Adáptate al futuro con la gestión de gastos corporativos de Payhawk

Con Payhawk dispones de un programa de gestión de gastos completo, sí, pero también de un producto en constante expansión que no dejamos de innovar para garantizar que satisfaga del mejor modo posible las necesidades de nuestros clientes.

«La gran rapidez y la resolución de problemas complejos de los clientes son dos de los aspectos clave del modo en que innovamos el producto de Payhawk. Cada tres meses, lanzamos un nuevo conjunto de funcionalidades, tanto importantes como menores. Este ritmo ha sido fundamental a la hora de proporcionar constantemente un nuevo valor a nuestros clientes. Estamos encantados de describiros a continuación las novedades más recientes», señala Ivan Kovalov, VP de producto de Payhawk.

Una gestión de gastos muy potente conlleva un gran esfuerzo entre bastidores. Y tenemos en cuenta el modo y el lugar en el que nos vamos a centrar a la hora de transformar la gestión de gastos de nuestros clientes, destacando algunos de los retos más importantes a los que se enfrentan las organizaciones de nivel mundial y en rápido crecimiento.

En el segundo trimestre de 2023, centramos nuestra atención en solucionar un desafío al que se enfrentan gran parte de nuestros clientes que presentan las siguientes características:

• Más de 200 empleados
• Dos o más entidades

¿El reto? Crecer de forma eficiente y coherente y dedicar menos tiempo a añadir y comprobar manualmente los datos en el software contable o de ERP que hayan elegido.

Los datos demuestran (y nuestros clientes se mostraron de acuerdo con ello) que cuanto más complejas eran las necesidades financieras y la difusión geográfica, más necesitaban la eficacia, el control y la normalización. Y los necesitaban en todo el proceso de gasto, desde el primer pago con una tarjeta hasta la última conciliación en el ERP a final de mes.

NetSuite señala que el 53 % de los negocios con más de 200 empleados del Reino Unido, Europa y los Estados Unidos utilizan Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central o Microsoft Dynamics 365 Finance para sus ERP, por lo que también era crucial elegir el momento oportuno.

Para prosperar, estos negocios deben ser capaces de evitar la introducción manual de datos de gastos y el largo y tedioso proceso de conciliación.

Y aquí es donde entramos en juego.

Superar la desconexión entre el software de gestión de gastos y el ERP

Hasta ahora, las ventajas de los programas de gestión de gastos (por ejemplo, el mejor control del gasto y la optimización de la automatización de las finanzas) han sido limitadas para las multinacionales de mayor tamaño. Estas se han visto obligadas a conectar múltiples herramientas de gestión de gastos y tarjetas con sus ERP con el fin de gestionar el gasto. No obstante, la consecuencia de esto ha sido frecuentemente una falta de transparencia y numerosos retrasos a medida que intentaban hacer malabarismos con su gran número de herramientas desconectadas.

Para complicar aún más esta situación, la falta de integraciones de API con los ERP de las empresas ha tenido como resultado unos requisitos para la transferencia manual de datos muy extensos y unos procesos de conciliación muy largos. Para todo ello se necesita mucho tiempo y dinero.

«Trabajar sin un programa de gestión de gastos e integración ERP es como conducir un coche de 30 años: muy incómodo y muy lento. Algunos negocios cuentan con un back office con 25 personas tecleando números, pero no es eficiente ni necesario. Nosotros preferimos trabajar con Payhawk y automatizar, integrar y ahorrar dinero en personal» explicó Giancarlo Bruni, CFO de Heroes.

Integración con Microsoft Dynamics

Como parte de nuestros lanzamientos y mejoras de producto para el segundo trimestre, hemos lanzado al mercado dos integraciones nativas con Microsoft Dynamics.

Nos convertimos en partner oficial y en el primer programa de gestión integral del marketplace de Microsoft AppSource.

Esta asociación nos permite ofrecer integraciones nativas con Microsoft Dynamics 365 Business Central y Microsoft Dynamics 365 Finance. Como resultado de ello, nuestros clientes pueden llevar a cabo con mucha más rapidez el proceso de fin de mes, la introducción automatizada de datos de gasto y las conciliaciones en tiempo real que tanto tiempo ahorran. Esto garantiza una experiencia eficiente y fluida.

Gestión multientidad 2.0: ahorra tiempo con una gestión de gastos global normalizada

En el segundo trimestre, nuestros clientes también comenzaron a disfrutar de la mejora en la gestión y el control de gastos a nivel de grupo gracias al lanzamiento de una nueva suite de funcionalidades de gestión multientidad.

