Qu’il s’agisse de gérer les finances d’une PME ou d’une grande entreprise, les écritures comptables sont un élément essentiel à une bonne comptabilité. Elles permettent aux professionnels de la finance de segmenter les recettes et/ou les dépenses en lignes comptables distinctes.
Grâce à la nouvelle fonctionnalité d’écritures comptables disponible dans Payhawk, vous êtes en mesure de mieux comprendre les dépenses de votre entreprise. Il est désormais possible d’ajouter facilement des notes à chaque ligne comptable lors du fractionnement d’une dépense. Ainsi, vous pouvez détailler davantage vos dépenses et disposer de plus d’informations pour la comptabilité une fois qu’elles sont exportées via l’intégration d’un ERP ou d’un logiciel de comptabilité.
Bien souvent, une seule facture ne peut pas contenir toutes les informations. Certaines factures peuvent contenir des données sur les dépenses provenant de plusieurs sources différentes : la classification de certaines écritures comptables dans des catégories différentes s’avère particulièrement utile. Pour cela, l'ajout de champs personnalisés tels que le centre de coûts et le projet, ainsi que la variation des taux d'imposition, sont très pratiques.
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En comptabilité, les écritures comptables font référence aux composantes ou catégories individuelles des états financiers pour ventiler et classer les recettes, les dépenses, les actifs et les passifs. Notre nouvelle fonctionnalité d’écritures comptables permet aux utilisateurs de classer chacun de ces éléments séparément.
Les écritures comptables sont essentielles pour les professionnels de la finance parce qu’elles participent à l’entretien d’une bonne comptabilité.
Les écritures comptables permettent d'obtenir un degré de précision plus élevé en matière de reporting financier, en donnant aux RAF une ventilation claire et complète des factures de l'entreprise. En classant séparément les recettes, les dépenses et les autres éléments financiers d’un même reçu, les écritures comptables individuelles offrent une granularité qui facilite une analyse précise et contribue à une meilleure prise de décision.
Les écritures comptables vous permettent d’analyser et d’évaluer les différents aspects des performances financières de l’entreprise. En répartissant les données financières en catégories spécifiques, vous pouvez évaluer la rentabilité, examiner la gestion des frais professionnels, et identifier les aspects à améliorer. Ce niveau d'analyse est essentiel, en particulier pour les grandes entreprises qui ont des recettes importantes et des activités commerciales diversifiées.
L’analyse des écritures comptables permet de comparer différentes périodes, unités commerciales ou références sectorielles. Les entreprises peuvent suivre et classer les informations financières de manière cohérente afin de comparer leurs performances dans le temps ou par rapport à des entités externes similaires. Cela permet d’identifier les tendances, de mesurer les progrès et de prendre des décisions éclairées sur la base de données fiables.
La comptabilité par ligne comptable est également essentielle pour garantir la conformité avec les normes comptables et les exigences en matière de rapports. En suivant une classification normalisée des écritures comptables, les entreprises peuvent être conformes aux obligations réglementaires, adhérer aux lignes directrices spécifiques à leur secteur d'activité et assurer la transparence de leurs rapports financiers.
Les écritures comptables jouent un rôle crucial dans l'analyse financière et le suivi des notes de frais. En catégorisant les transactions et les données financières, les écritures comptables permettent aux professionnels de la finance d'obtenir des informations en temps réel sur leur gestion des dépenses. Ils permettent entre autres :
L’utilisation de solutions technologiques obsolètes est un obstacle majeur à l’agilité des équipes Finance. Voici les difficultés les plus courantes rencontrées par les RAF sur les écritures comptables.
Une saisie de données fastidieuse : La saisie manuelle des données comptables dans des feuilles de calcul ou des systèmes disparates prend beaucoup de temps. Les équipes Finance doivent saisir manuellement chaque transaction ou dépense, ce qui peut entraîner des incohérences dans les données.
Des erreurs humaines et des données inexactes : La gestion manuelle des écritures comptables augmente le risque d’erreurs humaines. Les fautes de frappe, les catégorisations incorrectes ou même les entrées manquantes peuvent compromettre l'exactitude des données financières. Et cela peut conduire à une analyse financière erronée et à une affectation budgétaire inappropriée.
L’absence d'agilité : La gestion manuelle des écritures comptables devient de plus en plus difficile à mesure que le volume des transactions ou des dépenses augmente. Le traitement manuel d’une grande quantité de données peut entraîner des goulets d’étranglement, des retards et entraver la productivité.
Une visibilité et une analyse limitées : La gestion manuelle des écritures comptables a bien souvent un impact négatif sur la visibilité et la capacité d’analyse en temps réel. C’est également un obstacle à une bonne gestion des dépenses et à l’accès à des informations importantes.
Les professionnels de la finance peuvent tirer parti de l'automatisation et des solutions technologiques telles que notre logiciel de gestion des notes de frais tout-en-un pour surmonter les difficultés de la gestion manuelle des écritures comptables.
Chez Payhawk, notre solution s'intègre nativement aux principaux ERP du marché et pour consolider toutes les données relatives aux écritures comptables dans une interface unique et intuitive. Grâce à notre solution, les équipes Finance peuvent gérer efficacement la catégorisation, le suivi et le rapprochement des dépenses en quelques clics.
