorteile von Ausgabenmanagementlösungen, wie z. B. eine verbesserte Ausgabenkontrolle und eine optimierte Finanzautomatisierung, auf die Finanzteams größerer multinationaler Unternehmen beschränkt. Sie waren gezwungen, mehrere Karten- und Ausgabenmanagement-Tools mit ihren ERP-Systemen zu verbinden, um ihre Ausgaben zu verwalten. Allerdings haben sie oft mit einem Mangel an Transparenz und zahlreichen Verzögerungen zu kämpfen, da der gesamte Prozess auf unterschiedlichen Plattformen abgebildet wird.

Erschwerend kommt hinzu, dass der Mangel an API-Integrationen mit den ERP-Systemen der Unternehmen zu umfangreichen manuellen Datenübertragungen und langwierigen Abstimmungsprozessen geführt hat, die sowohl Zeit als auch Geld kosten.

„Ohne eine Kostenmanagementlösung und ERP-Integration zu arbeiten ist wie ein 30 Jahre altes Auto zu fahren – kein Komfort und keine Geschwindigkeit. Manche Unternehmen haben ein Backoffice mit 25 Mitarbeitern, die Zahlen eingeben, aber das ist weder effizient noch notwendig. Wir bevorzugen die Zusammenarbeit mit Payhawk, um zu automatisieren, zu integrieren und Personal einzusparen“, erklärt Giancarlo Bruni, CFO bei Heroes.

Microsoft Dynamics Integrationspaket

Im Rahmen unserer Produktveröffentlichungen und -verbesserungen für das 2. Quartal haben wir zwei direkte Integrationen mit Microsoft Dynamics eingeführt. Wir wurden ein offizieller Partner und die erste End-to-End-Managementlösung, die auf dem Microsoft AppSource-Marktplatz gelistet ist.

Durch diese Partnerschaft können wir Live-Integrationen mit Microsoft Dynamics 365 Business anbieten Central und Microsoft Dynamics 365 Finance.

Das Ergebnis: Unsere Kunden profitieren von einem beschleunigten Monatsendprozess, einer automatisierten Eingabe von Ausgabendaten und zeitsparenden Echtzeitabstimmungen, die einen nahtlosen und effizienten Ablauf gewährleisten.

Multi-Entity-Management 2.0: Zeitersparnis durch standardisiertes globales Ausgabenmanagement

Im 2. Quartal kamen unsere Kunden auch in den Genuss einer verbesserten Ausgabenverwaltung und -kontrolle dank der Einführung einer neuen Reihe von Funktionen für das Management mehrerer Gesellschaften oder Niederlassungen.

Die Kunden sparen nun Zeit und verbessern die globale Standardisierung auf folgende Weise:

● Definition von Ausgabeneinstellungen und Arbeitsabläufen auf Gruppenebene (und deren nahtlose Anwendung auf alle Gesellschaften)
● Beibehaltung der Flexibilität, spezifische Einstellungen für jede Gesellschaft nach Bedarf anzupassen
● Schnellere Einbindung von Unternehmen in die Plattform durch Anwendung von Gruppeneinstellungen, ohne dass eine Neueinrichtung erforderlich ist
● Und das alles zusätzlich zu den bestehenden Multi-Entity-Management-Funktionen, die einen vollständigen Überblick über Ausgaben, Gelder und operative Arbeit bieten - über die gesamte Gruppe der Gesellschaften

„Multi-Entity Management hat bereits die Herzen von Kunden erobert, die es sonst schwierig finden, den Überblick über ihre Ausgaben, aktuellen Gelder, anstehenden Ausgaben und ausstehenden operativen Aufgaben zu behalten - und das alles auf Gruppenebene über mehrere Niederlassungen hinweg", so Ivan. „Und wir freuen uns, die nächste Iteration freizugeben: Wir helfen unseren Kunden, ihre Konfiguration in großem Umfang zu verwalten und neue rechtliche Einheiten schnell einzuführen, sobald sie bereit sind, ihr Geschäft zu erweitern.“

Nahtlose Synchronisierung von Lieferantendaten

Außerdem haben wir eine Funktion für das Lieferantenmanagement eingeführt, die mit einer vollautomatischen Zwei-Wege-Datensynchronisation mit ERP- und Buchhaltungssystemen ausgestattet ist und die zeitaufwändige manuelle Dateneingabe überflüssig macht.