Ahora, los clientes ahorran tiempo y mejoran la normalización global del siguiente modo:

• Definiendo los ajustes del gasto y los flujos de aprobación a nivel de grupo (y aplicándolos sin problemas a todas las entidades)
• Conservando la flexibilidad necesaria para personalizar ajustes específicos para cada entidad, según sus necesidades
• Incorporando las entidades a la plataforma con más rapidez mediante la aplicación de ajustes de grupo, sin necesidad de realizar una configuración desde cero
• Y todo esto se añade a las funcionalidades de gestión de gastos ya existentes, que ofrecen un resumen completo del gasto, los fondos y el trabajo operativo de todo el grupo de entidades del cliente

*«La gestión multientidad ya ha conquistado el corazón de clientes que, de otro modo, tienen muchas dificultades para hacer un seguimiento de su gasto, los fondos actuales, los siguientes gastos y las tareas operativas más destacadas, todo ello a nivel de grupo para múltiples empresas asociadas», nos explicó Ivan. «Y estamos encantados de comunicar la nueva iteración: ayudamos a los clientes a gestionar su configuración a escala y a desplegar nuevas entidades legales tan pronto como están preparados para expandir su negocio». *

Sincronización fluida de datos de proveedores

También hemos incorporado una funcionalidad de gestión de proveedores dotada de sincronización de datos bidireccional totalmente automatizada con sistemas de contabilidad y ERP que elimina la necesidad de dedicar gran cantidad de tiempo a introducir manualmente los datos.

Con nuestras integraciones y funcionalidades de gestión de proveedores, los datos maestros de nuestros clientes siempre están actualizados y son precisos. Esto garantiza el cumplimiento de los requisitos y reduce el riesgo de fraude.

Y aún hay más: disfrutan de la libertad de personalizar completamente los datos de los proveedores y de definir qué campos de datos de gastos van a estar orientados a los proveedores, automatizando de este modo aún más la incorporación de datos basados en el proveedor. ¿La mejor parte? Esta funcionalidad no conlleva ningún coste adicional y está disponible automáticamente para todos los clientes de Payhawk, ayudándoles a decir adiós a la engorrosa tarea de introducir manualmente los datos.

¿Qué otras novedades hay?

Más allá de nuestros espectaculares lanzamientos, también hemos mejorado las funcionalidades ya existentes. Hemos escuchado a nuestros clientes e intentado resolver sus problemas de formas nuevas y mucho más eficientes. Ahora, nuestros clientes ahorran más tiempo, gastan de forma más razonable y dan soporte al cumplimiento de los requisitos con las siguientes funcionalidades:

Tarjetas con bloqueo automático para gastos atrasados

Esta funcionalidad te permite bloquear automáticamente tarjetas cuando los empleados no han remitido un número determinado de gastos, lo que favorece que se presenten a tiempo los gastos con la documentación correcta y es probable que aumente las devoluciones de IVA.

Cámara con inteligencia artificial para el procesamiento de gastos

Esta nueva funcionalidad de OCR con inteligencia artificial facilita un escaneado y recorte automáticos, incrementando de este modo la precisión en la captura e introducción de datos.

Recarga en cuenta asociada
Gracias a nuestra nueva integración PSD2, ya es posible vincular cuentas en la plataforma y añadir fácilmente fondos a cuentas de débito o iniciar amortizaciones parciales del crédito en nuestro portal web.

Múltiples tarifas para kilometraje
Esta funcionalidad ayuda a los clientes a seleccionar tarifas precisas de acuerdo con los criterios que prefieran utilizar, por ejemplo, tipo de vehículo, finalidad del viaje, etc.

Filtrar gastos por campos personalizados
Esta funcionalidad mejorada permite a administradores y contables filtrar los gastos basándose en campos personalizados (por ejemplo, proyecto o centro de costes) durante el proceso de revisión, lo que da lugar a una revisión más rápida y más eficaz.

Filtros de estado de aprobación
El filtro de estado de aprobación facilita a administradores y contables la visibilidad de las razones de los gastos no aprobados y, gracias a ello, pueden emprender acciones rápidas y bien informadas.

Notas de asientos contables
Esta nueva funcionalidad permite a los usuarios incluir con facilidad notas en cada uno de los asientos contables a la hora de dividir un gasto, de modo que el equipo financiero puede obtener sin esfuerzo detalles adicionales del gasto.

Añadido de fondos reservados al estado de cuenta de Payhawk
La funcionalidad de fondos reservados permite ver un resumen transparente de todas las autorizaciones y transferencias pendientes a partir de la finalización de un período de tiempo, lo que ayuda a los negocios a tomar decisiones de planificación bien informadas.

¿Preparado para descubrir una gestión de gastos que nunca duerme?

En Payhawk, nuestros clientes son el centro de todo. Entendemos que nuestro producto y nuestras funcionalidades pueden ayudar a garantizar el éxito continuo, ya que facilitan una visibilidad y control plenos del gasto de la empresa. Y esta es una gran responsabilidad.

¿Quieres añadir un programa de gestión de gastos premiado y en continua mejora a tu arsenal competitivo? Reserva una demo hoy mismo y comprueba cómo nuestras funcionalidades en constante evolución pueden cambiar el modo en que llevas a cabo los gastos en tu negocio.