Notre solution propose :
La plateforme Payhawk extrait automatiquement les écritures comptables des factures et des reçus. Il n'est donc plus nécessaire de saisir manuellement les données, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs. Les professionnels de la finance peuvent facilement accéder aux données détaillées et les analyser sans avoir à faire face aux difficultés du traitement manuel.
Notre logiciel permet de personnaliser les catégories d’écritures comptables en fonction des besoins de votre organisation. Vous pouvez définir des catégories spécifiques en fonction de votre secteur d'activité, des types de dépenses ou même des exigences propres à un projet. Cette flexibilité vous permet de classer les écritures comptables en fonction de vos processus de gestion financière.
Nous assurons un suivi en temps réel des écritures comptables, ce qui permet aux professionnels de la finance d'avoir une visibilité immédiate des dépenses. Cette visibilité leur permet de contrôler et de gérer efficacement les dépenses, de détecter toute anomalie et de prendre des décisions en temps opportun.
Notre logiciel s’intègre nativement aux solutions comptables et aux ERP telles que QuickBooks, Xero, ou encore Oracle Netsuite. Grâce à ces intégrations, les écritures comptables peuvent parfaitement être transférées dans votre ERP/logiciel, assurant ainsi l'exactitude et la cohérence de tous les documents financiers.
Nous simplifions le processus de rapprochement des écritures comptables individuelles en faisant correspondre automatiquement les transactions aux factures, reçus et autres documents, réduisant ainsi la nécessité d'un rapprochement manuel. Notre technologie OCR extrait les informations essentielles des factures, améliorant ainsi la précision et éliminant la nécessité d'une saisie manuelle des données. Le rapprochement devient un processus fluide et efficace, qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Il est également possible d'appliquer différents taux d'imposition pour différentes écritures comptables sur une seule facture, ce qui garantit des calculs fiscaux précis et simplifie les rapprochements.
Voici nos conseils pratiques pour une utilisation efficace des écritures comptables.
Élaborez des règles claires pour la catégorisation des notes de frais, telles que des catégories standard et des codes comptables. Veillez à ce que ces règles soient automatisées dans l'ensemble de l'organisation et faciles à comprendre. Cela permettra de normaliser le processus de catégorisation et d'améliorer la précision.
Nos reportings personnalisés permettent aux professionnels de la finance de consulter les données des écritures comptables les plus pertinentes pour leur organisation. Cette fonction permet de créer des rapports qui fournissent des informations importantes sur les schémas de dépenses, l'utilisation du budget et les possibilités de réduction des coûts.
La technologie OCR vous permet d’automatiser la saisie de données en extrayant les principales informations des reçus et des factures. Cela permet de gagner du temps et de réduire considérablement les risques d’erreurs. Veillez à télécharger rapidement les reçus et les factures sur la plateforme afin de tirer pleinement parti de cette fonctionnalité.
Établissez des workflows d'approbation clairs pour la gestion de vos dépenses afin de bien vérifier et autoriser les transactions de manière appropriée. Cette démarche permet de prévenir la fraude, d’améliorer la reddition de comptes et d'assurer la conformité avec les normes de contrôle interne.
Pour une gestion efficace des dépenses, surveillez régulièrement les écritures comptables. Utilisez notre plateforme pour contrôler les dépenses en temps réel et identifier rapidement les écarts ou les anomalies. Cette démarche vous permet de prendre rapidement des mesures correctives et d'utiliser efficacement les budgets.
Une agence publicitaire avait du mal à suivre les dépenses liées aux différentes campagnes et aux projets de ses clients. Elle utilisait des feuilles de calcul manuelles et n'avait pas de visibilité claire sur les schémas de dépenses. Grâce à nos écritures comptables, l'agence a pu classer automatiquement les dépenses par projet et consulter en temps réel ses données. Elle a ainsi pu contrôler les dépenses de manière plus efficace et affecter les budgets avec plus de précision.
Une ONG gérait ses notes de frais à l'aide de reçus papier et réalisait toute sa saisie manuellement. Ce processus prenait beaucoup de temps et était sujet à des erreurs. L'adoption de nos écritures comptables et de notre technologie OCR pour l'extraction automatisée des données leur a permis de se passer de la saisie manuelle des données et de réduire considérablement le risque d'erreurs.
Une entreprise de retail avait du mal à rapprocher les notes de frais liées aux remboursements des employés et aux paiements des fournisseurs. Grâce à notre fonctionnalité intégrée, elle a pu faire correspondre chacune des transactions aux factures et automatiser le processus de rapprochement.
Nos écritures comptables (et nos intégrations natives) permettent aux équipes Finance d'obtenir davantage de visibilité sur votre comptabilité et vos analyses financières.
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Trish Toovey crée du contenu pour les marchés britannique et américain. Couvrant tous les domaines, du texte publicitaire au script vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée en matière de création de contenus pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
Que votre entreprise compte 10, 100 ou 1000 collaborateurs, Payhawk vous permet de rationaliser et d’optimiser la gestion de toutes vos dépenses d’entreprise.
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