Dank unserer Integrations- und Lieferantenmanagementfunktionen bleiben die Stammdaten unserer Kunden stets aktuell und präzise, wodurch die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und das Betrugsrisiko verringert wird.

Darüber hinaus haben sie die Freiheit, die Lieferantendaten vollständig anzupassen und zu definieren, welche Ausgabendatenfelder lieferantenabhängig sein sollen, wodurch die Dateneingabe auf der Grundlage des Lieferanten weiter automatisiert wird. Diese Funktion steht allen Payhawk-Kunden automatisch und ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung und hilft ihnen, sich von der manuellen Dateneingabe endgültig zu verabschieden.

Was wurde noch optimiert?

Neben unseren neuen Funktionen haben wir auch unsere aktuellen Funktionen verbessert. Wir haben unseren Kunden zugehört und uns daran gemacht, ihre Probleme auf neue, effizienzsteigernde Weise zu lösen.

Wir optimierten:

Automatische Sperrung von Karten für verspätete Ausgaben
Mit dieser Funktion können Sie Karten automatisch sperren, wenn Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Ausgaben nicht eingereicht haben. Dies unterstützt die rechtzeitige Einreichung von Ausgaben mit der richtigen Dokumentation und kann Ihre Mehrwertsteuerrückforderungen erhöhen.

KI-gesteuerte Kamera für die Bearbeitung von Ausgaben
Diese neue, verbesserte KI-gestützte OCR-Funktion bietet automatische Scan- und Zuschneidefunktionen, die die Datenerfassung und -eingabe für noch größere Genauigkeit verbessern.

Aufladung eines verknüpften Kontos (Bank Top-Ups)
Dank unserer neuen PSD2-Integration ist es nun möglich, Konten auf der Plattform zu verknüpfen und mühelos Guthaben auf Debitkonten aufzuladen oder Teilrückzahlungen von Krediten über unser Webportal zu veranlassen.

Mehrere Kilometertarife
Mit dieser Funktion können die Kunden genaue Tarife nach bevorzugten Kriterien wie Fahrzeugtyp, Reisezweck und mehr festlegen.

Ausgaben nach benutzerdefinierten Feldern filtern
Diese verbesserte Funktion ermöglicht es Administratoren und Buchhaltern, Ausgaben während des Überprüfungsprozesses nach benutzerdefinierten Feldern (z. B. Projekt oder Kostenstelle) zu filtern, wodurch eine schnellere und effektivere Ausgabenüberprüfung ermöglicht wird.

Filter für den Genehmigungsstatus
Der Filter für den Genehmigungsstatus verschafft Administratoren und Buchhaltern einen besseren Einblick in die Gründe für nicht genehmigte Ausgaben und unterstützt so schnelle und fundierte Maßnahmen.

Anmerkungen zum Einzelposten
Mit dieser neuen Funktion können Benutzer bei der Aufteilung einer Ausgabe ganz einfach Notizen zu jeder Position hinzufügen, sodass das Finanzteam mühelos zusätzliche Ausgabendetails erfassen kann.

Hinzufügen von reservierten Mitteln zum Payhawk-Bilanzauszug
Die Funktion der reservierten Mittel bietet eine transparente Übersicht über alle Genehmigungen und ausstehenden Überweisungen am Ende eines Zeitraums und hilft den Unternehmen, fundierte Planungsentscheidungen zu treffen.

Sind Sie bereit, ihr Ausgabenmanagement zu revolutionieren?

Möchten Sie eine ausgezeichnete und sich ständig verbessernde Lösung für das Ausgabenmanagement? Buchen Sie noch heute eine Demo und erfahren Sie, wie unsere neuen Funktionen Ihre Geschäftsausgaben verändern können.