25 jul 2023
3 minutes

Simplifica los asientos contables con las innovadoras funcionalidades de Payhawk

Una profesional de las finanzas gestionando partidas durante su proceso de fin de mes con el software de gastos corporativos de Payhawk.
Resumen

A la hora de gestionar finanzas para pymes o empresas de mayor tamaño, los asientos contables pueden convertirse en un elemento fundamental. Posibilitan a los profesionales de las finanzas la segmentación de los ingresos o los gastos en líneas diferentes en lugar de que aparezcan como una sola fuente de datos.

Índice

    Con la nueva funcionalidad de asientos contables de Payhawk, es fácil entender exactamente en qué se ha gastado el dinero y esto te ayudará a comprender mejor tu gasto corporativo. Ahora, los empleados podrán realizar cómodamente diferentes asientos contables a la hora de dividir un gasto. Esto les permitirá describir el gasto de forma aún más detallada, lo que implica que se dispondrá de más información para la contabilidad una vez exportados los asientos mediante una integración de software contable o ERP.
    En ocasiones, una factura individual no cuenta toda la historia. Algunas facturas pueden incluir datos de gastos de varias fuentes diferentes y, en estos casos, es muy sensato clasificar determinados elementos en diferentes categorías. Aquí es donde resulta extremadamente útil añadir campos personalizados (por ejemplo, proyecto y centro de costes) y modificar los tipos impositivos. Y los asientos contables pueden ayudarte a ir un paso más allá.

    En el ámbito de la contabilidad, los asientos contables se refieren a categorías o componentes individuales de los estados financieros que desglosan y clasifican los ingresos, los gastos, los activos y el pasivo. Nuestra nueva funcionalidad de asientos contables permite a los usuarios clasificar cada uno de estos por separado.

    Por qué son importantes los asientos contables

    Los asientos contables son esenciales para los profesionales financieros por las siguientes razones:

    1. Elaboración de informes financieros detallados:
      Los asientos contables facilitan un mayor nivel de precisión a la hora de elaborar informes financieros y proporcionan a los directores financieros un desglose claro y global de las facturas de la compañía. Al clasificar los ingresos, los gastos y otros elementos financieros por separado, los asientos contables permiten un nivel de detalle que ayuda a la realización de análisis precisos y mejoran el proceso de toma de decisiones.

    2. Análisis y evaluación de las finanzas:
      Los asientos contables te permiten analizar y evaluar diferentes aspectos de los resultados financieros de tu empresa. Al desglosar los datos financieros en categorías específicas, puedes evaluar la rentabilidad, visualizar la gestión de gastos de empresa e identificar áreas de mejora. Este nivel de análisis es fundamental, especialmente para las empresas más grandes que tienen que gestionar flujos de ingresos importantes y diversas operaciones comerciales.

    3. Comparabilidad y referenciación:
      Esta funcionalidad permite comparar diferentes periodos de tiempo, unidades de negocio y referencias del sector. Las empresas pueden llevar a cabo de forma coherente el seguimiento y clasificación de sus datos financieros con el fin de comparar sus resultados con datos históricos o con entidades externas similares. Esto ayuda a identificar tendencias, medir avances y tomar decisiones bien informadas basadas en datos fiables.

    4. Conformidad con las normas de información financiera:
      La contabilidad con asientos contables también es fundamental para garantizar el cumplimiento de las normas de contabilidad y los requisitos de información financiera. Llevando a cabo una clasificación de los datos financieros, las empresas pueden satisfacer sus obligaciones legales, cumplir las directrices específicas del sector y mantener la transparencia en la información financiera proporcionada.

    Tarjetas de empresa con límites incorporados

    Los retos de la gestión de asientos contables de forma manual

    Gestionar manualmente los asientos contables es realmente complicado.

    Estos son los problemas más comunes y las limitaciones y riesgos asociados con el uso de sistemas heredados y planteamientos obsoletos:

    Mucho tiempo dedicado a la inserción de datos: Hay que dedicar mucho tiempo a introducir manualmente datos de asientos contables en hojas de cálculo o sistemas de contabilidad. Los equipos financieros deben introducir manualmente cada transacción o gasto, lo que puede dar lugar a incoherencias en los datos.

    Imprecisiones y errores humanos: La realización manual de los asientos contables incrementa el riesgo de errores humanos. Los errores tipográficos, las categorizaciones incorrectas e, incluso, la falta de añadido de una entrada pueden comprometer la precisión de los datos financieros. Estas imprecisiones pueden dar lugar a fallos en los análisis financieros y a una asignación presupuestaria inadecuada.

    Falta de escalabilidad: La realización manual de los asientos contables plantea cada vez más retos a medida que aumenta el volumen de las transacciones o los gastos. La introducción manual de un gran volumen de datos puede provocar demoras e interrupciones y obstaculizar la productividad.

    Visibilidad y análisis limitados: Es habitual que la introducción manual de asientos contables no ofrezca capacidades de visibilidad y análisis en tiempo real. Esto obstaculiza la posibilidad de realizar el seguimiento de los gastos de forma efectiva y restringe el acceso a información importante.

    Cómo mejora y optimiza Payhawk la contabilidad

    Los profesionales de las finanzas pueden utilizar programas tecnológicos y de automatización como nuestro software de gestión de gastos todo en uno para superar los retos de la introducción manual de asientos contables.

    En Payhawk, nuestro programa se integra sin problemas con plataformas de contabilidad y ERP para consolidar todos los datos de los asientos contables en una única interfaz muy fácil de usar. Con nuestro programa, los equipos financieros pueden llevar a cabo de forma eficaz la categorización, seguimiento y conciliación de asientos contables en cuestión de segundos.

    Nuestro programa ofrece:

    1. Extracción automática de asientos contables:

    La plataforma inteligente de Payhawk extrae automáticamente los asientos contables de facturas y recibos. Esto elimina la necesidad de añadir los datos manualmente, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores. Los profesionales financieros pueden acceder y analizar fácilmente los datos de los asientos contables sin los problemas del tratamiento manual.

    2. Categorías de asientos contables personalizables:

    Nuestro software permite adaptar las categorías de los asientos contables a las necesidades de tu organización. Puedes definir categorías específicas basadas en tu sector, tipos de gastos o, incluso, requisitos específicos al proyecto. Esta flexibilidad te garantiza que podrás clasificar los asientos contables de un modo adecuado a tus procesos de gestión financiera.

    3. Seguimiento de asientos contables en tiempo real:

    Facilitamos el seguimiento de los asientos contables en tiempo real, proporcionando a los profesionales financieros visibilidad inmediata de los gastos. Esto les permite monitorizar y gestionar los gastos de forma eficaz, detectar anomalías y tomar decisiones en el momento adecuado.

    4. Integración con sistemas de contabilidad:

    Nuestro software se integra sin problemas con sistemas de contabilidad populares como QuickBooks, Xero y Netsuite. Estas integraciones implican que la información de los asientos contables puede fluir adecuadamente a tu sistema de contabilidad, manteniendo la precisión y la consistencia en todos los informes financieros.

    5. Conciliación eficaz:

    Simplificamos el proceso de conciliación de los datos de los asientos contables haciendo corresponder automáticamente las transacciones con las facturas, recibos y otro tipo de documentos, reduciendo de este modo la necesidad de una conciliación manual. Nuestra potente tecnología de OCR extrae información vital de las facturas, mejorando la precisión y eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. La conciliación pasa a ser un proceso eficaz que ahorra tiempo y reduce los errores.

    6. Gestión de tipos impositivos diferentes:

    Nuestra funcionalidad de asientos contables e integraciones directas también permite la utilización de diferentes tipos impositivos para los diferentes elementos de una factura. Los profesionales financieros pueden asignar los tipos impositivos habituales a cada asiento contable, lo que garantiza la precisión de los cálculos fiscales y simplifica el proceso de conciliación.

    Ejemplos y mejores prácticas para utilizar con éxito los asientos contables

    Ejemplo 1: Mejor seguimiento de gastos

    A una agencia de marketing le resultaba muy complicado realizar el seguimiento de los gastos asociados con diversas campañas y proyectos de diferentes clientes. Estaban utilizando hojas de cálculo manuales y no tenían una visibilidad clara de los patrones de gasto. Al implementar nuestra funcionalidad de asientos contables, pudieron categorizar automáticamente los gastos para cada proyecto y ver los datos de gasto en tiempo real. Esto les facilitó una monitorización más eficaz de los gastos y una asignación más precisa de los presupuestos.

    Ejemplo 2: Aumento de la eficacia y la precisión

    Una organización sin ánimo de lucro utilizaba recibos en papel e incorporaba los datos manualmente para gestionar los gastos. Tenían que dedicar mucho tiempo a este proceso y los errores eran frecuentes. Con la adopción de nuestra funcionalidad de asientos contables y la tecnología de OCR para la extracción automática de datos, pudieron eliminar la introducción manual de los datos y reducir significativamente el riesgo de errores. Esto les permitió centrarse en actividades más importantes para su misión, por ejemplo, la captación de fondos y la gestión de los programas.

    Ejemplo 3: Simplificación de la conciliación

    Una empresa minorista tenía problemas para conciliar los reembolsos de los empleados y los gastos por pagos a vendedores. Con nuestra funcionalidad integrada, pudieron emparejar las transacciones con las facturas y automatizar el proceso de conciliación. Esto simplificó sus procesos contables y mejoró la precisión, lo que les permitió tomar decisiones bien informadas basadas en datos actualizados.

    Pasos para implementar un sistema de flujo de información financiera con asientos contables

    Aunque los beneficios de nuestra funcionalidad de asientos contables son claros, tendrás que ponerla en práctica de forma eficaz para maximizar su impacto.

    Estos son algunos consejos típicos para implementar nuestra funcionalidad de asientos contables de manera eficaz:

    Paso n.º 1 : Definir unas reglas de categorización claras

    Desarrollar reglas claras para categorizar los gastos, por ejemplo, códigos contables y categorías estándar. Garantizar que estas reglas se automaticen en toda la organización y sean fáciles de entender. Esto ayudará a normalizar el proceso de categorización y a mejorar la precisión.

    Paso n.º 2 : Utilizar informes personalizados

    Nuestra funcionalidad de informes personalizados permite a los profesionales financieros ver los datos de los asientos contables del modo más adecuado para su organización. Utiliza esta funcionalidad para elaborar informes que proporcionen información significativa sobre los patrones de gasto, el uso de los presupuestos y las posibles oportunidades para ahorrar costes.

    Paso n.º 3: Sacar partido a la tecnología de OCR

    La tecnología de OCR puede ayudarte a automatizar la introducción de datos extrayendo información clave de recibos y facturas. Esto reduce significativamente el riesgo de cometer errores y ahorra mucho tiempo. Asegúrate de que subes rápidamente los recibos y las facturas a la plataforma para sacar el máximo partido a esta funcionalidad.

    Paso n.º 4: Determinar los flujos de aprobación

    Determina unos flujos de aprobación claros para la gestión de gastos con el fin de garantizar que revisas y autorizas adecuadamente las transacciones. Esto ayuda a prevenir el fraude, mejorar la responsabilidad y cumplir las normas de control internas.

    Paso n.º 5: Monitorizar periódicamente el gasto

    Monitoriza periódicamente el gasto de los asientos contables para llevar a cabo una gestión de gastos eficaz. Utiliza nuestra plataforma para monitorizar los gastos en tiempo real e identificar rápidamente discrepancias o anomalías. Esto te ayudará a garantizar que puedes tomar medidas correctivas con rapidez y a utilizar los presupuestos de forma eficaz.

    Potenciar al máximo la contabilidad de asientos contables con Payhawk

    Nuestras funcionalidades (e integraciones nativas) ayudan a los equipos financieros a obtener incluso más datos sobre gastos para la contabilidad y el análisis.

    Además de la captura de recibos mediante OCR, las tarjetas corporativas con soporte para multidivisas y el potente software de gestión de gastos, dotamos a los equipos financieros de las capacidades necesarias para reinventar el modo en que gestionan el gasto empresarial.

    Programa una demo hoy mismo si quieres ver cómo una categorización detallada y una conciliación en tiempo real de los gastos pueden mejorar la visibilidad de tu negocio y el control del gasto.

    Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
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    Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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